Introducción a EXCEL Barra de menúes barra de herramientas nombre de celda celda activa barra desplazamiento TECLAS DESPLAZAMIENTO INICIO Inicio de la fila CTRL + INICIO Celda A1 (Inicio de la planilla) CTRL + FIN Ultima celda que contuvo datos FIN + tecla de dirección Ultima celda llena/vacía MAYÚSC + tecla de dirección Permite pintar rangos AV PAG/RE PAG Una ventana hacia arriba o hacia abajo Teclas de dirección Arriba, abajo, derecha, izquierda COMANDOS Y FUNCIONES MAS UTILIZADAS 1. Seleccionar celdas, filas o columnas Para seleccionar: Un rango: arrastrar el ratón con el botón izquierdo presionado. Celdas no adyacentes: arrastrar el ratón sobre los distintos rangos con la tecla CTRL presionada. Una fila o columna: hacer clic sobre el encabezado de la fila ( numero) o columna (letra). Todas las celdas: hacer clic en el botón Seleccionar todo ( esquina superior izquierda de la planilla). 2. Editar una hoja de cálculo Modificar el contenido de una celda: Pulsar F2 o hacer doble clic sobre la celda o ubicarse en la barra de fórmulas y utilizar las teclas de edición (SUPR, RETROCESO, INSERT ) Para seleccionar: Caracteres, arrastrar el ratón Una palabra, hacer doble clic sobre la palabra 1
3. Copiar y mover celdas Método general: 1. Seleccionar el área a copiar o mover 2. Seleccionar el comando Copiar o Cortar 3. Ubicarse en el área destino 4. Seleccionar el comando Pegar (permite copiar varias veces) o pulsar ENTER (permite copiar una sola vez ) La selección de los comandos Copiar, Cortar o Pegar se puede realizar de diferentes formas: en el menú Edición en el menú contextual utilizando las teclas abreviadas (CTRL+C / CTRL+V) Haciendo clic en los botones de la barra de herramientas estándar Al seleccionar el comando Copiar, el área a copiar queda marcada por un borde móvil (camino de hormigas) indicando que se puede volver a pegar. Para suprimir el borde móvil pulsar la tecla ESC. 4. Deshacer y repetir comandos Para deshacer o rehacer la ultima acción realizada, seleccionar el comando Deshacer o Repetir en el menú Edición o hacer clic sobre el botón correspondiente. Cuando el comando Deshacer no es aplicable a una acción determinada, aparece un mensaje de alerta. 5. Insertar celdas Pasos a seguir: 1. Seleccionar el área donde se desea insertar las celdas 2. Seleccionar el comando Celdas del menú Insertar o Insertar del menú contextual 3. Indicar en el cuadro de dialogo Insertar, la dirección en la cual se desea que se desplacen las celdas que circundan la selección. 6. Eliminar celdas Cuando se eliminan celdas, estas desaparecen y las celdas circundantes se desplazan para ocupar el espacio vacío. 1. Seleccionar el área donde se encuentran las celdas a eliminar 2. Seleccionar el comando Eliminar del menú Edición o del menú contextual. 3. Indicar en el cuadro de dialogo Eliminar, la dirección en la cual se desea que se desplacen las celdas que circundan la selección. 7. Borrar celdas Para borrar el contenido de una celda o un rango de celdas: 1. Seleccionar el área a borrar. 2. Seleccionar el comando Borrar del menú Edición o del menú contextual o pulsar la tecla SUPR. 8. Insertar filas o columnas Pasos a seguir: 1. Indicar la cantidad de filas o columnas a insertar seleccionándolas en los encabezados de las filas (números ) o columnas (letra ). 2. Seleccionar el comando Filas o Columnas del menú Insertar o del menú contextual. 2
Las columnas nuevas se insertaran a la izquierda de las columnas seleccionadas. Las filas nuevas se insertaran por encima de las filas seleccionadas. CREACION DE FORMULAS Y FUNCIONES 1. Ejemplo de ingreso de la formula: =A5+A8 1. Ubicarse en la celda donde va el resultado 2. Ingresar el signo = (las fórmulas comienzan con el signo = ) 3. Hacer clic sobre la celda A5 4. Ingresar el signo + 5. Hacer clic sobre la celda A8 y pulsar ENTER o hacer clic sobre el cuadro de introducción ( tilde ) Para cancelar una formula cuando se la esta ingresando pulsar ESC o hacer clic sobre el cuadro de cancelación (cruz ). 2. Reemplazar una formula por su valor 1. Ubicarse en la celda que contiene la formula y seleccionar el comando Copiar 2. Seleccionar el comando Pegado especial y luego la opción Valores Para reemplazar por su valor una fórmula en una sola celda, pulsar las teclas F2 y F9 3. Referencias relativas, absolutas y mixtas Pulsar la tecla F4 al ingresar o modificar una fórmula, permite cambiar el tipo de dirección, es decir, fijar la fila, la columna o ambas Tipos de direcciones: A1 Relativa: filas y columna libres $A1 Mixta: columna fija y fila libre A$1 Mixta: fila fija y columna libre $A$1 Absoluta: fila y columna fijas 4. Referencias Tridimensionales 3-D Una referencia 3-D es un rango que abarca dos o más hojas de un libro de trabajo Ejemplo de ingreso de referencia 3-D: Se desea ingresar la función =SUMA en la Hoja 1 que sume el rango A5+A8 desde la Hoja 2 hasta la Hoja 5. 1. Ubicarse en la Hoja 1 en la celda donde va el resultado y digitar =SUMA( 2. Hacer clic en la etiqueta de la Hoja 2 y seleccionar el rango A5:A8 3. Presionar MAYUSC y hacer clic en la etiqueta de la Hoja 5 4. Pulsar ENTER o hacer clic en el tilde 5. Referencias externas Una referencia externa es una referencia a una celda o un rango de otro libro de trabajo. El desplazamiento hacia otro libro se realiza a través del menú Ventana y la selección se realiza mediante un clic en el nombre de la ventana y otro clic en la celda. 3
6. Asistente para funciones Permite ingresar una función en forma guiada Para invocar el Asistente para funciones hacer clic en el botón fx de la barra de fórmulas. 7. Recálculo Manual o Automático Por defecto, los libros trabajan con recálculo automático. Para pasar del recálculo automático al recálculo manual, seleccionar el comando Opciones del menú Herramientas y luego la ficha Calcular. Para darle la orden de recalcular el libro, pulsar la tecla F9. Para recalcular solo la hoja activa, pulsar las teclas MAYUSC F9. FORMATEO DE UNA HOJA DE CALCULO 1. Cambiar el ancho de una o varias columnas 1. Seleccionar el encabezado de la columna o columnas a modificar 2. Indicar el ancho de las columnas Mediante el ratón Ubicarse en el borde derecho del encabezado ( línea que separa las letras ) de cualquier columna y cuando aparezca una doble flecha, arrastrar o hacer doble clic. El doble clic (ancho automático ) permite que las columnas se adapten a la entrada mas larga. Mediante el comando Columna del menú Formato Mediante el menú contextual 2. Formatear números Mediante la barra de herramientas de formato Mediante menúes Seleccionar el comando Celdas del menú Formato o el comando Formato de Celdas del menú contextual y luego seleccionar la ficha Numero 3. Crear formatos personalizados de números 1. Seleccionar el comando Formato de Celdas del menú contextual y luego seleccionar la ficha Número. Aparece un cuadro de diálogo. 2. Seleccionar un formato existente y modificarlo en el cuadro Código 3. Al aceptar el formato nuevo queda grabado en la categoría apropiada y en la categoría Personalizada 4. Alinear textos Mediante la barra de herramientas de formato Seleccionar los botones: Alinear a la izquierda Alinear a la derecha Centrar en varias columnas Centrar en la celda Mediante menúes Seleccionar el comando Celdas del menú Formato o el comando Formato de Celdas del menú contextual y luego seleccionar la ficha Alineación. 4
5. Modificar el tipo de letra Mediante la barra de herramientas de formato Seleccionar los botones:! Nombre de fuente! Tamaño de fuente! Negrita! Cursiva! Subrayar Mediante menúes Seleccionar el comando Celdas del menú Formato o el comando Formato de Celdas del menú contextual y luego seleccionar la ficha Fuentes 6. Agregar bordes Seleccionar el botón Paleta portátil Bordes en la barra de herramientas Seleccionar el comando Celdas del menú Formato o el comando Formato de celdas del menú contextual y luego seleccionar la ficha Bordes 7. Agregar diseños y colores Seleccionar el botón Paleta portátil de Colores en la barra de herramientas Seleccionar el comando Celdas del menú Formato o el comando Formato de Celdas del menú contextual y luego seleccionar la ficha Diseño 8. Copiar formatos Cuando se copian formatos no se copia el contenido de la celda. 1. Seleccionar el rango que contiene el formato a copiar 2. Seleccionar el botón Copiar formato en la barra de herramientas 3. Seleccionar el rango donde va a copiar el formato y soltar el ratón Otra alternativa es utilizando el comando Pegado especial del menú Edición o del menú contextual y seleccionar la opción Formatos CREACION DE LISTAS Y SERIES 1. Crear una lista de llenado automático 1. Escribir la lista en un rango y seleccionarlo 2. Seleccionar el comando Opciones del menú Herramientas y luego la ficha Listas 3. Seleccionar el botón Importar 2. Crear una serie a partir de una lista 1. Escribir alguna de las palabras que integran la lista que se desea utilizar 2. Arrastrar el cuadro de llenado con el botón izquierdo del ratón 3. Crear una serie numérica 1. Escribir el primer termino de la serie 2. Arrastrar el cuadro de llenado con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Series Otra alternativa consiste en ingresar los dos primeros términos de la serie, seleccionarlos y arrastrar el cuadro de llenado con el botón izquierdo. 5
TRABAJO CON HOJAS 1. Seleccionar hojas Cuando se trabaja con varias hojas a la vez, se trabaja en Grupo. Trabajar en Grupo sirve para: Introducir encabezados de columnas y fórmulas comunes en varias hojas Dar formato a celdas y rangos en varias hojas Ocultar o eliminar varias hojas al mismo tiempo Imprimir varias hojas a la vez Para seleccionar hojas adyacentes hacer clic sobre la primera hoja y pulsando la tecla MAYUSC hacer clic sobre la ultima Para seleccionar hojas no adyacentes hacer clic sobre la primera pulsando la tecla CTRL hacer clic sobre cada una de las otras hojas Para seleccionar todas las hojas seleccionar el comando Seleccionar todas las hojas en el menú contextual de la etiqueta de la hoja Para desagrupar las hojas seleccionar el comando Desagrupar hojas en el menú contextual de la etiqueta de la hoja o hacer clic en cualquier etiqueta de hoja no incluida en la selección. 2. Insertar y eliminar hojas 1. Seleccionar una o varias hojas adyacentes haciendo clic en la etiqueta 2. Seleccionar el comando Insertar o Eliminar del menú contextual de la etiqueta o seleccionar el comando Hoja de Calculo del menú Insertar o el comando Eliminar hoja del menú Edición 3. Cambiar el nombre de una hoja Hacer doble clic sobre la etiqueta de la hoja Ubicado sobre la etiqueta de la hoja, llamar al menú contextual o seleccionar el comando Hoja del menú Formato y luego seleccionar Cambiar nombre 4. Mover y copiar hojas dentro del mismo libro de trabajo Para mover: 1. Seleccionar la hoja o las hojas y arrastrarlas por la fila de etiquetas. 2. Soltar el ratón en el lugar donde desea desplazarlas ( aparece un triángulo invertido indicando la ubicación ) Para copiar: El procedimiento es el mismo, pero manteniendo presionada la tecla CTRL 5. Mover y copiar hojas en otro libro de trabajo 1. Abrir el libro en el cual se desean copiar las hojas 2. Seleccionar la hoja o las hojas a mover o copiar 3. Seleccionar el comando Mover o copiar del menú contextual de hoja 4. Indicar antes de que hoja desea mover o copiar 5. Para copiar, activar la casilla Crear una copia en el cuadro de dialogo. Para mover dejar la casilla desactivada. Estas operaciones también pueden realizarse arrastrando las etiquetas de una hoja. Para facilitar la tarea, se sugiere organizar las ventanas de los libros de 6
trabajo de manera que las etiquetas de las hojas de los libros estén visibles antes de arrastrarlas. 6. Dividir una hoja en secciones 1. Ubicarse en el encabezado de una fila o columna para generar una división horizontal o vertical. 2. Seleccionar el comando Dividir del menú Ventana Para cambiar la división, arrastrar la línea de división al lugar deseado. Para cancelar una división volver al menú Ventana y seleccionar el comando Anular división o hacer doble clic sobre la línea de división Para generar una división vertical y horizontal ejecutar el paso 2 ubicado en una celda Para pasar de una sección a otra pulsar la tecla F6 o hacer clic en la sección deseada. 7. Inmovilizar filas o columnas de una hoja El procedimiento es el mismo que para dividir la hoja en secciones pero seleccionando el comando Inmovilizar secciones del menú Ventana. Para cancelar las divisiones volver al menú Ventana y seleccionar el comando Movilizar Secciones TRABAJO CON VENTANAS 1. Crear, organizar, y cerrar ventanas de un libro de trabajo Para crear una ventana seleccionar el comando Nueva ventana del menú Ventana Para organizar las ventanas seleccionar el comando Organizar en el menú Ventana o en el menú contextual de libro. Para activar el menú contextual hacer clic con el botón derecho del ratón en el titulo de la ventana que contiene el nombre del libro. Para organizar las ventanas del libro activo, seleccionar la casilla de verificación Ventanas del documento activo Para cerrar una ventana hacer doble clic en el cuadro de control de la ventana. Para pasar de una ventana a otra: Hacer clic en la ventana deseada: Pulsar CTRL+TAB en el cuadro de control seleccionar Siguiente ventana 2. Ocultar y minimizar ventanas Para ocultar ventanas (no se cierran ) seleccionar el comando Ocultar del menú Ventana Para mostrar ventanas ocultas seleccionar el comando Mostrar del menú Ventana Para minimizar una ventana hacer clic sobre el símbolo minimizar 7
TRABAJAR CON LIBROS 1. Guardar, Abrir, y Cerrar un libro de trabajo. Guardar con el mismo nombre: Hacer clic en el botón Guardar de la barra de herramientas. Seleccionar el comando Guardar del menú Archivo o del menú contextual del libro Guardar con otro nombre: Seleccionar el comando Guardar como del menú Archivo o del menú contextual de libro. Abrir un libro existente: Hacer clic en el botón Abrir en la barra de herramientas. Seleccionar el comando Abrir del menú Archivo o seleccionar el nombre del libro en la lista de libros usados recientemente. Crear un libro nuevo: Hacer clic en el botón Libro de trabajo nuevo. Seleccionar el comando Nuevo del menú Archivo. 2. Cerrar uno o varios libros de trabajo Cerrar un libro: Seleccionar el comando Cerrar del menú Archivo o cerrar la ventana haciendo doble clic en el cuadro de control de la venta. Cerrar todos los libros abiertos: Mantener presionada la tecla MAYUSC, llamar al menú Archivo y seleccionar el comando Cerrar todo. Cerrar todos los libros abiertos y Salir de Excel: Seleccionar el comando Salir del menú Archivo o hacer doble clic en el cuadro de control de la ventana de Excel. IMPRESION 1. Preparar la impresión Seleccionar el comando Preparar página del menú Archivo. Este comando presenta cuatro fichas que permiten controlar la apariencia de las hojas impresas. La ficha Hoja permite definir: El área o rango de impresión, utilizar direcciones o nombres de rangos pulsando la tecla F3. Títulos de tipo filas o columnas a repetir en todas las páginas de impresión (no deben incluirse en el rango de impresión). Líneas de división. La ficha Márgenes permite definir: Los valores de los márgenes. El centrado horizontal o vertical de la impresión. La ficha Página permite: Definir la orientación de la impresión (vertical u horizontal) Indicar el tamaño del papel Reducir o aumentar el tamaño de la impresión Indicar el primer numero de página La ficha Encabezado/Pie permite: Seleccionar encabezados y pies de página predefinido. Crear encabezados y pies de página personalizados 8
2. Seleccionar la impresión y el tipo de papel 1. Seleccionar el comando Imprimir del menú Archivo o el botón Imprimir de Preparar página 2. Hacer clic sobre el botón Impresora 3. Seleccionar la impresora que va a utilizar 4. Hacer clic sobre el botón Configurar. Los valores que ingreso en este cuadro de diálogo se convierten en los valores predeterminados. 5. Seleccionar el tamaño de papel y Aceptar. 3. Presentación previa a la impresión Seleccionar el comando Presentación preliminar del menú Archivo o seleccionar el botón Presentación preliminar. Hacer una presentación preliminar del documento, permite ver cada página de la forma en que se va a imprimir. Para volver a las opciones del comando Preparar página, pulsar el botón Preparar. Para cambiar los márgenes, pulsar el botón Márgenes y arrastrar las líneas. Para ampliar o reducir la imagen en pantalla hacer clic cada vez. 4. Saltos de página Para insertar un salto de página manual: vertical y horizontal: ubicarse en la celda donde desea insertar el salto y ejecutar el comando Salto de página del menú Insertar. vertical: seleccionar la columna donde desea iniciar el borde izquierdo de la nueva página y ejecutar el comando Salto de página del menú Insertar. horizontal: seleccionar la fila donde desea iniciar el borde superior de la nueva página y ejecutar el comando Salto de página del menú Insertar. Para visualizar los saltos de página automáticos, seleccionar el comando Opciones del menú Herramientas y en la ficha Ver activar la casilla Saltos de página automáticos. Los saltos de página se representan por una línea punteada. Para eliminar un salto de página manual ubicarse abajo o a la derecha de una línea de salto de página y seleccionar el comando Anular salto de página del menú Insertar. 5. Impresión del documento Al seleccionar el botón Imprimir desde Preparar página o desde Presentación preliminar o al seleccionar el comando Imprimir del menú Archivo, aparece un cuadro de dialogo que permite indicar que se desea imprimir: Una selección. Hojas seleccionadas (opción por defecto) Todo el libro Una selección imprime el rango seleccionado. El rango debe ser definido antes de entrar al menú y deshabilita cualquier rango de impresión que haya definido con la opción Area de impresión de la ficha Hoja. 9
Para definir el rango de impresión también puede utilizarse el botón Establecer área de impresión, que deberá incorporarse a las barras de herramientas. Hojas seleccionadas imprime las hojas seleccionadas e imprime los rangos definidos en la ficha Hoja. Todo el libro imprime todas las hojas que contienen datos, y dentro de cada hoja imprime los rangos definidos en la ficha Hoja. Uso de la ayuda para aprender más Se recomienda acceder a las ayudas cada vez que se desea hacer una nueva tarea, a efectos de aprender a llevarla a cabo. La idea de los productos de software actuales es dedicarse específicamente a resolver el tema en interés en ese momento, para lo cual ahí mismo se debe aprender a utilizarlo. Se evita así la necesidad de aprender un extenso manual de antemano, que igualmente no se recuerda al momento de necesitarlo. La idea es concentrarse en el documento (texto o planilla) a confeccionar más que en el aprendizaje de comandos. Asimismo, éstos pueden varían de una versión a otra de producto. 10