MANUAL PARA LA JUSTIFICACION DE PROYECTOS COFINANCIADOS A TRAVÉS DE FEDER 2007-2013 PARA INFRAESTRUCTURAS CIENTÍFICAS Y TECNOLÓGICAS SINGULARES (ICTS) DIRECCION GENERAL DE COOPERACION INTERNACIONAL Y RELACIONES Septiembre 2011
INDICE 1 INTRODUCCIÓN.... 3 2 ÁMBITO DE APLICACIÓN Y CONDICIONES... 3 3 REGIMEN JURIDICO APLICABLE...... 4 3.1 Normativa Nacional... 4 3.2 Normativa Comunitaria... 4 4 BENEFICIARIOS DE LAS AYUDAS... 5 5 CARACTERÍSTICAS DE LAS AYUDAS.... 6 6 CONCEPTOS COFINANCIABLES FEDER... 7 6.1 GASTOS FINANCIABLES...7 6.2 GASTOS NO FINANCIABLES... 8 7 JUSTIFICACION DE GASTOS.... 9 7.1 DOCUMENTOS ADMISIBLES PARA LA JUSTIFICACIÓN DE LOS PAGOS... 11 7.2 JUSTIFICACIÓN SEGÚN TIPO DE COSTE... 12 7.2.1 Inversiones en terrenos y bienes inmuebles...12 7.2.2 Edificación y obra civil...12 7.2.3 Equipamiento científico o técnico, software de carácter especializado, instalaciones técnicas de apoyo e instrumentación científica...13 7.2.4 Gastos de personal contratado temporalmente...13 7.2.5 Otros gastos...13 8 OBLIGACIONES DE LOS BENEFICIARIOS... 14 8.1 Responsabilidades de los beneficiarios relativas a las medidas de información y publicidad destinadas al público... 15 8.2 Requisitos de la contratación pública...17 8.2.1 Beneficiarios sujetos a la normativa sobre contratación pública....17 8.2.2 Beneficiarios no sujetos a la normativa de contratación del sector público...21 ANEXOS: Anexo I: Declaración responsable (FEDER) Anexo II: Declaración De Operaciones Realizadas y Resumen De Gastos Anexo III: Fichas de gasto 2
1 INTRODUCCIÓN La Decisión de la Comisión Europea de 7 de mayo de 2007 aprobó el Marco Estratégico Nacional de Referencia para España para el periodo de programación de los Fondos Estructurales 2007-2013. El apartado 11.1.3 del citado Marco Estratégico dispone que la Autoridad de Gestión en España será el Ministerio de Economía y Hacienda que actuará de acuerdo con las disposiciones del Título VI del Reglamento 1083/2006, y en particular del Art.58 b), del Art. 59.1 a), del Art. 59. 3 y del Art. 60 del referido reglamento. Mediante acuerdo de 3 de Julio de 2009 suscrito entre la Dirección General de Fondos Comunitarios del Ministerio de Economía y la Dirección General de Cooperación Internacional y Relaciones Institucionales (en adelante DGCIRI), ha sido designado éste último como Organismo Intermedio en el Programa Operativo de I+D+i por y para el beneficio de las empresas (Fondo Tecnológico), del Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER), del periodo de programación 2007-2013, interviniendo en el eje 1 (Desarrollo de la economía del conocimiento I+D+i, Sociedad de la Información y TIC). El presente documento establece el sistema para gestionar las ayudas dirigidas a Instalaciones Científicas y Tecnológicas Singulares (ICTS), y Centros Singulares (CCSS) 2 ÁMBITO DE APLICACIÓN Y CONDICIONES Los sistemas de gestión y procedimientos de justificación y certificación de gastos que se describen en este documento son de aplicación para las Infraestructuras Científicas y Tecnológicas Singulares (ICTS) y otros Centros Singulares (CCSS). El MAPA de ICTS (Instalaciones Científicas y Tecnológicas Singulares), fue aprobado en la III Conferencia de Presidentes Autonómicos, en el contexto de los objetivos de la Conferencia de Lisboa (lograr la convergencia en materia de I+D+i e I+D+T con Europa) partiendo de una redistribución de la financiación y con vistas a promover el desarrollo tanto científico como industrial de forma uniforme a lo largo del territorio español. Las Instalaciones Científicas y Tecnológicas Singulares (ICTS) son instalaciones complejas, de coste de construcción y operación elevado, que implican la utilización de tecnología de vanguardia y, en innumerables ocasiones, requieren la necesidad de desarrollos específicos por lo que actúan como dinamizadores económicos, sociales y medioambientales, así como de la formación de grupos punteros en Investigación y Desarrollo e Innovación. Favorecen la colaboración de Universidades, Centros de Investigación y empresas tanto auxiliares como especializadas, la transferencia de resultados y la generación de tecnología. Las empresas participan activamente en las ICTS tanto en su fase de construcción, al recaer mayoritariamente sobre ellas el diseño y construcción del equipamiento científico y de alto contenido tecnológico que precisa la instalación, como en su fase de explotación, ya sea como usuarias de las mismas o como desarrolladoras de nuevas tecnologías para mejorar y actualizar las capacidades de la infraestructura. Las ICTS están abiertas a toda la comunidad científica técnica, tanto procedente de centros de investigación como de empresas relacionadas con sus áreas de investigación (energía, astronomía, salud, biotecnología, materiales, supercomputación, microelectrónica, etc.) Este tipo de infraestructuras científico 3
técnicas permitirá a empresas innovadoras disponer de equipamiento e instalaciones del más alto nivel (que generalmente exigen elevadas inversiones y requieren de personal especializado para su funcionamiento) para probar, mejorar y optimizar sus diseños, al mismo tiempo que sirve de nexo de unión con grupos de expertos de las Infraestructuras y facilitar de esa forma los procesos de transferencia de tecnología. Los Centros Singulares serán centros dedicados a la investigación, desarrollo experimental e innovación en sectores estratégicos y podrán estar dotados de unas infraestructuras científicas y tecnológicas que permitan fortalecer el sistema cienciatecnología-empresa mediante su acceso y uso por la comunidad científica y las empresas. 3 REGIMEN JURIDICO APLICABLE. 3.1 Normativa Nacional Orden EHA/524/2008 de 26 de febrero por la que se aprueban las normas sobre gastos subvencionables de los programas operativos del FEDER y del Fondo de Cohesión. Ley 30/2007, de 30 de octubre, por el que se aprueba la Ley de Contratos del Sector Público. Ley 13/1986, de 14 de abril, de fomento y coordinación general de la investigación científica y técnica (BOE, nº 10, de 18 de abril de 1986). Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones. Real Decreto 887/2006, de 21 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones. Real Decreto 1098/2001, de 12 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento general de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas. Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común (BOE nº 285, de 27 de noviembre de 1992. Corrección de errores: BOE nº 311, de 28 de diciembre de 1992, y BOE nº 23, de 27 de enero de 1993). ORDEN CIN/1862/2009, de 7 julio de 2009, por la que se establecen las bases reguladoras para la concesión de las ayudas públicas a la ciencia y tecnología en la Línea Instrumental de Actuación de Infraestructuras Científico-Tecnológicas, del Plan Nacional de Investigación Científica, Desarrollo e Innovación Tecnológica (2008-2011) y se efectúa la convocatoria correspondiente a 2009 de ayudas para algunas de sus modalidades de actuación. Resolución del 31 de julio de 2008, de la Secretaría de Estado de Investigación, por la que se publica el Plan y Programa Conjunto por el que se establecen bases generales de colaboración entre la Administración General del Estado y las Administraciones de las Comunidades Autónomas para la ejecución de la política de ciencia y tecnología (BOE nº 226 de 18 de septiembre de 2008) 3.2 Normativa Comunitaria REGLAMENTO (CE) N 1080/2006 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 5 de julio de 2006 relativo al Fondo Europeo de Desarrollo Regional y por el que se deroga el Reglamento (CE) 1783/1999. 4
REGLAMENTO (CE) N 1083/2006 DEL CONSEJO de 11 de julio de 2006 por el que se establecen las disposiciones generales relativas al Fondo Europeo de Desarrollo Regional, al Fondo Social Europeo y al Fondo de Cohesión y se deroga el Reglamento (CE) no 1260/1999. REGLAMENTO (CE) N 1828/2006 DE LA COMISIÓN de 8 de diciembre de 2006, por el que se fijan normas de desarrollo para la aplicación el Reglamento (CE) nº 1083/2006 del Consejo, por el que se establecen las disposiciones generales relativas al Fondo Europeo de Desarrollo Regional, al Fondo Social Europeo y al Fondo de Cohesión, y el Reglamento (CE) nº 1080/2006 del Parlamento Europeo y del Consejo, relativo al Fondo Europeo de Desarrollo Regional. 4 BENEFICIARIOS DE LAS AYUDAS Podrán ser solicitantes y beneficiarios de las ayudas las siguientes entidades: - las entidades jurídicas a las que estén adscritas patrimonialmente las ICTS y CCSS, - las entidades que gestionen una ICTS o CCSS a través de convenio o encomienda de gestión, y - las entidades impulsoras de acciones relacionadas con ICTS y CCSS. En todo caso, las anteriores entidades jurídicas deben encontrarse entre las siguientes: a) Centros públicos de I+D+i: se consideran como tales las universidades públicas y sus centros adscritos con personalidad jurídica propia, los Organismos públicos de investigación reconocidos como tales por la Ley 13/1986, de 14 de abril, de Fomento y Coordinación General de la Investigación Científica y Técnica, los centros de I+D+i con personalidad jurídica propia y diferenciada vinculados o dependientes de la Administración General del Estado, y los centros de I+D+i vinculados o dependientes de Administraciones públicas territoriales, independientemente de su personalidad jurídica, así como las entidades públicas con capacidad y actividad demostrada en acciones de I+D+i, incluidos los centros tecnológicos y los centros de innovación tecnológica cuya propiedad y gestión sean mayoritariamente de las Administraciones Públicas. b) Centros privados de investigación y desarrollo universitarios: se consideran como tales las universidades privadas y sus centros adscritos con personalidad jurídica propia. c) Centros tecnológicos y centros de apoyo a la innovación tecnológica, definidos según el artículo 2 del Real Decreto 2093/2008, de 19 de diciembre, por el que se regulan los Centros Tecnológicos y los Centros de Apoyo a la Innovación Tecnológica de ámbito estatal y se crea el Registro de tales Centros o la normativa autonómica aplicable. d) Otros centros privados de investigación y desarrollo sin ánimo de lucro: toda entidad privada con personalidad jurídica propia y sin ánimo de lucro, con capacidad y actividad demostradas en proyectos o actuaciones de investigación científica y desarrollo tecnológico. e) Otras entidades privadas sin ánimo de lucro: fundaciones, asociaciones u otras entidades no lucrativas que realicen habitualmente actividades relacionadas 5
con el fomento, la gestión y la intermediación en el ámbito de la ciencia, la tecnología, la investigación y la innovación. No podrán tener la condición de beneficiario las personas o entidades en quienes concurra alguna de las circunstancias previstas en el artículo 13.2 de la Ley General de Subvenciones. 5 CARACTERÍSTICAS DE LAS AYUDAS Los objetivos perseguidos con estas ayudas son: a) Asegurar y elevar la competitividad científica y tecnológica de las ICTS y CCSS, tanto a nivel nacional como internacional. b) Impulsar la implementación del Mapa Nacional de ICTS y de la Iniciativa IDECIS (Iniciativa para el Desarrollo Estratégico de Centros e Instalaciones Singulares). Las operaciones objetivo de ayuda cofinanciada con fondos FEDER podrán consistir en: a) Actuaciones relacionadas con la construcción, ampliación, mejora, renovación, remodelación o reemplazo de las ICTS y los CCSS. b) Elaboración de estudios de viabilidad o de diseño de proyectos conceptuales o de detalle de ICTS y de CCSS. c) Acciones complementarias dirigidas a actuaciones estratégicas de especial urgencia financiadas con cargo al Fondo para la Dinamización de la Economía y el Empleo u otros fondos establecidos por el Gobierno para el fomento de la actividad económica y el empleo, o aquellas dirigidas a acciones de política científico-tecnológica cuyo objetivo sea atender las iniciativas estratégicas de especial interés. Las anteriores operaciones podrán cofinanciarse a través de ayudas a los beneficiarios establecidos en el Apartado 4, ya sea como gestores, titulares o patrocinadores de las ICTS establecidas mediante Convenios de colaboración entre el Ministerio de Ciencia e Innovación y/o las Comunidades Autónomas y/o otras entidades del sistema de I+D (Universidades, OPIs, Consorcios, Fundaciones, etc.) vinculadas a las ICTS o a los CCSS. En cualquier caso, los instrumentos de financiación revestirán la forma de préstamos y de anticipos reembolsables. El anticipo reembolsable FEDER es una modalidad de ayuda que consiste en la concesión por el Ministerio de Ciencia e Innovación de un crédito puente hasta la recepción de la ayuda procedente del Fondo Europeo de Desarrollo Regional. De este modo se permite al beneficiario la obtención de fondos anticipados para la realización de su proyecto. La ayuda proveniente del FEDER se librará una vez justificada la realización de la actividad objeto de subvención, en los términos exigidos por la normativa comunitaria. Su libramiento se realizará en formalización, sin salida física de fondos, aplicándose a la amortización del anticipo reintegrable. Si por alguna causa motivada por el beneficiario se perdiera, en todo o en parte, la condición de gasto elegible a los efectos de subvención FEDER, dicha modificación conllevará el reintegro proporcional del anticipo reembolsable concedido. El otorgamiento de Fondos FEDER no precisa de la presentación de garantías. 6
El plazo de amortización del anticipo a cargo del FEDER coincidirá con la finalización de la justificación de los proyectos a cargo del FEDER y con el pago final de la ayuda por este organismo. En términos generales, el plazo de amortización del anticipo será de tres años con dos de carencia, ampliables mediante resolución del órgano instructor. La contribución FEDER podrá suponer un 70 por ciento de la financiación para aquellos subproyectos cuya realización tenga lugar en las zonas financiables con cargo al objetivo de Convergencia, es decir de desarrollo prioritario (Andalucía, Castilla-La Mancha, Extremadura y Galicia), a las regiones phasing-out (Murcia, Asturias y las Ciudades Autónomas de Ceuta y Melilla) y a las regiones phasing-in (Comunidad Valenciana, Canarias y Castilla y León). La contribución FEDER podrá suponer un 50 por ciento para aquellos subproyectos cuya realización tenga lugar en las zonas financiables con cargo al objetivo de Competitividad (Aragón, Cataluña, La Rioja, Madrid, Navarra, País Vasco, Cantabria y Baleares). 6 CONCEPTOS COFINANCIABLES FEDER Es aplicable la ORDEN EHA/524/2008, de 26 de febrero, por la que se aprueban las normas sobre los gastos subvencionables de los programas operativos del Fondo Europeo de Desarrollo Regional y del Fondo de Cohesión. 6.1 GASTOS FINANCIABLES Las ayudas cofinanciadas con Fondos FEDER previstas para apoyo a ICTS o CCSS se destinarán a cubrir los gastos que estén directamente relacionados con el desarrollo de la actuación para la que se hayan concedido. En el caso de las operaciones relacionadas con la construcción, ampliación, mejora, renovación, remodelación o reemplazo de las ICTS y los CCSS serán cofinanciables los siguientes gastos: a) Inversiones en terrenos y bienes inmuebles b) Edificación y obra civil c) Diseño, desarrollo, adquisición, instalación y puesta en funcionamiento de equipamiento científico o técnico. d) Diseño, desarrollo, adquisición, instalación y puesta en funcionamiento de infraestructuras técnicas de apoyo. e) Diseño, desarrollo, adquisición, instalación y puesta en funcionamiento de software de carácter especializado, destinado exclusivamente a la investigación y que posibilite la utilización adecuada del equipamiento adquirido. f) Diseño, desarrollo, adquisición, instalación y puesta en funcionamiento de instrumentación científica. g) Gastos de personal necesarios para la ejecución de la operación, excepto los del personal fijo vinculado estatutaria o contractualmente a las entidades jurídicas solicitantes. h) Otros gastos necesarios para el desarrollo de la actuación, tales como la contratación de servicios, promoción o difusión. 7
En el caso de las operaciones relacionadas con estudios de viabilidad o de diseño de proyectos conceptuales o de detalle, y acciones complementarias de las ICTS y los CCSS, no serán cofinanciables los anteriores apartados a) y b). 6.2 GASTOS NO FINANCIABLES No tendrán derecho a contribución del FEDER los siguientes gastos: intereses deudores. los demás gastos financieros, salvo las bonificaciones de intereses recogidas en regímenes de ayuda. vivienda. desmantelamiento de centrales nucleares. el impuesto sobre el valor añadido recuperable y el impuesto general indirecto canario recuperable, así como los impuestos de naturaleza similar que sean recuperables. los impuestos personales o sobre la renta. contribuciones en especie. intereses, recargos y sanciones administrativas y penales. gastos de procedimientos judiciales. gastos de garantías bancarias o de otro tipo, salvo para bonificaciones del coste del aval recogidas en regímenes de ayuda. en la adquisición de bienes y servicios mediante contratos públicos: o Los descuentos efectuados. o Los pagos efectuados por el contratista a la Administración en concepto de tasa de dirección de obra, control de calidad o cualesquiera otros conceptos que supongan ingresos o descuentos que se deriven de la ejecución del contrato. o Los pagos efectuados por el beneficiario que se deriven de modificaciones de contratos públicos mientras que no se admita su subvencionabilidad por la Dirección General de Fondos Comunitarios. Adicionalmente, no serán cofinanciables los gastos e inversiones siguientes: Los gastos y pagos que hayan sido realizados fuera de los plazos de ejecución y de justificación de las operaciones aprobadas, o fuera del período establecido en los convenios acordados. Inversiones financiadas mediante arrendamiento financiero o leasing. Inversiones en equipos o instalaciones usadas Gastos asociados a personal que no impute horas directamente al proyecto. Con carácter general, la adquisición y suscripción de cualquier tipo de publicación. Reparaciones y mantenimiento de los equipos, infraestructuras e instrumentación 8
Seguros. Alquiler de equipos. Equipos audiovisuales, salvo cuando sea necesario para la actividad de investigación y se utilice exclusivamente con este fin. El valor de las aportaciones en especie o los gastos puestos a disposición del beneficiario de forma gratuita. 7 JUSTIFICACION DE GASTOS La DGCIRI, una vez resuelta la concesión de la financiación para ICTS y CCSS, es responsable del seguimiento y control a fin de velar por el cumplimiento de las condiciones bajo las que fueron concedidas, y efectuar las certificaciones de gastos y solicitudes de pago a la Autoridad de Gestión y de Certificación FEDER, de acuerdo con las exigencias de la normativa reguladora de los fondos estructurales. La documentación justificativa contendrá: Ficha resumen de gastos, según el modelo normalizado disponible como Anexo II en este manual. Fichas normalizadas de gastos y pagos, en las que se recogerá, mediante relación detallada, la descripción del gasto realizado, su importe, justificantes del gasto y de su pago, fecha de los mismos, lugar de custodia y órgano responsable de la misma, etc. Modelo normalizado según Anexo III de este manual Memoria de actuación o informe acreditativo de la realización del proyecto u operación de acuerdo con las condiciones previstas por la concesión de financiación. En dicha memoria se deberá explicar de forma clara y precisa la situación final respecto a la situación inicial descrita en la Memoria de la solicitud de ayuda. Se deberá incluir de forma concreta y detallada información sobre el desarrollo y el grado de cumplimiento de la actuación, si se han producido desviaciones en la misma y cuales han sido sus causas. En relación con lo anteriormente expresado en la memoria se incluirán los siguientes puntos: a) Objeto y finalidad de las operaciones. b) Contenido y alcance de las operaciones. Resultados obtenidos. c) Plan de trabajo, con referencia expresa a los hitos recogidos en el cuestionario de solicitud. d) Cambios producidos en las diferentes partidas del presupuesto financiable no sometidos a autorización expresa. Deberá explicarse el motivo del cambio. e) Descripción detallada y comprensiva de los conceptos imputados relacionados en las fichas presentadas haciendo referencia a su naturaleza, motivo de imputación y vinculación con las actuaciones, así como sus posibles desviaciones respecto a lo presupuestado inicialmente. f) Información relativa a obligaciones de comunicación y publicidad 9
Declaración relativa a la financiación de la actividad subvencionada conteniendo la relación de todos los ingresos o ayudas que la hayan financiado, con indicación de su importe y procedencia En su caso, al final del proyecto se presentará, cuando proceda, fotocopia del documento acreditativo del reintegro al Tesoro Público de los fondos no utilizados Documentos justificativos de gasto: El pago de la ayuda concedida está supeditado a la justificación de las inversiones y gastos que hayan realizado el beneficiario en la ejecución del proyecto aprobado. Estos gastos deberán estar soportados en diferentes documentos, de acuerdo con lo que seguidamente se dispone: De acuerdo con el Artículo 78 del Reglamento del Consejo 1083/2006, y el Artículo 30.3 de la Ley 38/2003, Los gastos efectuados por los beneficiarios deberán documentarse mediante facturas pagadas o documentos contables de valor probatorio equivalente con validez en el tráfico jurídico mercantil o con eficacia administrativa, en los términos establecidos reglamentariamente. Estos justificantes podrán ser sustituidos por copias autentificadas, que deberán ser presentados en papel en los registros señalados con anterioridad, junto con la hoja resumen, Para que las facturas sean conformes, habrá de constar en las mismas de forma clara: a) fecha y numero de factura, b) datos identificativos del expedidor (nombre/razón social, NIF/CIF, domicilio/domicilio social), c) datos identificativos del destinatario (nombre/razón social, NIF/CIF, domicilio/domicilio social): No se considerarán válidas a efectos de justificación las facturas emitidas a persona jurídica distinta del beneficiario. 1 d) importes, con desglose de IVA (y,en su caso, retenciones a cuenta, descuentos,...) e) descripción de los bienes o servicios que se facturan de forma clara y precisa, que permita apreciar la vinculación al proyecto/subproyecto o actuación. Los documentos acreditativos del pago del gasto subvencionable han de hacer expreso: a) la Fecha-valor del pago, que debe ser como máximo la fecha tope de justificación (treinta y uno de marzo del ejercicio siguiente a aquel para el que se concede la ayuda) 1 Ello implica que no es sólo necesario acreditar que el beneficiario soporta finalmente el gasto en su aspecto material, sino también que FORMALMENTE es el destinatario de la factura. (Ejemplo: casos en los que a través de convenio, contrato, acuerdo, encomienda o cualesquiera otros instrumentos el proveedor emite la factura a una persona jurídica interpuesta y no directamente al titular de la ayuda). 10
b) la identificación del beneficiario del pago y del ordenante del mismo: el ordenante del pago debe ser (coincidencia de CIF y denominación social) el beneficiario de la ayuda. c) Concepto en que se ordena el pago, con remisión al número o números de factura a que corresponde. En el caso de que el convenio, requiera la modalidad de justificación según lo establecido en el artículo 72 del Reglamento de la Ley General de Subvenciones, la justificación se realizará aportando los originales de los documentos o copias compulsadas. No obstante, a tenor de lo que dispone el Artículo 19.4.a) del Reglamento de la Comisión 1828/2006, cuando la puesta a disposición de los documentos originales conllevase para el beneficiario riesgo de extravío o posible destrucción de los documentos o bien los mismos estuvieran siendo utilizados por otros organismos de control o auditoría, a los efectos de las ayudas cofinanciadas con el FEDER, será admisible la presentación de las fotocopias de documentos originales. En el caso de que el convenio, requiera la modalidad de justificación según lo establecido en el artículo 74 del Reglamento de la Ley General de Subvenciones, no hará falta aportar las facturas ni documentación probatoria del pago, sino que la cuenta justificativa podrá ser acompañada de un informe de un auditor de cuenta inscrito como ejerciente en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas. 7.1 DOCUMENTOS ADMISIBLES PARA LA JUSTIFICACIÓN DE LOS PAGOS Serán admisibles como documentos probatorios de pagos los siguientes: Extractos o certificaciones bancarios. Serán válidos los extractos electrónicos, siempre que cumpla los requisitos exigidos para su aceptación en el ámbito tributario. En el caso de pagos en efectivo, la salida material de fondos, se justificará mediante la presentación del documento acreditativo del recibí del proveedor por parte del acreedor debidamente firmado con identificación del sujeto deudor que efectúa el pago. Junto a este documento se acompañará por el beneficiario ineludiblemente copia del asiento contable de la cuenta de caja del citado pago. Depósitos en fedatarios públicos. En caso de facturas en moneda extranjera, se acompañarán fotocopias de los documentos bancarios de cargo en los que conste el cambio utilizado. En caso de facturas pagadas conjuntamente con otras no referidas al proyecto, la justificación del pago se realizará mediante la aportación del extracto bancario acompañado de uno de los siguientes documentos: i. Relación emitida por la entidad financiera de los pagos realizados. ii. Orden de pago de la empresa, sellada por la entidad financiera. iii. Recibí del proveedor. 11
7.2 JUSTIFICACIÓN SEGÚN TIPO DE COSTE Los distintos tipos de coste asociados a ICTS se justificarán como sigue: 7.2.1 Inversiones en terrenos y bienes inmuebles. Se imputarán a este concepto los gastos de adquisición de terrenos y de edificios ya existentes, siempre que sean utilizados para los fines y durante el período que se prevea expresamente su inclusión en el acto de selección de la operación cofinanciadas Por lo tanto, la ayuda correspondiente a la adquisición de terrenos y bienes inmuebles debe otorgarse en los términos previstos en la ORDEN EHA/524/2008, de 26 de febrero, por la que se aprueban las normas sobre los gastos subvencionables de los programas operativos del Fondo Europeo de Desarrollo Regional y del Fondo de Cohesión. Se utilizarán los siguientes modelos normalizados (incluidos en el Anexo III de este manual correspondiente a las fichas de gasto): Para las inversiones de terrenos y bienes inmuebles deberá utilizarse la ficha F.1, aportando facturas y documentos de pago probatorios de pago. Además, el contrato de compra-venta y demás documentación técnica (certificado de tasador independiente, inscripción al Registro de la Propiedad, etc) deberá estar disponible cuando así se requiera por la DGCIRI. 7.2.2 Edificación y obra civil Se imputarán a este concepto los gastos de construcción de un edificio nuevo, ampliación o remodelación de edificios ya existentes, siempre que sean utilizados para los fines y durante el período que se prevea expresamente su inclusión en el acto de selección de la operación cofinanciada. Por lo tanto, la ayuda correspondiente a la construcción de edificios se realizará con la condición de que los mismos se utilicen exclusiva y permanentemente para actividades de investigación y no se realice su cesión a terceros, en los términos previstos en el art. 31 de la Ley Gral. De Subvenciones, según se indica en las condiciones técnico-económicas generales que figuran en la concesión de financiación. Se utilizarán los siguientes modelos normalizados (incluidos en el Anexo III de este manual correspondiente a las fichas de gasto): Para la edificación y obra civil deberá utilizarse la ficha F.2 aportando facturas y otros documentos probatorios de pago. Además, los contratos y demás documentación técnica (proyecto de obra, licencias, etc) deberá estar disponible cuando así se requiera por la DGCIRI. 12
7.2.3 Equipamiento científico o técnico, software de carácter especializado, instalaciones técnicas de apoyo e instrumentación científica El equipamiento científico y técnico, el software de carácter especializado, las instalaciones técnicas de apoyo y la instrumentación científica que se presenten a justificación serán los inicialmente aprobados y con las mismas denominaciones, o aquellos contemplados en los cambios posteriormente aprobados. Se utilizarán los siguientes modelos normalizados (incluidos en el Anexo IV de este manual correspondiente a las fichas de gasto): Para el equipamiento científico y técnico deberá utilizarse la ficha F.3 Para las instalaciones técnicas de apoyo deberá utilizarse la ficha F.4. Para el software de carácter especializado deberá utilizarse la ficha F.5. Para de instrumentación científica deberá utilizarse la ficha F.6. Se aportarán en cada caso facturas u otros documentos probatorios de pago 7.2.4 Gastos de personal contratado temporalmente Sólo se considerará cofinanciable el gasto de personal contratado temporalmente, es decir, aquellos gastos generados exclusivamente por el personal contratado específicamente para desarrollar actividades directamente relacionadas con las operaciones aprobadas. Al verificar la justificación, se comprobará, de acuerdo con la documentación justificativa que se aporte (TCs, 190s, etc) el gasto imputado por el beneficiario. Efectuada la comprobación, se determinará el importe válido justificado, que tendrá siempre como límite absoluto el gasto financiable en la partida. No será necesario solicitar cambios de personal titulado por otro de cualificación equivalente, si bien el beneficiario está obligado a indicar nominativamente estos cambios. Se empleará el modelo normalizado de ficha F.7. para cumplimentar los datos requeridos, aportando los datos de los siguientes documentos justificativos: Modelos TC2 de cotización de cuotas a la Seguridad Social, en los que se debe identificar debidamente a cada contratado participante en la actuación aprobada. Modelo 190 (Resumen Anual de Retenciones correspondientes al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas), con las hojas correspondientes a las retribuciones anuales satisfechas de las personas imputadas a las operaciones aprobadas. Podrán ser admisibles los datos de los Certificados de Retenciones entregados a los trabajadores para su declaración del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. 7.2.5 Otros gastos Para gastos de contratación de servicios, de difusión o promoción no incluidos en los puntos y números anteriores se empleará la ficha F.8. aportando los datos de los 13
correspondientes documentos relativos a su facturación o comprobantes necesarios y documentos de pago. En el caso de subcontrataciones, se imputarán los gastos de terceros (persona física o jurídica distinta del beneficiario) para actividades exclusivamente derivadas de operación que se cofinancia. Se aportarán como documentación justificativa los siguientes: Facturas convenientemente descriptivas, en las que se especifique claramente el servicio prestado y su vinculación con la actuación. Documentos de pago, en los que conste de forma expresa la vinculación al gasto/factura a que corresponden. Si la factura hace referencia a un contrato previo, donde la prestación y contraprestación económica se desarrollan según tracto sucesivo (ej., mensualidades correspondientes a un servicio) será necesario aportar dicho contrato. Las contrataciones imputadas serán las que inicialmente fueron aprobadas, o aquellas contempladas en las modificaciones posteriormente aprobadas por el órgano competente. No será necesario solicitar modificación cuando el cambio en la contratación cumpla, a la vez, los requisitos siguientes: Equivalencia en el contenido de la prestación que se contrata. Equivalencia en la cualificación de la persona o entidad contratada. Misma naturaleza de la persona o entidad contratada, en cuanto a su titularidad pública o privada. Que la prestación que se concierta sea propia del objeto social de la nueva entidad con la que se contrata, según código C.N.A.E. Aunque no haya que solicitar autorización para estas modificaciones, los cambios realizados quedarán sujetos a verificación técnica en el momento de la justificación. En el resto de los casos será necesario solicitar la oportuna modificación, que deberá ser estimada y resuelta expresamente por el órgano concedente, así como notificada al interesado antes del inicio de la prestación. 8 OBLIGACIONES DE LOS BENEFICIARIOS Los beneficiarios de ayudas del Ministerio de Ciencia e Innovación en operaciones cofinanciadas por el FEDER están obligados, según establece específicamente la normativa comunitaria reguladora de los fondos estructurales, a: a) Cumplir los requisitos exigidos por la legislación comunitaria y nacional en materia de contratación pública. b) Adoptar las medidas de Información y publicidad destinadas al público. c) Adoptará las medidas necesarias para garantizar una pista de auditoría suficiente en relación con las ayudas cofinanciadas por el FEDER. d) Mantendrá un sistema de contabilidad separado o un código contable adecuado en relación con todas las transacciones relacionadas con la operación cofinanciada por FEDER, sin perjuicio de las normas de contabilidad nacional. 14
8.1 Responsabilidades de los beneficiarios relativas a las medidas de información y publicidad destinadas al público Siendo el objetivo de estas medidas transmitir a la opinión pública el papel que desempeña el FEDER, en colaboración con el Ministerio de Ciencia e Innovación en el afianzamiento de las infraestructuras científicas y tecnológicas de nuestro país, los beneficiarios de ayudas realizarán los esfuerzos y adoptarán las medidas necesarias y razonables para su cumplimiento, a tal fin: 1. El beneficiario será responsable de informar al público de la ayuda obtenida de los Fondos, a través de las medidas establecidas en los puntos 2, 3 y 4 siguientes. 2. El beneficiario colocará una placa explicativa permanente, visible y de gran tamaño, en un plazo máximo de seis meses a partir de la conclusión de una operación cuando ésta cumpla las condiciones siguientes: a) la contribución pública total a la operación supere los 500 000 EUR; b) la operación consista en la compra de un objeto físico, en la financiación de una infraestructura o en trabajos de construcción. En la placa se indicará el tipo y el nombre de la operación, además de la información a la que se refiere el apartado b.1) Características técnicas de las medidas de información y publicidad de la operación. Dicha información ocupará, como mínimo, el 25 % de la placa. 3. Durante la ejecución de la operación, el beneficiario colocará un cartel en el enclave de las operaciones cuando éstas cumplan las condiciones siguientes: a) la contribución pública total a la operación supere los 500 000 EUR; b) la operación consista en la financiación de una infraestructura o en trabajos de construcción. La información a la que se refiere el apartado b.1) Características técnicas de las medidas de información y publicidad de la operación ocupará, como mínimo, el 25 % del cartel. Una vez concluida la operación, se sustituirá el cartel por la placa explicativa permanente a la que se refiere el punto 2. 4. Cuando una operación se cofinancie en el marco del FEDER, el beneficiario se asegurará de que las partes que intervienen en la operación han sido informadas de dicha cofinanciación. El beneficiario anunciará claramente que la operación que se está ejecutando ha sido seleccionada en el marco de un programa operativo cofinanciado por FEDER. Cualquier documento relativo a este tipo de operaciones, incluidos los certificados de asistencia o de cualquier otro tipo, incluirá una declaración en la que se informe de que el programa operativo ha sido cofinanciado por FEDER. Todas las medidas de información y publicidad destinadas a los beneficiarios, a los beneficiarios potenciales y al público en general incluirán los elementos siguientes: 15
a) el emblema de la Unión Europea, de conformidad con las normas gráficas establecidas por la normativa comunitaria, así como la referencia a la Unión Europea; b) la referencia al Fondo en cuestión: en el caso del FEDER: «Fondo Europeo de Desarrollo Regional»; c) la declaración elegida por la autoridad de gestión, en la que se destaca el valor añadido de la intervención de la Comunidad: Una manera de hacer Europa. Las letras b) y c) no serán de aplicación en el caso de artículos promocionales de pequeño tamaño. Asimismo se tendrán en cuenta los siguientes aspectos puntuales en cuanto a información y publicidad: En el Equipamiento científico-técnico, instalaciones técnicas de apoyo e instrumentación científica, se deberán colocar pegatinas identificativas en todos y cada uno de los equipos cofinanciados. La pegatina estará compuesta tanto del emblema europeo normalizado como del Ministerio de Ciencia e Innovación. La siguiente figura muestra dos ejemplos: En el material de información y comunicación: En todas las publicaciones institucionales y, en especial, en los folletos, memorias, notas informativas, página web, etc., que hagan referencia a proyectos cofinanciados con fondos FEDER: - Hará referencia al proyecto subvencionado - Indicación visible de la participación de la Unión Europea a través del FEDER, con el emblema europeo, así como del organismo responsable del fondo, es decir, del Ministerio de Ciencia e Innovación, incluyendo el escudo normalizado del mismo y el lema Una manera de hacer Europa En Actividades informativas, cuando se organicen actividades informativas (conferencias, ferias, exposiciones, concursos). Los organizadores deberán comprometerse a dejar constancia de la participación comunitaria en las citadas intervenciones con la presencia de la bandera europea en la sala de reunión y del emblema en los documentos. Las oficinas de representación de la Comisión en los Estados miembros ayudarán, en caso necesario, a la preparación y realización de las actividades. 16
8.2 Requisitos de la contratación pública Una de las obligaciones que debe cumplirse en la ejecución de las operaciones que sean cofinanciadas con fondos FEDER es el cumplimiento de la legislación nacional y dentro de ella adquiere primordial relevancia la aplicación de la Ley 30/2007, de 30 de Octubre de Contratos del Sector Público vigente desde 1 de mayo de 2008. En los programas operativos de España pueden darse dos circunstancias: que los beneficiarios sean Administraciones Públicas o Entidades de Derecho Público o Privado referidas en el Artículo 3 de la Ley 30/2007, de 30 de Octubre de Contratos del Sector Público. que los beneficiarios sean entidades de naturaleza jurídica privada, excluidos por tanto de la aplicación de la Ley 30/2007, de 30 de Octubre de Contratos del Sector Público, a quienes resultará aplicable el derecho privado. 8.2.1 Beneficiarios sujetos a la normativa sobre contratación pública. En este ámbito y para el actual periodo de programación (2007-2013) pueden declararse gastos que se hayan tramitado al amparo de: La Ley de Contratos de las Administraciones Públicas (aprobada por el Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio) y La Ley de Contratos del Sector Público (Ley 30/2007, de 30 de octubre). El régimen transitorio entre ambas normas se contiene, fundamentalmente, en la Disposición Transitoria primera de la citada Ley 30/2007, a tenor de la cual: - Los expedientes de contratación iniciados antes de la entrada en vigor de la Ley (mayo de 2008) se rigen por la legislación anterior. A tal efecto se considera que se inicia un expediente cuando se publica la convocatoria del procedimiento de adjudicación, salvo en el caso del procedimiento negociado en el que se tomará en cuenta la fecha de aprobación de los pliegos. - Los contratos adjudicados antes de su entrada en vigor se regirán por la normativa anterior en cuanto a sus efectos, cumplimiento y extinción, incluida su duración y régimen de prórrogas. La Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, aprobada por el Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio, considera menores aquellos contratos que no superen las siguientes cuantías: - 30.050,61 en contratos de obras - 12.020,24 en contratos de suministros, consultoría y asistencia técnica. En el resto de supuestos deberá tramitarse, de conformidad con las disposiciones de la Ley, el correspondiente procedimiento (abierto, restringido o negociado) y adjudicarse el contrato mediante subasta o concurso, salvo en el caso del procedimiento negociado que sólo podrá utilizarse en los supuestos expresamente previstos en la Ley. La Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público, en cuyo origen se encuentra la necesidad de incorporar a nuestro ordenamiento la Directiva 2004/18/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, ha introducido, desde una perspectiva de 17
reforma global, diversas y sustanciales modificaciones respecto a la norma anterior. Respecto a los contratos menores, considera como tales a aquellos de importe inferior a: - 50.000 en contratos de obras - 18.000 en el resto de contratos (concesión de obras públicas, gestión de servicios públicos, suministro, servicios y de colaboración entre el sector público y el sector privado). En otros supuestos será necesario tramitar el oportuno procedimiento (abierto, restringido, negociado o diálogo competitivo) y adjudicar el contrato de conformidad con las prescripciones de la Ley. Según la Ley 30/2007, son contratos del sector público y, en consecuencia están sometidos a la misma, los contratos onerosos, cualquiera que sea su naturaleza jurídica, que celebren los entes, organismos y entidades enumerados en su artículo 3. Esto garantiza que los contratos que se celebren por los beneficiarios incluidos en su ámbito de aplicación son consecuentes con los principios de publicidad y concurrencia. Estos organismos y entidades son (Art. 3 Ley 30/2007) los siguientes: 1. A los efectos de la Ley 30/2007, se considera que forman parte del sector público los siguientes entes, organismos y entidades: a) La Administración General del Estado, las Administraciones de las Comunidades Autónomas y las Entidades que integran la Administración Local. b) Las entidades gestoras y los servicios comunes de la Seguridad Social. c) Los organismos autónomos, las entidades públicas empresariales, las Universidades Públicas, las Agencias Estatales y cualesquiera entidades de derecho público con personalidad jurídica propia vinculadas a un sujeto que pertenezca al sector público o dependientes del mismo, incluyendo aquellas que, con independencia funcional o con una especial autonomía reconocida por la Ley, tengan atribuidas funciones de regulación o control de carácter externo sobre un determinado sector o actividad. d) Las sociedades mercantiles en cuyo capital social la participación, directa o indirecta, de entidades de las mencionadas en las letras a) a f) del presente apartado sea superior al 50 por ciento. e) Los consorcios dotados de personalidad jurídica propia a los que se refieren el artículo 6.5 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y la legislación de régimen local. f) Las fundaciones que se constituyan con una aportación mayoritaria, directa o indirecta, de una o varias entidades integradas en el sector público, o cuyo patrimonio fundacional, con un carácter de permanencia, esté formado en más de un 50 por ciento por bienes o derechos aportados o cedidos por las referidas entidades. g) Las Mutuas de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social. h) Cualesquiera entes, organismos o entidades con personalidad jurídica propia, que hayan sido creados específicamente para satisfacer necesidades de interés general que no tengan carácter industrial o mercantil, siempre que 18
uno o varios sujetos pertenecientes al sector público financien mayoritariamente su actividad, controlen su gestión, o nombren a más de la mitad de los miembros de su órgano de administración, dirección o vigilancia. i) Las asociaciones constituidas por los entes, organismos y entidades mencionados en las letras anteriores. 2. Dentro del sector público, y a los efectos de la Ley 30/2007, tendrán la consideración de Administraciones Públicas los siguientes entes, organismos y entidades: a) Los mencionados en las letras a) y b) del apartado anterior. b) Los Organismos autónomos. c) Las Universidades Públicas. d) Las entidades de derecho público que, con independencia funcional o con una especial autonomía reconocida por la Ley, tengan atribuidas funciones de regulación o control de carácter externo sobre un determinado sector o actividad, y e) Las entidades de derecho público vinculadas a una o varias Administraciones Públicas o dependientes de las mismas que cumplan alguna de las características siguientes: que su actividad principal no consista en la producción en régimen de mercado de bienes y servicios destinados al consumo individual o colectivo, o que efectúen operaciones de redistribución de la renta y de la riqueza nacional, en todo caso sin ánimo de lucro, o que no se financien mayoritariamente con ingresos, cualquiera que sea su naturaleza, obtenidos como contrapartida a la entrega de bienes o a la prestación de servicios. No obstante, no tendrán la consideración de Administraciones Públicas las entidades públicas empresariales estatales y los organismos asimilados dependientes de las Comunidades Autónomas y Entidades locales. 3. Se considerarán poderes adjudicadores, a efectos de esta Ley, los siguientes entes, organismos y entidades: a) Las Administraciones Públicas. b) Todos los demás entes, organismos o entidades con personalidad jurídica propia distintos de los expresados en la letra a) que hayan sido creados específicamente para satisfacer necesidades de interés general que no tengan carácter industrial o mercantil, siempre que uno o varios sujetos que deban considerarse poder adjudicador de acuerdo con los criterios de este apartado 3 financien mayoritariamente su actividad, controlen su gestión, o nombren a más de la mitad de los miembros de su órgano de administración, dirección o vigilancia. c) Las asociaciones constituidas por los entes, organismos y entidades mencionados en las letras anteriores. Cada beneficiario en cumplimiento del Art. 13 del Reglamento 1828/2006, deberá justificar, cuando las operaciones cofinanciadas se han ejecutado por terceros mediante contratación administrativa: - Que se ha aplicado la Ley 30/2007, de 30 de octubre. 19
- Que están disponibles todos los documentos justificativos de las distintas fases del contrato. - La naturaleza del beneficiario y del contrato a celebrar con el fin verificar su sometimiento a las normas de contratación pública. - Que no se ha producido el fraccionamiento del contrato para eludir los requisitos de publicidad o de los procedimientos y formas de adjudicación - Que en la tramitación del expediente se han cumplido las normas en materia de publicidad nacional y comunitaria (En el supuesto de los contratos menores, ambas normas prevén que en el expediente sólo se exigirá la aprobación del gasto y la incorporación de la factura y que en el contrato menor de obras se precisará, además, el presupuesto y, si lo requieren normas específicas, el proyecto. La Ley 30/2007 ha añadido otro requerimiento para el contrato menor de obras: informe de supervisión cuando el trabajo afecte a la estabilidad, seguridad o estanqueidad de la obra.) Además de lo anterior, en los expedientes de contratación deberá constar la existencia de la siguiente documentación: a) Pliegos de Cláusulas Administrativas Particulares. b) Informes del servicio jurídico a los pliegos de cláusulas administrativas. c) Publicación de las licitaciones y adjudicaciones. d) Competencia del poder adjudicador y la capacidad y solvencia de los licitadores. e) Actas de la mesa de contratación. f) Formas de adjudicación y su justificación. g) Contrato. h) Ejecución y modificación del contrato. i) Constitución de garantías. j) Actas de replanteo y recepción. En los supuestos de facturas por importe superior a 18.000, correspondientes a suministros, consultoría y asistencia técnica; o de 50.000, en el caso de obras, estos gastos exigen la tramitación de un Procedimiento negociado, concurso, o subasta según corresponda en función de la cuantía o de las características del objeto, de acuerdo con la Ley 30/2007. En el caso de cuantías inferiores se considerarán contratos menores. Contratos modificados: En las justificaciones y certificaciones de proyectos cofinanciados por el FEDER, a partir del 1 de marzo de 2007, como regla general, no deberán incluir gastos que deriven de modificaciones de contratos aprobados con base en el artículo 101 del texto refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas (RDL 2/2000, de 16 de junio), cualquiera que sea el momento en que dichas modificaciones han sido aprobadas por la autoridad competente. 20