Excel Básico para Educación Financiera

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Roberto Moreno Chávez
hace 7 años
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1 Excel Básico para Educación Financiera PACT Program

2 Elementos básicos de Microsoft Excel para el curso de Educación Financiera que forma parte del PACT Program. Parents Alliance, Inc. P.O. Box Houston, TX (713) Microsoft Excell y Microsoft Office son marcas registradas de Microsoft Inc. PACT Program es marca registrada de Parents Alliance, Inc. Octubre de 2011

3 Microsoft Excel Elementos Básicos Excel es un programa de Microsoft Office que permite crear hojas de cálculo para analizar datos y tomar decisiones. Nos permite, entre otras cosas, organizar y analizar un presupuesto familiar, un archivo de contactos con sus teléfonos y correos electrónicos, hasta operaciones matemáticas y financieras. Para comenzar hay que crear un libro que también se conoce como hoja de cálculo. Crear un nuevo libro 1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Nuevo. 2. Haga clic en Crear. Guardar un libro 1. Haga clic en la pestaña Archivo. 2. Haga clic en Guardar como. 3. En el cuadro de diálogo Guardar como, en la lista Guardar como tipo, seleccione Libro de Excel. 4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el libro. 5. Para finalizar, haga clic en Guardar.

4 Celdas La base de Excel es la celda o casilla que se identifica con una letra que corresponde a la columna, y un número que corresponde al renglón o fila. Por ejemplo la celda azul de la figura se identifica con A1 y la palabra Ventas se encuentra en la casilla C14. Las casillas pueden tener diferente acho y alto, según tus necesidades. Para cambiar el ancho de la columna C coloca el cursor en la parte superior de color gris entre las columnas C y D. El cursor cambiará de forma con dos flechas. Apretando el ratón mueve el cursor a la derecha para hacer más ancha la columna y a la izquierda para hacerla más estrecha. Lo mismo puedes hacer para las filas. Coloca el cursor entre las filas 11 y 12 y sin dejar de apretar el ratóan, muévelo hacia arriba y hacia abajo. Barra del Menú Explora cada una de las opciones que te ofrece el tipo de letra Font y la alineación Alignment y en la manera de presentar los números Number. Descubre las distintas posibilidades que tienes para mejorar la apariencia de tus hojas de cálculo. Si necesitas aprender más sobre Microsoft Excel te sugerimos acudas al sitio de Microsoft Primeros Pasos que puedes encontrar en nuestro portal Supérate y Triunfa. Ahí encontrarás información más detallada en español.

5 También existen varios cursillos en inglés directamente de Microsoft:. Haz clic en la siguiente liga. Si no se abre el tutorial copia la liga y colócala en tu buscador. Operaciones Aritméticas Con Excel podemos sumar (+), restar (-), multiplicar (*) y dividir (/) Anotemos las cantidades en las celdas en las filas 3 y 4 como se muestra en la figura. En la fila 5 debemos escribir la operación que queremos realizar sin dejar espacios. La fila 7 indica la fórmula apropiada para cada caso. La resta se puede realizar de dos maneras dependiendo de cómo escribamos la cantidad que restamos. En la columna C la formula hace resta y en la columna E suma dos cantidades una de las cuales es negativa pues lleva el signo de menos 225. Una de las ventajas de Excel es que una vez que tenemos los datos en una hoja de cálculo no tenemos que volver a escribir las fórmulas pues Excel lo hace automáticamente. Por ejemplo, si cambiamos la cantidad de la celda A3 de 755 a 555, Excel calcula automáticamente el nuevo resultado de 780. Si ahora cambiamos A3 a 0 (cero,) el total nos queda en 225. Esta característica de Excel es de suma importancia cuando analizamos un plan financiero o un presupuesto pues nos permite ver distintos resultados al cambiar las cantidades. Las operaciones entre celdas también se pueden realizar en hileras. En la celda A1 anote la cantidad 10 En la celda B1 anote la cantidad 25 En la celda C1 anote la cantidad 55 En la celda D1 haga la suma =A1+B1+C1 Presione Enter y obtendrá la cantidad de 90 Suma con el comando Σ Para facilitar los cálculos se puede usar el signo de SUM que aparece en la barra del menú con el símbolo Σ.

6 En el ejercicio anterior coloque el cursor en la casilla D1 la cual aparecerá resaltada. Seleccione el signo Σ del menú. Excel hace la siguiente operación: = SUM(A1:C1) que debe entenderse como la suma de las cantidades de las celdas A1 a C1. Hay que notar que con el comando Σ solamente se pueden sumar cantidades en una misma columna o en una misma hilera. Cuando usemos este comando debemos asegurarnos que en la suma que realiza Excel estén las celdas que queremos sumar. Para esto debemos colocar el cursor el la celda del resultado y hacer clic una sola vez. En lugar del resultado aparecerá la fórmula. Formatos Numéricos y Cantidades Negativas Vamos a considerar el siguiente ejemplo en el que tenemos que calcular el costo de una reparación de un sofá. La fórmula para el Subtotal es =SUM(C3:C7) y la fórmula para el Total es =C8+C9 Podemos cambiar el costo de cada artículo sin tener que modificar las fórmulas. Supongamos que queremos utilizar una tela más fina cuyo valor es de $45. Inmediatamente veremos que el total aumentó a $123. Pero ahora necesitaríamos utilizar clavos más finos cuyo costo es de $14 en lugar de $3. Entonces el total aumenta a $134. Para visualizar mejor nuestro presupuesto podemos hacer cambios a la hoja de cálculo. A) Ancho de las columnas Podemos cambiar el ancho colocando el cursor el la hilera superior que contiene las letras, colocándolo exactamente en la línea que divide a las columnas A y B. El cursor cambiará a una raya vertical con dos flechas. Sin soltar el cursor podemos mover el ancho de la columna para hacerlo más pequeño (hacia la izquierda) o más grande (hacia la derecha). B) Ancho de las hileras Coloquemos el cursor en la línea que divide a los números 10 y 11 y movámoslo hacia arriba (menos ancho) o hacia abajo (más ancho).

7 C) Formato de las cantidades Para incluir el signo de dólares llevemos el cursor a la celda superior de la columna C para seleccionar a todas las cantidades de esa columna. En el menú de Format escoger Cells, luego Number y finalmente Currency. Podemos escoger el número de decimales que deseamos a la derecha de la cantidad. En el menú desplegable podemos escoger varias opciones para indicar como queremos que aparezcan las cantidades negativas (las que se restan). d) Cantidades negativas Son las cantidades que se restan en una operación. Podemos seleccionar que aparezcan con el signo de menos -, entre paréntesis, o en color rojo. Formato para Presupuestos El formato que te presentamos te ayudará a elaborar tu presupuesto familiar. Puedes bajar la plantilla de: El documento se descarga en la computadora en la carpeta Downloads. Si no lo encuentras haz una búsqueda en tu computadora bajo Presupuesto.xls Anota la cantidad mensual estimada para cada concepto y luego comparárala con lo que realmente fue el ingreso o el egreso. De esta manera tendrás un mejor control de tus finanzas personales.

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