GUÍA RÁPIDA DE USUARIO

Transcripción

1 MACROPROCESO GESTIÓN FINANCIERA PROCESO ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS GUÍA RÁPIDA DE USUARIO REGISTRO DE REEMBOLSOS EN EL MÓDULO DE CUENTAS POR PAGAR REVISADO POR Líder Funcional APROBADO POR Jefe Oficina Apoyo Financiero Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 1. DESARROLLO DE LA GUÍA Este proceso genera la información requerida por el módulo de cuentas por pagar para generar la correspondiente cuenta por pagar detallando el beneficiario, monto, fecha de pago, etc. Para lo cual se programa en el gestor de procesos como recurrente y se debe aplicar a diario al finalizar las operaciones diarias del sistema Los resultados del proceso deben ser cotejados con la Oficina de Contabilidad a través de un reporte generado por el Gestor de Consultas de Finanzas del Alumnado 1.1. APLICAR INTERFACE DE ALUMNOS Para aplicar entradas contables ingrese al menú principal Finanzas del alumnado, luego seleccione la opción Reembolsos, en seguida la carpeta Reembolsos de cuentas a Pagar y a continuación seleccione el componente Proveedores y Comprobantes: El sistema mostrará la pantalla Proveedores y Comprobantes, el nombre dado al identificador del Proceso: CUENTAS_A_PAGAR_ALUMNOS, se parametriza seleccionando del campo opción de ejecución Solo Persona, adicionalmente se debe activar el Flag para Generar el Informe de esta Interfaz. Oficina de Organización y Métodos Página 2 de 9

3 Finalmente oprima el botón Ejecutar. Ingrese al link Monitor de Procesos y allí podrá observar la siguiente página con el proceso en ejecución: Oficina de Organización y Métodos Página 3 de 9

4 1.2. PROGRAMAR PROCESO RECURRENTE CUENTAS_A_PAGAR_ALUMNOS Es importante considerar que la programación de procesos recurrentes tiene el beneficio de que el administrador del proceso tiene la facilidad de establecer con anterioridad su ejecución y así mismo controlar su cumplimiento en las fechas requeridas por la organización. Para tal finalidad es necesario aplicar la siguiente secuencia previa a la ejecución del proceso: El administrador del proceso determina la lista de procesos recurrentes a ser programados en el gestor de procesos. Para este proceso se tienen los siguientes datos: IDENTIFICADOR DEL PROCESO PROCESOS RECURRENCIA SF 29 Voucher_CXP_Alumnos c/d 3 horas OFICINA RESPONSABLE EJECUCIÓN/ VERIFICACIÓN Tesorería Módulo de SF OFICINA RESPONSABLE GENERAR COMPROBANTES Cuentas por Pagar Modulo de AP Esta identificación del proceso se parametriza a través de la funcionalidad de People Tools, Gestor de Procesos, Recurrencias. Oficina de Organización y Métodos Página 4 de 9

5 1.3. APLICAR INTERFACE DE CORPORACIONES Para aplicar entradas contables ingrese al menú principal Finanzas del alumnado, Reembolsos, Reembolsos de cuentas a Pagar y a continuación seleccione el componente Proveedores y Comprobantes: Oficina de Organización y Métodos Página 5 de 9

6 El nombre dado al identificador del proceso CUENTAS_A_PAGAR_CORPORACION, se parametriza seleccionando el dato de la opción de ejecución: Solo Organización, adicionalmente se deberá activar el Flag para Generar el Informe de esta Interfaz. Finalmente oprima el botón Ejecutar. Ingrese al link Monitor de Procesos, desde allí podrá observar la siguiente página con el proceso en ejecución: Oficina de Organización y Métodos Página 6 de 9

7 1.4. PROGRAMAR PROCESO RECURRENTE CUENTAS_A_PAGAR_CORPORACION. Es importante considerar que la programación de procesos recurrentes tiene el beneficio de que el administrador del proceso tiene la facilidad de establecer con anterioridad su ejecución y así mismo controlar su cumplimiento en las fechas requeridas por la organización. Para tal finalidad es necesario aplicar la siguiente procedimiento previo a la ejecución del proceso: El administrador del proceso determina la lista de procesos recurrentes a ser programados en el gestor de procesos. Para este proceso se tienen los siguientes datos: IDENTIFICADOR DEL PROCESO PROCESOS RECURRENCIA OFICINA RESPONSABLE EJECUCIÓN / VERIFICACIÓN OFICINA RESPONSABLE GENERAR COMPROBANTES SF 30 Voucher CXP Corporaciones c/d 3 horas Tesorería Módulo de SF Cuentas por Pagar Modulo de AP Esta identificación del proceso se parametriza a través de la funcionalidad de People Tools, Gestor de Procesos, Recurrencias. Oficina de Organización y Métodos Página 7 de 9

8 1.5. GESTOR DE PROCESOS, VERIFICAR RESULTADO DE EJECUCIÓN A través de esta funcionalidad, se puede verificar el resultado de la ejecución del proceso de interfaz entre Finanzas del Alumnado y Cuentas por Pagar. Oficina de Organización y Métodos Página 8 de 9

9 En la pestaña Lista de Procesos, seleccione el link Detalles, donde podrá observar el resultado del proceso: Oficina de Organización y Métodos Página 9 de 9