NOVENO DISTRITO JUDICIAL PLAN DE ACCESO LINGÜÍSTICO Índice de materias I. DEFINICIONES (pág. 1) II. FUNDAMENTO JURÍDICO Y PROPÓSITO (pág. 1) III. EVALUACIÓN DE NECESIDADES (págs. 1-7) A. En todo el estado por idioma (pág. 2) B. En el Noveno Distrito Judicial por idioma (págs. 2-5) C. Informes de las encuestas (págs. 5-7) IV. PROCEDIMIENTOS Y RECURSOS DE AYUDA LINGÜÍSTICA DENTRO DE LAS SALAS DEL TRIBUNAL (págs. 7-10) A. Equipo para personas sordas y con dificultades de audición (pág. 7) B. Servicios de interpretación en las salas del tribunal (págs. 7-8) C. Determinación de la necesidad de intérpretes en las salas del tribunal (pág. 8) D. Cualificaciones y disponibilidad de intérpretes judiciales (págs. 9-10) V. PROCEDIMIENTOS Y RECURSOS DE AYUDA LINGÜÍSTICA FUERA DE LAS SALAS DEL TRIBUNAL (págs. 10-11) VI. FORMULARIOS Y DOCUMENTOS TRADUCIDOS (págs. 11-12) VII. RECLUTAMIENTO DE PERSONAL JUDICIAL (pág. 12) VIII. CAPACITACIÓN JUDICIAL Y DE PERSONAL (pág. 13) IX. CUESTIONES DE FINANCIACIÓN Y ADQUISICIÓN (págs. 13-14)
X. NOTIFICACIÓN AL PÚBLICO DEL PLAN Y SERVICIOS DEL LAP; PROCEDIMIENTO PARA PRESENTAR QUEJAS (págs. 14-15) XI. APROBACIÓN Y EVALUACIÓN DEL LAP (págs. 15-16) A. Aprobación del LAP (pág. 15) B. Evaluación anual del LAP (pág. 15) C. Coordinadora del LAP del Noveno Distrito Judicial (págs. 15-16) D. Coordinadora del LAP en la AOC (pág. 16) E. Fecha de entrada en vigor del LAP (pág. 16) F. Aprobado por (pág. 16) Anexos del plan F) Procedimiento y formulario para presentar quejas 2
NOVENO DISTRITO JUDICIAL PLAN DE ACCESO LINGÜÍSTICO I. DEFINICIONES Definición de Noveno Distrito Judicial y Tribunales : Noveno Distrito Judicial y Tribunales, según se usan en este plan, se refieren a todos los Tribunales de Distrito y Tribunales Menores del Noveno Distrito Judicial de Nuevo México, concretamente: el Tribunal de Distrito del Condado de Curry en Clovis, el Tribunal de Distrito del Condado de Roosevelt en Portales, el Tribunal Menor del Condado de Curry en Clovis y el Tribunal Menor del Condado de Roosevelt en Portales. II. FUNDAMENTO JURÍDICO Y PROPÓSITO Este documento actúa como el plan mediante el cual el Tribunal del Noveno Distrito Judicial proporciona servicios a las personas con conocimientos limitados de inglés (a partir de aquí denominadas LEP, por sus siglas en inglés) de conformidad con el Título VI de la Ley de Derechos Civiles de 1964 (42 U.S.C. 2000d y siguientes; 45 C.F.R. 80.1 y siguientes; y 28 C.F.R. 42.101 42.112). El propósito de este plan es elaborar un marco dentro del cual se les ofrezca asistencia en su idioma, de forma oportuna y razonable, a las personas LEP que tratan con el Tribunal del Noveno Distrito Judicial. Este plan de acceso lingüístico (a partir de aquí denominado LAP, por sus siglas en inglés) ha sido desarrollado para garantizarles acceso pertinente a los servicios del tribunal a las personas LEP. NOTA: Aunque los requisitos para atender a las personas sordas o con dificultades de audición se recogen en la Ley para Estadounidenses con Discapacidades (a partir de aquí denominada ADA, por sus siglas en inglés), la prestación de servicios de intérpretes judiciales y servicios lingüísticos para personas sordas o con dificultades de audición también se mencionan periódicamente en este plan. III. EVALUACIÓN DE NECESIDADES 1
A. En todo el estado por idioma El estado de Nuevo México ofrece servicios judiciales a una gran variedad de personas, incluidas aquellas con conocimientos limitados o inexistentes de inglés y personas sordas o con dificultades de audición. Según la Oficina de Administración de Tribunales (a partir de aquí denominada AOC, por sus siglas en inglés), los idiomas que se usaron con más frecuencia en Nuevo México a la fecha de 2013 fueron: 1) Español 2) Lenguaje de señas americano (a partir de aquí denominado ASL, por sus siglas en inglés) 3) Navajo, vietnamita, chino y árabe Durante el año fiscal 2013, se proporcionaron servicios de interpretación en 32 idiomas en los tribunales de Nuevo México B. En el Noveno Distrito Judicial por idioma Datos demográficos por Condado: El Tribunal del Noveno Distrito Judicial hará lo posible por ofrecer servicios a todas las personas LEP. Sin embargo, la lista que aparece a continuación muestra los cinco idiomas hablados (es decir, no incluye lenguaje de señas) distintos al inglés que se utilizan con más frecuencia en la zona geográfica de este Tribunal. 1) Datos de la Asociación de Lenguas Modernas: La siguiente información proviene de la Asociación de Lenguas Modernas (MLA, por sus siglas en inglés) y refleja los datos globales de la Encuesta de la Comunidad Estadounidense para 2006 2010 de la Oficina del Censo de los Estados Unidos. Los datos de la MLA indican el porcentaje de residentes del condado mayores de cinco años de edad que hablan ese idioma en el hogar; no indican el dominio ni la falta de dominio del inglés. Los cinco idiomas hablados distintos al inglés más frecuentes en cada condado son: Condado de Curry: 1. Español 21.93% 2. Alemán 0.39% 3. Japonés 0.38% 4. Tagalo 0.27% 5. Vietnamita 0.25% Condado de Roosevelt: 1. Español 24.89% 2. Alemán 0.39% 3. Otras lenguas indígenas norteamericanas especificadas 0.25% 4. Francés 0.21% 2
5. Navajo 0.17% 2) Datos del Instituto de Políticas de Migración: La siguiente información proviene del Instituto de Políticas de Migración (MPI, por sus siglas en inglés) y refleja los datos de la Encuesta de la Comunidad Estadounidense para 2009 2011 de la Oficina del Censo de los Estados Unidos. Los datos del MPI indican el porcentaje de residentes del condado mayores de cinco años de edad con conocimientos limitados de inglés (LEP, por sus siglas en inglés). El MPI solo incluye en la lista los idiomas hablados por el 5% o más de la población total de un condado o por 500 personas o más dentro de un condado, y si esas personas son LEP. La siguiente lista corresponde a los datos del MPI para personas LEP del Noveno Distrito Judicial: Condado de Curry: 7.5% de la población son personas LEP que hablan español Condado de Roosevelt: 6.6% de la población son personas LEP que hablan español El Director Ejecutivo del Tribunal (Louis Moore) será responsable de actualizar los datos de la MLA y del MPI en este plan cuando estén disponibles. Usuarios de los tribunales: El Noveno Distrito Judicial también evaluará nuestras necesidades lingüísticas de manera continua, basándose en lo que hemos identificado acerca de los usuarios de los tribunales. Esto se está logrando mediante dos métodos: 1) Consultas con empleados 2) Seguimiento de datos 1) Consultas con empleados: En octubre de 2011 se distribuyó una encuesta entre los empleados del Tribunal del Noveno Distrito Judicial, y se recibieron 31 respuestas. El 55% de las personas que respondieron trabajaban en el Tribunal de Distrito del Condado de Curry, el 14% en el Tribunal de Distrito del Condado de Roosevelt, el 28% en el Tribunal Menor del Condado de Curry y el 3% en el Tribunal Menor del Condado de Roosevelt. Los empleados del Tribunal informaron que los cinco idiomas principales con los que se encontraron en el juzgado fueron los siguientes: 1. Español (97% de los empleados) 2. Chino (10% de los empleados) 3. Tailandés, coreano y tagalo (7% de los empleados se encontraron con cada uno de estos idiomas) Además de estos cinco idiomas principales, los empleados también informaron haber encontrado el siguiente idioma hablado: japonés. Cuando se les preguntó sobre los clientes sordos del tribunal, el 10% de los empleados informaron haber tratado con personas sordas con frecuencia, el 61% ocasionalmente y el 29% restante 3
nunca. 2) Seguimiento de datos: Además de hacer un seguimiento del uso de intérpretes en las salas del tribunal por idioma, los Tribunales llevan un registro de las solicitudes de servicios fuera de las salas del tribunal por idioma. A la fecha de la revisión más reciente de este plan, los Tribunales llevan un registro de las comisiones para intérpretes dentro de las salas del Tribunal mediante el uso del sistema de gestión de casos Odyssey. Durante el período comprendido desde enero de 2013 hasta diciembre de 2013, las comisiones para intérpretes dentro de las salas del tribunal en el Noveno Distrito Judicial fueron: Juzgado Idioma utilizado por el intérprete Número de comisiones 1 de enero a 31 de diciembre de 2013 Tribunal de Distrito del Español 183 Condado de Curry Lenguaje de señas americano (ASL) 1 Tribunal de Distrito del Condado de Roosevelt Tribunal Menor del Condado de Curry Tribunal Menor del Condado de Roosevelt Vietnamita 1 Español 112 Español 93 Español 160 Lenguaje de señas americano (ASL) 2 Chino 2 Quiché 1 Desde abril de 2014, los intérpretes de todos los tribunales del estado de Nuevo México se programarán mediante el uso de un sistema centralizado administrado por la AOC. Una vez establecido el sistema centralizado, los Tribunales podrán obtener fácilmente los informes de datos exactos y detallados sobre el uso de servicios de intérpretes dentro de las salas del tribunal. El equipo de planificación del LAP es responsable de actualizar los datos para cada tribunal en este plan durante su reunión anual. Los Tribunales también hacen un seguimiento de los contactos fuera de las salas del tribunal con personas LEP y con personas sordas en todas las áreas donde el personal tiene contacto directo con el público. Mediante el uso de un formulario diseñado por los Tribunales, el Tribunal de Distrito del Condado de Curry comenzó a hacer un seguimiento de estos datos en octubre de 2011 y el Tribunal de Distrito del Condado de Roosevelt comenzó a hacerlo en abril de 2012. Los Tribunales Menores comenzaron a hacer el seguimiento de los contactos fuera de las salas del tribunal en mayo de 2012 por medio de una hoja de registro que usan todos los clientes que visitan la oficina de secretarios. Los secretarios deben marcar en la hoja cuando identifican que un cliente es LEP o sordo, y los Administradores del Tribunal son responsables de recopilar esta información mensualmente. 4
A la fecha de la última revisión de este plan, estaba disponible la siguiente información más reciente relativa a los contactos fuera de las salas del tribunal: Juzgado Tribunal de Distrito del Condado de Curry Tribunal de Distrito del Condado de Roosevelt Tribunal Menor del Condado de Curry Tribunal Menor del Condado de Roosevelt Idioma de contacto fuera de la sala del tribunal Número de contactos 2013 Español Enero a diciembre de 2013: 162 Español Enero a diciembre de 2013: 128 Español Enero a junio de 2013: 89 Español Enero a diciembre de 2013: 298 Chino Enero a diciembre de 2013: 2 Quiché Enero a diciembre de 2013: 1 El Director Ejecutivo Delegado del Tribunal de Distrito (Orlando Ulibarrí) y los Administradores del Tribunal de los Tribunales Menores (Jinger Fiola y Norma Delarosa) son responsables de cerciorarse de que los datos relacionados con el uso de intérpretes en las salas del tribunal y los contactos fuera de las salas del tribunal sean recopilados de manera continua, y de comunicar estos datos en la reunión anual del equipo de planificación de acceso lingüístico, con el fin de que el equipo pueda actualizar este plan. C. Informes de las encuestas Informe de la encuesta dirigida a los jueces En octubre de 2011, se distribuyó una encuesta de acceso lingüístico entre los jueces del Noveno Distrito Judicial y se recibieron 8 respuestas. El setenta y cinco por ciento (75%) de quienes respondieron conocían los requisitos de acceso lingüístico establecidos en el Título VI de la Ley de Derechos Civiles de 1964, y el 100% conocían las responsabilidades del Tribunal según la Ley para Estadounidenses con Discapacidades (ADA). El cien por ciento (100%) de los jueces calificaron el acceso lingüístico para las personas LEP como importante (el 0% lo calificaron como indiferente o no importante ). Cuando se les pidió que calificaran la importancia del acceso lingüístico para sordos, los jueces ofrecieron la misma respuesta. El setenta y cinco por ciento (75%) de los jueces manifestaron que requerían los servicios de un intérprete con frecuencia, el 25% requerían intérpretes ocasionalmente y el 0% nunca. El ochenta y ocho por ciento (88%) de los jueces han tenido que retrasar un proceso judicial debido a la falta de disponibilidad de un intérprete certificado, mientras que el 12% no han tenido que hacerlo. El cien por ciento (100%) de los jueces juramentan a los intérpretes antes de cada uno de los procesos judiciales. 5
El setenta y cinco por ciento (75%) dijeron que les parecía esencial que un intérprete que trabaje en su tribunal esté certificado, mientras que al 25% no les pareció esencial. A un doce por ciento (12%) les pareció apropiado que un miembro de la familia o un amigo actuara como intérprete, mientras que al 88% no les pareció apropiado. El cero por ciento (0%) ha intentado comunicarse directamente con la persona LEP o sorda, sin la ayuda de un intérprete. Informe de la encuesta dirigida a los empleados judiciales Treinta y un empleados judiciales respondieron a la encuesta dirigida a los empleados en octubre de 2011. La audiencia se distribuyó de manera de garantizar que el cien por ciento de los encuestados tuviera contacto directo con clientes del Tribunal en el desempeño de sus funciones. El ochenta y siete por ciento (87%) de los encuestados calificaron el acceso lingüístico para las personas LEP como importante, el 10% como indiferente y el 3% como no importante. El noventa y cuatro por ciento (94%) calificaron el acceso lingüístico para las personas sordas como importante, el 6% como indiferente y el 0% como no importante. Cuando se les preguntó con qué frecuencia habían tratado con clientes LEP, el 59% respondieron con frecuencia, el 37% ocasionalmente y el 4% nunca. Cuando se les preguntó con qué frecuencia habían tratado con personas sordas, el 10% respondieron con frecuencia, el 61% ocasionalmente y el 29% nunca. De las personas que necesitaron servicios de idiomas hablados, el español fue el idioma solicitado con más frecuencia, y el 97% de los empleados han tratado con personas LEP hispanohablantes. Los empleados dijeron que el segundo idioma más necesitado fue el chino (el 10% habían tratado con personas que hablan ese idioma), seguido del tailandés, el coreano y el tagalo, con un 7% cada uno, seguido del japonés, con un 3%. Los empleados no mencionaron haber tratado con personas que hablaran otros idiomas. El treinta y cuatro (34 %) de los empleados eran bilingües o hablaban un idioma extranjero (español en todos los casos). Al treinta y dos por ciento (32%) de los empleados les habían pedido interpretar para un cliente LEP. El cuarenta y cinco por ciento (45%) de los empleados tuvieron dificultades para contratar los servicios de un intérprete, mientras que el 55% no las tuvieron. Cuando se les preguntó qué servicios de acceso lingüístico estaban disponibles en su tribunal, el 72% de los empleados sabían de la existencia de intérpretes en persona, el 41% sabían de la existencia de intérpretes por teléfono o videoconferencia, el 52% sabían de la existencia de carteles informativos sobre el derecho a los servicios de un intérprete, y el 62% sabían de la existencia de las tarjetas I Speak (Yo hablo). El cero por ciento (0%) dijo que no tenía conocimiento de ningún servicio. El cincuenta y cuatro por ciento (54%) de los empleados indicaron que habían recibido capacitación para ayudar a las personas LEP o a los clientes sordos, mientras que el 46% no habían recibido capacitación. El noventa y seis por ciento (96%) dijeron que sí asistirían a clases de capacitación si las hubiera. Informe de la encuesta dirigida a los interesados en la comunidad 6
Dos agencias de la comunidad participaron en la encuesta que se había distribuido en octubre de 2011 entre los interesados, tales como agencias de asesoría legal, proveedores de tratamientos y fuerzas del orden público. Se hizo un control de los encuestados para tener la seguridad de que todos los participantes habían atendido o tenían miembros que eran LEP o sordos, y que habían utilizado los servicios de los Tribunales del Noveno Distrito Judicial. El cien por ciento (100%) de los interesados en la comunidad habían atendido a clientes o tenían miembros LEP, y el 50% también habían atendido a personas sordas o con dificultades de audición. El cincuenta por ciento (50%) tenían clientes o miembros que necesitaron los servicios del Tribunal de Distrito del Condado de Curry, el 100% habían utilizado el Tribunal de Distrito del Condado de Roosevelt, el 50% habían utilizado el Tribunal Menor del Condado de Curry, y el 100% habían utilizado el Tribunal Menor del Condado de Roosevelt. El cincuenta por ciento (50%) dijeron que sus clientes necesitaron los servicios de intérpretes en las salas del tribunal con frecuencia, mientras que el 50% los necesitaron infrecuentemente y el 0% nunca. El cincuenta por ciento (50%) de los encuestados dijeron que los Tribunales siempre proporcionaron intérpretes cuando era necesario, mientras que el 50% dijeron que no siempre fue así. Cuando se les preguntó si habían tenido dificultades para contratar los servicios de un intérprete, el 100% respondió no. En respuesta a la pregunta: Alguna vez se llama a un familiar o al personal de su oficina a interpretar en la sala del tribunal?, el 100% respondió no. Cuando se les preguntó si había alguna diferencia en la capacidad de los Tribunales para proporcionar servicios en español en comparación con otros idiomas hablados menos comunes, el 100% respondió sí. Cuando se les preguntó si los jueces se mostraron serviciales para cubrir las necesidades de las personas LEP o sordas, el 50% respondieron sí, el 50% dijeron a veces y el 0% no. Cuando se les preguntó si los empleados del tribunal se mostraron serviciales, el 100% respondió sí (el 0% respondió a veces o no ). IV. PROCEDIMIENTOS Y RECURSOS DE AYUDA LINGÜÍSTICA DENTRO DE LAS SALAS DEL TRIBUNAL A. Equipo para personas sordas y con dificultades de audición El Tribunal del Noveno Distrito Judicial cuenta con equipo de ayuda auditiva en las salas del tribunal para las personas con dificultades de audición. Este servicio se anuncia al público mediante carteles colocados a la entrada de las salas del tribunal. El Director Ejecutivo Delegado del Tribunal de Distrito (Orlando Ulibarrí) y los Administradores del Tribunal de los Tribunales Menores (Jinger Fiola y Norma Delarosa) son responsables de cerciorarse de que dichos carteles estén colocados. A la fecha de la última revisión de este plan, la AOC está participando en un programa piloto para proporcionar interpretación remota por video para sordos. Si este programa piloto tiene éxito, la AOC lo ampliará a nivel estatal, y el Noveno Distrito Judicial podrá aprovechar este servicio para atender a sus clientes sordos cuando lo necesiten. B. Servicios de interpretación en las salas del tribunal 7
Los servicios de interpretación de idiomas hablados y de lenguaje de señas para procesos judiciales se basan en las leyes estatales y la Constitución de Nuevo México. La Constitución hace referencia al acceso lingüístico en múltiples secciones, incluidos el Artículo II, Sección 14 y el Artículo VII, Sección 3. En el Tribunal del Noveno Distrito Judicial se proporcionarán servicios de intérpretes según las Normas de Práctica y Política de Pago para Intérpretes Judiciales (Court Interpreter Standards of Practice and Payment Policies), sin costo para los clientes del juzgado, testigos, miembros del jurado y otras partes que necesiten dicha ayuda en las circunstancias siguientes: Para un litigante, jurado, observador (siempre que el observador haya presentado una petición en el juzgado antes del comienzo del proceso judicial) o testigo sordo o con dificultades de audición, para cualquier tipo de proceso judicial. El Título II de la ADA exige que los juzgados locales y estatales proporcionen intérpretes de lenguaje de señas cualificados u otras adaptaciones, para garantizar la comunicación efectiva con personas sordas o con dificultades de audición. Para personas que no hablan inglés y que sean una parte principal interesada o un testigo en un caso penal. Para personas que no hablan inglés y que sean una parte principal interesada o un testigo en un caso de violencia intrafamiliar o de relaciones familiares, o en un caso del Tribunal de Menores, incluida la mediación ordenada por el juez en un caso de relaciones familiares. Para personas que no hablan inglés y que sean parte principal interesada en un caso civil o un testigo de dicha parte interesada. Para víctimas que son participantes activas en un caso; por ejemplo, si van a declarar como testigos o durante la imposición de condena. Para cualquier jurado que no hable inglés. Se proporcionará un intérprete judicial certificado para el jurado de acusación y el jurado ordinario, incluso durante la orientación al jurado, el examen preliminar del jurado (voir dire), las deliberaciones y durante todo el transcurso del juicio. Es responsabilidad del abogado particular, defensor público o fiscal del distrito proporcionar servicios cualificados de interpretación y traducción para las entrevistas con testigos, transcripciones y traducciones previas al juicio y comunicaciones entre abogado y cliente durante el proceso judicial. C. Determinación de la necesidad de intérpretes en las salas del tribunal El Tribunal del Noveno Distrito Judicial puede determinar si un cliente del juzgado que sea LEP o sordo/con dificultades de audición necesita intérprete para una audiencia en el tribunal, o como miembro del jurado, de las siguientes maneras: Formulario de Solicitud de intérprete, para abogados. Los abogados saben que necesitan avisar con antelación al Tribunal para solicitar intérpretes y generalmente así lo hacen (llamando a los Auxiliares Administrativos del Tribunal de Primera Instancia o TCAAs). Para los clientes que se representan a sí mismos (pro se) en el Tribunal de Distrito, el abogado de planta determina durante las clínicas y mediaciones si los clientes necesitan intérprete. Formulario de solicitud de audiencia, con la casilla para marcar se necesita intérprete. Formularios relacionados con violencia intrafamiliar, con la casilla para marcar se necesita intérprete. 8
Cuestionarios para los jurados, donde pueden indicar si necesitan intérprete. Los Tribunales Menores tienen una hoja de registro que firman todos los clientes que acuden a la oficina del Actuario; los empleados de la oficina marcarán esta hoja una vez se haya identificado que un cliente necesita un intérprete. Durante el primer contacto en la ventanilla de atención al público, los empleados pueden identificar y marcar en el expediente del caso la necesidad de intérprete. Durante la audiencia de instrucción de cargos. Debido a que la audiencia de instrucción de cargos es a veces la primera ocasión en que los Tribunales se dan cuenta de la necesidad de intérprete, y puesto que los intérpretes que trabajan en el Noveno Distrito Judicial deben viajar desde otros distritos, las audiencias de instrucción de cargos pueden llegar a postergarse si no hay un intérprete disponible de inmediato. Las necesidades recurrentes de intérpretes pueden identificarse en el sistema de gestión de casos Odyssey de los Tribunales. Cuando se trasladan casos desde el Tribunal Menor al Tribunal de Distrito, la indicación sobre la necesidad de intérprete también se traslada con el caso. Se puede identificar la necesidad de un intérprete judicial antes de un proceso judicial por medio de la misma persona LEP o sorda, o en su nombre, a través de: el personal del mostrador, el personal del centro de auto ayuda, el personal de servicios del Tribunal de asuntos de familia, los TCAAs, o el personal de la división de jurados; o por el defensor del cliente, un miembro de su familia o un abogado, o por dependencias externas de la justicia tales como agentes de libertad condicional/bajo palabra, abogados, asistentes sociales, o centros correccionales. También puede darse a conocer la necesidad de los servicios de un intérprete en la sala del tribunal en el momento de la audiencia. Los Tribunales tienen carteles en inglés, español, navajo y vietnamita, que dicen: Tiene derecho a recibir servicios de un intérprete sin costo. Si no sabe hablar o no entiende inglés, o si necesita un intérprete de señas, comuníqueselo al empleado en la ventanilla. (Consulte el Anexo C). Los Tribunales tienen estos carteles colocados en los siguientes lugares: Tribunal de Distrito: en las entradas del edificio que llevan a las salas del tribunal; en la zona de seguridad; en el interior de los ascensores; en la ventanilla de atención al público. Tribunal Menor: dentro y fuera de las salas del tribunal; en el vestíbulo. El Director Ejecutivo Delegado del Tribunal de Distrito (Orlando Ulibarrí) y los Administradores del Tribunal de los Tribunales Menores (Jinger Fiola y Norma Delarosa) son responsables de cerciorarse de que dichos carteles estén colocados. El juez también puede determinar que es apropiado proporcionar un intérprete para un asunto judicial. Si en algún caso en el que el Tribunal tuviera la obligación de proporcionar un intérprete no hubiera ninguno disponible en el momento del proceso judicial, incluso después de que el Tribunal haya agotado todos los medios razonables para localizar a un intérprete, el caso se pospondrá y se aplazará hasta una fecha en la que se puedan ofrecer los servicios de un intérprete. D. Cualificaciones y disponibilidad de intérpretes judiciales El Tribunal del Noveno Distrito Judicial programa servicios de intérpretes de lenguas habladas y de lenguaje de señas para audiencias en las salas del tribunal conforme a las reglas del Tribunal Supremo y las normas de la Oficina de Administración de Tribunales. 9
Desde abril de 2014, los intérpretes de todos los tribunales del estado de Nuevo México se programarán mediante el uso de un sistema centralizado administrado por la AOC. El personal del Tribunal ingresará los pedidos de intérpretes para todos los idiomas en el sistema de programación. Los pedidos serán recibidos por un coordinador de la AOC, quien transmitirá las comisiones a los intérpretes ubicados lo más cerca posible del tribunal. Una vez que se designe a un intérprete para una comisión, los tribunales recibirán una notificación por correo electrónico para informarles quién es el intérprete asignado. La AOC mantiene una lista a nivel estatal de intérpretes judiciales certificados, intérpretes registrados en lenguas distintas al español e intérpretes de sistema judicial que pueden trabajar en los tribunales. Esta lista está a disposición del personal judicial y del público, en Internet en: http://www.nmcourts.gov/newface/court-interp/files/directory.pdf?updated=06092014 V. PROCEDIMIENTOS Y RECURSOS DE AYUDA LINGÜÍSTICA FUERA DE LAS SALAS DEL TRIBUNAL El Tribunal del Noveno Distrito Judicial también es responsable de tomar medidas razonables para garantizar que las personas LEP tengan acceso pertinente a servicios fuera de las salas del tribunal. Los servicios lingüísticos fuera de las salas del tribunal incluyen comunicaciones e interacciones diarias entre el personal judicial y las personas LEP cuando éstas solicitan información, desean presentar documentos, pedir citas, etc., y encaminarlas adecuadamente. Esta situación representa quizás el mayor reto para el personal judicial porque en la mayoría de las situaciones están encargados de atender a las personas LEP sin un intérprete. En el Noveno Distrito Judicial, las personas LEP entran en contacto con el personal judicial por teléfono y en los mostradores de información al público. Los puntos más comunes de servicios fuera de las salas del tribunal son los mostradores de información al público y las llamadas telefónicas. En estos lugares, se proporciona ayuda bilingüe al asignar, dentro de lo posible, personal bilingüe a estos puestos. También se recurre al personal bilingüe de otros sectores del tribunal cuando es necesario. El treinta y cuatro por ciento (34%) de quienes respondieron a la encuesta dirigida a los empleados indicaron que eran bilingües o hablaban un idioma extranjero (español en todos los casos). Los Especialistas de Acceso Lingüístico (a partir de aquí denominados LAS, por sus siglas en inglés) son empleados bilingües del Tribunal que han completado satisfactoriamente el programa de capacitación de acceso lingüístico del sistema judicial a través de New Mexico Center for Language Access. Representan una categoría de empleados creada específicamente por la Judicatura de Nuevo México para garantizar la entrega de servicios pertinentes de acceso lingüístico. Los LAS son los principales miembros del personal a los que se debería llamar para atender las necesidades lingüísticas fuera de las salas del tribunal por estar preparados para ello. A la fecha de entrada en vigor de este plan, el Noveno Distrito Judicial contaba con los siguientes empleados LAS hispanohablantes: Matilda Montoya, Actuaria Principal del Tribunal, Tribunal de Distrito del Condado de Curry Mary Díaz-Rodríguez, Actuaria del Tribunal I, Tribunal de Distrito del Condado de Roosevelt 10
Durante las evaluaciones anuales de empleados, los Administradores del Tribunal preguntarán si la certificación de los empleados LAS está al día. Durante dichas evaluaciones, los Administradores del Tribunal también animarán a otros empleados bilingües a completar la capacitación para LAS. Con el fin de facilitar la comunicación entre las personas LEP y el personal judicial, el Noveno Distrito Judicial utiliza los siguientes recursos hasta el grado en que estén disponibles: Especialistas de Acceso Lingüístico y demás empleados bilingües, como se detalló antes. Tarjetas I Speak en más de 60 idiomas, para identificar el idioma principal de la persona (consulte el Anexo C). Carteles multilingües en diversos lugares del juzgado, como se detalla en la Sección IV, apartado C. Servicios de interpretación telefónica, que están disponibles para ofrecer ayuda en la oficina del Actuario y en el centro de auto ayuda del Tribunal. Los servicios de interpretación telefónica se ofrecen en más de 175 idiomas por medio de la compañía Certified Languages International (CLI) (consulte el Anexo C). Un correo de voz en español para las llamadas telefónicas entrantes en el Tribunal Menor de ambos condados. Un árbol telefónico con una opción que puede elegir la persona que llama para que se pase la llamada a un LAS en el Tribunal de Distrito de ambos condados. El sitio web del Tribunal de Distrito contiene los siguientes recursos de acceso lingüístico: cartel sobre el derecho a los servicios de un intérprete; tarjetas I Speak ; información de contacto de los LAS; copia de este LAP. El siguiente texto del sitio web ha sido traducido al español: Página de inicio, información de contacto para LAS. El Director Ejecutivo Delegado del Tribunal de Distrito (Orlando Ulibarrí) es responsable de los elementos del sitio web relacionados con el acceso lingüístico. Los Tribunales Menores no tienen sitio web. La Oficina del Fiscal General de Nuevo México distribuyó un video en español con información para las víctimas de violencia intrafamiliar acerca de cómo manejarse en los tribunales. Este DVD se usa en los Tribunales de Distrito. Los Tribunales Menores tienen un DVD que informa sobre los derechos constitucionales en inglés, español y navajo, y que está disponible para utilizarlo durante la instrucción de cargos. Folletos bilingües (inglés y español) de socios comunitarios tales como Law Access NM y Legal Aid NM, sobre temas como tutela, ejecución hipotecaria y acceso a una línea directa de asesoría legal. Un DVD titulado Clínica legal en español, del Tribunal del Primer Distrito Judicial, que pueden ver los clientes hispanohablantes que asisten a las clínicas para clientes que se representan a sí mismos (pro se). Clases obligatorias sobre crianza de los hijos, para casos de divorcio con hijos, que se pueden completar en línea (el Tribunal de Distrito tiene computadoras a disposición del público), con proveedores que ofrecen dichas clases en inglés y en español. Materiales escritos informativos y educativos, e instrucciones en español (vea la Sección VI). VI. FORMULARIOS Y DOCUMENTOS TRADUCIDOS Los Tribunales comprenden la importancia de traducir formularios y documentos de manera que las 11
personas LEP tengan mayor acceso a la información y a los servicios que necesitan. La traducción de documentos es una cuestión compleja por varios motivos, incluido el hecho de si los formularios que se llenan en idiomas distintos al inglés se deben aceptar para su presentación en el tribunal y, de ser así, quién sería responsable del costo de traducir dichos documentos. Al reconocer la necesidad de recibir instrucciones del Tribunal Supremo, la AOC y el Comité Conjunto de Normas del Tribunal Supremo de Nuevo México abordarán las implicaciones más amplias de la traducción de documentos. Se espera que proporcionen orientación para los Tribunales en forma de una Norma del Tribunal Supremo en 2015. En ese momento, el equipo de planificación del LAP enmendará este plan para reflejar las instrucciones del Tribunal Supremo. A la fecha de entrada en vigor de este plan, el Noveno Distrito Judicial tenía disponibles los siguientes recursos escritos: Folletos bilingües (inglés y español) de socios comunitarios tales como Law Access NM y Legal Aid NM, sobre temas como tutela, ejecución hipotecaria y acceso a una línea directa de asesoría legal. Documento bilingüe (inglés y español) de respuesta a los cargos en casos de infracciones de tránsito (Tribunales Menores). Durante las audiencias en el tribunal, los intérpretes deben poder proporcionar traducción a la vista de documentos judiciales y de correspondencia asociada con el caso. Como el único estado de los Estados Unidos que incluye en sus jurados a personas LEP o sin conocimientos de inglés, la AOC de Nuevo México proporciona cuestionarios para jurados, formularios de cualificación de jurado y solicitudes de aplazamiento o exención de servicio en el jurado, en español. Además de lo anterior, el Noveno Distrito Judicial aceptará solicitudes de órdenes de protección en español. No se aceptará ningún otro tipo de documento en español hasta recibir más pautas del Tribunal Supremo. VII. RECLUTAMIENTO DE PERSONAL JUDICIAL El Noveno Distrito Judicial es un empleador que acata la Ley de Igualdad de Oportunidades en el Empleo y tiene personal bilingüe para atender a sus ciudadanos LEP. El Noveno Distrito Judicial tiene personal bilingüe que trabaja en los siguientes cometidos: Intérpretes judiciales que están al servicio de los Tribunales y a quienes se les llama cuando es necesario, como se detalla en la Sección IV D. Especialistas de Acceso Lingüístico (LAS), como se detalla en la Sección V. El Tribunal de Distrito proporciona compensación e incentivos en forma de un incremento de $1 por hora a los empleados que reciben la certificación de LAS. En los Tribunales Menores, este incremento lo proporciona la AOC. Otros miembros bilingües del personal que están disponibles para ayudar a las personas LEP con asuntos fuera de las salas del tribunal, según sea necesario. Los Tribunales animan a todos los empleados bilingües que proporcionan servicios de acceso lingüístico a que consigan la certificación de LAS. 12
VIII. CAPACITACIÓN JUDICIAL Y DE PERSONAL El Noveno Distrito Judicial se compromete a proporcionar oportunidades de capacitación en acceso lingüístico para todos los funcionarios judiciales y miembros del personal. Las oportunidades de capacitación y aprendizaje que ofrece actualmente el Noveno Distrito Judicial se ampliarán o continuarán para adaptarse a las necesidades. Estas oportunidades incluyen: Capacitación obligatoria en acceso lingüístico para todos los empleados nuevos y actuales, mediante el uso de un DVD de capacitación en acceso lingüístico desarrollado por la judicatura de Nuevo México y a disposición de todos los tribunales desde octubre de 2011. El DVD incluye información acerca del fundamento jurídico del acceso lingüístico y entra en detalle sobre los procedimientos para ofrecer servicios. En abril de 2011, el Tribunal Supremo de Nuevo México dictó en forma de Orden una directriz normativa que ordenaba la capacitación (consultar el Anexo D). La AOC hizo pública una directriz normativa posterior, en octubre de 2011, en forma de Política de Capacitación en Acceso Lingüístico. La AOC además distribuyó un formulario de confirmación que cada empleado debe firmar y que se debe incluir en su expediente personal después de haber completado dicha capacitación (consultar el Anexo E). En el Noveno Distrito Judicial, esta capacitación se llevó a cabo en los Tribunales Menores en marzo de 2012 y en los Tribunales de Distrito en mayo de 2012. Instrucción para todos los empleados sobre las políticas y procedimientos de los Tribunales con respecto al LAP, como se describen en este plan. Instrucción sobre cómo programar los servicios de intérpretes. La capacitación del personal en el Noveno Distrito Judicial se llevará a cabo anualmente. Los empleados recién contratados recibirán orientación en acceso lingüístico poco después de haber asumido sus responsabilidades. Los Administradores de los Tribunales Menores y el Director Ejecutivo del Tribunal de Distrito serán responsables de implementar la capacitación. Se ofrecerá capacitación para los jueces de la manera siguiente: Tribunal de Distrito: el mismo procedimiento detallado anteriormente para el personal judicial se llevó a cabo con los jueces en mayo de 2012. Tribunales Menores: los Administradores del Tribunal han puesto a disposición de los jueces un DVD que pueden ver de acuerdo con sus horarios respectivos. Además de las sesiones de capacitación ofrecidas en el Noveno Distrito Judicial, el Tribunal Supremo y la AOC pueden ofrecer capacitación, que es accesible a empleados y jueces en el Noveno Distrito Judicial, de la siguiente manera: Incentivos salariales y becas para animar a los empleados bilingües actuales a inscribirse en el programa de certificación de LAS que se ofrece a través del New Mexico Center for Language Access. Conferencias sobre acceso lingüístico, o conferencias y cónclaves judiciales en todo el estado, que incluyan sesiones dedicadas a temas sobre acceso lingüístico. IX. CUESTIONES DE FINANCIACIÓN Y ADQUISICIÓN El Tribunal Supremo de Nuevo México y la Oficina de Administración de Tribunales asignan recursos 13
considerables a las siguientes labores de acceso lingüístico para beneficiar a todos los tribunales del estado de manera regular: carteles; equipos de interpretación/ayuda auditiva; servicios de intérpretes certificados durante procesos judiciales para idiomas hablados y lenguaje de señas; capacitación y certificación de intérpretes y LAS; interpretación telefónica disponible 24 horas al día los 7 días de la semana, en 175 idiomas, para comunicaciones fuera de la sala del tribunal con personas LEP; y el desarrollo de materiales de capacitación relacionados para el personal de los Tribunales y los proveedores de servicios de acceso lingüístico. La Judicatura de Nuevo México continuará apoyando las labores del Noveno Distrito Judicial relativas al acceso lingüístico mediante estos servicios y se esforzará en identificar nuevas oportunidades de financiación para apoyar las labores de acceso lingüístico en toda la judicatura y específicamente para las necesidades del Noveno Distrito Judicial, como se han identificado en las labores de planificación de acceso lingüístico actuales y futuras. X. NOTIFICACIÓN AL PÚBLICO DEL PLAN Y SERVICIOS DEL LAP; PROCEDIMIENTO PARA PRESENTAR QUEJAS El Noveno Distrito Judicial comprende la importancia de comunicarles a las personas LEP y sordas o con dificultades de audición que sus juzgados son accesibles para ellas. Además de comunicar esta información mediante carteles, tarjetas I Speak, una línea telefónica con buzón de voz, DVDs, materiales en línea y materiales escritos como se ha indicado, los Tribunales también utilizan las siguientes medidas para llegar al público. Los Tribunales obtuvieron una extensiva base de datos por medio de una investigación y se comunicaron con organizaciones de interesados en la comunidad en octubre de 2011, para hacerles saber que la planificación de acceso lingüístico estaba en proceso y para solicitar sus opiniones por medio de la encuesta detallada en la Sección III de este plan. Los Tribunales utilizaron el sistema de anuncios de servicios públicos en todo el estado, con el cual la AOC distribuyó anuncios por las estaciones de radio en 2013 (en inglés, español, navajo y vietnamita). Se guardará una copia impresa del LAP del Noveno Distrito Judicial en un área accesible para el público (en la oficina de secretarios) de cada juzgado. El plan está disponible en español además de inglés, traducido por un traductor certificado contratado por la AOC. Se proporcionarán copias del plan al público si lo solicitan. Además, el Tribunal de Distrito ha incluido el plan en su sitio web http://www.nmcourts9thjdc.com y la AOC tiene un enlace para ver el plan en el sitio web de los Tribunales Estatales de Nuevo México en https://languageaccess.nmcourts.gov. Los Tribunales Menores no tienen sitio web. Luego de que este LAP entrara en vigor en 2012, el Juez Presidente del Tribunal de Distrito, con la ayuda del Director Ejecutivo del Tribunal de Distrito, envió un aviso con el LAP adjunto a los interesados locales conocidos de la comunidad y del sistema legal. La carta tuvo el doble propósito de animar a las agencias con las cuales trabajan los Tribunales para que tomen medidas similares en sus propias organizaciones y de hacerles saber a las personas LEP y sordas/con dificultades de audición en la comunidad que los tribunales son accesibles para ellas. El Director Ejecutivo del Tribunal de Distrito es responsable de ayudar al Juez Presidente para asegurarse de que esta labor se lleve a cabo en un plazo de dos meses desde la revisión del LAP. 14
El Noveno Distrito Judicial tiene un procedimiento para presentar quejas que está a disposición de aquellas personas que piensan que se han violado sus derechos según el Título VI. En caso de que una persona desee presentar una queja, la coordinadora del LAP (Louis Moore) le proporcionará el procedimiento y el formulario para presentar quejas que se adjuntan (consultar el Anexo F). XI. APROBACIÓN Y EVALUACIÓN DEL LAP A. Aprobación del LAP El LAP del Noveno Distrito Judicial está sujeto a la aprobación del Juez Presidente del Tribunal de Distrito, de los Jueces Presidentes de los Tribunales Menores, del Director Ejecutivo del Tribunal de Distrito, y de los Administradores de los Tribunales Menores. Una vez aprobado, se enviará una copia a la AOC. Toda revisión del plan se someterá a la aprobación de las partes arriba mencionadas y después se enviará a la AOC. B. Evaluación anual del LAP El Noveno Distrito Judicial evaluará regularmente si es necesario hacer cambios al LAP. El plan se puede cambiar o actualizar en cualquier momento, pero se deberá revisar como mínimo anualmente. Una vez al año, el Director Ejecutivo del Tribunal (Louis Moore) será responsable de convocar al equipo de planificación del LAP de los Tribunales. El equipo revisará la eficacia del mismo y lo actualizará si fuera necesario. La evaluación incluirá la identificación de cualquier problema y el desarrollo de medidas o estrategias para corregirlo. La evaluación incluirá los siguientes elementos: Número de personas LEP que requieren intérpretes judiciales y ayuda con idiomas fuera de la sala del tribunal. Evaluación de las necesidades lingüísticas actuales para determinar si se deben proporcionar servicios o materiales adicionales. Evaluación para determinar si los procedimientos administrativos de los Tribunales para identificar la necesidad de intérpretes se realizan sin contratiempos. Evaluación para determinar si el personal del Tribunal comprende suficientemente las políticas y procedimientos relativos a las personas LEP y cómo llevarlos a cabo. Revisión de las opiniones sobre las sesiones de capacitación para empleados. Encuestas para jueces, empleados e interesados en la comunidad y/o revisión de la información obtenida en encuestas anteriores, si se considera necesario. Cerciorarse de que todas las tareas enumeradas en el Anexo A de este plan se han completado para su fecha límite respectiva. Cerciorarse de que todas las referencias sujetas a vencimiento, las reglas y políticas sujetas a cambios, y las personas mencionadas en este plan estén actualizadas. C. Coordinador del LAP del Noveno Distrito Judicial: Louis Moore, Court Executive Officer Ninth Judicial District Court 700 N. Main, Suite 11, Clovis, New Mexico 88101 clodlcm@nmcourts.gov 15
575-742-7525 D. Coordinadora del LAP en la AOC: Pamela Sánchez, Statewide Program Manager, Language Access Services New Mexico Administrative Office of the Courts 237 Don Gaspar, Santa Fe, New Mexico 87501 aocpjs@nmcourts.gov 505-827-4822 E. Fecha de entrada en vigor del LAP: Fecha original de entrada en vigor: 1 de agosto de 2012 Fecha de entrada en vigor de la primera revisión: 1 de junio de 2014 F. Aprobado por: Honorable Drew D. Tatum, Juez Presidente, Tribunal de Distrito: Fecha: Honorable Richard Hollis, Juez Presidente, Tribunal Menor del Condado de Curry: Fecha: Honorable Linda Short, Juez Presidente, Tribunal Menor del Condado de Roosevelt: Fecha: Louis Moore, Director Ejecutivo del Tribunal, Tribunal de Distrito: Fecha: Norma de la Rosa, Administradora del Tribunal, Tribunal Menor del Condado de Roosevelt: Fecha: Jinger Fiola, Administradora del Tribunal, Tribunal Menor del Condado de Curry: Fecha: 16
Procedimiento y formulario para presentar quejas bajo el Título VI En caso de que un cliente del Tribunal considere que el Tribunal no ha respetado sus derechos a tener acceso a servicios lingüísticos adecuados, se podrá seguir el siguiente procedimiento para presentar una queja: 1. La persona que tiene la queja (el reclamante) debe comunicarse con el Coordinador del Plan de Acceso Lingüístico (a partir de aquí denominado LAP, por sus siglas en inglés) del Noveno Distrito Judicial para presentar su queja, para lo cual deberá rellenar y entregar el Formulario de quejas bajo el Título VI adjunto. Información de contacto: Louis Moore, Court Executive Officer, Ninth Judicial District Court, 700 N. Main, Suite 11, Clovis, NM 88101, clodlcm@nmcourts.gov, (575) 742-7525 2. Si el reclamante no cree que se hayan tratado o resuelto sus inquietudes adecuadamente con el Coordinador del LAP del Noveno Distrito Judicial, el reclamante deberá comunicarse con el Director del Programa a nivel estatal para cuestiones de acceso lingüístico y servicios del jurado, de la Oficina de Administración de Tribunales de Nuevo México (AOC, por sus siglas en inglés). Información de contacto: Pamela Sánchez, Statewide Program Manager, Language Access & Jury Services, New Mexico Administrative Office of the Courts, 237 Don Gaspar, Santa Fe, New Mexico 87501; aocpjs@nmcourts.gov; (505) 827-4822. 3 El reclamante también puede comunicarse con el Departamento de Justicia de los Estados Unidos, en cualquier etapa de este proceso. Información de contacto: Federal Coordination and Compliance Section, Civil Rights Division, United States Department of Justice, 950 Pennsylvania Avenue NW, Washington, D.C. 20530; (888) 848-5306 o (202) 307-2678 (TDD).
Procedimiento y formulario para presentar quejas bajo el Título VI Noveno Distrito Judicial Formulario de quejas bajo el Título VI El Título VI de la Ley de Derechos Civiles de 1964 establece que Ninguna persona en los Estados Unidos será excluida de participar en ningún programa o actividad que reciba ayuda económica federal, ni se le negarán los beneficios de dichos programas o actividades, ni será objeto de discriminación debido a su raza, color u origen nacional. El Tribunal Supremo de los Estados Unidos ha determinado que excluir a participantes por su incapacidad para hablar inglés podría constituir discriminación por origen nacional, en contravención a lo establecido en el Título VI (Lau v. Nichols (1974) 414 U.S. 563). La información que le pedimos a continuación es necesaria para ayudarnos a procesar su queja. Si necesita ayuda para rellenar este formulario, por favor comuníquese con nosotros en: clodlcm@nmcourts.gov o (575) 742-7525 Por favor, rellene este formulario y envíelo a: Ninth Judicial District - Louis Moore, LAP Coordinator, 700 N. Main, Suite 11, Clovis, NM 88101, clodlcm@nmcourts.gov Fax: (575) 742-0881 1. Nombre de la persona que presenta la queja (el reclamante): 2. Dirección del reclamante: 3. Información de contacto del reclamante: Teléfono de la casa: Teléfono del trabajo: Teléfono celular: Correo electrónico: 4. Si está presentando la queja en nombre de otra persona, por favor incluya su nombre, dirección, número de teléfono y parentesco con el reclamante: Nombre: Dirección: Teléfono: Correo electrónico: Parentesco con el reclamante: 5. Por favor describa, en sus propias palabras, de qué manera cree que no se han respetado
Procedimiento y formulario para presentar quejas bajo el Título VI sus derechos a tener acceso lingüístico y quién cree usted que fue responsable de ello. Por favor, use el reverso de este formulario o páginas adicionales si fuera necesario. 6. Por favor indique la(s) fecha(s) en que se produjo lo anterior: 7. Por favor firme a continuación: Firma Fecha en que se firma Envíe este formulario a: Louis Moore, Court Executive Officer and LAP Coordinator, Ninth Judicial District Court 700 N. Main, Suite 11, Clovis, NM 88101 Fax: (575) 742-0881 clodlcm@nmcourts.gov