APRENDIENDO EXCEL Tema 1 Aula Municipal de Informática-El Puerto de Santa María Qué es Excel: Excel es una hoja de cálculo, un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda se pueden introducir números y letras. Excel es capaz de realizar operaciones matemáticas automáticamente solo rellenando las celdas y aplicando la formula correspondiente. Puedes, por ejemplo, crear una tabla con los gastos mensuales, hacer una factura, y el programa se encargará automáticamente de sumar, restar o calcular el % de IVA. Es un programa de contabilidad muy avanzado, pero no es necesario saber matemáticas para manejarlo, muchas veces es suficiente con utilizar las operaciones esenciales. Excel es un programa integrado en el paquete de Microsoft Office, por lo que muchos de sus iconos y comandos funcionan de forma parecida a todos los programas de Office. Como Excel es un programa, la manera de entrar en él será: Menú Inicio/Todos los programas/microsoft Office/Microsoft Office Excel 2007 Siempre que el icono de Excel no esté en el escritorio. (En la web aulainformatica.org se explica cómo poner un acceso directo en el escritorio, en el menú Varios) SALIR DE EXCEL Clic en el botón cerrar Clic en el botón Archivo y elegir cerrar o Salir de Excel En el vértice izquierdo de la barra de título se encuentra el icono de Office Archivo) picando en él se nos abre una ventana, (botón 1
Desde donde se pueden realizar fácilmente tareas comunes como: Nuevo - Abrir - Guardar - Guardar como... - Imprimir - Preparar - Enviar - Publicar - Cerrar. Conceptos de Excel: LIBRO DE TRABAJO Es el archivo que creamos con Excel (en Word se llamaba Documento), es decir todo lo que hagamos con este programa se almacenará formando el libro de trabajo. Cuando abrimos Excel se inicia con un libro de trabajo con el nombre provisional Libro 1. Un libro de trabajo está formado por varias hojas (3 en principio). HOJA DE CÁLCULO Es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es como una gran hoja cuadriculada y está formada por columnas y filas. 2
Las columnas son el conjunto de las celdas seleccionadas verticalmente y se nombran por letras mayúsculas. Las filas son la selección horizontal de celdas y se nombran con números. La celda es la intersección de una columna y una fila. Se nombra con la letra de la columna a la que pertenece y el número de su fila (p.e. B2). La celda activa es aquella donde está el cursor, que marca también la columna activa y la fila activa. MOVIMIENTO POR LAS CELDAS Para movernos por las celdas se utiliza el ratón, haciendo clic en la celda que queremos activar, o con los cursores del teclado (las cuatro flechas). INTRODUCIR DATOS Sitúa el cursor en la celda y teclea los datos. Estos aparecen en dos lugares: en la celda activa y en la barra de fórmulas. Para validar los datos introducidos: Intro: valida y pasa a la celda de abajo. Cursores: validan y pasan a la celda de la flecha seleccionada. Introducir: (botón de la barra de fórmulas) valida pero se queda en la misma celda. MODIFICAR DATOS Se pueden modificar los datos introducidos mientras que estamos tecleando o después. El texto aparecerá alineado a la izquierda de la celda, los números se alinearán a la derecha. FÓRMULAS Para que el programa pueda realizar las operaciones tenemos que indicárselo a través de fórmulas. Para introducir una fórmula hay que situarse en la celda donde queramos insertarla. Veremos escribirse la fórmula tanto en la celda como en la barra de fórmulas. Siempre se debe empezar a escribir la fórmula con el signo = (p.e. =B12+C12 esta fórmula nos sumará los datos de éstas dos celdas y nos mostrará el resultado en la celda activa). Si la fórmula utilizada no es correcta Excel nos mostrará un error (p.e. si le pedimos que nos sume dos celdas con letras) 3
Le hemos pedido que nos sume las celdas C2 y C3 que contienen letras. Nos muestra un error. Los signos en las fórmulas + Sumar - Restar * Multiplicar / Dividir % Tanto por ciento (también puede formularse *0,21= 21%) GUARDAR UN LIBRO Usamos lo mismo que hemos empleado para guardar en Word o Power point. Clic en el símbolo de Office y elegir la opción Guardar como. 1. 1º Escribir el nombre que le queremos 2. dar al libro. 3. 2º Busca tu carpeta. Clic sobre ella. 4. 3º Si el nombre de nuestra carpeta 5. aparece en el recuadro de 6. Guardar en pulsar botón Guardar. Una vez hecho esto, podemos cerrarlo sabiendo que ha quedado guardado y que podremos recuperarlo en cualquier momento. Para cerrar basta con hacer clic en el boton de la ventana (se cerrará el libro y el programa) o bien clic en y seleccionar Cerrar (se cerrará el libro pero no el programa). 4
CREAR UN NUEVO LIBRO Cuando cerramos un libro y queremos empezar con uno nuevo, con un libro en blanco, debemos seguir los siguientes pasos: * Clic en y elegir la opción Nuevo/Libro en blanco. ABRIR UN LIBRO QUE YA EXISTE Los pasos a seguir para abrir un Libro que ya existe son: * Clic en y elegir la opción Abrir. Se nos mostrará la ventana Abrir, cuyo funcionamiento es prácticamente igual al de la ventana Guardar como: Primero debemos encontrar el Libro y luego abrirlo: 1º Haz Clic en tu carpeta para buscar el libro que tienes guardado. 2º Doble clic sobre el libro, o un clic y pulsar el botón Abrir. El libro guardado se nos mostrará y podremos trabajar con él. José Luis Ferrero/Responsable del Aula aulacorreo@hotmail.es / aulainformatica.org Centro S.S. Francisco Guerrero - B. Social - Ayto El Puerto S. M. 5