MACROPROCESO GESTIÓN DE

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1 MACROPROCESO GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA PROCESO EJECUCIÓN DEL MANTENIMIENTO PROCEDIMIENTO REVISADO POR Asistente de Investigación APROBADO POR Director del Metabolismo

2 1. OBJETIVO Establecer las directrices para el uso adecuado de los equipos en el del Metabolismo, asegurando la calidad y confiabilidad en los resultados de los ensayos. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los equipos de laboratorio que influyen directa o indirectamente en la calidad de los ensayos. 3. DEFINICIONES Calibración: conjunto de operaciones que permiten establecer, en condiciones específicas, la relación existente entre los valores indicados por un instrumento de medida o un sistema de medida, o los valores representados por una medida material o un material de referencia y los valores correspondientes a una magnitud obtenidos mediante un patrón de referencia. Verificación: confirmación, por examen y evidencia, que los requerimientos especificados han sido satisfechos. Validación: aprobar mediante verificación. Mantenimiento: labores de revisión, limpieza, reparación y cambio de piezas de los equipos. Monitoreo: medición permanente de variables en los equipos. Proveedor: se entiende por proveedor para el del Metabolismo, toda persona natural o jurídica, que distribuya u ofrezca bienes o servicios, destinados a la satisfacción de una o más necesidades. Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Página 2 de 2

3 4. CONDICIONES GENERALES Operación y manejo de equipos: Cada equipo tiene un instructivo de uso, el cual debe ser consultado antes de ser operado y cada vez que sea necesario por todo el personal del instituto incluyendo a los nuevos y en capacitación. Todos los equipos cuentan con su formato de uso, el cual debe ser diligenciado cada vez que se utilice en cualquier actividad. Cada equipo cuenta con una carpeta donde se archivan los instructivos, formatos, manuales de uso, así como los certificados de calibración, las actividades de mantenimiento y la hoja de vida. Esta se marca con el código de inventario y el nombre del equipo. Como mecanismo de protección para los equipos, la Pontificia Universidad Javeriana cuenta con una planta eléctrica en caso de un corte de luz. El sistema eléctrico cuenta con su propio polo a tierra para proteger los equipos en caso de descargas eléctricas. Los equipos se protegen evitando el uso de sustancias corrosivas o de líquidos que puedan derramarse sobre estos. Los equipos se protegen con un forro cuando están fuera de uso o durante actividades especiales de limpieza o mantenimiento de las instalaciones evitando que se llenen de polvo. Mantenimiento preventivo de los equipos: El plan de mantenimiento preventivo de los equipos se establece con base en las necesidades específicas de cada equipo, teniendo en cuenta su frecuencia de uso y las recomendaciones del fabricante descritas en el manual del usuario. Las actividades y cronogramas de mantenimiento se registran en el Programa Anual de Calibración y Mantenimiento de Equipos (IF-P21-F21) El mantenimiento preventivo no incluye reparaciones del equipo o instrumentos, sino las actividades necesarias para mantener el equipo continuamente en buen funcionamiento. Algunas actividades del programa de mantenimiento preventivo son: o Limpieza regular del equipo e instrumento, incluye superficies internas y externas. o Lubricación de todas las partes móviles que lo requieran. o El chequeo de funcionamiento de todas las partes móviles. o Verificación de alarmas o sistemas de alertas. o Carga, reemplazo de baterías, partes diseñadas para mantener en operación o para proteger el equipo en caso de fallas eléctricas. Página 3 de 3

4 o Control de escapes. Calibración de los equipos: El programa se establece con base en las necesidades específicas de cada instrumento teniendo en cuenta su frecuencia de uso y las recomendaciones del fabricante descritas en el manual del usuario. Las actividades y cronogramas de calibración se registran en el Programa Anual de Calibración y Mantenimiento De Equipos (IF-P21-F21) El certificado de calibración de los equipos es un documento obligatorio para evidenciar la conformidad de la actividad de calibración realizada. Este se anexa en la carpeta correspondiente. Acciones correctivas: Cuando se verifican las características operacionales o se hace mantenimiento preventivo, es posible que se necesiten ajustes mayores para que el equipo vuelva a las tolerancias de funcionamiento aceptables. Estas actividades se registran en el formato Acciones correctivas y preventivas (AC-P14-F05), en el que deben quedar descritos los ajustes, la fecha y la persona responsable por realizar en mantenimiento correctivo al equipo. Ingreso de equipos nuevos: El Director del área de servicios supervisa la instalación de equipos nuevos de acuerdo con las especificaciones recomendadas por el fabricante o su representante, o las citadas en los manuales operativos. El Asistente de Investigación (o quién se encuentre a cargo del Sistema de Gestión de Calidad), lo incorpora al inventario, abre la carpeta y elabora el formato Hoja de Vida de Equipos (IF-P21-F20), registrando la siguiente información: o Nombre del equipo. o Fabricante, número del modelo, número de serie, fecha de compra, dirección y número telefónico del fabricante. o Número de inventario del laboratorio, fecha de compra y precio. o Nombre, dirección y número telefónico del vendedor. o Nombre, dirección y número telefónico de la compañía o técnico que suministra los servicios de mantenimiento y reparación, las fechas que cubren las garantías y los contratos de servicio del mantenimiento. Como documentos anexos a la hoja de vida se encuentran: o Instructivos de manejo, mantenimiento, calibración y reparación. o Registros de uso, mantenimiento, calibración y reparación. Página 4 de 4

5 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 INGRESO Y MANEJO DEL EQUIPO No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES UNIDAD CARGO 1 Ingresa el equipo al inventario del IEIM. Secretaria 2 Asigna el sitio de ubicación del equipo y verifica que se cumplan las especificaciones necesarias para la instalación. Director Instituto del Metabolismo Diligencia el formato Hoja de Vida de Equipos (IF-P21-F20) y le asigna una carpeta. Anexa el manual del usuario y la documentación correspondiente al equipo. Revisa las condiciones de operación dadas por el fabricante y establece las especificaciones con las cuales se puede operar el equipo. del Metabolismo Asistente de Investigación Director del Metabolismo 6 Asigna el formato de uso respectivo para el equipo como registro de seguimiento. Asistente de Investigación 7 Utiliza el equipo siguiendo el instructivo de uso respectivo y registra las condiciones iniciales en el formato de uso del equipo a utilizar. Bacteriólogo Página 5 de 5

6 5.2 MANTENIMIENTO Y CALIBRACIÓN No. 1 DESCRIPCIÓN Establece el plan anual de mantenimiento preventivo y calibración de los equipos. RESPONSABLES UNIDAD CARGO 2 Registra el plan en el Programa Anual De Mantenimiento y Calibración de Equipos (IF- P21-F21) 3 Revisa el plan para verificar las fechas y los equipos que deben ser sometidos a calibración o mantenimiento. Si es mantenimiento preventivo: Remítase a la actividad 4. del Metabolismo Director del Metabolismo /Asistente de Investigación Si es calibración: Remítase a la actividad 7. 4 Revisa el plan, la primera semana de cada mes, de esta manera verifica los equipos programados para mantenimiento. 5 Realiza el mantenimiento preventivo de los equipos Proveedor 6 7 Registra en el formato Hoja de Vida de Equipos (IF-P21-F20) las actividades llevadas a cabo en el mantenimiento de los equipos. Verifica las fechas de calibración de los equipos. del Metabolismo Asistente de Investigación 8 Calibra los equipos. Proveedor Página 6 de 6

7 No. DESCRIPCIÓN UNIDAD RESPONSABLES CARGO 9 Comunica a los clientes si las actividades de calibración de los equipos pueden llegar a retrasar la prestación de los servicios, enviando una carta con la descripción de la actividad a realizar. del Metabolismo Secretaria 10 Registra las actividades de calibración en el formato Hoja de Vida de Equipos (IF-P21- F20) y anexa el certificado de calibración. Asistente de Investigación 5.3 MANTENIMIENTO CORRECTIVO No. 1 DESCRIPCIÓN Comunica al Director del área de servicios el mal funcionamiento o fallas del equipo. Registra el evento en el formato Acciones Correctivas y Preventivas (AC-P14-F05 ) y sigue las indicaciones descritas en el procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas (AC-P14-PR02). RESPONSABLES UNIDAD CARGO Personal del Metabolismo 2 3 Contacta al técnico o persona asignada para realizar el mantenimiento de los equipos. Realiza el mantenimiento correctivo del equipo en mal funcionamiento. del Metabolismo Director 4 Supervisa que el mantenimiento se realice bajo las condiciones de operación del equipo Proveedor 5 Comunica a los clientes si las actividades de mantenimiento correctivo peden llegar a afectar la correcta prestación de los servicios, enviando una carta con la explicación del evento. Director Página 7 de 7

8 No. DESCRIPCIÓN UNIDAD RESPONSABLES CARGO 6 Registra las actividades ejecutadas en el formato Hoja de Vida de Equipos (IF-P21- F20). del Metabolismo Asistente de Investigación Página 8 de 8

9 6. DIAGRAMA DE FLUJO A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes: SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN Terminal Indica el inicio y fin del procedimiento. Conector de rutina Permite dar continuidad a las actividades, evitando la intersección de líneas. Representa una conexión entre actividades del procedimiento de la misma página o entre páginas. Conector de página Representa el enlace entre la última actividad de una página y la primera de la siguiente. Operación Describe en forma general cada una de las actividades que se desarrollan dentro del procedimiento. Decisión o alternativa Indica un punto dentro del procedimiento en dónde surgen posibles caminos alternativos. Documento Representa cualquier tipo de documento asociado al procedimiento. Procedimiento predefinido Referencia un procedimiento establecido a nivel institucional o al interior de la Facultad/Dependencia. Archivo Representa el archivo de documentos asociados al procedimiento. Rutina de Sistemas de Información Representa actividades ejecutadas a través de los diferentes Sistemas de Información. Página 9 de 9

10 6.1 INGRESO Y MANEJO DEL EQUIPO Página 10 de 10

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13 6.2 MANTENIMIENTO CORRECTIVO Página 13 de 13

14 7. RELACIÓN DE REGISTROS NOMBRE Hoja de Vida de Equipos Acciones Correctivas y Preventivas Programa anual de mantenimiento y calibración de equipos CÓDIGO IF-P21-F20 AC-P14-F05 IF-P21-F21 Página 14 de 14