MODELO DE DECLARACIÓN DE MINERALES DE CONFLICTO (CMRT) Bienvenido a la guía del Modelo de declaración de minerales de conflicto (CMRT por su sigla en inglés) de Assent Compliance. Esta guía proporciona toda la información y las instrucciones para completar un CMRT 4.01. El CMRT está dividido en cinco secciones. Información sobre la empresa Preguntas sobre la procedencia Preguntas sobre políticas Datos sobre las fundiciones Datos sobre el producto Cada sección abarca un aspecto diferente de los requisitos para los reglamentos sobre minerales de conflicto. La guía recorre cada sección paso a paso y brinda ayuda para seleccionar la respuesta adecuada a cada caso hipotético. /1
ÍNDICE 1. Información sobre la empresa... 3 2. Información sobre la procedencia... 5 3. Preguntas sobre políticas... 6 4. Información sobre las fundiciones (Pestaña de la lista de fundiciones)... 10 5. Información sobre el producto... 11 6. Revisión... 12 /2
INFORMACIÓN SOBRE LA EMPRESA En la sección de Información sobre la empresa, el fabricante puede declarar quién es y para qué piezas está declarando. Los campo resaltados en amarillo son de información obligatoria para el CMRT. Nombre de la empresa: Aquí el fabricante puede hacer constar el nombre de su empresa. Si tiene más de una empresa recomendamos que ingrese los nombres de ambas empresas: por Ej. Acme Inc. DBA Fragile Packaging Declaración del área de aplicación o la clase: El fabricante puede optar por seleccionar toda su producción o parte de la misma en un determinado CMRT al declarar la procedencia de sus 3TG. A. Empresa: El CMRT abarca todos los productos que produce el fabricante. B. Definido por el usuario Especificar en la descripción del área de aplicación : En esta opción, el usuario puede ingresar su propia definición de las piezas o productos que abarca un determinado CMRT. Por lo general, esto se hace a nivel departamental o bajo una determinada categoría de producto. Si el usuario elige este tipo de área de aplicación, deberá completar la descripción de la misma en el renglón siguiente. C. Producto (o lista de productos): El usuario puede optar por hacer una lista de los productos que abarca un determinado CMRT. La lista de productos se ingresa en la pestaña de la Lista de productos. Para tener en cuenta: Los productos enumerados deben incluir una descripción clara del producto, junto con un número de pieza. Identificación única de la empresa (opcional): Permite que el fabricante ingrese un determinado código o número asociado con su empresa para que sirva de identificación. Autoridad de identificación única de la empresa (opcional): El fabricante puede ingresar la autoridad que está asociada con la identificación. Esto es muy recomendable para las empresas que ingresen una identificación única. Dirección (opcional): Las empresas pueden optar por ingresar su dirección postal dentro del CMRT. Esto resulta útil cuando presenta la declaración una determinada división o unidad de negocios en lugar de toda una empresa. Nombre del contacto: El nombre del contacto es el de la persona encargada de responder las preguntas del CMRT. /3
Correo electrónico del contacto: El correo electrónico del contacto es el del nombre del contacto que figura más arriba. Teléfono del contacto: El teléfono del contacto es el del nombre del contacto que figura más arriba. Autorizador: El autorizador es la persona responsable de aprobar el uso del CMRT dentro de una empresa determinada. Tenga en cuenta que En varios casos, el autorizador y el contacto pueden ser la misma persona. Cargo del autorizador (opcional): El autorizador puede optar por ingresar su cargo oficial en el CMRT. Correo electrónico del autorizador: Es el correo electrónico del autorizador que figura más arriba. Teléfono del autorizador: Es el teléfono para contactar al autorizador que figura más arriba. Fecha de vigencia: Dado que la información sobre procedencia suele recopilarse en oleadas, es muy recomendable que mantenga actualizado el CMRT de su empresa. La fecha de vigencia permite asociar una fecha del calendario con la información del CMRT. Tenga en cuenta que se debe ingresar esta fecha en formato de día-mes-año para que se la acepte. /4
INFORMACIÓN SOBRE LA PROCEDENCIA En la sección de Información sobre la procedencia, el fabricante puede ingresar información sobre los minerales de conflicto que utiliza en su producción. 1. Se agregan 3TG intencionalmente a su producto? Esta pregunta se refiere a la presencia de metales de conflicto dentro del propio producto que abarca el CMRT. Sí: Si la empresa puede confirmar que el producto contiene el metal en cuestión. No: Si la empresa puede confirmar que el producto no contiene el metal en cuestión. 2. Es necesario el 3TG para la producción de los productos de su empresa y está contenido en el producto terminado que su empresa fabrica o cuya fabricación subcontrata? Esta pregunta se refiere a la presencia de metales de conflicto en los productos que abarca el CMRT. Difiere de la pregunta anterior porque los 3TG pueden ser parte de los productos durante la producción, como en el caso de un catalizador o un compuesto metálico. Sí: La empresa confirma que el metal se agrega en algún momento durante el proceso de fabricación. No: La empresa confirma que el metal se no agrega en ningún momento durante el proceso de fabricación. 3. Alguna de las fundiciones de su cadena de abastecimiento adquiere el 3TG en los países incluidos? Los países incluidos son: La República Democrática del Congo (RDC), la República del Congo, República Centroafricana, Tanzania, Sudán del Sur, Burundi, Zambia, Ruanda, Angola y Uganda. Sí: La empresa determinó que una o más fundiciones de su cadena de abastecimiento adquiere metal en los países en cuestión. No: La empresa determinó que el metal en cuestión no procede de los países incluidos. Esta opción sólo se podrá elegir si la empresa relevó la presencia del metal en cuestión en toda su cadena de abastecimiento (ver la pregunta 5). Desconocido: La empresa debe elegir esta opción si todavía está relevando sus cadenas de abastecimiento y no pudo determinar si algún proveedor adquiere el material en los países incluidos. /5
4. El 100 por ciento de los 3TG (necesarios para la funcionalidad o producción de sus productos) procede de fuentes de reciclado o chatarra? Esta pregunta inquiere si todos los metales de conflicto proceden de fuentes de reciclado o chatarra. Tenga en cuenta que si se abastece en una empresa de reciclaje o una fundición de chatarra, aún así deberá ingresar la fundición en la sección de Datos de las fundiciones. Sí: La empresa confirma que todo el metal en cuestión se adquiere en un a empresa de reciclaje o una fundición de chatarra. No: La empresa confirma ha encontró al menos una fuente del metal en cuestión que no es un proveedor de material reciclado o chatarra. Desconocido: La empresa todavía no terminó de relevar a los proveedores y todavía no encontró una fuente que no sea un proveedor de material reciclado o chatarra. 5. Ha recibido los datos y/o información sobre cada 3TG de todos los proveedores relevantes? Esta pregunta inquiere qué porcentaje de su cadena de abastecimiento de productos declarados ha respondido a sus preguntas sobre la procedencia y le ha proporcionado información. Las respuestas están desglosadas en intervalos de 25% para cada metal en cuestión. Las empresas pueden ingresar porcentajes exactos en la sección de de comentarios. 6. Identificó a todas las fundiciones que suministran el 3TG a su cadena de abastecimiento? Esta pregunta inquiere si el fabricante pudo identificar a todas las fundiciones enumeradas de las piezas que abarca el CMRT. Sí: Se identificaron todas las fundiciones para las piezas incluidas. No: No se identificaron todas las fundiciones para las piezas incluidas. /6
7. Está volcada en esta declaración toda la información aplicable sobre fundiciones que recibió su empresa? Dado que los datos de las fundiciones no siempre son exactos, es importante detallar las razones por las que no se pudieron volcar en el CMRT todos los datos de las fundiciones (por Ej., confirmas la identidad de una fundición). Sí: Todos los datos de las fundiciones se ingresaron en la pestaña de la Lista de fundiciones. No: No todos los datos de las fundiciones se ingresaron en la pestaña de la Lista de fundiciones. Desconocido: No podemos determinar si toda la información sobre las fundiciones se ingresó en la pestaña de la Lista de fundiciones (es posible que varias divisiones estén recopilando la información). /7
PREGUNTAS SOBRE POLÍTICAS En la sección de preguntas sobre políticas, el fabricante puede declarar las políticas y la actitud de su empresa y en lo relativo a la procedencia de los minerales de conflicto. A. Cuenta con una política que aborde la procedencia de los minerales de conflicto? Sí: Nuestra empresa cuenta con una política. No: Nuestra empresa no cuenta con una política. B. Su política relativa a la procedencia de los minerales de conflicto está a disposición del público en su sitio Web? Sí: La política está disponible en el sitio Web de la empresa. (El usuario deberá ingresar la dirección URL de la política en la sección de de comentarios.) No: La política de la empresa no figura en nuestro sitio Web. C. C. Les exige a sus proveedores directos que estén libres de conflictos de la RDC? Sí: Les exigimos a todos nuestros proveedores directos que nos suministren 3TG libres de conflictos. No: No les exigimos a todos nuestros proveedores directos que nos suministren 3TG libres de conflictos. /8
D. Les exige a sus proveedores directos que adquieran los 3TG en fundiciones cuyas prácticas de diligencia debida están validadas por un programa de auditoría independiente? Sí: Exigimos que todas las fundiciones de nuestros proveedores se sometan a una auditoría independiente para confirmar que se están abasteciendo de 3TG libres de conflictos. No: No les exigimos a las fundiciones que abastecen a nuestros proveedores que se sometan a una auditoría independiente. E. Ha tomado medidas de diligencia debida para abastecerse en fuentes libres de conflicto? Sí: Hemos investigado la información que recibimos de nuestros proveedores para determinar la situación libre de conflictos de nuestros 3TG. No: No investigamos la información que recibimos de nuestros proveedores para determinar la situación libre de conflictos de los 3TG F. Recaba de sus proveedores información sobre diligencia debida en materia de minerales de conflicto que cumple con la Norma IPC-1755 de intercambio de datos sobre minerales de conflicto como ser el Modelo de declaración de minerales de conflicto de la CFSI? Sí: Nuestros proveedores nos proporcionaron información sobre la procedencia de sus 3TG en un archivo IPC-1755 o un CMRT. No: Nuestros proveedores nos proporcionaron información en un archivo IPC-1755 o un CMRT. G. Les solicita a sus proveedores los nombres de las fundiciones? Sí: Les solicitamos los nombres de las fundiciones a las cadenas de abastecimiento de nuestros proveedores. No: No les solicitamos a nuestros proveedores los nombres de las fundiciones. H. Verifica la información de diligencia debida que recibe de sus proveedores en el marco de las expectativas de su empresa? Sí: Verificamos los resultados de diligencia debida contrarios a nuestras políticas empresariales para comprobar si la verificación que llevan a cabo nuestros proveedores está alineada con la nuestra. No: No verificamos los resultados de diligencia debida de nuestros proveedores en el marco de nuestras políticas empresariales. I. Su proceso de verificación incluye una gestión de medidas correctivas? Sí: Les exigimos a los proveedores que implementen un proceso para los minerales de conflicto si consideramos que sus medidas son insuficientes. No: No les exigimos a los proveedores que implementen un proceso para los minerales de conflicto si consideramos que sus medidas son insuficientes. J. Está sujeto a la norma sobre minerales de conflicto de la SEC? Sí: Somos una empresa que cotiza en bolsa y tenemos la obligación de declarar todos los años a la SEC nuestros resultados sobre minerales de conflicto. No: No somos una empresa que cotiza en bolsa y no estamos obligados a declarar ante la SEC /9
INFORMACIÓN SOBRE LAS FUNDICIONES (PESTAÑA DE LA LISTA DE FUNDICIONES) En la pestaña de la Lista de fundiciones, la empresa puede ingresar todas las fundiciones que haya encontrado en su cadena de abastecimiento. La empresa puede seleccionar los 3TG de la primera columna y luego seleccione una de las fundiciones autorizadas que figuran en el propio CMRT. Se trata de fundiciones que se pusieron en contacto con la CFSI para iniciar su proceso de verificación como libres de conflicto. A TENER EN CUENTA: Incluso si una fundición figura en el CMRT, no necesariamente significa que está libre de conflictos. Únicamente significa que dicha fundición ha iniciado su proceso de verificación como libre de conflicto. Para consultar una lista actualizada de fundiciones libres de conflictos, visite el siguiente enlace en el sitio Web de la CFSI: http://www.conflictfreesourcing.org/conflict-free-smelter-refiner-lists/ Para ingresar una fundición que no figura en el CMRT, se puede seleccionar el metal en cuestión en la primera columna y luego seleccionar la opción La fundición no figura en la segunda columna. Luego tendrá la opción de ingresar cualquier información de las columnas restantes. Para las fundiciones que no figuran en el CMRT, es importante que ingrese tanta información como sea posible. Nuestro proceso de diligencia debida exige que nos comuniquemos con dichas fundiciones, y para ello nos resultará útil contar tanta información como sea posible. /1 0
INFORMACIÓN SOBRE EL PRODUCTO (PESTAÑA DE LA LISTA DE PRODUCTOS) En la pestaña de la Lista de productos, el fabricante puede ingresar los productos que abarca la presente Declaración. Esta sección del CMRT es obligatoria si el fabricante seleccionó la opción Producto (o Lista de productos) en la sección de Información sobre la empresa. A tener en cuenta: el fabricante debe ingresar los números de los productos en la columna Número de producto del fabricante. /1 1
REVISIÓN En la pestaña de Revisión, el fabricante puede verificar si ha ingresado toda la información requerida. Es la mejor manera de comprobar si el CMRT está completo antes de presentarlo. Campos en verde: completados Campos en rojo: sin completar Busque los campos resaltados en rojo. Las Notas de la columna C le indicarán qué hacer en cada caso. En la columna D, los Hipervínculos a la Fuente le permitirán acceder a los campos que falta completar. A tener en cuenta: Dado que la Revisión se actualiza en tiempo real, puede consultarla en cualquier momento mientras completa el modelo. /1 2