ORDENANZA REGULADORA DEL PROCEDIMIENTO Y LA APLICACIÓN INFORMÁTICA PARA LA PRODUCCIÓN DE COPIAS ELECTRÓNICAS AUTÉNTICAS MEDIANTE PROCEDIMIENTOS DE DIGITALIZACIÓN Y AUTENTICACIÓN SEGUROS índice Preámbulo Capítulo I: Disposiciones generales Artículo 1. Objeto Artículo 2. Ámbito de aplicación Capítulo II: Programas y aplicaciones informáticas Artículo 3. Programas y aplicaciones informáticas que se utilizarán para llevar a cabo la digitalización y autenticación de documentos Artículo 4. La generación de copias auténticas electrónicas Artículo 5. Los elementos del proceso de digitalización y autenticación Artículo 6. El resultado del proceso de digitalización Artículo 7. La autenticación del documento electrónico digitalizado Artículo 8. La validez de las copias electrónicas firmadas Capítulo III: Procedimiento y fases para la obtención de las copias auténticas Artículo 9. Procedimiento para la obtención de copias electrónicas auténticas a partir de documentos originales en soporte papel Artículo 10. Las fases del procedimiento de digitalización y autenticación Capítulo IV: Sobre la conservación de las copias auténticas electrónicas Artículo 11. Normas sobre el archivo de las copias auténticas electrónicas. Artículo 12. Las funcionalidades del repositorio seguro de documentos Disposición final y eficacia Preámbulo El Ayuntamiento de Alboraya quiere dar un impulso a la administración electrónica e iniciar las políticas necesarias para avanzar en la creación y el uso de documentos electrónicos. En concreto, quiere establecer el procedimiento para conseguir copias electrónicas auténticas de documentos creados originariamente en soporte papel. El objetivo es permitir el acceso telemático a los documentos y su información de forma rápida y eficaz, poder reducir la manipulación y el uso de los documentos en soporte papel y crear copias auténticas con el mismo valor que los documentos originales. Esta voluntad está amparada en la legalidad vigente. Así el artículo 45.5 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común, prevé la validez de los documentos electrónicos emitidos por las administraciones públicas, sea cuál sea el soporte, así como de sus copias, siempre que se garantice su integridad, autenticidad y conservación. Asimismo el artículo 46.2 de la ley mencionada prevé que las copias de cualquier documento público tengan la misma validez y eficacia que el documento original, siempre que conste que las copias sean auténticas. Los artículos 30 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos dispone que tendrán la consideración de copias auténticas las copias electrónicas de documentos en soporte papel, siempre que se garantice el cumplimiento de lo que está establecido en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de régimen jurídico y procedimiento
administrativo común, es decir, que haya constancia que las copias son auténticas. Además el artículo 31 de la Ley 11/2007 prevé la posibilitad de almacenar electrónicamente los documentos. Según dispone el artículo 18 de la Ley 11/2007, para la identificación y autenticación del ejercicio de la competencia en la actuación administrativa automatizada, las Administraciones Públicas podrán determinar los supuestos en qué se utilizará el sello electrónico de Administración Pública o el código seguro de verificación vinculado a la Administración Pública. En el artículo 3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, se han fijado los requisitos de ésta en relación a la documentación en soporte informático, dotándola de la necesaria autenticidad e integridad. Por otra parte, la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos, y, en concreto, su artículo 5, establece la obligación de las administraciones públicas de la promoción del uso de las tecnologías, creando un marco adecuado para proceder al uso de los documentos y los expedientes electrónicos. Mediante esta normativa se aprueba y se materializa la implantación de los programas y las aplicaciones informáticas para la digitalización y autenticación de documentos y se pretende asegurar que los procesos cumplen los protocolos de seguridad y las especificaciones técnicas para la efectividad de la firma electrónica, efectuada por los funcionarios o empleados públicos que dispongan de ella o bien a través del correspondiente sello de órgano. Capítulo I: Disposiciones generales Artículo 1. Objeto La presente normativa tiene por objeto la aprobación de las aplicaciones, los programas informáticos y los procedimientos que efectúan el tratamiento de los documentos para la producción de copias auténticas en soporte electrónico de documentos en soporte papel creados o recibos por el Ayuntamiento de Alboraya mediante procedimientos de digitalización y autenticación seguros, incorporando la firma electrónica como garantía de integridad y autenticidad. Los documentos electrónicos generados según el procedimiento establecido en esta norma, en cuanto que cumplen los requisitos de autenticidad, integridad y conservación, tendrán la misma validez que los documentos originales. Artículo 2. Ámbito de aplicación Esta normativa será de aplicación a cualquier documento en soporte papel, original o copia de original, que derive de la actuación en el ejercicio de las funciones que la legislación vigente atribuye al Ayuntamiento de Alboraya. La determinación de la aplicación de los procesos de digitalización y autenticación sobre la documentación municipal seguirá las pautas establecidas por el propio Sistema de gestión documental y el Sistema de gestión administrativa, y tendrá en cuenta el valor del documento, su información, el estado de conservación, la frecuencia de la consulta y las necesidades de la organización. Capítulo II: Programas y aplicaciones informáticas Artículo 3. Programas y aplicaciones informáticas que se utilizarán para llevar a cabo la digitalización y autenticación de documentos
Para llevar a cabo los procesos de digitalización y autenticación de fondos documentales del Ayuntamiento de Alboraya con el fin de generar copias auténticas electrónicas de documentos creados originariamente en papel con las garantías establecidas al artículo 1, se utilizará la aplicación informática Digitalización/autenticación. Artículo 4. La generación de copias auténticas electrónicas La generación de un documento electrónico auténtico a partir de un documento en soporte papel se efectuará mediante un proceso de digitalización y autenticación segura, de acuerdo con lo establecido a el artículo 1 de la presente Ordenanza. Artículo 5. Los elementos del proceso de digitalización y autenticación En el mencionado proceso de digitalización y autenticación intervienen los siguientes elementos: 1. El hardware de digitalización, el escáner, que deposita ficheros con una o más imágenes y, en su caso, metadatos, en un espacio de almacenamiento. 2. La aplicación de creación de firma electrónica, que firma los ficheros para poder asegurar su integridad y su autenticidad. 3. La aplicación de verificación de firma electrónica y sellado de fecha y hora. Esta aplicación verifica la firma electrónica, añade los metadatos correspondientes y añade también el sello de fecha y hora. Esta aplicación podrá ser realizada a través de la correspondiente comunicación con un servicio web de un prestador de servicios de certificación, cómo puede ser el servicio ACCV-CA1 mediante la correspondiente comunicación con el servicio 1 web, de acuerdo con el protocolo XSS. 4. La aplicación de gestión que almacenará los ficheros firmados con las imágenes. Artículo 6. El resultado del proceso de digitalización El resultado del proceso de digitalización será un fichero binario, en formato estándar o específico del propio hardware con el cual se efectúe la digitalización, que se convertirá a un formato estándar con la finalidad de homogeneizar y facilitar la utilización posterior de los documentos electrónicos. Artículo 7. La autenticación del documento electrónico digitalizado Para garantizar la autenticidad de los documentos electrónicos objeto de tratamiento por la aplicación digitalización/autenticación, así como su integridad y no manipulación posterior, los documentos electrónicos resultantes de la digitalización se firmarán con un certificado electrónico reconocido. El certificado electrónico reconocido estará expedido por un prestador de servicios de certificación que cumpla los requisitos establecidos a la Ley 59/2003 de 19 de diciembre en cuanto a la comprobación de la identidad del Ayuntamiento, a la fiabilidad y a las garantías de los servicios de certificación que preste. El certificado electrónico reconocido podrá ser suministrado por la Autoridad de Certificación de la Comunidad Valenciana, en concreto, el
certificado personal de identificación y firma reconocida (*PKCS#10) o el certificado digital de sello electrónico. La conversión de un documento original en soporte papel en una copia auténtica en soporte electrónico se podrá realizar utilizando la firma electrónica reconocida de un funcionario o empleado público del Ayuntamiento de Alboraya, con fecha y hora, o bien de forma automatizada a través del correspondiente sello de órgano con fecha y hora. Artículo 8. La validez de las copias electrónicas firmadas Las copias electrónicas firmadas según se especifica en el artículo 7 tendrán la misma validez y efectos que los originales en soporte papel y indicarán la circunstancia de ser copias auténticas de documentos originales con la manifestación relativa a la comprobación de los elementos de autenticidad e integridad del documento original. Capítulo III: Procedimiento y fases para la obtención de las copias auténticas Artículo 9. Procedimiento para la obtención de copias electrónicas auténticas a partir de documentos originales en soporte papel El procedimiento para la obtención de copias electrónicas auténticas a partir de documentos originales en soporte papel, garantizando en todo momento su integridad y autenticidad, con la incorporación de la firma electrónica reconocida y el sello de órgano con fecha y hora en el documento digitalizado, se puede realizar siguiendo un procedimiento individualizado y/o un procedimiento automatizado. Corresponde al secretario o secretaria general determinar el órgano o el personal funcionario que tendrá atribuidas las funciones de autenticación de documentos. Artículo 10. Las fases del procedimiento de digitalización y autenticación El procedimiento para la digitalización y autenticación de documentos, tanto en su forma individualizada como automatizada, se realiza en tres fases: 10.1 Fase de preparación de los documentos 10.2 Fase de captura, digitalización y autenticación de las imágenes 10.3 Fase de archivo 10.1 Fase de preparación de los documentos a. Estudio de los documentos. Los documentos objeto de tratamiento requieren de un estudio previo con el fin de asegurar que se obtendrá de ellos una imagen íntegra y fidedigna en relación al original en papel. Se deberá tener en cuenta: la medida, el peso, el gramaje, la encuadernación, el color, el estado de conservación, la impresión y, según estos parámetros, adecuar el hardware de digitalización a las características físicas de los documentos, b. Depuración de los documentos. Se deberá realizar un tratamiento de depuración previo de los documentos y expedientes con el fin de asegurar que el proceso de digitalización se realiza sobre documentos auténticos - extracción de documentos de apoyo-. También será necesario realizar la extracción de elementos extraños: clips, grapas, etc. c. Integración al Sistema de gestión documental. Los documentos se deberán organizar por ítems a escanear, siendo la mejor agrupación la del expediente. Cada expediente y/o documento habrá de incorporar su descripción según establece el Sistema de gestión documental, es decir, el número de expediente y/o documento normalizado. 10.2 Fase de captura, digitalización y autenticación de las imágenes
10.2.1 Procedimiento individualizado a. Captura de los documentos. Los operadores del proceso escanearán el documento en soporte papel y se guardará el resultado en una imagen electrónica. La imagen electrónica se incluirá en un documento electrónico en un formato que garantice la larga conservación y la integridad del documento y en un repositorio provisional de documentos electrónicos. b. Tratamiento de las imágenes. El funcionario o empleado público visualizará la imagen electrónica y la contrastará con el documento original en papel con el objetivo de comprobar que la copia electrónica sea idéntica al documento original y realizar un control de calidad para detectar posibles defectos de lectura y proceso. c. Firma y autenticación de las imágenes. Si la copia electrónica es idéntica al documento en papel y la calidad es correcta, se procederá a la autenticación de la imagen electrónica con la firma electrónica reconocida del funcionario o empleado público. La firma electrónica incorporará la información de la fecha y hora de la firma y la identificación del firmante. La firma electrónica reconocida es la garante de la identidad de los contenidos del documento original y de la copia electrónica. 10.2.2 Procedimiento automatizado a. Captura de los documentos. Los operadores del proceso escanearán los documentos en soporte papel. El resultado de este proceso será una imagen electrónica a la cual se le añadirá una firma electrónica consistente en un certificado digital de aplicación. Las imágenes electrónicas así firmadas se grabarán en un fichero digital y las denominaremos "imágenes originales". El proceso se realiza mediante una aplicación informática compuesta de diferentes módulos cada uno de los cuales estará firmado digitalmente. El objetivo de la firma de los módulos es evitar su manipulación y asegurar la relación entre el código fuente y los propios módulos. Los módulos que componen el proceso son: 1.- Módulo de control de cámaras o escáners, que gestiona el dispositivo de captura a través de drivers genéricos o de librerías específicas del fabricante. 2.- Módulo de proceso de imagen simple, que realiza operaciones simples sobre la imagen que se puedan hacer en el momento del escaneado: pueden ser rotaciones de 90 o 270 grados, reconocimientos de códigos de barras o crop de los márgenes. 3.- Módulo de grabación a disco con firma, que se encarga de comprimir y grabar las imágenes a disco y añadir la firma digital al fichero asociado a cada una de las imágenes. La firma electrónica de aplicación será la que previamente determine el Ayuntamiento. Una vez ejecutado el módulo de escaneado y proceso de imagen simple, y antes de grabar las imágenes a disco, el operador realizará un control de calidad tanto de posibles defectos de lectura -desenfoque suciedad a los elementos ópticos- como de proceso -resolución espacial, resolución tonal, reproducción del color y ruido-, mediante la visualización de las imágenes, b. Tratamiento de las imágenes. Las "imágenes originales" obtenidas, firmadas con el sello del aplicativo, se tendrán que someter a un proceso específico para poder obtener las "imágenes finales", con la garantía de calidad y originalidad establecidas. Todo el proceso tendrá que estar documentado, es decir, dejaran constancia de las transacciones y trazas realizadas en la pista de auditoria que acompañará cada imagen. Este proceso consta de dos fases: 1) Procesado de la imagen a. Validación del certificado digital de aplicación que acompaña cada imagen para asegurar la autenticidad. b. Corrección de la iluminación y compensación de la rotación, es decir deskew. c. Generación de las imágenes finales acompañadas de la pista de auditoria. 2) Documentación de la imagen
a. Descripción de los metadatos de identificación b. Control de calidad, tanto de la imagen como de la pista de auditoria. c. Firma y autenticación de las imágenes Las imágenes que han sido sometidas al proceso de tratamiento, junto con la pista de auditoria, tendrán que autenticarse mediante el sello de órgano y de tiempo para poder garantizar su autenticidad, originalidad, integridad y accesibilidad. Este último proceso consta de las siguientes fases: 1) Recopilación y agrupación de las imágenes y sus pistas de auditoria, preferiblemente respetando la unidad documental. 2) Generación de PDF o soporte similar, que garantice la larga conservación. 3) Firma con sello de órgano y tiempo. Los procesos para la obtención tanto de las "imágenes originales" como de las "imágenes finales" son procesos que podrán ser realizados por el propio Ayuntamiento, siempre y cuando se siga y se garantice el procedimiento especificado en esta ordenanza. 10.3 Fase de archivo Los documentos digitalizados y autenticados se incorporarán al repositorio seguro de documentos electrónicos que debe garantizar, en todo caso, el acceso a la información, si se establece la integridad y la autenticidad de los documentos. La transferencia de documentos al repositorio de documentos electrónicos se realizará siguiendo los criterios establecidos por el Sistema de Gestión documental del Ayuntamiento de Alboraya en cuanto a su clasificación, descripción y gestión de depósitos. Capítulo IV: Sobre la conservación de las copias auténticas electrónicas Artículo 11. Normas sobre el archivo de las copias auténticas electrónicas El archivo de los documentos en soporte electrónico y sus medidas de conservación se ajustarán a los siguientes principios de actuación, tratamiento y validez: 11.1 Los documentos en soporte electrónico, resultantes de la producción de la copia auténtica electrónica, se gestionarán y archivarán exclusivamente en soporte electrónico, de acuerdo con las prescripciones de la normativa de aplicación por esta tipología de documentos. 11.2 Las copias auténticas electrónicas se integrarán en el Sistema de gestión documental del Ayuntamiento y se les asignarán los metadatos de descripción archivística propias del Sistema. 11.3 Los documentos tendrán que depositarse en un repositorio seguro de documentos electrónicos, el cual deberá garantizar, a lo largo del tiempo, la autenticidad, la fiabilidad y la integridad de sus contenidos, así, como su recuperación y visualización. Artículo 12. Las funcionalidades del repositorio seguro de documentos El repositorio seguro de documentos electrónicos, para poder garantizar los requisitos establecidos en el artículo 11.3, tendrá que asegurar la prestación de las funcionalidades mínimas siguientes: 11.1. El registro de entrada del archivo en el repositorio con la garantía de la fecha de entrada. 11.2. La actualización criptográfica del documento firmado, mediante la adición de un nuevo sello de fecha y hora, que permita asegurar la inalterabilidad del documento. 11.3. El cambio de formato, el cual deberá garantizar la exactitud del contenido del documento anterior, así como la comprobación de los elementos de autenticidad e integridad del documento original. El documento resultante de la transformación será firmado electrónicamente por el órgano competente para la
transformación. 11.4. Revisiones periódicas de la integridad y consistencia del sistema 11.5. Sistemas de seguridad para poder recuperar la información en caso de desastre. 11.6. Pista de auditoria de todas las trazas y acciones realizadas con los documentos electrónicos con referencia al contexto, contenido, estructura y acceso. Disposición final y eficacia Esta Ordenanza entrará en vigor al cabo de quince días hábiles de haber sido publicada en el BOP y regirá de forma indefinida hasta su derogación o modificación."