RESUMEN EJECUTIVO AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO PRACTICADA A LA CONTRALORÍA DEL MUNICIPIO ARISMENDI DEL ESTADO BARINAS EJERCICIOS ECONÓMICOS FINANCIEROS 2012 Y 2013 Dirección de Control. Administración Descentralizada Área. Administración Pública Identificación. Contraloría del municipio Arismendi del estado Barinas Tipo y denominación de la Intervención. Auditoría de Cumplimiento Código de la actuación. AC-04-02-2014. Alcance. La actuación fiscal, abarcó la evaluación exhaustiva de los procedimientos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos establecidos por la Contraloría del municipio Arismendi del estado Barinas, en las áreas de
organización, funcionamiento, personal (fijo y contratado) y contrataciones públicas, durante los ejercicios económicos financieros 2012 y 2013. Objetivos de la Intervención. Objetivo General: Evaluar la legalidad, exactitud y sinceridad de las operaciones realizadas por la Contraloría del municipio Arismendi del estado Barinas, en las áreas de organización, funcionamiento, personal (fijo y contratado) y contrataciones públicas, durante los ejercicios económicos financieros 2012 y 2013. Objetivos Específicos: Determinar la organización administrativa de la Contraloría del municipio Arismendi del estado Barinas, con el fin de constatar que la misma se adecue a lo establecido en la normativa legal y sublegal vigente. Verificar la legalidad y sinceridad de las operaciones, administrativas, presupuestarias y financieras llevadas a cabo por la Contraloría del municipio Arismendi del estado Barinas, durante los ejercicios económicos financieros 2012 y 2013. Verificar los procesos medulares (Actuaciones de Control, Potestad Investigativa, Determinación de Responsabilidades y Atención al Ciudadano) llevados a cabo por el órgano de control fiscal, para constatar que se hayan realizado con los criterios técnicos establecidos y ajustados a la normativa legal y sublegal que regula la materia. Verificar la legalidad, exactitud y sinceridad de los procesos relacionados con el manejo del personal fijo y contratado de la Contraloría del municipio Arismendi del
estado Barinas; así como, de los pagos efectuados con cargo a la partida presupuestaria 4.01.00.00.00 Gastos de Personal, durante los ejercicios económicos financieros 2012 y 2013. Constatar la legalidad, sinceridad y exactitud de los procesos de selección de contratistas y contratación para la adquisición de bienes, la prestación de servicios y la ejecución de obras (de ser el caso); así como, de los pagos efectuados con cargo a las partidas presupuestarias: 4.02.00.00.00 Materiales, Suministros y Mercancías; 4.03.00.00.00 Servicios No Personales; y 4.04.00.00.00 Activos Reales, llevados a cabo por dicho Órgano Contralor municipal, durante los ejercicios económicos financieros 2012 y 2013. Características generales del objeto evaluado. La Contraloría del municipio Arismendi, fue creada mediante actas del Concejo Municipal Nros. 48 y 49 de fecha 04 y 11 de diciembre de 1998 respectivamente, donde se discute y aprueba su creación. Sin embargo, no fue suministrada la Gaceta Municipal de la Ordenanza de Creación de la misma. Naturaleza Jurídica La Contraloría del municipio Arismendi del estado Barinas, se constituye como una institución que goza de autonomía orgánica y funcional; la cual ejerce el control, la vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos y bienes de los órganos y entidades centralizados y descentralizados del municipio Arismendi del estado Barinas, de conformidad con la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 5.453 Extraordinario de fecha 24-03-2000, enmendada en Gaceta Oficial N 5.908, extraordinaria de fecha 19-02-2009); la Ley Orgánica de la Contraloría General de
la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal (Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 37.347 de fecha 17-12-2001, reformada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 6.013 Extraordinario de fecha 23-12-2010); La Ley Orgánica del Poder Público Municipal (Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 6.015 Extraordinario de fecha 28-12- 2010) y la Ordenanza de la Contraloría del Municipio Arismendi (Gaceta Municipal del municipio Arismendi Nº 313 de fecha 11-04-2006). Resultados de la actuación. Observaciones relevantes Del análisis a las observaciones relacionadas con la evaluación de la legalidad, exactitud y sinceridad de las operaciones realizadas por la Contraloría del municipio Arismendi del estado Barinas, en las áreas de organización, funcionamiento, personal (fijo y contratado) y contrataciones públicas, durante los ejercicios económicos financieros 2012 y 2013; se concluye que presentaron debilidades de control interno, debido a que no poseen Reglamento Interno, Resoluciones Organizativas, Manuales de Normas y Procedimientos, que regulen los procesos medulares, y el otorgamiento y pago por concepto de viáticos; así mismo, no cuentan con Reglamento Interno, Estatutos de Personal y Resoluciones Organizativas, instrumentos de evaluación de los Objetivos de Desempeño Individual (ODI); Registro de Asignación de Cargos (RAC); Programación y Diferimiento de Vacaciones; Sistema de remuneración o escala general de sueldos; Registro de información del Cargo (RIC); y demás instrumentos que les sirva de base para programar y ejecutar las actividades relacionadas con el sistema de administración del personal; inexistencia de los registros de las operaciones en las tarjetas de control presupuestario, traslados internos de partidas sin acto administrativo; no llevan libros diario, mayor, balances y libros auxiliares de banco y no se realizan
conciliaciones bancarias; la máxima autoridad percibió por concepto de sueldos y salarios, cantidades superiores a las que le correspondían como alta funcionaria del Poder Público Municipal; los cuentadantes se pagaron 55 días de bono vacacional, sin fundamento legal; para el cálculo del bono vacacional y bonificación de fin de año se incluyo en el salario normal y el salario integral el beneficio del bono de alimentación; se realizaron pagos a través de la partida 4.07.01.02.01 (Donaciones Corrientes a Personas), por concepto de ayudas económicas ; no se elaboraron los sumarios de contrataciones, ni se realizó la programación de obras, servicios y adquisición de bienes, para remitirlas al Servicio Nacional de Contrataciones; se realizaron contrataciones de manera directa, sin acto motivado que las justifiquen; no se exigió el compromiso de responsabilidad social, en la adquisición de un vehículo, afectando la salvaguarda del patrimonio municipal; así como, la transparencia, sinceridad y legalidad en las operaciones realizadas en contravención con la misión del Organismo Contralor. Recomendaciones. La máxima autoridad debe, adecuar la estructura organizativa de la Contraloría Municipal de Arismendi, incorporando áreas medulares (Potestad y Determinaciones), que regule el funcionamiento del órgano de control fiscal externo, tomando en cuenta los lineamientos emanados de la Contraloría General de la República en su carácter de órgano rector del Sistema Nacional del Control Fiscal. La máxima autoridad debe, implementar mecanismos de supervisión a través de manuales de normas y procedimientos, el cual permita llevar un control de las actuaciones y funcionamiento de todas las áreas que conforman la estructura organizativa del órgano de control fiscal. La máxima autoridad debe, diseñar normativa interna que regule el pago del otorgamiento de los viáticos, en cuanto al monto diario en unidades tributarias
con pernota, sin pernota, el kilometraje mínimo para obtenerlo, con el objeto de garantizar la legalidad y transparencia de los pagos efectuados por dicho concepto que permita salvaguardar el patrimonio de dicha Contraloría. La máxima autoridad, debe nombrar un responsable que cuente con el perfil para realizar los registros presupuestarios de las transacciones indicando los tres momentos del gasto compromiso, causado y pagado, con el fin de presentar información presupuestaria sincera, legal y oportuna. La Gerencia de Administración y Recursos Humanos, debe garantizar que todos los traslados internos que se realicen a las diferentes partidas presupuestarias, estén aprobados por la máxima autoridad del Órgano de Control Municipal y debe quedar evidencia por escrito de ello, donde se especifiquen los aumentos y disminuciones de cada partida, con el fin de llevar un control presupuestario en base a los principios de sinceridad, oportunidad, transparencia y legalidad que debe regir en la Administración Pública. La Gerencia de Administración y Recursos Humanos, debe garantizar que los pagos que se realicen tengan concordancia con la misión del órgano de control fiscal y estar previsto dentro de las metas programadas en su Plan Operativo Anual vs el presupuesto; así mismo, incorporar los mecanismos de supervisión en cada fase de ejecución y administración de los recursos. La máxima autoridad, debe nombrar un responsable que cuente con el perfil para llevar los registros contables de todas las transacciones que se realicen en orden cronológico y consecutivo, sin que exista vacío en la información en los libros diario, mayor, inventario y libros auxiliares, con el fin de garantizar legalidad, sinceridad, oportunidad y coherencia en la información contable. La Gerencia de Administración y Recursos Humanos, debe garantizar que los pagos que se realicen estén debidamente soportados, resguardados y de fácil ubicación, para que los procesos administrativos cumplan con los principios de
legalidad, transparencia y sinceridad y permita salvaguarda el patrimonio municipal. La máxima autoridad, conjuntamente con la Gerencia de Administración y Recursos Humanos, deben proceder a la implementación de los reglamentos internos, estatutos de personal y resoluciones organizativas; así como, los planes de personal relativos a la detección de necesidades de adiestramiento y capacitación entre otros, para garantizar el buen desempeño y la utilización del personal con el que cuenta el órgano de control. La Gerencia de Administración y Recursos Humanos, bajo los lineamientos de la máxima autoridad, deben implementar un sistema relativo a la remuneración de los funcionarios a través de la escala de sueldos y salarios; así como, el sistema de beneficios sociales determinando la forma y base de cálculo, tomando en cuenta la categoría de funcionarios y funcionarias y la Ley aplicable de acuerdo a la naturaleza del cargo. La Gerencia de Administración y Recursos Humanos, debe adecuar los pagos por concepto de sueldos y salario, bono vacacional y bono de fin de año de la máxima autoridad jerárquica de la Contraloría del Municipio Arismendi, tomando en cuenta los limites exigidos en la Ley Orgánica de Emolumentos, Pensiones y Jubilaciones de los Altos Funcionarios y Altas Funcionarias del Poder Público. La Gerencia de Administración y Recursos Humanos, debe establecer normativas internas en donde se establezca el otorgamiento, goce y disfrute de las vacaciones, la base y los elementos que se deben tomar en cuenta para el cálculo de las mismas; así como, las formalidades legales que deben cumplirse para que se efectué de forma simultanea el pago y disfrute de las vacaciones, de conformidad con la normativa legal que rige la materia, cuya aplicación depende de la categoría de funcionarios y funcionarias.
La Gerencia de Administración y Recursos Humanos, debe regular mediante normativa interna el limite de pago por concepto de bono vacacional y bonificación de fin de año, tomando en cuenta las leyes que regulan dichos conceptos en materia funcionarial. La máxima autoridad debe, designar a un funcionario que dentro de sus atribuciones contemple la obligación de realizar la planificación sobre las adquisiciones de bienes y servicios que requieran para cada ejercicio económico financiero y remitirlas al Servicio Nacional de Contrataciones, para lo cual debe verificar que dichas adquisiciones se hayan programado en el Plan Operativo Anual y que se hayan presupuestado en el ejercicio económico a ejecutar. La Gerencia de Administración y Recursos Humanos, debe garantizar que todas las adquisiciones de bienes y servicios, se les realice el control perceptivo, que permita la salvaguarda del patrimonio municipal. La Gerencia de Administración y Recursos Humanos, no debe emitir ordenes de pago a nombre de los funcionarios de la Contraloría del Municipio Arismendi, por concepto de adquisición de bienes y servicios, debido a que estas deben efectuarse directamente a los proveedores previo el cumplimiento del procedimiento para la contratación (actividades previas, modalidad de selección si aplica, contrato u orden de pago que cumpla los requerimientos mínimos de contrato, compromiso de responsabilidad social si aplica, garantías de ser necesarias y el cierre del contrato). La máxima autoridad debe, crear mecanismo de control interno a través de manuales de normas y procedimientos que regule la adquisición de bienes, servicios y obras, en la cual se establezcan los pasos a seguir para efectuar las actividades previas, la modalidad de selección que aplique de acuerdo al monto de la contratación, Compromiso de Responsabilidad Social, garantías del contrato, el control del contrato, supervisor (es), rescisión unilateral del contrato y cierre del
contrato. Así mismo por cada procedimiento debe incorporar los formatos que debe llevarse en cada fase, con la finalidad de conformar el expediente único por cada contratación. La Gerencia de Administración y Recursos Humanos, debe considerar para las contrataciones cuyo monto total, incluidos los tributos, superen las dos mil quinientas unidades tributarias (2.500 U.T.), que se establezca de forma clara y precisa en el pliego o condiciones de contratación el compromiso de responsabilidad social, siendo necesario destacar, que los recursos serán dirigidos para atender las demandas sociales del entorno del organismo contratante. Contraloría del estado Barinas DC/JG/ND/MO