Manual de Procedimientos

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1 1 de 10 Eado por: Revisado por: Aprobado por: Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional -Área de Calidad y Mejoramiento- Coordinador del Área de Calidad y Mejoramiento Jefe de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVOS ALCANCE DEFINICIONES POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES Normativa general Plan de aseguramiento metrológico Programa de calibración de equipos de medición Estado de calibración Protección contra desajustes Manipulación, mantenimiento y almacenamiento de equipos de medición Registros de calibración Problemas de calibración Equipos no aptos para su uso Roles y responsabilidades en el atorio DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTOS... 8

2 2 de Levantamiento y aplicación del plan de aseguramiento metrológico PROCESOS RELACIONADOS FORMATOS DOCUMENTOS EXTERNOS ANEXOS... 10

3 3 de OBJETIVOS Describir el método para asegurar el control de los equipos de seguimiento y medición en los atorios de ensayos 2. ALCANCE Aplica a todos los equipos de seguimiento y de medición que afectan la calidad del producto y/o servicio que están incluidos en el Plan de Aseguramiento Metrológico, F DEFINICIONES Las definiciones, y en general la terminología en metrología, se encuentra en la Norma Técnica Colombiana NTC Vocabulario de términos básicos y generales en metrología. O en el VIM Vocabulario internacional de términos generales de metrología. 4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES 4.1. Normativa general Aplicación del capítulo 7.6 Control de los equipos de medición y ensayo de la norma NTCGP1000 en su última versión Plan de aseguramiento metrológico El Plan de Aseguramiento Metrológico contiene la siguiente información: Nombre del atorio: lugar donde se realiza la actividad de medición requerida. Nombre del ensayo y/o actividad: nombre del ensayo o actividad que requieren control metrológico. Producto/Material: materias primas, productos en proceso o productos terminados sobre los cuales se realizan actividades de medición. Variable: magnitud sometida a medición Especificación:

4 4 de 10 - Unidad: unidad de medida utilizada. - Medida: valor especificado a medir. - Tolerancia: variación que puede tener la medida. - IT: intervalo de tolerancia Equipo/Instrumento: nombre del instrumento utilizado. - Equipo/Instrumento: nombre del instrumento utilizado. - identificación asignada a dicho instrumento. - División de escala (Div. Esc.): mínima división de escala del instrumento. - Exactitud: máximo error permitido al para el instrumento de medición, dado por el fabricante o establecido por normas técnicas. Capacidad de medición: capacidad de medición, calculada con base en la fórmula IT/Exactitud, es decir, el intervalo de la tolerancia dividido por la exactitud (máximo error tolerado para el instrumento) o por la incertidumbre reportada en el certificado de calibración o por la mínima división de escala del instrumento. Por acuerdos internacionales se ha establecido que esta relación de capacidad de medición debe ser mayor o como mínimo igual a 4. Frecuencias de confirmación metrológica: frecuencias establecidas para realizar inspección, verificación o calibración a los instrumentos de medición. Las frecuencias de verificación y/o calibración las establece el usuario de los equipos o el responsable de la función metrológica, teniendo como base los siguientes aspectos: Impacto que tiene el hecho de tomar mediciones incorrectas Frecuencia y severidad de uso Medio ambiente de trabajo Recomendaciones del fabricante Las frecuencias de calibración y/o verificación son revisadas periódicamente con el objeto de ajustarlas de acuerdo a la estabilidad de los instrumento en el tiempo, utilizando un gráfico de comportamiento para cada equipo crítico, se puede observar dicha estabilidad o inestabilidad para proceder a ajustar las frecuencias mencionadas.

5 5 de Programa de calibración de equipos de medición En el cronograma de mantenimiento, verificación y calibración de equipos F-09-MP , se determinan las fechas de verificación y/o calibración de acuerdo a las frecuencias de confirmación metrológica establecidas en el Plan de aseguramiento metrológico, también se define si la calibración o verificación es interna o externa Estado de calibración Cada instrumento o equipo bajo control metrológico lleva adherida una etiqueta que lo identifica, con los siguientes datos: Identificación del equipo. Fecha de la última calibración, verificación o mantenimiento realizado. Fecha de la próxima calibración verificación o mantenimiento Protección contra desajustes. Los equipos a los que se les pueden modificar sus parámetros de calibración, se deben proteger de tal forma que solamente el personal autorizado tenga acceso a realizar las modificaciones, ya sea asignando contraseña de entrada o colocando seguros mecánicos de ser necesario. También se debe restringir el acceso de personal ajeno a áreas de condiciones ambientales controladas, como por ejemplo atorios de ensayos o atorios de calibraciones Manipulación, mantenimiento y almacenamiento de equipos de medición. Se han definido instructivos particulares por equipos que requieren ser controlados para establecer los cuidados y la forma adecuada para utilizar, manipular, hacer mantenimiento, almacenar, verificar y calibrar Registros de calibración Cada calibración o verificación que se efectúa en un instrumento o equipo, sea interna o externa, se registra en el documento correspondiente. Los formatos de verificación interna, los certificados de calibración emitidos por entidades externas y los registros de dicha calibraciones se archivan en forma individual para cada instrumento o equipo.

6 6 de Problemas de calibración Si se encuentra que un instrumento o equipo de medición está siendo utilizado estando desajustado o fuera de su fecha de vencimiento, se procede a: Establecer la validez de las medidas obtenidas con dicho instrumento desde su última calibración. Diligenciar el registro de novedades del atorio F-06-MP para atorios de docencia y el formato de dificultades F-07-MP para los atorios de investigación y/o extensión. Con el objetivo de dejar evidencia del control realizado al producto afectado. Se toman las acciones correctivas sobre el equipo, se repara o ajusta y se calibra. Dependiendo del impacto de las mediciones erróneas se procede a hacer seguimiento al servicio afectado Equipos no aptos para su uso Cuando se determina que un equipo de medición NO cumple los requisitos metrológicos exigidos, se deberá revisar, ajustar y/o reparar. Si la reparación no fuese posible, será dado de baja en el programa de calibración y retirado de servicio Roles y responsabilidades en el atorio Las responsabilidades del personal pueden ser consultadas en la matriz de roles y responsabilidades de la Universidad del Valle, en caso que el rol no esté definido el responsable del atorio debe asignarlos.

7 7 de DIAGRAMA DE FLUJO Inicio Equipo de medición o Patrón de medición Certificado/report e de calibración Comparación técnica A Identificación de la calibración El equipo Existen No Si No No es posible la cumple con los requisitos confirmación requisitos? metrológicos? Registro de no conformidad Registrar la no conformidad Si Identificación de la confirmación Documento de verificación / confirmación Equipo para Uso Es posible el ajuste o reparación? No Dar de baja Fin Si Ajuste o reparación Revisión intervalo de confirmación A Fuente: eación propia

8 8 de PROCEDIMIENTOS : Actividad de Control 6.1. Levantamiento y aplicación del plan de aseguramiento metrológico ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 1. Variables críticas. A- Identificar las variables críticas de cada uno de los ensayos. B- Identificar los equipos de medición a los que se les debe realizar seguimiento C- Documentar en el Plan de aseguramiento metrológico, el ensayo junto con las variables críticas y los equipos utilizados para realizar las medidas. 2. Cronograma de mantenimiento, verificación y calibración 3. Seguimiento del Plan de Aseguramiento Metrológico A- Definir si los equipos requieren mantenimiento, verificación interna o externa y calibración B- Determinar las fechas de realización del mantenimiento, verificación interna o externa y calibración C- Documentar las actividades programadas en el Cronograma de mantenimiento, verificación y calibración de equipos. A- Llevar a cabo las verificaciones, mantenimiento y/o calibraciones de los equipos. Encargado interno o empresa contratada B- Realizar seguimiento de tareas Control de Equipos de Seguimiento y Medición - Plan de aseguramiento metrológico F-14-MP Cronograma de mantenimiento, verificación y calibración de equipos. F-09-MP Certificados y/o registros de calibración Seguimiento de tareas F

9 9 de 10 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS C- Identificar los problemas de calibración, verificación y mantenimiento D- Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora Registro de novedades del atorio F-06-MP Formato de dificultad F-07-MP Actas de comités. consejos o equipos de trabajo Formato Reporte de Acciones, Correctivas, Preventivas o de Mejora F-08- MP PROCESOS RELACIONADOS Formación. Extensión y Proyección Social. Investigación y Generación de Conocimiento. 8. FORMATOS No. CÓDIGO DESCRIPCIÓN 1 F-14-MP Control de Equipos de Seguimiento y Medición - Plan de Aseguramiento Metrológico 2 F-07-MP Registro de Dificultades 3 F-06-MP Novedades del Laboratorio 4 F-09-MP F Seguimiento de tareas 6 F-08- MP Cronograma de Mantenimiento, Verificación y Calibración de Equipos Reporte de Acciones, Correctivas, Preventivas o de Mejora

10 10 de DOCUMENTOS EXTERNOS No DOCUMENTO Departamento Administrativo de la Función Pública. (2009). Gestión de calidad en el sector público: NTCGP Bogotá, Colombia: DAFP. Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación. (1997). Vocabulario de términos básicos y generales en metrología: NTC Bogotá, Colombia: ICONTEC Organización Internacional de Metrología Legal. (2012).Vocabulario Internacional de Metrología Conceptos fundamentales y generales, y términos asociados VIM: OIML V París, Francia: OIML 10. ANEXOS CONTROL DE CAMBIOS No. DESCRIPCIÓN FECHA Versión inicial del manual Agosto de 2013 F-04-MP V Eado por: Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional