PROCEDIMIENTO SOLICITUD, ENTREGA Y FACTURACIÓN DE DOMICILIOS

Transcripción

1 PUNTOS DE INTERÉS OBJETIVO ALCANCE Únicamente se gestionarán las solicitudes de domicilios que se reciban al teléfono ext Los horarios para solicitar domicilios son de lunes a viernes 7:00 a.m. a 5:00 p.m. Únicamente el Hospital Universitario San Ignacio tiene un horario adicional de lunes a viernes de 5:00 p.m. a 8:00 p.m. y los fines de semana de 7:00 am a 8:00 pm, dentro de las instalaciones del Hospital. Índice de Flujo de Procedimiento Solicitud, entrega y facturación de domicilios. Realizar la programación y entrega efectiva de los domicilios mediante el desarrollo de las actividades que conlleven a satisfacer las necesidades de los usuarios. DEFINICIONES Inicia con la solicitud del domicilio por parte del usuario hasta la encuesta virtual a los usuarios. Servicio a domicilio: entrega de alimentos que estén incluidos en la carta de domicilios establecidos por. Complementos: son los elementos necesarios para el consumo del producto por parte del usuario (servilletas, cubiertos, salsas, sal, azúcar; entre otros). CONDICIONES GENERALES Servicios de Alimentación ofrecerá en la carta de domicilios productos que por su naturaleza soporten las condiciones de transporte y no se vea afectada la calidad de los mismos. Para garantizar las condiciones de calidad de los productos que se envían, se excluyen de este servicio las onces del comedor privado, cappuccino, café expreso, helados y productos con salsa carbonara. Los productos del happy hour y risottos de El Italiano; los sándwiches y sopas de La Sanduchería; el arroz teppanyaki del Kiosco de Ingeniería y Cataluña; sushi de la cafetería Giraldo y los burritos de la Cafetería del Edificio Fernando Barón y Cataluña no están en este portafolio y no se incluirán por ser productos diseñados para el consumo en el punto de venta. El restaurante El Mirador no atenderá domicilios; cualquier solicitud de productos de este restaurante debe hacerse por el procedimiento Solicitud y programación de eventos (SC-P33-PR01). Cuando se solicita un pedido de más de 10 productos, el servicio se debe solicitar por medio de refrigerios, de acuerdo a la guía Solicitud y programación de refrigerios (SC-P33-PR04). El servicio a domicilios incluye solamente la entrega del producto a la persona solicitante y en ningún caso el servicio de los platos a la mesa. El servicio a domicilio será prestado únicamente al personal de las unidades pertenecientes a la universidad Javeriana. Siempre se usarán empaques desechables; nunca loza. En caso de solicitar más de un producto en un mismo pedido, todos deben pertenecer al mismo punto de venta. Los restaurantes El italiano y La Crepería solo reciben pedidos de alimentos de este punto dado que son productos exclusivos. Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la de la Pontificia Universidad Javeriana. Página 1 de 5

2 CONDICIONES GENERALES Entre las 11:30 am y 2:30 pm se despacharán máximo 5 productos por pedido y zona, fuera de este horario un máximo de 10 productos por pedido y zona. Los pedidos deben ser de un mismo punto de venta; es decir, si una solicitud tiene pedidos de productos de cafeterías y/o El Italiano y/o La Crepería, se considerarán como pedidos independientes, lo que implica que se hará el recargo correspondiente por cada punto de servicio y llegará por separado. Ningún domicilio saldrá del punto de venta sin que haya sido registrado el pedido y generado la factura. El pago de los domicilios es contra-entrega (tarjetas, operaciones internas aprobadas, bonos y efectivo). El tiempo normal de entrega de los pedidos es de 30 minutos. Sin embargo, en situación de lluvia el tiempo de entrega será de 45 minutos debido a que el volumen de solicitudes se duplica cuando hay malas condiciones climáticas. Página 2 de 5

3 SOLICITUD, ENTREGA Y FACTURACIÓN DE DOMICILIOS 1 INICIO Servicios de alimentacion Recibe la solicitud del domicilio por parte del usuario. 2 Registra en el sistema los datos del usuario (nombre, unidad, teléfono, correo electronico) y la información del domicilio (descripción del pedido, cantidades, lugar de entrega, fecha, hora y forma de pago). En caso que no exista disponibilidad del producto solicitado, se deberá informar al usuario la situación y ofrecerle otros productos disponibles al momento de tomar el pedido. 5 6 Responsable asignado Prepara los alimentos solicitados en el pedido. Revisa que lo entregado por el cargo responsable de la preparación, corresponda a lo solicitado y empaca adecuadamente los alimentos, incluyendo los complementos necesarios para el consumo de los mismos según la solicitud. Es responsabilidad de la persona que empaca el producto garantizar que se cumplan con las condiciones de empaque, conservando la temperatura ideal de los alimentos y colocar el sello de consumase antes de 24 horas. 9 Verifica en presencia del usuario que los productos entregados correspondan a los registrados en la pre cuenta. 10 Realiza el cobro del servicio. Se recibe el pago del domicilio? *Si el pago se va a realizar entre varias personas, quien recibe debe asegurarse que las personas estén disponibles pues el domiciliario solo esperará 5 minutos máximos para recibir los pagos. 3 4 Direcciona el pedido a cada uno de los puntos de venta. Recoge la pre cuenta de la impresora remota e informa al cargo responsable de la elaboración del pedido. 7 Entrega el pedido al domiciliario con la respectiva pre cuenta. 8 Realiza la entrega del domicilio al usuario junto con la pre cuenta correspondiente. En los casos que se generen inconvenientes con el usuario al momento de la entrega del domicilio, el domiciliario remitirá el caso directamente a la para su respectivo trámite. Si 11 No Regresa con el producto al punto de venta. A El usuario deberá realizar un nuevo pedido a Página 3 de 5

4 12 A Cancela el pedido en la caja del punto de pago correspondiente de la zona. 16 Coordinador Aseguramiento de la Calidad Envía mensualmente una encuesta virtual a los clientes del servicio de domicilios por medio de correo electrónico. FIN a 13 Servicios de alimentacion Entrega al domiciliario la factura del pedido. 14 Entrega la factura del pedido a la de Servicios de alimentación. 15 Ingresa el valor de la factura en el informe mensual de domicilios y archiva la misma en la carpeta correspondiente. Página 4 de 5

5 REVISADO POR Jefe Servicios de Alimentación APROBADO POR Director de Servicios Universitarios Página 5 de 5