Tabla de Contenido Introducción..3 Acotaciones...3 Requisitos de usabilidad 3 Objetivo de este Manual..4 Dirigido a 4 Descripción del Portal Web 5 Control Escolar Uusuarios/Instructores.. 53 Próxima Oferta Educativa....54 Información General Principal..6 Oferta Educativa...8 Requisitos.12 Costos...13 Convocatorias para Usuario Nuevo Registro. 15 Reinscripciones / Control Escolar Usuario..28 Modificación de Información General de Usuario.. 31 Horario de Clases...32 Calificaciones del Curso.33 Consulta General de Calificaciones 34 Inscripción Grupo Materia..35 Reinscripción al Curso Inscripción grupo....38 baja de grupo..43 Horario de Clases..46 Consulta General de Horarios..47 Solicitud de Inscripción. 49 Cambio de Password...51 Atención a Usuarios Informes...52 Manual....52
Introducción Este manual es una guía en el uso del Portal Web del Sistema de gestión escolar implementado para la (DEC) en su versión 1.0., conforme a las características de Educación a lo largo de la vida. Se pretende mostrar el funcionamiento del mismo abarcando los escenarios posibles en su uso práctico. Cabe mencionar que el alcance del presente considera la utilización del módulo Web, sin embargo existen criterios del funcionamiento del sitio que dependen de la configuración de la aplicación local. El portal Web SAES fue creado con el objetivo de facilitar al usuario los procesos de inscripción, reinscripción, consulta de calificaciones; al instructor realizar consultas de los diferentes grupos asignados a él así como para el registro de calificaciones; coordinador gestionar los procesos de evaluación, verificar calificaciones y aprobar la emisión de constancias, entre otras. Acotaciones Las notas más sobresalientes en este documento se resaltarán con letra tipo negrita, las notas se tornaran cursivas. Los criterios que dependan de la configuración de la aplicación local se mencionarán como nota sobresaliente haciendo énfasis en la implementación de la aplicación de escritorio. Cada figura llevará un título y una pequeña descripción así como un número de identificación. Requisitos de Usabilidad Los requisitos mínimos de operación óptima para el uso correcto y visualización del portal Web son los siguientes: Conexión al servidor por intranet o internet protocolo (http)
Navegador Web, se contemplaron las siguientes versiones y el orden en que se presentan indica la mayor compatibilidad con la visualización del Sitio Navegador Versión MS Internet Explorer 8,7,6 Mozilla Firefox 3 Safari 5 Opera 11 Google Chrome 8 El equipo cliente debe de contar con la última versión de la máquina virtual de Java, actualmente disponible en su sitio web (http://www.java.com). Nota: La versión actual de la aplicación está valorada con un sistema operativo cliente MS Windows XP SP2, MS Windows 7 y Ubuntu 10.10 a una resolución de 1024 x 768 y de 1280 x 1024. Objetivo de este Manual El objetivo primordial de éste Manual es ayudar y guiar al usuario a utilizar el Sistema de Administración Escolar SAES y así poder despejar todas las dudas posibles y comprende: Guía de acceso al Sistema de Administración Escolar SAES en línea. Conocer cómo utilizar el sistema SAES, mediante una descripción detallada e ilustrada de los distintos menús. Dirigido a Este manual está orientado a los usuarios finales involucrados en la etapa de operación del Sistema de Administración Escolar de la Dirección de Continua SAES, es decir, para usuarios, instructores y coordinadores que van a interactuar con el sistema.
La muestra su página de sitio en línea en la dirección: http://www.educacioncontinua.ipn.mx/, una vez en dentro vemos el menú vertical y damos clic en el botón Formatos para que nos direccione al sitio del Sistema de Administración Escolar SAES como lo muestra a continuación la figura 1. Figura 1.-Acceso al portal Web SAES de la DEC
El Sistema de Administración Escolar SAES de la del IPN muestra en su página Principal al sistema en mención; un menú vertical fijo el cual se encuentra compuesto por cinco categorías: Información General, Convocatorias para, Atención a Usuarios, Control Escolar y Próxima Oferta Educativa. Información General Principal Acceso directo al Sistema Menú vertical fijo Logos Figura 2.- Página Principal del SAES DEC En la figura 2.- Página Principal del SAES-DEC se muestra esta, que cuenta con el encabezado que al darle clic siempre nos regresará a la página principal del Sistema, seguido de los logos de Oportunidad Renovada y del IPN las cuales al dar clic sobre ellos nos direcciona a sus páginas principales respectivamente; del lado derecho se muestra el acceso directo de los distintos usuarios al Sistema.
En el contenido de esta se muestra en cuatro opciones: Convocatoria Abierta (usuario registrado), la cual es para aquellos usuarios que se encuentran registrados y que cuentan con un Nombre de Usuario y Contraseña para accesar al sistema y que deseen consultar su historial, horarios, evaluaciones, Instructores y oferta académica. Convocatoria Abierta (usuario nuevo ingreso), la cual es para aquellos que no cuentan con un registro previo y tendrán que registrar sus datos personales para poder inscribirse al curso de su preferencia, al dar clic en esta opción se visualiza una tabla que muestra la convocatoria para inscripción de cursos en las diferentes modalidades, estas son: alumnos del IPN, empleados del IPN, egresados del IPN o público en general. Cursos, el cual muestra la oferta educativa existente que es: curso, curso-taller, seminario y taller. Preguntas frecuentes, aquí se explica el procedimiento para la admisión y el procedimiento para reinscripción ambos detallados en siete puntos específicos.
Oferta Educativa Figura 3.-Oferta Educativa En el botón de Oferta Educativa nos despliega la pantalla anterior figura 3.- Oferta Educativa la cual cuenta con las siguientes opciones:
Curso, aquí se muestran la oferta educativa en su modalidad de curso; al dar clic nos direcciona al catálogo que contiene la lista de Centros de Educación Continua en toda la república, al seleccionar uno se visualiza la tabla con los horarios asignados a dicho curso. Curso-Taller, aquí se muestra la oferta educativa en su modalidad de curso-taller; al dar clic nos direcciona al catálogo que contiene la lista de Centros de Educación Continua en toda la república, al seleccionar uno se visualiza la tabla con los horarios asignados a dicho curso-taller. Seminario, aquí se muestra la oferta educativa en su modalidad de seminario; al dar clic nos direcciona al catálogo que contiene la lista de Centros de Educación Continua en toda la república, al seleccionar uno se visualiza la tabla con los horarios asignados a dicho seminario. Taller, aquí se muestra la oferta educativa en su modalidad de taller; al dar clic nos direcciona al catálogo que contiene la lista de Centros de Educación Continua en toda la república, al seleccionar uno se visualiza la tabla con los horarios asignados a dicho taller.
En cada una de las opciones anteriores al dar clic en ella se entrará a la pantalla siguiente mostrada en la figura 3.1.- Seleccionar Centro donde se elegirá el Centro de Educación Continua que sea de su agrado, en el cual se mostrará la oferta educativa vigente. Figura 3.1.-Seleccionar Centro
Una vez seleccionada la sede, nos muestra toda la oferta educativa disponible en la modalidad antes elegida; la siguiente figura 3.2.- Oferta Educativa del Centro se muestra lo antes descrito. Figura 3.2.-Oferta Educativa del Centro
Requisitos Figura 3.3.-Requisitos En el botón de Requisitos se despliega la pantalla anterior mostrada en la figura 3.- Requisitos donde se detalla la documentación requerida para inscribirse a la oferta educativa de su interés dependiendo de la procedencia del usuario.
Costos Figura 4.-Costos En el espacio de costos que se muestra en la pantalla anterior figura 4.- Costos se pide al interesado seleccionar el centro y modalidad de oferta educativa de su elección para poder mostrar el costo de esta.
Una vez seleccionado el centro y la modalidad la pantalla nos despliega los costos de esa oferta educativa disponible en el centro; la pantalla siguiente figura 4.1.- costos de oferta educativa se muestra lo antes descrito: Figura 4.1.-Costos de Oferta Educativa
Convocatorias para Usuario Nuevo Ingreso Comunidad Politécnica Público en General Figura 5.- Convocatorias para
El usuario que pertenezca a la comunidad politécnica tendrá que dar clic para registrarse en la opción de ALUMNOS DEL IPN o EGRESADOS DEL IPN según sea el caso acorde a su procedencia, desplegará una pantalla donde aparecerá un caja de texto para que ahí el interesado introduzca su número de boleta, ya que el sistema SAES cuenta con el historial de cada alumno del IPN, en seguida se visualizará una pantalla donde el alumno o egresado deberán ingresar sus datos personales como lo son: nombre completo, teléfono, dirección, correo electrónico, escuela de procedencia entre otros. En la figura 5.1 Inscribirse a DEC comunidad Politécnica se muestra lo antes descrito: Figura 5.1.- inscribirse a DEC comunidad politécnica
De lo contrario el interesado que sea empleado del IPN o público en general deberá dar clic para registrarse en la opción de EMPLEADOS DEL IPN o PÚBLICO EN GENERAL según sea el caso acorde a su procedencia, desplegará una pantalla donde aparecerá una formato de registro para la captura de los datos del usuario; este se muestra en la figura 5.2.- inscribirse a DEC público en general : Figura 5.2.- inscribirse a DEC público en general
Llenado de la Solicitud de Preinscripción: aquí el usuario hará el llena de la solicitud de preinscripción y tendrá dos opciones que son corregir datos por si se equivocó en alguno de ellos y continuar, esta última para avanzar al siguiente paso en el proceso de Preregistro. La figura 5.3.- llenado Solicitud de Preinscripción muestra lo antes descrito: Figura 5.3.-Llenado Solicitud de Preinscripción
Como siguiente paso el usuario deberá seleccionar el centro y modalidad de oferta educativa al que desee inscribirse; la figura 5.4.- Selección de Sede y modalidad se visualiza lo antes descrito: Figura 5.4.Selección de Centro y Modalidad
Como siguiente paso el usuario deberá seleccionar el curso al que desee inscribirse; la figura 5.4.1- curso a inscribirse se visualiza lo antes descrito: Figura 5.4.1.-Curso a inscribirse
Una vez mostrada la oferta educativa de nuestra elección damos clic en inscribir para que nos direccione a la pantalla que nos muestra la información general de nuestro curso a tomar y el horario de esta; Damos clic en confirmar si estas seguros de nuestra decisión. La figura 5.5.- Preinscripción al curso muestra lo antes descrito: Figura 5.5.Preinscripción al curso
Al hacer clic en el botón de confirmar inscripción se mostrara un mensaje en pantalla el cual nos indica que una vez confirmada la preinscripción no habrá cambios de horarios, si estamos seguros damos clic en Aceptar para que nuestra preinscripción se de alta en el sistema. La figura 5.6.- Confirmar Preinscripción al curso muestra lo antes descrito: Figura 5.6.- Confirmar Preinscripción al curso
Una vez confirmada la inscripción, se desplegará la pantalla mostrada en la figura 5.6.1- Curso inscrito con éxito muestra lo antes descrito:, en la cual tendremos dos opciones las cuales son VER REQUISITOS e IMPRIMIR COMPROBANTE, que al dar clic en ellas nos mostrarán sus pantallas correspondientes. Figura 5.6.1.- Curso inscrito con éxito
Al dar clic en VER REQUISISTOS, nos despliega la pantalla mostrada en la figura 5.6.2- Requisitos que explica los documentos a requerir al usuario. Figura 5.6.2.- Requisitos
Al dar clic en IMPRIMIR COMPROBANTE, nos despliega la pantalla mostrada en la figura 5.6.3- Imprimir comprobante de preinscripción el cual es el preregistro en formato PDF que cuenta con las opciones de guardar, refrescar e imprimir ; este se deberá entregar impreso junto con el comprobante de pago bancario en el Centro de Educación Continua para poder llevar a cabo su inscripción y cambiar su esta de PENDIENTE a DEFINITIVO. Figura 5.6.3.- Imprimir comprobante de preregistro
Por ultimo cerramos sesión al dar clic en cerrar. la pantalla mostrada en la figura 5.6.4- Cerrar Sesión muestra lo antes mencionado. Figura 5.6.4.-Cerrar Sesión
Así mismo en esta pantalla de CONVOCATORIAS PARA se encontrarán algunas respuestas a las preguntas que posiblemente se hará en el proceso de inscripción a la oferta educativa, que al dar clic sobre ella se desplegará un pequeño tutorial para su mayor compresión; estas son las siguientes: Cuál es el procedimiento de Inscripción? Cuáles son los requisitos? Cuáles son los horarios disponibles? Olvidaste tu password?
Reinscripciones y Control Escolar/ Usuario En cualquiera de estos dos accesos el Usuario podrá entrar a la sesión con solo digitar su nombre de usuario y contraseña: ambas cuentan con el mismo menú al entrar en sesión. Figura 6.- Reinscripciones y Control Escolar/ Usuario
Al dar clic en el botón de reinscripción se visualizará la pantalla anterior mostrada en la figura 6.- reinscripción en la cual se muestra el acceso para introducir el usuario y contraseña al dar enter se visualizará el Menú General de Usuarios como se muestra en la siguiente figura 6.1.- Menú General de Usuarios : El Menú General de Usuarios cuenta con siete submenús que son los siguientes: Figura 6.1.- Menú General de Usuarios
Información General: en este el usuario puede ver sus datos generales como son nombre, apellidos, RFC, procedencia, domicilio, teléfono, correo electrónico, entre otras como se muestra en la figura 6.2.- Información General. Figura 6.2.- Información General
Modificación de Información General: aquí el usuario podrá modificar los datos general que proporcionó en un inicio, como su procedencia; el submenú se muestra en la figura 6.3.- Modificación de Información General Figura 6.3.-Modificación de Información General
Horario de Clases: se visualiza el nombre del usuario, número de control y los días asignados para la toma de la oferta educativa a la cual este se encuentra inscrito; la figura 6.4.- Horario de Clases nos muestra lo antes mencionado: (La visualización de estos horarios depende de la asignación y selección previa en la aplicación de escritorio) Figura 6.4.-Horario de Clases
Calificaciones del curso: se muestra la evaluación del usuario respecto al avance y programa del curso así como la asistencia de este. En la figura 6.5. calificación del curso se puede visualizar lo antes descrito: Figura 6.5.Calificación del Curso
Consulta general de calificaciones: aquí el usuario podrá revisar su historial académico referente a la oferta educativa en la cual haya participado; La figura 6.6.- consulta general de calificaciones se muestra lo antes descritos: Figura 6.6.Consulta General de Calificaciones
Inscripción al curso-materia: aquí al dar clic en el botón inscripción curso-materia nos envía al submenú de Inscripciones, este contiene las opciones de inscribir a curso, bajar del curso, horario de clases, consulta general de horarios y solicitud de inscripción. Antes de inscribirse se presenta una pantalla que se muestra en la figura 6.7.- actualizar procedencia la cual indica al usuario que antes de inscribirse a un nuevo curso se tendrá que actualizar su lugar de procedencia, de no ser así no permitirá a este seguir con el proceso de inscripción. Figura 6.7.actualizar procedencia
Al entrar en modificación de información, nos aparecerá en primer lugar la actualización de procedencia, la cual servirá para permitir la reinscripción a un nuevo curso que el Centro de Educación Continua oferte; en la figura 6.7.1.- actualización de procedencia se muestra lo antes descrito: Figura 6.7.1.- actualización de procedencia
Reinscripción al curso-materia: aquí al dar clic en el botón inscripción curso-materia nos envía al submenú de Inscripciones, este contiene las opciones de inscribir a curso, bajar del curso, horario de clases, consulta general de horarios y solicitud de inscripción y se muestra en la pantalla 6.7.2.- Menú de Reinscripciones siguiente: Figura 6.7.2.-Menú de Reinscripciones
Inscripción grupo: este nos muestra dos catálogos en los que se deberá elegir el centro de educación continua y la modalidad de la oferta educativa del interés, al hacerlo se visualizará una tabla con la oferta educativa disponible; en la figura 6.7.3.- Inscripción por grupo se muestra lo antes descrito: Figura 6.7.3.-Inscripción por grupo
Al seleccionar el Centro y la modalidad de oferta educativa se despliega una tabla con los cursos actuales disponibles; en la figura 6.7.4.- muestra oferta educativa se visualiza lo antes descrito: Figura 6.7.4.-muestra oferta educativa
Al seleccionar el curso a inscribirse, se despliega una pantalla donde se muestra los datos generales del curso al cual se encuentra inscrito y donde deberá de dar clic en IMPRIME para poder imprimir el comprobante de preregistro; en la figura 6.7.5.- resultado de tu inscripción se visualiza lo antes descrito: Figura 6.7.5.-resultado de tu inscripción
En la pantalla siguiente se verifican los datos y se da clic en IMPRIMIR COMPROBANTE para poder imprimir el comprobante de preregistro; en la figura 6.7.6.- generar PDF se visualiza lo antes descrito: Figura 6.7.6.- generar PDF
Aquí se muestra el formato en PDF del preregistro del curso elegido con anterioridad, se imprime ya que se debe llevar junto con el comprobante de pago de la institución bancaria al Centro de Educación Continua. En la figura 6.7.7.- imprimir comprobante de registro PDF se visualiza lo antes descrito: Figura 6.7.7.- imprimir comprobante de registro PDF
Baja de Grupo- Materia: aquí el usuario se podrá dar de baja en la oferta a la cual está inscrito actualmente. En la figura 6.8.- baja de grupo materia se muestra lo antes descrito: Figura 6.8.- baja de grupo materia
En la pantalla siguiente se muestra que la baja del la oferta educativa que esta cursando se ha realizado correctamente, esta paso es irreversible. En la figura 6.8.1- resultado de la baja se muestra lo antes descrito: Figura 6.8.1.- resultado de la baja
En la pantalla siguiente se muestra como el usuario no se encuentra inscrito actualmente después de haber llevado el proceso de baja de grupo. En la figura 6.8.2- no te encuentras inscrito se muestra lo antes descrito: Figura 6.8.2.- no te encuentras inscrito
Horario de clases: el usuario podrá ver el horario de clases de la oferta educativa a la cual se encuentra inscrito actualmente. A continuación se muestra la figura 6.9.- horario de clases que visualiza lo antes descrito: Figura 6.9.-Horario de clases
Consulta General de Horarios: se abrirá una nueva ventana donde nos muestra los catálogos de centros y de modalidad de oferta en los cuales se selecciona el de su interés para que se pueda visualizar la oferta educativa vigente. En la figura 6.7.5.- Consulta General de Horarios que visualiza lo antes descrito: Figura 6.10.-Consulta General de Horarios
Al seleccionar el centro y la modalidad de oferta educativa el sistema visualizará toda la oferta existente las veces que el usuario lo necesite. En la figura 6.10.1.- Consulta General que visualiza lo antes descrito: Figura 6.10.1.-Consulta General
Solicitud de inscripción: aquí se muestra el formato de inscripción con los datos generales del usuario, el curso y el centro de educación Continua al que se inscribió el usuario, cabe mencionar que es muy importante que lo lleve en tiempo y forma impreso junto con su comprobante bancario original de pago de la institución bancaria para que se finalice el proceso de inscripción y el estado de usuario cambia de pendiente a inscrito. En caso de no realizar el pago antes de fecha indicada el interesado no podrá inscribirse porque no habrá prorrogas,salvo previa autorización del área responsable del sistema,. En la siguiente figura 6.11.- Solicitud de Inscripción se muestra lo antes descrito: Figura 6.11.-Solicitud de Inscripción
Para poder regresar al menú principal en el momento que lo desee el usuario solo debe dar clic en el botón de regresar; en la figura 6.12.- regresar al Menú General de Usuarios se muestra lo antes descrito: Figura 6.12.regresar al menú general de Usuarios
Cambio de password de Usuario: esta opción del menú es muy importante porque se recomiendo al usuario cambiar la contraseña por seguridad de la información, al dar clic en esta opción se visualizará la pantalla que pide al usuario la nueva contraseña y que la confirme y para enviar los datos de su cambio solo se debe dar clic en el botón de Aceptar ; la figura 7.- Cambio de Password muestra lo antes descrito: Figura 7.-Cambio de Password
Atención a Usuarios: Informes: Manual de Usuario: Figura 8.-Atención a Usuarios
Control Escolar Usuarios Acceso directo al Sistema Figura 9.- Acceso de Usuarios El Usuario dará clic en la opción de Usuarios submenú de Control Escolar para obtener su acceso al Sistema, este tendrá que ingresar su numero de registro y su contraseña, la cual se le proporciono con anterioridad al momento de realizar su registro para así poder entrar a su sesión; en la figura 9.- Acceso de Usuarios
Próxima Oferta Educativa Los usuarios podrán informarse a cerca de la próxima oferta educativa, la figura 48.- Próxima Oferta Educativa anterior lo muestra. Figura 48.- Próxima Oferta Educativa