MACROPROCESO GESTIÓN DE SOPORTE ACADÉMICO PROCESO IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD SOLICITUD DE SERVICIOS BÁSICOS

Transcripción

1 MACROPROCESO GESTIÓN DE SOPORTE ACADÉMICO PROCESO IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD PROCEDIMIENTO REVISADO POR APROBADO POR COORDINADOR DE PROYECTOS COORDINADOR DE SERVICIOS DIRECTOR DE CENTRO Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 1. OBJETIVO Informar a los usuarios de la Universidad, la forma cómo proceder a solicitar los servicios básicos que ofrece el Centro Ático, a través de la página Web, con el fin de brindar un servicio oportuno y de buena calidad. 2. ALCANCE Inicia con la solicitud del servicio a través de la pagina WEB, hasta la entrega del servicio por parte del responsable en el Centro Ático. 3. CONDICIONES GENERALES Los servicios básicos que ofrece el Centro Ático, se encuentran publicados en la WEB en una tabla con los precios autorizados por la Dirección Financiera. Las unidades de la Universidad deben elaborar un RD previo al diligenciamiento de la solicitud del servicio, para lo cual han tenido que verificar la lista de precios que se encuentra en la página WEB del Centro Ático. Los siguientes son los servicios básicos que ofrece el Centro Ático: 1. Banner básico (para sitio web). 2. Formulario de contacto (no más de 5 ítems) con envío de correo electrónico. 3. Personalización de cursos virtuales en blackboard (banner y menú). 4. Montaje de textos para afiches que no requieren diseño. 5. Aplicación gráfica de un diseño ya establecido (pendón, botones, sticker, volantes, labels para CD). 6. Toda aquella labor que no implique un proceso de diseño (de un presupuesto menor a un determinado valor) en la que se cuente con todos los recursos y especificaciones desde el inicio (dimensiones, gráficos, textos) y que no supere 4 horas de desarrollo. 7. Multicopiado de formatos de audio y video 8. Préstamo de equipos y estudios de grabación de audio y video por horas 9. Préstamo de equipos de postproducción por horas Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 2 de 6

3 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES UNIDAD CARGO Consulta en la página Web del Centro Ático la tabla de precios y elabora un RD, previo al diligenciamiento del formulario en línea. Solicita el servicio básico requerido diligenciando el formulario de la página WEB del Centro Ático e ingresa el número del RD en la casilla correspondiente. Unidades de la Universidad Usuario 3. Recibe la solicitud a través del correo electrónico y separa el turno del practicante de diseño, camarógrafo o editor, a través de Web Checkout y de acuerdo con el servicio solicitado. 4. Confirma al usuario, a través de correo electrónico, la recepción de la solicitud y la fecha de entrega del servicio y retorna la confirmación del número del RD con el que se canceló el servicio. Analista de Proyectos 5. Elabora y entrega la solicitud del servicio al practicante de diseño, camarógrafo o editor, según corresponda. Centro Ático 6. Ejecuta el servicio solicitado y entrega al profesional de Proyectos. Practicante de diseño/ Camarógrafo/ Editor 7. Entrega el servicio al usuario e informa al Coordinador Administrativo, a través de correo electrónico para que ejecute el RD. Analista de Proyectos Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 3 de 6

4 5. DIAGRAMA DE FLUJO A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento. Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes: SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN Terminal Indica el inicio y el fin del procedimiento Conector de rutina Permite dar continuidad a las actividades, evitando la intersección de líneas. Representa una conexión entre actividades del procedimiento de la misma página o entre páginas. Conector de pagina Representa el enlace entre la última actividad de una página y la primera de la siguiente. Operación Indica en el recuadro superior tanto el cargo como la unidad responsable y en el recuadro inferior la descripción de la actividad desarrollada en del procedimiento. Decisión o alternativa Indica el punto dentro del procedimiento en donde surgen posibles caminos alternativos. Documento Representa cualquier tipo de documento asociado al procedimiento. Procedimiento predefinido Referencia un procedimiento establecido a nivel institucional o al interior de la Facultad/Unidad. Archivo Representa el archivo de de documentos asociados al procedimiento. Rutina de Sistemas de Información Representa actividades ejecutadas a través de los diferentes Sistemas de Información. Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 4 de 6

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6 6. RELACIÓN DE REGISTROS NOMBRE CÓDIGO N/A 7. DOCUMENTOS ASOCIADOS IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO NOMBRE INTERNO EXTERNO Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 6 de 6