El Procedimiento Administrativo Una visión práctica Mayo de 2016
Índice Contexto El nuevo procedimiento administrativo electrónico: Fase de inicio Fase de instrucción Fase terminación Administración electrónica vs Gobierno Abierto
Plan de Acción sobre Administración Electrónica 2016-2020 OBJETIVO: Eliminar los obstáculos digitales que se oponen al Mercado Único Digital y evitar la fragmentación que se puede generar en el contexto de transformación de las Administraciones Públicas. VISIÓN: Unas administraciones públicas y unas instituciones públicas de la UE abiertas, eficientes e integradoras, que presten servicios públicos digitales sin fronteras, personalizados, fáciles de utilizar y de extremo a extremoa todos los ciudadanos y empresas de la UE, aplicando enfoques innovadores para diseñar y prestar mejores servicios de conformidad a las necesidades y las demandas de la ciudadanía y las empresas.
Escenario a partir de la Ley 11/2007 LAESP Nos obliga a disponer de soluciones para garantizar el derecho de la ciudadanía a relacionarse por medios electrónicos con las AAPP: Sede electrónica Registro electrónico Trámites electrónicos Notificación electrónica Archivo documentos electrónicos Plataformas de interoperabilidad Despliegue ENS/ENI Reconocimiento de las actuaciones administrativas por medios electrónicos, más centrado en el FRONT OFFICE que en el BACK OFFICE.
Un nuevo escenario: un nuevo modelo de Administración La tramitación electrónica no es una forma especial de gestión de los procedimientos sino que debe constituir la actuación habitual de las Administraciones Públicas. Documento electrónico: soporte general de la actividad administrativa Amplia configuración de los derechos de la ciudadanía: LEY 39/2015 LPA ART. 13 LPA DERECHOS DE LAS PERSONAS (con capacidad de obrar) EN LA RELACIÓN CON LAS AAPP ART. 14 LPA DERECHO Y OBLIGACIÓN A RELACIONARSE ELECTRÓNICAMENTE CON LAS AAPP ART. 53 LPA DERECHOS DEL INTERESADO EN EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO (que es electrónico). Nuevo principio de actuación: interoperabilidad de los medios electrónicos y sistemas, y la prestación conjunta de servicios Obligación de las AAPP a relacionarse por medios electrónicos Administración electrónica instrumento necesario para la Transformación Digital y el Gobierno Abierto
Novedades más importantes ad extra : Ley 39/2015 LPACAP INTERESADOS: Se amplia el concepto de interesado Nuevos medios para acreditar representación + registro electrónico apoderamientos. Sujetos obligados ex lege a la relación electrónica REGISTRO ELECTRÓNICO OFICINAS DE ASISTENCIA Asistencia a los interesados uso medios electrónicos. Registro funcionarios habilitados para identificación y firma. Modificación cómputo plazos y calendario días inhábiles Posibilidad de solicitar la tramitación SIMPLIFICADA DEL PROCEDIMIENTO FIRMA ELECTRÓNICA: Identificación vs firma electrónica: Obligación de las AAPP de verificar la identidad del interesado siempre. Obligación firma en determinadas actuaciones establecidas por ley. DOCUMENTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS Como norma general: por escrito y electrónicos NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS Voluntariedad en la elección excepto los colectivos obligados por la ley. ARCHIVO ELECTRÓNICO Obligatorio para todas las AAPP. Para procedimientos cerrados
Elementos principales ad intra : Ley 40/2015 LRJSP SEDE ELECTRÓNICA (ART. 38) Mantiene el régimen de la LAE, No especifica contenido obligatorio PORTAL INTERNET (ART. 39) Punto de acceso electrónico que permite el acceso a través de Internet a la información publicada, y en su caso, a la sede electrónica IDENTIFICACIÓN AAPP (ART. 40 i 41) IDENTIFICACIÓN DE LAS AAPP: Sello electrónico (art. 40) FIRMA ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA AUTOMATITZADA: Sello electrónico (art. 41.a) y Código Seguro de Verificación (41.b) FIRMA ELECTRÓNICA PERSONAL AL SERVICIO AAPP (art. 43) - Por el titular del órgano o empleado públic correspondiente -Cada AP determina los sistemas de firma a usar - La firma se podrá referir, por seguridad pública, sólo al número de identificación profesional. CONVOCATORIAS Y SESIONES ÓRGANOS COLEGIADOS (ART. 17) Posibilidad de uso de medios electrónicos y de participar en sesiones a distancia. Se ha de asegurar la identidad de los miembros participantes. Preferencia por el uso de medios electrónicos para remitir las convocatorias. ACTAS DE ÓRGANOS COLEGIADOS (ART. 18) Posibilidad de registrar las sesiones+ acompañar el acta con el archivo de la grabación (con certificado de autenticidad emitido por el secretario) de documentos electrónicos usados en la sesión. Deber de conservación de los archivos grabados y los ficheros electrónicos para garantizar la integridad, autenticidad y el acceso futuros.
FASE DE INICIO + INTERESADOS (... Cuando la Ley asílo determine...): Los grupos de afectados, Las uniones y entidades sin personalidad jurídica Los patrimonios independientes o autónomos. + MEDIOS REPRESENTACIÓN Apoderamiento apud acta Acreditación inscripción registro electrónico de apoderamientos. AMPLIACIÓN SUJETOS OBLIGADOS RELACIÓN ELECTRÓNICA NUEVA HERRAMIENTA Creación del Registro de apoderamientos LIBERTAD DE ELECCIÓN Excepto SUJETOS OBLIGADOS POR LEY: Personas jurídicas Profesionales colegiados Empleados Administraciones Públicas Etc Excepto SUJETOS OBLIGADOS POR REGLAMENTO: Por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos que acrediten que tienen acceso y disponibilidad de medios electrónicos.
Del Registro Electrónico a las Oficinas de Asistencia al Registro REGISTRO ELECTRÒNICO (L.11/2007 LAESP) Oficina de ASISTENCIA AL REGISTRO (L.39/2015 LPACAP) DIGITALIZACIÓN DEL REGISTRO DE ENTRADA NUEVA HERRAMIENTA Creación del Registro de funcionarios habilitados
Proyecto Digitalización Registro de Entrada Sant Feliu Cambio cultural Interrelaciones doc.- BPM- QdC Formación Aspectos Organizativos Adaptación BPM y Màtrix Expediente integral Aspectos Tecnológicos Conexión a redes de Interoperabilidad Adquisición dispositivos Análisis y reformulación DIGITALIZACIÓN DEL REGISTRO DE ENTRADA Redimensionar los recursos informáticos Seguridad y protección de datos personales Selección firma electrónica Aspectos Jurídicos Revisión de la Ordenanza AE y aprobación del procedimiento Publicar el sentido del silencio
Sobre la aportación de documentación Aportar documentos originales (sólo excepcionalmente por normativa) Los interesados NO estarán obligados a: Aportar datos o documentos ya presentados a cualquier AAPP, debiendo indicar en quémomento y ante quéórgano administrativo los presentó Se presume la consulta autorizada salvo oposición expresa o ley especial aplicable requiera consentimiento expreso Aportar documentos elaborados por cualquier AAPP (requiere consentimiento del interesado para ser consultados o recabados) Se presume la consulta u obtención autorizada salvo que conste su oposición expresa o ley especial aplicable requiera consentimiento expreso. Los interesados se responsabilizarán de la veracidad de los documentos que presenten (declaraciones responsables).
Identificación vs Firma electrónica CUESTIONES A CONSIDERAR: Fija los trámites en que es necesaria la firma electrónica de forma muy genérica: con el literal del artículo es necesaria para el 90% de las interacciones con la Administración Local. La Ley no aclara el tipo de firma para el trámite concreto-> se continua con el mismo problema que ya teníamos con la LAESP, de determinación de la firma a utilizar. Únicamente se puede solicitar SE (art. 11.2 LPACAP): a) Formular solicitudes. b) Presentar DR o CP. c) Interponer recursos. d) Desistir de acciones. e) Renunciar a derechos. Iniciativa del Consorcio AOC: Protocolo de identificación y firma electrónica de Catalunya.
Política de firma y certificados electrónicos Certificado de Certificado de Sede electrónica Sede electrónica Web segur https: ÓRGANO Actividad administrativa Actividad administrativa automatizada automatizada Evidencia electrónica Otros Otros sistemas sistemas de de firma firma Firmas Firmas longevas longevas
FASE INSTRUCCIÓN: Ecosistema del expediente electrónico Servicios electrónicos comunes Expedientes electrónicos Gestión documental
La foliación y el índice electrónico Expediente en formato electrónico = Agregación ordenada de documentos + índice numerado + copia electrónica certificada de la resolución. Normas Técnicas de Interoperabilidad Recoge los requisitos mínimos sobre la estructura y el formato de los expedientes electrónicos para la interoperabilidad. Inclusión en los expedientes de un índice electrónico firmado por el órgano o entidad actuante que garantice la integridad del expediente electrónico y permita la recuperación. El cierre del expediente no ha de entenderse como el cierre del procedimiento administrativo correspondiente. La foliación del expediente se tiene que poder hacer en cualquier momento del ciclo de vida del expediente.
Requisitos legales para la validez de las copias (condición de copia auténtica) Art. 27 LPACAP: Original electrónico o copia autentica COPIA AUTENTICA Elaboración de una copia Ha de contener metadados que indiquen que es COPIA y se ha de visualizar en el documento Original papel COPIA AUTENTICA Elaboración de una copia a través proceso DIGITALITZACIÓN = Ha de contener metadados que indiquen que es COPIA y se ha de visualizar en el documento Original electrónico COPIA AUTENTICA Elaboración de una copia COPIA AUTENTICA Ha de contener metadados que indiquen que es COPIA y se ha de visualizar en el documento d) Las copias en soporte papel de documentos originales emitidosen dicho soporte se proporcionarán mediante una copia auténtica en papel del documento electrónico que se encuentre en poder de la Administración o bien mediante una puesta de manifiesto electrónica conteniendo copia auténtica del documento original. Por último, el Reglamento del Esquema Nacional de Interoperabilidad debe fijar las Normas Técnicas de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos (D.A.1ª.j).
Participación de la ciudadanía en el procedimiento de elaboración de normas de carácter reglamentario ES NECESARIA CONSULTA PÚBLICA CON CARÀCTER PREVIO a la elaboración del proyecto o anteproyecto de reglamentopara recavar la opinión de sujetos y organizaciones más representativas potencialmente afectados por la futura norma. NECESIDAD DE DAR AUDIENCIA a la ciudadanía PUBLICANDO EL TEXTO EN LA WEB cuando la norma afecte a derechos e intereses legítimos de las personas. NECESIDAD DE PONER A DISPOSICIÓN de la ciudadanía todos los DOCUMENTOS necesarios, que deberán ser claros, concisos y reunir toda la información precisa para poder pronunciarse sobre la misma. TODO ESTO SIN PERJUICIO DEL TRÁMITE DE INFORMACIÓN PÚBLICA POSTERIOR A LA APROBACIÓN INICIAL DEL REGLAMENTO (Art. 49 LRBRL), para la presentación de alegaciones, sugerencias y reclamaciones.
FASE TERMINACIÓN: Los órganos colegiados en la LRJSP VOLUNTAD CLARA DE LA LRJSP de regular el funcionamiento de los órganos colegiados por medios electrónicos. EXCLUSIÓNÓRGANOS COLEGIADOS DE GOBIERNO (DA 21 LRJSP)!!!! NOVEDADES: Posibilidad de grabación de las sesiones Posibilidad de celebración de sesiones a distancia Se puede deducir, con un enfoque hermenéutico de la normativa AE, el uso de medios electrónicos en: Convocatorias de sesiones Acceso a documentación Presentación de mociones, propuestas, enmiendas, ruegos o preguntas Grabación de los plenos
La notificación electrónica Art 40-44 LPACAP Medio preferente para notificar y en todo caso sujetos obligados a recibirlas por este medio. Por reglamento, se puede establecer la obligatoriedad. Se garantiza la intermodalidad para la ciudadanía. Acciones para la implantación: Ámbito JURÍDICO: Regulación de la notificación Ámbito ORGANIZATIVO: Adaptación de procedimentos Gestión del consentimiento Gestión de la convivència paper/elect Formación Àmbito TECNOLÓGICO: Selección plataforma de notificación Adaptación de la Seu-e Archivo de notificaciones y evidencias Adaptación del gestor de expedientes Proceso de notificación: Cómo? (Art. 43.1) Comparecencia en la sede electrónica (acceso del interesado o representante al contenido de la notificación) Dirección electrónica habilitada única Cuando se entiende practicada? (Art. 43.2) En el momento del acceso a su contenido Si obligatoriedad o decisión del interesado 10 días sin acceso = rechazo Cuando se entiende completa la obligación de notificar? (Art. 43.3) Puesta a disposición de la notificación en la sede electrónica o dirección habilitada única. DILIGENCIA DE NOTIFICACIÓN: Justificante electrónico de validez Evidencias electrónicas de todo el proceso
Gestión documental y el Archivo único PIC (Paquete consulta) Documentación Activa y semiactiva PIT (Paquete transferencia) Documentación administraciones TAAD Consulta Documentación semiactiva Documentación de conservación permanente Ciclo de vida de los documentos: Sistema de Gestión Documental
La integración de herramientas de gestión en el SGD Políticas del Gestor Disposición Conservación y retención Migración Acceso y seguridad Entornos en papel Archivos físicos de las oficinas Sistema de Gestión Documental GD- MATRIX Herramientas de gestión Cuadro de clasificación Tipologías documentales Calendarios de retención y eliminación Catálogo de procedimientos Catálogo de documentos y datos interoperables Documentación de soporte Manuales, instrucciones, protocolos,.. Entorno electrónico Web semántica Carpetas corporativas en la red (X, L, M,..) Aplicaciones corporativas (SdE, Matrix,..) Responsabilidades Mantenimiento del QdC Gestor de documentos Roles + de 94.000 expedientes / + de 945.000 documentos / 6.000 documentos a la semana
Simplificación administrativa Análisis de documentos QdC documental: SERIES DOCUMENTALES Catálogo de procedimientos EQUIPOS DE TRABAJO INTERDISCIPLINARIOS METODOLOGÍA DE SIMPLIFICACIÓN Manual de Procedimientos Descripción de Procedimientos
Adecuación a los Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad Evolución proyecto Seguridad en Sant Feliu
Automatización de la transparencia
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