GUÍA DE USUARIO INSCRIPCIÓN A LA CEREMONIA DE GRADO A TRAVÉS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE GRADOS

Transcripción

1 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: DO-P14-G04 2 Junio de 2015 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: XX-XXX-XXXX X XXXX de XXXX GUÍA DE USUARIO INSCRIPCIÓN A LA CEREMONIA DE A TRAVÉS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE S Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 La siguiente guía tiene como objetivo describir a los estudiantes los pasos a seguir para realizar la inscripción a la ceremonia de grado en el Sistema de Gestión de Grados a través del Autoservicio del Estudiante. INGRESO AL SISTEMA INSCRIPCIÓN A LA CEREMONIA DE SEGUIMIENTO PROCESO DE PAGO DERECHOS DE SOLICITUD DE PRIVADO Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

3 1. Ingrese al portal de la universidad Opción 1. Seleccione directamente la opción Sistema de Información Universitaria. Opción 2. Seleccione la opción TODOS LOS SERVICIOS y elija la opción Sistema de Información Universitaria. Opción 1 Opción 2

4 1.1 Una vez en el Sistema de Información Universitaria, digite el ID Usuario y Contraseña (con el que ingresa al correo electrónico institucional), de clic en el botón Conexión, luego en el menú elija la opción INGRESO A SAE e ingrese a Servicios Académicos.

6 2.1 En la sección Información Académica elija la opción Inscripción Proceso de Grado, una vez en Información de programas, seleccione en la columna Proceso el enlace Inscribirse. Nota: Recuerde que esta opción se habilitará únicamente si tiene 20 o menos créditos pendientes por inscribir o aprobar.

7 2.2 Una vez en la inscripción, debe verificar la información de contacto y los datos básicos registrados: Información de Contacto: verifique los datos que se muestran, si requiere hacer algún cambio podrá realizarlo directamente en el sistema, luego oprima el botón Siguiente. Datos básicos: verifique que los datos que se muestran sean iguales a como figuran en el documento de identidad, en caso de requerir ajuste debe realizarlo a través de la Secretaría de Facultad, una vez realizados los ajustes ingrese nuevamente a la inscripción y oprima el botón Siguiente. Nota: Al aceptar que la información de datos básicos es correcta, los datos allí incluidos serán los que aparezcan en el diploma y acta de grado.

8 2.3 Al confirmar que la información se encuentra correcta el sistema mostrará la sección Selección Ceremonia de Grado. Nota: Grado Colectivo: Una Ceremonia de grado por Facultad Grado Institucional: Ceremonia de grado en la que pueden participar todos los estudiantes de la Universidad sin importar a que facultad pertenecen. Ingrese a la opción Calendario General de Grados y elija la fecha de la ceremonia de Grado Colectivo de su Facultad o Institucional. En caso de requerir diploma en latín marque la caja de chequeo.

9 2.4 Al seleccionar la fecha de la ceremonia de grado, verifique la información que muestra el sistema, en caso de estar de acuerdo, seleccione la confirmación la inscripción y finalmente oprima el botón Finalizar.

11 3.1. Para consultar su avance en el proceso de grado, siga las instrucciones para el ingreso al sistema, seleccione la opción Ver detalle, en la sección Información de Programas, en la columna proceso. 3.2 El sistema mostrará el cuadro de requisitos a cumplir para grado y el estado de cada uno de los paz y salvos. En caso de requerir consultar el detalle seleccione el recuadro respectivo. Seleccione el recuadro para consultar los detalles del requisito. Indica que el requisito se ha cumplido a satisfacción Indica que el requisito presenta un eventualidad que requiere ser atendida por el estudiante. Indica que el requisito se encuentra en revisión. Indica que no se ha iniciado la revisión del requisito.

12 3.2.1 Para consultar que información se muestra en cada uno de los recuadros de paz y salvos, seleccione alguno de los botones enmarcados en color rojo. Tenga en cuenta la descripción de las convenciones que muestra el cuadro de requisitos para grado: Sin Iniciar: estado inicial de los paz y salvos una vez el estudiante se inscribe al proceso de grado y no se ha iniciado la verificación en las unidades respectivas. En Revisión: estado que indica que la Unidad encargada de este paz y salvo se encuentra revisándolo. Pendiente: estado que indica que el estudiante no cumple con los requisitos necesarios para estar a paz y salvo. Paz y Salvo: estado que indica que el estudiante cumplió con todos los requisitos para el paz y salvo correspondiente.

13 Paz y salvo Académico Responsable de emitirlo: Director de Programa Para verificar el estado del Paz y Salvo Académico el sistema mostrará la información de este, la fecha en que se realizó, la validación y la descripción con el detalle de la misma. Seleccione el botón Regresar para volver al cuadro principal de requisitos. Nota: Esta página es solo de consulta, en caso de inquietudes deberá contactarse con el programa. Estado final luego de la verificación académica. Estado que se muestra durante la validación del cumplimiento de plan de estudios del estudiante. Estado inicial, cuando el estudiante realiza la inscripción al proceso de grados

14 Paz y salvo Documentación Responsable de emitirlo: Secretaría de Facultad Ingrese al detalle de Paz y Salvo Documentación, en caso de no tener documentos pendientes requerido para su grado, los botones Añadir Anexo de cada tipo de documento estará inhabilitado. En caso, que tenga un documento pendiente el botón Añadir Anexo se encontrará habilitado en el recuadro del documento respectivo, para que pueda realizar el cargue del archivo (El tamaño máximo permitido por archivo es de 2MB y debe ser en formato Pdf).

15 Paz y Salvo Biblioteca Responsable de emitirlo: Biblioteca General Alfonso Barrero Cabal, S.J. Consulte el detalle de Paz y Salvo Biblioteca para visualizar el estado del mismo, luego oprima el botón Regresar para visualizar el cuadro general de requisitos. Estado inicial, cuando el estudiante realiza la inscripción al proceso de grados Estado final luego de la verificación académica.

16 Paz y Salvo Centro Ático Responsable de emitirlo: Centro Ático Consulte el detalle de Paz y Salvo Centro Ático para visualizar el estado del mismo, luego oprima el botón Regresar para visualizar el cuadro general de requisitos. Estado inicial, cuando el estudiante realiza la inscripción al proceso de grados Estado final luego de la verificación académica.

17 Paz y Salvo Apoyo Financiero Responsable de emitirlo: Oficina de Apoyo Financiero Ingrese al detalle de Paz y Salvo Apoyo Financiero para visualizar el estado del mismo, luego oprima el botón Regresar para visualizar el cuadro general de requisitos. En caso de evidenciar algún concepto en estado pendiente, deberá consultarlo con la Oficina de Apoyo Financiero, Coordinación de Financiación.

18 Paz y Salvo Específicos Responsable de emitirlo: Unidades de la Facultad Consulte el detalle de Paz y Salvos Específicos para visualizar el estado del mismo y oprima el botón Regresar. En caso de tener conceptos pendientes deberá consultar en la Secretaría de Facultad, que Unidad en la Facultad es la responsable de emitir el paz y salvo. Nota: Si en su programa no aplican paz y salvos específicos no aparecerá información en el detalle.

20 4. Una vez se encuentre a paz y salvo bajo todos los conceptos, se visualizará en la columna Derechos de Grado el enlace Generar Recibo. 4.1 Se visualizará la información de la facturación de los Derechos de Grado, donde podrá elegir como realizar el pago ya sea Pago en línea (Opción 1) o pago en las entidades bancarias autorizadas, para lo cual debe generar la Orden de Pago Financiera (Opción 2). Opción 1 Opción 2

21 4.2 En caso de elegir la orden para pago en las entidades financieras, se visualizará el Pre-Recibo de los derechos de grado en PDF, en caso de que haya escogido diploma en latín el valor de la factura lo incluirá. Nota: Si no puede ver su recibo de pago, verifique en el navegador que NO este activo el bloqueo de Pop-ups.

23 En caso que el estudiante desee solicitar grado privado, tenga en cuenta que este solo podrá realizarse si se ha inscrito a una ceremonia colectiva o institucional y se encuentra a paz y salvo académico. 5. Para el ingreso al autoservicio del estudiante realice los pasos descritos en los numerales 1 al 2 de la presente guía. 5.1 Una vez situado en la inscripción visualizará la información de programas académicos y la columna Grado Privado (esta solamente se verá reflejada si se encuentra a Paz y Salvo Académico), seleccione el enlace Solicitar y el sistema mostrará las condiciones necesarias para la inscripción a un proceso de grado, si está de acuerdo con las mismas presione el botón Aceptar.

24 5.2 Seleccione el clip que se encuentra al lado derecho de la pantalla y adjunte una comunicación dirigida al Decano donde justifique los motivos por los cuales requiere grado privado, para ello de clic en el botón Seleccionar archivo y cargue el documento correspondiente. Nota: El tamaño máximo permitido por archivo es de 2MB y debe ser en formato pdf. 5.3 Una vez adjuntó la información oprima el botón Finalizar La solicitud de grado privado será estudiada por parte del Decano y de ser aprobada pasará a ser evaluada por la Secretaría de Facultad en el plazo establecido como se indica en las condiciones de inscripción a grado privado del numeral 4.1 de la presente guía.

26 Revisado por Secretario Facultad de Ciencias Secretario Facultad de Ingeniería Secretario Facultad de Medicina Secretario Facultad de Teología Director Oficina de Admisiones y Registro Académico Asistente administrativo Secretaría General Arquitecto de Software Aprobado por Secretario General