Introducción a Microsoft Access: Bases de datos y Tablas

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1 Página 1 Clase nº 26 Introducción a Microsoft Access: Bases de datos y Tablas Podemos definir a Microsoft Access como un sistema administrador de bases de datos, diseñado especialmente para ser utilizado bajo Windows. Microsoft Access permite crear un archivo que denominamos Base de Datos, en este podemos ir cargando todo tipo de información y administrarla. Dentro de este archivo podemos encontrar: Tablas: son los medios de almacenamiento de información (similares a las planillas de Excel). Formularios: me permiten la carga de datos en las tablas antes mencionadas. Consultas: herramienta utilizada para la visualización de datos filtrados. Se utiliza para ver algunos campos de la tabla, según algún criterio. Informes: se utiliza para imprimir los datos de la base de datos en un modelo personalizado. Cómo ingresar al programa Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft Access 2007 Cómo crear una base de datos Tablas 1. Hacer clic en el Botón de Office. 2. Luego hacer clic en Nuevo. En la ventana que aparece, debemos hacer clic en Nombre de archivo, y colocarle el nombre que deseo a la base de datos. 3. Hacer clic en el botón en forma de carpeta amarilla para elegir la ubicación de la base de datos. 4. Por último hacer clic en el botón Crear Las tablas serán nuestro medio de almacenamiento. Es una colección de datos sobre un tema específico. Tendremos muchas tablas dentro de una base de datos. Una tabla posee columnas y filas. Cada fila de una tabla contiene información sobre un elemento. Por ejemplo, si tenemos la tabla Clientes, cada fila tendrá información sobre un cliente. Estas filas son llamadas Registros. A su vez, cada registro se compone de campos, como un nombre, una dirección o un número de teléfono. Cada campo tiene un tipo de dato que define al dato que almacena. Por ejemplo, una columna Nombre almacenará un texto mientras que una columna Edad almacenará un número. Los Campos son las columnas de la tabla. Cada registro está compuesto por los mismos campos y en la misma disposición; sólo cambia el contenido pero permanece invariable la longitud y la ubicación de los datos en cada uno de los registros.

2 Página 2 Cómo crear una tabla 1. Hacer clic en el menú Crear. 2. En el grupo Tablas, hacer clic en Diseño de tabla. Nos muestra la siguiente ventana: 3. En la celda Nombre del campo colocar el nombre del campo correspondiente. 4. Hacer clic en la celda Tipo de datos. Para elegir el tipo de dato hacer clic en la flecha, y elegir un tipo. 5. Definir las propiedades del campo en la parte inferior. 6. Agregar todos los campos que sean necesarios. 7. Hacer clic en el botón Guardar. 8. Colocar el nombre de la tabla y hacer clic en Aceptar. Cómo definir las propiedades de un campo En el sector inferior aparece un listado de opciones titulado Propiedades del campo. Allí podremos determinar todas las características que asumirá el campo que estamos definiendo. Tipos de datos Texto: solo letras (como nombres y apellidos), solo números (que no se utilicen para cálculos, como teléfonos o códigos postales), o combinaciones de letras y números (como direcciones). El tamaño máximo es de 255 caracteres. Memo: igual que tipo Texto, pero de gran longitud como notas o descripciones. Tamaño máximo de caracteres. Número: datos numéricos que se utilizarán para cálculos, exceptuando los valores monetarios. Tamaño de 1, 2, 4 y 8 bytes. Fecha/Hora: fechas y horas. Tamaño de 8 bytes. Moneda: valores de moneda. Se utiliza para evitar el redondeo durante los cálculos. Precisión de 15 dígitos a la izquierda del separador de decimales, y de 4 dígitos decimales. Tamaño de 8 bytes. Autonumérico: números secuenciales exclusivos (con incremento de una unidad) o números aleatorios que se insertan automáticamente cuando se agrega un registro. Tamaño de 4 bytes. Si/No: campos que van a contener sólo uno de dos valores posibles, como sí-no, verdadero-falso, activado-desactivado. Tamaño de 1 bit.

3 Página 3 Qué es una clave principal Aunque no es obligatorio, se acostumbra a identificar a cada fila o registro con un número de serie o de código, como por ejemplo el número de empleado, o el número de serie de un producto. A esta información identificadora la llamaremos Clave principal de la tabla. Es obligatorio si deseamos relacionar una tabla con otra. Cómo establecer un campo como clave principal 1. Estando en la vista Diseño, seleccionar el campo deseado. 2. Hacer clic en el botón de asignación de clave principal. Se verá el nombre del campo con una llave a su izquierda. 3. Hacer clic en el botón Guardar. Una forma alternativa de establecer un campo como clave principal es haciendo clic con el botón derecho del mouse sobre este campo y seleccionar la opción Clave principal. Cómo cargar datos en una tabla 1. Pasarse a la vista de Hoja de datos. 2. En las celdas correspondientes, escribir los datos, respetando el tipo de dato de cada campo. Cómo relacionar dos tablas Cuando la información de una tabla está relacionada con los datos de otra, por ejemplo productos con proveedores, o clientes con ventas; debemos representar esa relación entre tablas. Existen dos formas de realizar esta relación: 1. Mediante la herramienta Relaciones: a. Hacer clic en el menú Herramientas de Bases de Datos, y hacer clic en el botón Relaciones. b. En la ventana Mostrar tabla, seleccionar una tabla y hacer clic en Agregar. Al terminar de agregar todas las tablas, hacer clic en Cerrar. c. Arrastrar un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común en la otra tabla. d. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Activar la casilla Exigir integridad referencial; y luego, tildar las casillas Actualizar en cascada y Eliminar en cascada, para asegurarnos que si en una tabla se realiza un cambio o se elimina un registro, se vea reflejado también en la tabla que tiene relacionada. e. Hacer clic en Crear. Se dibujará una línea de relación entre las dos tablas.

4 Página 4 2. Mediante el tipo de dato Asistente para búsqueda : Esta forma lleva más pasos, pero sirve para extraer datos de otra tabla existente en forma de listado. a. En la Vista de Diseño de la tabla a relacionar con otra (por ejemplo, tabla Ventas), agregar un campo que sirva para la relación (por ejemplo, idcliente, para relacionarla con la tabla Clientes). b. En Tipo de dato, desplegar la lista de tipos y elegir Asistente para la búsqueda c. Elegir la opción Deseo que la columna de búsqueda... y hacer clic en Siguiente. d. Elegir la tabla de la que se va a extraer los datos (en nuestro ejemplo, Clientes) y hacer clic en Siguiente. e. Elegir el o los campos que deseamos que aparezcan en la lista de valores (en el ejemplo, Nombre y Apellido del cliente). Hacer clic en Siguiente. f. Elegir el orden en que queremos que aparezcan los datos. Hacer clic en Siguiente. g. Nos muestra una vista previa de cómo sería la lista. Hacer clic en Siguiente. Por último, hacer clic en Finalizar. h. Si hacemos clic en el menú Herramientas de Bases de Datos, y clic en el botón Relaciones, veremos que las dos tablas tienen una línea mostrando la relación. Cuando ingresemos datos en la Vista de Hoja de Datos, podremos desplegar la lista para elegir los datos de la otra tabla (en el ejemplo, en la tabla Ventas, en la columna idcliente, desplegaremos una lista con los clientes que tenemos en la tabla Clientes, donde seleccionaremos uno). Cómo borrar una relación a. Hacer clic en el menú Herramientas de Bases de Datos, y hacer clic en el botón Relaciones. b. Hacer clic en la línea que representa la relación que deseamos borrar. c. Presionar la tecla Supr, o hacer clic derecho sobre la línea y hacer clic en la opción Eliminar. Cómo agregar, eliminar o modificar un campo de la tabla Primero debemos abrir o visualizar la tabla a modificar. Luego debemos hacer clic en Vista de Diseño. Una vez allí, aparecerá la estructura de la tabla donde podremos agregar, eliminar o modificar los campos requeridos.

5 Página 5 Práctica nº 1 Crear la base de datos Almacén, y crear dentro las siguientes tablas: Nombre de la tabla: Proveedores Clave Principal: campo IdProveedor IdProveedor Autonumérico Título: Cód. Identificador Empresa Texto Tamaño: 30 Contacto Texto Tamaño: 60 Teléfono Número Tamaño: Entero Largo Lugares decimales: 0 Cargar los siguientes datos: Empresa Contacto Teléfono Micropack Juan López Makro Salvador García Rosental Ana Giménez Arcor Daniel González Nombre de la tabla: Productos Clave Principal: campo Código Código Autonumérico Título: Código Interno Proveedor Número Lugares decimales: 0 Categoría Texto Tamaño: 30 Marca Texto Tamaño: 30 Descripción Texto Precio Moneda Título: Precio Unitario Lugares decimales: 3 Stock Número Lugares decimales: 0 Establecer una relación entre estas dos tablas con el campo IdProveedor de la tabla Proveedores y el campo Proveedor de la tabla Productos, mediante la herramienta Relaciones. Cargar los siguientes datos: Proveedor Categoría Marca Descripción Precio Stock 1 Leche Nido Leche en polvo +Nutrición lata 800 gr. $21, Café Dolca Café soluble frasco 170 gr. $14, Mayonesa Natura Mayonesa frasco 350 cc. $4, Fideos Knorr Fideos tirabuzón paquete 500 gr. $3, Fideos Luchetti Fideos tirabuzón paquete 500 gr. $4, Fideos Matarazzo Fideos spaghettini paquete 500 gr. $4, Mayonesa Hellmann s Mayonesa light doypack 250 cc. $2, Mayonesa Hellmann s Mayonesa oliva doypack 250 cc. $3, Café Arlistán Café soluble frasco 50 gr. $5, Leche Nestlé Leche en polvo La Lechera bolsa 400 gr. $10, Harina Arcor Harina de maíz Prestopronta paquete 500 gr. $3, Harina Arcor Harina de maíz Prestopronta paquete 750 gr. $5, Aceite Arcor Aceite de maíz botella 900 cc. $3,

6 Página 6 Nombre de la tabla: Clientes Clave Principal: campo IdCliente IdCliente Autonumérico Título: Cód. Cliente Nombre Texto Tamaño: 30 Apellido Texto Tamaño: 20 Teléfono Número Lugares decimales: 0 Dirección Texto Tamaño: 40 Cargar los siguientes datos Nombre Apellido Teléfono Dirección Antonio Bermejo Mitre 2346 Amalia López Viamonte 1163 Vanesa García Ocampo 1278 Francisca Pérez Riobamba 1398 Yolanda Sánchez San Martín 2284 Luisa Guerra Viamonte 1173 Nombre de la tabla: Ventas Clave Principal: campo IdVenta IdVenta Autonumérico Título: Cód. Venta Cliente Asistente para búsqueda: campos Nombre y Apellido de la tabla Clientes Producto Asistente para búsqueda: campos Descripción y Marca de la tabla Productos Fecha de compra Fecha/Hora Formato: Fecha corta Cantidad Número Lugares decimales: 0 Cargar los siguientes datos: Cliente Producto Fecha de compra Cantidad Antonio Bermejo Leche en polvo La Lechera bolsa 400 gr. Nestlé 28/06/12 1 Antonio Bermejo Café soluble frasco 50 gr. Arlistán 28/06/12 2 Francisca Pérez Aceite de maíz botella 900 cc. Arcor 30/06/12 2 Francisca Pérez Fideos spaghettini paquete 500 gr. Matarazzo 30/06/12 3 Francisca Pérez Mayonesa Frasco 350 cc. Natura 28/06/12 2 Yolanda Sánchez Café soluble frasco 50 gr. Arlistán 27/06/12 1 Yolanda Sánchez Aceite de maíz botella 900 cc. Arcor 27/06/12 2 Luisa Guerra Leche en polvo La Lechera bolsa 400 gr. Nestlé 27/06/12 2