El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, reunido en su sesión Nº 1691, Ordinaria, celebrada el día tres de mayo del dos mil seis, en uso de las atribuciones legales y reglamentarias que le confiere el numeral 21 del Artículo 26 de la Ley de Universidades y el numeral 23 del Artículo 9º del Reglamento de la Universidad Centroccidental, APROBO: Reglamento para el Funcionamiento del Registro de Contratistas y Proveedores de la Universidad Centroccidental Capítulo I Disposiciones Generales Artículo 1: El presente Reglamento regirá el funcionamiento de la Unidad de Registro de Contratistas y Proveedores y de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado (UCLA). Artículo 2: La Unidad de Registro de Contratistas y Proveedores tiene como objetivo administrar el registro de empresas en la Universidad, a través de la recepción y registro de la documentación, custodia de los expedientes y actualización del sistema de información correspondiente, para contribuir con la confiabilidad de los procesos de adquisición de bienes, servicios y contratación de obras de la Institución. Artículo 3: A los efectos del presente reglamento, se entenderá por: Calificación: Es el resultado del examen de la capacidad legal, técnica y financiera de un participante para cumplir con la obligaciones derivadas de un contrato. Clasificación: Es la ubicación del interesado en las categorías de especialidades del Registro de Contratistas y Proveedores, definidas por el Servicio Nacional de Contrataciones, con base en su capacidad técnica general. Contratista o Proveedor: Toda persona natural o jurídica que ejecuta una obra, suministra bienes o presta un servicio no profesional ni laboral para la 1/10
Universidad Centroccidental, en virtud de un contrato, sin que medie relación de dependencia. Contrato: Instrumento jurídico que regula la ejecución de una obra, prestación de un servicio o suministro de bienes, incluidas las órdenes de compra y órdenes de servicio. Expediente: Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedentes y fundamentos a la resolución administrativa. El Expediente del Contratista o Proveedor de la UCLA, estará conformado por todos aquellos documentos solicitados al momento de la inscripción, aquellos que deben presentar para su actualización, las evaluaciones que se le hicieren al término de cualquier contrato cumplido en la Institución, entre otros. Oferente: Persona natural o jurídica que ha presentado una manifestación de voluntad de participar en algunos de los procedimientos de adquisición de bienes, servicios o contratación de obras. Participante: Cualquier persona natural o jurídica que haya adquirido pliegos para participar en una Licitación o que ha sido invitado a presentar oferta en una licitación o adjudicación directa. Servicio Profesional: Son los servicios prestados por personas naturales o jurídicas, en virtud de actividades de carácter científico, profesional, técnico, artístico, intelectual, creativo o docente, realizados por ellas en nombre propio o por personal bajo su dependencia. Capítulo II Del Registro de Contratistas y Proveedores de la UCLA Artículo 4: El registro de contratistas y proveedores de la Universidad Centro Occidental, centralizará, organizará y suministrará información eficiente y oportuna, sobre la calificación legal, financiera, técnica y la clasificación por especialidad de las empresas. 2/10
Artículo 5: La Unidad de Registro de Contratistas y Proveedores, entre sus funciones tendrá: a. Establecer las normas y procedimientos internos para el óptimo funcionamiento de la unidad, tomando en consideración las normas y reglamentos legales establecidos en la materia. b. Suministrar la información actualizada de las empresas inscritas en el registro, a las unidades administrativas que requieran de la misma y facilitar la consulta de datos de las mismas, a los efectos de realizar los procesos de adquisición de bienes, servicios y contratación de obras. c. Requerir de las empresas, la documentación exigida por el presente reglamento, para su registro y actualización. d. Elaborar y publicar un directorio contentivo de la clasificación y calificación por especialidad de las empresas. e. Acordar o negar la inscripción, de acuerdo con lo establecido en el presente reglamento. f. Determinar la calificación legal, técnica y financiera y la clasificación de especialidad, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos por el Servicio Nacional de Contrataciones y por el presente reglamento, para aquellas empresas que no estén registradas en el Registro Nacional de Contrataciones (RNC). g. Emitir los Certificados correspondientes que acreditan a las empresas como proveedores y contratistas, una vez cumplidos los requisitos establecidos en el presente reglamento. h. Mantener actualizado el sistema de información de contratistas y proveedores de la Institución. i. Requerir a las unidades ejecutoras o a las unidades solicitantes del bien, servicio u obra, la evaluación del servicio o bien recibido u obra ejecutada. 3/10
j. Informar a las autoridades sobre los resultados de las evaluaciones realizadas a las empresas. k. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones que en esta materia sean aprobadas por el Consejo Universitario. l. Las demás que le sean asignadas por las autoridades correspondientes. Artículo 6: La información contenida en el registro de contratistas y proveedores de la UCLA, podrá ser consultada por cualquier unidad administrativa de la institución que lo solicite, a través de los mecanismos que se establezcan para ello. Artículo 7: Los datos contenidos en el registro de contratistas y proveedores de la UCLA deben actualizarse periódicamente, según su vencimiento. Capítulo III De la Inscripción y Certificación de las Empresas Artículo 8: Para presentar ofertas en todo procedimiento de contratación que lleve a cabo la Universidad Centroccidental, las empresas deben estar inscritas en el registro de contratistas y proveedores de la UCLA. Artículo 9: Para solicitar la inscripción en el registro de contratistas y proveedores de la UCLA, los representantes legales de las empresas deberán presentar los siguientes documentos: PERSONAS JURÍDICAS Copia certificada del Acta Constitutiva y Estatutos Sociales debidamente registrados y actualizados, con identificación de los miembros de la junta directiva, administradores y representantes legales. (anexar copia fotostática de las cédulas de identidad). Datos sobre el domicilio, teléfonos, e-mail, fax y otros. (Actualizaciones) 4/10
Solvencia Municipal vigente del Impuesto sobre Actividades Económicas. Solvencia INCE vigente (Aportantes y No Aportantes). Solvencia del IVSS vigente o constancia del último pago. Solvencia Laboral. Referencias Bancarias y Comerciales. Certificado de Inscripción en el Registro Nacional de Contratistas (para aquellas empresas que participen en procedimientos de contratación, cuyo monto sea superior a quinientas Unidades Tributarias (500 UT) en el caso de adquisición de bienes o contrataciones de servicios, o a mil quinientas Unidades Tributarias (1500 UT) en el caso de construcción de obras). Constancia de Registro en la Superintendencia Nacional de Cooperativas (SUNACOOP). (Sólo para Cooperativas). Registro de Información Fiscal (RIF). Número de Identificación Tributaria (NIT). Estado Financiero debidamente auditados correspondientes al ultimo ejercicio económico, salvo que tuviesen menos tiempo de constituida; visados por un Contador Público colegiado o a través del Colegio de Contadores de la entidad federal correspondiente. Última declaración del Impuesto sobre la Renta. Informe Técnico acerca de la experiencia, especialidad, capacidad técnica, administrativa, identificación de equipos y datos sobre su propiedad y en general, cualquier otra información que permita realizar una calificación técnica del proveedor o contratista (según formato diseñado para tal fin). Planilla de Inscripción. 5/10
PARA PERSONAS NATURALES Copia de la Cédula de Identidad. Datos sobre el domicilio, teléfonos, e-mail, fax y otros.(actualización) Registro de Información Fiscal (RIF). Número de Identificación Tributaria (NIT). Balance personal firmado por un Contador Público colegiado y visado. Última declaración del Impuesto Sobre la Renta. Síntesis sobre experiencia, especialización y referencias. Planilla de Inscripción. Referencias Bancarias y Comerciales. Parágrafo Único: Al momento de la inscripción deberán presentar los documentos originales para su comprobación. Los documentos deben presentarse debidamente archivados en una carpeta tamaño oficio y en el orden en que se solicitan. Artículo 10: La Unidad de Registro de Contratistas y Proveedores de la UCLA podrá acordar o negar la inscripción de estas, dentro de los 20 días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud. La decisión deberá ser motivada y se le notificará al solicitante. Sólo se podrá negar la inscripción por las razones siguientes: Por haber sido objeto de suspensión de acuerdo a los términos del presente reglamento o por el Registro Nacional de Contratista. Por haber suministrado información falsa. Por no cumplir los requisitos establecidos en el presente reglamento. 6/10
Por cualquier otra causa establecida por el Servicio Nacional de Contrataciones. Artículo 11: Las empresas inscritas en el Registro de Contratistas y Proveedores de la UCLA deben notificar anualmente a éste, todas las reformas de sus actas constitutivas o disposiciones estatutarias, de las modificaciones del capital social o la duración de las sociedades, del cambio o sustitución en sus órganos de representación, de los actos de nombramientos o revocatoria de apoderados, o cualesquiera otros datos e informaciones que revistan interés para su debida identificación y representación. Hasta tanto no se realice la notificación prevista en este artículo, las empresas no podrán participar en los procesos de contrataciones que se efectúen en la Universidad. Artículo 12: Cuando se acuerde la aceptación de la empresa por parte del registro de contratistas y proveedores de la UCLA, se emitirá el Certificado de inscripción, el cual tendrá una duración de un año, contado a partir de la fecha de expedición. Artículo 13: Cuando la inscripción sea negada o cuando el participante esté inconforme con la calificación o clasificación otorgada, éste podrá solicitar, mediante comunicación escrita, la revisión correspondiente. Capítulo IV Del Acceso, Préstamo y Consulta de Expedientes de las Empresas Artículo 14: Cuando las unidades administrativas responsables de realizar los procesos de contrataciones o adquisiciones, requieran la consulta de expedientes de algún contratista o proveedor, se solicitará mediante el formato de Solicitud de Préstamo de Expedientes, el cual debe estar debidamente firmado por el responsable de la unidad. 7/10
Artículo 15: Cuando un préstamo es autorizado, el mismo debe ser registrado en el sistema de control interno de la unidad. Artículo 16: Toda planilla de solicitud de préstamo permanecerá archivada en la Unidad de Registro de Contratistas y Proveedores de la UCLA hasta la devolución del Expediente, momento en el cual se verificará el estado de devolución del mismo, se registrará en el sistema y devolverá la planilla al solicitante. Artículo 17: Los usuarios no están autorizados para extraer o incorporar folios, hacer anotaciones, calcos o rayas en los documentos utilizados. Artículo 18: Los expedientes en préstamos son intransferibles. Ningún usuario está autorizado para traspasar a otro el Expediente suministrado en calidad de préstamo. Artículo 19: Los usuarios no podrán conservar para sí ningún documento de algún Expediente, ni reproducirlos o publicarlos sin la debida autorización de la Unidad de Registro de Contratistas y Proveedores de la UCLA. Artículo 20: Los usuarios son responsables de la integridad de los Expedientes durante la consulta o préstamo. Capítulo V De la Evaluación, Penalización y Suspensión de las Empresas Artículo 21: Como recurso para el mejoramiento continuo de la calidad, las unidades administrativas que lleven a cabo los procesos de contratación, deben evaluar la actuación o desempeño del contratista o proveedor en la ejecución de las categorías de contratos que se establezcan en la Universidad y remitir al registro de contratistas y proveedores dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la ejecución de los contratos de obras, adquisición de bienes o 8/10
prestación de servicios, con la finalidad de que se anexe al expediente de la empresa. Artículo 22: Quedan suspendidos del registro de contratistas y proveedores de la UCLA, aquellas empresas que hayan dejado de actualizar sus datos al vencimiento del certificado de inscripción o que incumplan lo dispuesto en el Artículo 11 del presente reglamento. Artículo 23: Las empresas inscritas en el registro de contratistas y proveedores de la UCLA que incumplan el presente reglamento, se le suspenderá del registro, independientemente de la responsabilidad civil, penal o administrativa de sus representantes, por los siguientes lapsos: a. De dos (2) a tres (3) años cuando retiren ofertas durante su vigencia, o siendo beneficiarios de la buena pro no suscriban el contrato o no constituyan la garantía de fiel cumplimiento del contrato, dentro del plazo establecido en los pliegos. b. De dos (2) a tres (3) años cuando ejerzan recursos manifiestamente temerarios contra los actos o procedimientos previstos en el presente reglamento o les sean resueltos por su incumplimiento contratos celebrados con entes regidos por la misma. c. De tres (3) a cuatro (4) años, cuando suministren información falsa, actúen dolosamente, de mala fe o empleen otras prácticas fraudulentas para la inscripción en el registro de contratistas y proveedores de la UCLA. d. De tres (3) a cuatro (4) años cuando los resultados de la evaluación de su actuación evidencien incumplimiento de las condiciones previas establecidas para la prestación del servicio, venta de bienes o ejecución de obras. e. De manera definitiva cuando incurran en prácticas de corrupción. 9/10
Capítulo VI Disposiciones Finales Artículo 24: El presente reglamento entrará en vigencia a partir de su aprobación en Consejo Universitario, siempre y cuando haya iniciado su funcionamiento la Unidad de Registro de Contratistas y Proveedores. Parágrafo Único: Hasta tanto no esté en funcionamiento la Unidad de Registro de Contratistas y Proveedores, los entes administrativos que actualmente llevan los registros de contratistas y proveedores, continuarán administrando los mismos. Artículo 25: Los procedimientos que se deriven del presente reglamento, deberán ser aprobados por el Vicerrector Administrativo de la UCLA. Artículo 26: Lo no previsto en el presente reglamento, será resuelto por el Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental. Dado firmado y sellado en la Sala de Sesiones del Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental, en su sesión Nº 1691 realizada el día tres de mayo del año dos mil seis. Lic. Francesco Leone Durante Rector Pro. Nelly Velásquez Velásquez Secretaria General 10/10