GUÍA DE USUARIO LEGALIZACIÓN DE CAJA MENOR

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1 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: FI-P13-G02 4 Julio de 2014 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: XX-XXX-XXXX X XXXX de XXXX GUÍA DE USUARIO LEGALIZACIÓN DE CAJA MENOR Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 La siguiente guía tiene como objetivo describir el proceso de registrar las facturas de proveedores que han sido canceladas en efectivo y corresponden a una Caja Menor. Al ingresar al sistema el responsable de la Caja Menor podrá añadir y asociar dichas facturas. INGRESO AL SISTEMA REGISTRO DE VERIFICACIÓN CONTABLE PAGO Y ATRIBUTOS DE COMPROBANTES Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

3 1.1 Ingrese a la opción Cuentas a Pagar del menú principal, luego seleccione la opción Comprobantes Selecciones Introducción/Actualización, y seleccione la opción Introd Comprobantes Estándar.

4 La siguiente guía tiene como objetivo describir el proceso de registrar las facturas de proveedores que han sido canceladas en efectivo y corresponden a una Caja Menor. Al ingresar al sistema el responsable de la Caja Menor podrá añadir y asociar dichas facturas. INGRESO AL SISTEMA REGISTRO DE VERIFICACIÓN CONTABLE PAGO Y ATRIBUTOS DE COMPROBANTES Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

5 2.1. El sistema muestra la ventana Introducción Comprobante Estándar, en la cual se muestran las siguientes opciones: Añadir Un Valor: En esta opción se registran cada uno de los soportes, facturas o documentos equivalentes, para crear cada comprobante de legalización de la caja menor. Buscar un Valor: Mediante esta opción es posible consultar los comprobantes o voucher que se han creado previamente. Es decir, es posible consultar todos los recibos que tienen legalizados una caja menor o consultar únicamente un voucher especifico Para el registro de los comprobantes seleccione la opción Añadir un Valor y diligencie inicialmente los siguientes campos: Seleccione PUJCB Seleccione Caja Menor Registrada la información, seleccione el botón Añadir para continuar con el proceso de legalización. Ingrese o consulte el ID de la Caja menor Seleccione la opción Estándar

6 2.3. El sistema mostrará en pantalla las ventanas que requieren ser diligenciadas, en la pestaña de Información sobre la Factura, deberá diligenciar la siguiente información.

7 No Factura: Es el número impreso en la factura entregada por el proveedor o el número asignado en el documento equivalente Fecha Factura: Fecha que trae la factura o documento equivalente, debe corresponder al periodo en el cual se está causando ID Proveedor: Seleccione la opción para consultar el NIT o Número de identificación del proveedor, en la pantalla que habilita el sistema:

8 Ingrese el número de identificación del proveedor en el campo Doc identidad y luego seleccione el botón. Una vez ubicado el número, selecciónelo y el sistema registrará el consecutivo asignado al proveedor en el campo ID Proveedor Cond Pago: Siempre será de contado. (0D) Fecha Contable: Fecha actual de ingreso del registro Total: Valor de la factura incluyendo IVA si el gasto los posee Coment: Descripción al detalle de la factura que se está legalizando, este campo es Obligatorio En la sección líneas de Factura, ingrese en el campo Descripción, el detalle del gasto y en el campo Importe extendido registre el valor del gasto sin IVA. Luego seleccione el link IVA Línea Factura.

9 La siguiente guía tiene como objetivo describir el proceso de registrar las facturas de proveedores que han sido canceladas en efectivo y corresponden a una Caja Menor. Al ingresar al sistema el responsable de la Caja Menor podrá añadir y asociar dichas facturas. INGRESO AL SISTEMA REGISTRO DE VERIFICACIÓN CONTABLE PAGO Y ATRIBUTOS DE COMPROBANTES Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

10 3.1. El sistema muestra la pantalla Información IVA Línea Factura, donde deberá seleccionar el botón seleccione la opción Detalles IVA, la cual se encuentra en la parte inferior de la pantalla Con base en la factura a registrar y dependiendo si tiene o no tiene IVA, se debe verificar el componente de Detalles IVA.

11 3.2. En esta pestaña se verifica la tarifa de IVA que debe contener esa línea de factura, por lo tanto deberá revisar en el campo Código IVA (el código que corresponde a la tarifa para esta línea) y el Tipo de Transacción. (Compras, servicios o no aplica) Recuerde que por cada tarifa de IVA cobrada en la factura usted deberá introducir el No. de líneas, es decir que si una factura contienen tarifas de IVA del 16%, 0% y 10% deberá introducir para cada tarifa la información en la línea de factura Al terminar esta revisión volvemos a la pantalla inicial seleccionando el link Ir a Línea de Factura, que se encuentra en la parte superior de la pantalla.

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13 3.4. Luego de culminar la revisión en IVA Línea de Factura, se revisa y si es necesario se modifica los campos contables necesarios en las líneas de distribución; en las pestañas CC GL y Distribución IVA, se revisa que la información de claves contables (cuenta, Uexpl, Dpto, Proy) sean la mismas para las dos pestañas. Es importante resaltar que todos los registros de caja menor deben quedar con una cuenta del gasto (5) asociada y no pueden quedar cuentas del activo asociadas (para este caso ) Registre y verifique Claves contables

14 3.4. Por último si el recibo trae IVA, diligenciamos el valor del mismo en el campo Importe IVA y enseguida pulsamos el botón Calcular para verificar diferencias. Luego seleccione el botón

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16 seleccione la pestaña de Pagos Envío Pagos: En esta pestaña, debe cambiarse en el campo envió de Pago el Id de proveedor que viene por defecto al ingresar el comprobante y se deja el Id de proveedor del responsable de la caja menor, en la siguiente opción:

17 5.2. En Método de Pago se deben realizar las siguientes modificaciones, Banco 14, Cuenta K394, Método GE el Grupo de Pago que aplique para cajas menores (Caja menor FGEN-Código 10 ó Caja menor FINV Código 25) y en Gestión Pagos asignar CM que corresponde a Caja Menor.

18 5.3. Pestaña Atributos de Comprobante: En esta pestaña el único campo a diligenciar será Plantilla Contable Ingrese el nombre de la plantilla que aplicará a cajas menores para el respectivo reembolso. Para la ubicación de la plantilla seleccione la opción que le brindará una ayuda más precisa Por último, seleccione el botón Guardar nuevamente para actualizar los cambios realizados al comprobante, en el campo Acción seleccione Control Presupuesto y luego seleccione el botón Ejecutar para finalizar el comprobante. Nota: Este proceso se repite para cada factura o documento equivalente a ingresar.

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20 Revisado por Analista de Cuentas por Pagar Aprobado por Director Financiero