ESPACIO ATLANTICO PROGRAMA DE COOPERACION TRANSNACIONAL 2007-2013 Informe de Ejecución y & Solicitud de Reembolso STC Madrid 13 abril 2010 1
Informe de Ejecución & Demanda de Reembolso Aspectos Técnicos -Comprimir a formato ZIP cuando se descarguen o carguen los documentos en la PCC - Utilizar un PDF en blanco y negro y de baja definición (94 dpi) para escanear los documentos que se incorporan en los formularios electrónicos( informe de ejecución, solicitud de modificación ) -Para comprimir los ficheros se puede utilizar el PDF CREATOR, que se descarga gratuitamente de internet: http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/ - Cuando se descargue un ZIP de la PCC: «Extraer» el archivo y, Salvar el archivo en el disco duro. 2
Informe de Ejecución & Demanda de Reembolso Cuándo y Cómo realizar el Informe? Dos opciones: - Calendario Trimestral - Calendario Semestral El STC pone a disposición del Jefe de Fila el Informe de Ejecución y Demanda de Reembolso El formulario contiene los datos que han sido aprobados en el momento de la firma del contrato o de las modificaciones aprobados con posterioridad, así como los datos acumulados de los informes anteriores( financieros e indicadores) Elformularioestadisponible atravésdelapcceneldominiode proyecto/ Informe de Ejecución & Demanda de Reembolso 3
Informe de Ejecución & Demanda de Reembolso Circuito General Formulario Informe de Ejecución (Operación/Proyecto) ) Obligatorio según el calendario seleccionado en la contractualizacion Seleccionar el tipo de informe (Anticipo, Intermedio, Extraordinario, Final) Con o sin demanda de Reembolso Jefe de Fila genera el Informe para cada socio Socio 1 Completa su Informe S-1 Consolidación de los Informes de los socios Socio 2 Completa su Informe S-2 Consolidación del Informe a nivel del Proyecto/ Operación Autoridad de Gestión / STC 4
Informe de Ejecución & Demanda de Reembolso: Circuito General Socio nº X Completa su propio Informe 1 Jefe de Fila genera el Informe para cada socio Socio nº Y Completa su propio Informe 1 Declaración de supervisión, excepto para IE e Irlanda del Norte Art 13 Declaración de Control Documental o in situ Control de 1º Nivel (IE & Irlanda del Norte Centralizado) Consolidación de los Informes de los Socios Consolidación del Informe a nivel del Proyecto/ Operación Autoridad de Gestión / STC Declaración de supervisión, excepto para IE e Irlanda del Norte Art 13 Declaración de Control Documental o in situ Control de 1º Nivel (IE & Irlanda del Norte Centralizado) 5
Informe de Ejecución & Demanda de Reembolso: Estructura General Formulario pre-completado integrando los datos de la candidatura contractualizada o de la ultima modificación aprobada. 6
Informe de Ejecución & Demanda de Reembolso: Estructura General El Informe de Ejecución al nivel del proyecto/ operación Sección 1 Seleccionar el tipo de Informe (Anticipo, Intermedio, Extraordinario, Final) Generar los Informes de los Socios 7
Informe de Ejecución & Demanda de Reembolso: Seleccionar el tipo de Informe Se presentan cuatro opciones Anticipo Informe Intermedio Informe Extraordinario Informe Final 8
Informe de Ejecución & Demanda de Reembolso: Seleccionar el tipo de Informe Según el calendario del Contrato Informe Intermedio Con o sin solicitud de pago Informe Extraordinario Con o sin solicitud de pago Informe Final 9
Informe de Ejecución & Demanda de Reembolso: JEFE DE FILA Etapa 1 Seleccionar el tipo de Informe(Anticipo, Intermedio, Extraordinario, Final) Introducir los documentos justificativos necesarios: -la fecha efectiva de inicio del proyecto ( como es mencionado en el campo «Declaración de inicio de proyecto») solamente para el primer informe o la solicitud de anticipo, - la solicitud de anticipo, si es necesario «Declaración de actividad y pedido de reembolso» si es necesario Eventualmente modificación del idioma(de trabajo& documentos oficiales) 10
Informe de Ejecución & Demanda de Reembolso Generación de los Informes de los socios Generación de los Informes específicos de los socios 11
Informe de Ejecución & Demanda de Reembolso Secciones a completar por los socios Presentación global del Informe para los Socios 12
Informe de Ejecución & Demanda de Reembolso Secciones a completar por los socios Presentación global del Informe para los Socios 13
Sección 2: Composición del Partenariado Composición del Partenariado: Permite a los socios actualizar sus datos 14
Sección 6: Actividades del socio 6.1- Participación del socio en el plan de trabajo durante el periodo del Informe del informe 6.2- Conformidad con las reglas comunitarias fundamentales Sección 6.3: Información sobre los contratos públicos 15
Sección 7: Anexos de los Socios Esta sección permite adjuntar documentos en formato PDF (resolución mínima (94 dpi) sin perder la capacidad de lectura), relativos a: -Documentos de trabajo, información, divulgación y publicidad, publicaciones y declaraciones así como documentos oficiales. Precisar: breve descripción, la fecha de referencia y la localización del documento 16
Sección 8: Control de la Actividad de los Socios 17
Sección 8: Control de la Actividad de los Socios Esta sección permite adjuntar en formato PDF los documentos justificativos & comprobantesrelativos a: -8.1 Condición a efectos de IVA -8.2 Declaración de regularidad de la situación fiscal, documento justificativo de la regularidad de la situación fiscal. -8.3 - Declaración de regularidad de las contribuciones sociales, documento justificativo de la regularidad de las cotizaciones sociales. 18
Sección 8: Control de la Actividad de los Socios -8.4 Controlador financiero descripción & datos de contacto -8.5 Sección 8.5: Resultados de las auditorias administrativas -Adjuntar los documentos de certificación (artículo 13 del Reglamento 1828 / 2006) por el responsable del control de 1 º nivel (modelo de documento disponible Visualizar e imprimir datos del Informe) 19
Sección 8: Control de la Actividad de los Socios - 8.6 - Supervisión del corresponsal nacional : declaración de las autoridades nacionales competentes certificando la supervisión del control de primer. Este documentonoesunrequisitoparaieeirlandadelnorte - 8.7 - Verificación in situ : documentos justificativos de una eventual verificación in situ (Art 13 Reglamento 1828 /2006) efectuado por el Control de 1º nivel almenosunavezdurantelavidadelproyecto 20
Sección 8: Control de la Actividad de los Socios -Acceso a la lista de todos los documentos justificativos de los informes previos y del actual relacionados con una verificación in situ -Identificación de los documentos donde se han detectado irregularidades -Si es detectada una irregularidad, debe hacer clic en "Tipología", para identificar el tipo de irregularidad dentro de la lista que se presenta. 21
Sección 11: Anexos financieros Documentos Justificativos de Gasto -Lista de documentos justificativos & comprobantes en formato pdf, para todos aquellos gastos que constituyen la solicitud de pago. Consejo -Anexar los documentos siguiendo un sistema especifico, Año presupuestario/ Actividad del Plan de Trabajo y Línea Presupuestaria. Ex: (-2009 Act. 3&4 Viajes & Alojamiento Dña. Garcia Reunión de trabajo Coruña del 16/07/2009).REUNIR en el mismo anexo TODOS los documentos justificativos relativos a este viaje..no DUPLIQUE documentos. Si un documento justifica dos o más gastos definidos en líneas presupuestarias diferentes, la asignación se hace dividiendo el valor total entre las diferentes líneas presupuestarias..los documentos justificativos deben incluir la identificación del Programa Espacio Atlántico y, eventualmente, la asignación % al proyecto. 22
Sección 11: Anexos financieros Detalle de los Justificantes de Gasto Montante incluyendo el IVA IVA: según la tasa aplicable Montante Certificado: Breve descripción del documento: Montante certificado por el controlador de Utilizar un sistema de clasificación 1º nivel (Año, Nº Actividad, Línea presupuestaria, descripción) Fecha de referencia: fecha de edición del Fecha de Pago : documento Lugar de archivo de los originales: Distribución de los montantes sobre las diferentes actividades en esta etapa. 23
Sección 13: Declaración de Gastos Presupuesto de Gastos Presentación organizada por año presupuestario, actividad y línea presupuestaria, indicando: - El montante aprobado(sobre la base del contrato o enmienda aprobada), - La suma de las cantidades certificadas previamente -El montante declarado durante el periodo del informe -Para el montante especifico declarado, los documentos justificativos asociados se describen previamente en la sección 11 24
Sección 13: Declaración de Gastos Presentación organizada por año presupuestario, actividad y línea presupuestaria, indicando: - El montante aprobado(sobre la base del contrato o enmienda aprobada), - La suma de las cantidades certificadas previamente -El montante declarado durante el periodo del informe -Para el montante especifico declarado, los documentos justificativos asociados se describen previamente en la sección 11 25
Sección 13: Declaración de Gastos Presentación organizada por año presupuestario, actividad y línea presupuestaria, indicando: - El montante aprobado(sobre la base del contrato o enmienda aprobada), - La suma de las cantidades certificadas previamente -El montante declarado durante el periodo del informe -Para el montante especifico declarado, los documentos justificativos asociados se describen previamente en la sección 11 26
Sección 13: Declaración de Gastos Relación de un documento/os con el TOTAL o una PARTE de un montante certificado. Si AÚN NO se ha definido en la sección 11 27
Sección 13: Declaración de Gastos Una vez que se han imputado los gastos en el formulario, es posible imprimir una lista de gastos a través de «visualizar e imprimir datos del Informe» 28
Sección 14: Declaración de los Recursos Presupuesto de Recursos Presentación organizada por año presupuestario, indicando las fuentes de financiación previstas( FEDER, autofinanciación, financiación externa, fondos complementarios) - Distribución de las diferentes fuentes de financiación -para un recurso específicamente declarado, indicar la documentación asociada descrita previamente en la sección 11 29
Sección 14: Declaración de los Recursos 30
Una vez introducidos los datos Utilizar la herramienta de DETECCION DE ERRORES CORREGIR los errores mencionados Examinar ATENTAMENTE las Alertas 31
Una vez introducidos los datos Extraer Anexos: Permite extraer y acceder a todos los ficheros de las diferentes secciones Otras funcionalidades del formulario 32
Una vez introducidos los datos Otras funcionalidades del formulario Visualizar & imprimir los datos del Informe Permite imprimir las diferentes secciones del Informe 33
Una vez introducidos los datos Otras funcionalidades del formulario El formulario permite la construcción de diferentes tablas Excel 34
Declaraciones y Documentos Otras funcionalidades del formulario Documentos disponibles a través del formulario electrónico del Informe de ejecución. Ciertos campos son automáticamente completados con los datos obtenidos del formulario. Control documental:declaración de Control de Primer Nivel(Articulo 13 del Reglamento (CE) 1828/2006) Control in situ:declaración de Control de Primer Nivel (Articulo 13 del Reglamento(CE) 1828/2006) al menos una vez durante la vida del proyecto. Declaración de supervisión: Declaración firmada por la Autoridad Responsable de la supervisión del control de Primer Nivel. No es necesaria para IE e Irlanda del Norte. Lista de documentos controlados: lista de todos los documentos incluidos en la sección 11 «Anexos Financieros» deben ser firmados por el controlador de primer nivel. 35
INFORME DEL SOCIO: FIN del proceso SOCIO descarga su informe sobre la PCC WEB SITE PCC Dominio del Proyecto Sección Informe de Ejecución JEFE DE FILA PROYECTO Descarga Su Informe a partir de la PCC STOKAGE de todos los Informes por el Jefe de Fila a través de la PCC «Importa» Formularios de los Socios Consolidación del Informe a nivel de proyecto/ operación Autoridad de Gestión / STC 36
Importación del Informe de Socio El Jefe de Fila importa los informes individuales de los socios 37
Importación del Informe de Socio Le Jefede Fila puede importar los Informe de los socios 38
Jefe de Fila: información general del proyecto Información a completar por el Jefe de Fila sobre aspectos relativos al desarrollo global del proyecto 39
Desarrollo Global 40
Gestión de la Operación 41
Gestión de la Operación 42
Plan de Trabajo 43
Plan de Trabajo 44
Plan de Trabajo Se tratade los elementos formales de la actividad en cuestión. precisar - Fecha de inicio y fin de actividad. Solo debe cumplimentarse si realmente se ha iniciado o completado la actividad en cuestión durante el informe de Ejecución; - Valor asignado a la actividad para el periodo del Informe; - Porcentaje de ejecuciónfísica. ATENCIÓN, se trata de una estimaciónde la realización física de la actividad y no de una tasa de ejecución financiera. 3 000 5 45
Plan de Comunicación 46
Plan de Comunicación 47
Indicadores 48
Indicadores La columna «Declarado» se refiere al periodo del Informe 49
Extracción de los ficheros Anexos 50
Descargar el Informe sobre la PCC El Informe esta listo para subirlo a la Sección Proyectos 51