Guía de obligaciones en materia legal-empresarial que se deben considerar en 2014 Introducción La planeación es importante para las empresas, en especial, cuando se trata de prever el cumplimiento de las obligaciones en materia legal-empresarial, ya que al considerarlas con anticipación se puede hacer un plan de trabajo que permita su cumplimiento en tiempo y forma para evitar alguna contingencia. Lo anterior debido a que las empresas adquieren ciertas obligaciones legales de vital trascendencia que es imprescindible observar no sólo para dar cumplimiento a las disposiciones establecidas en la normatividad, sino también porque algunas de ellas son de gran utilidad para la toma de decisiones. En este sentido, incluimos a manera de guía las principales obligaciones en materia legal- empresarial que las empresas deben cumplir durante 2014. Obligaciones en el ámbito mercantil El ámbito mercantil se integra por diversas normas destinadas a regir las relaciones empresariales entre sí. Al efecto, mencionamos las principales obligaciones en el ámbito mercantil que deben cumplir las empresas, de ser el caso, en los aspectos siguientes: 1
Libros sociales Los libros sociales permiten conocer los movimientos importantes de una empresa, pues en ellos se deben establecer los principales acuerdos de la organización, tales como la salida o entrada de algún socio, el incremento en su capital social, la compraventa de activos, acciones, entre otros, los cuales conforman la constatación escrita de la historia de la sociedad. 2
Obligación relacionada con Registro de los acuerdos relativos a la marcha del negocio que tomen las asambleas o juntas de socios, y en su caso, los consejos de administración en el libro de actas. Art. 36 del Código de Comercio (Ccom). Importancia del cumplimiento de la obligación El cumplimiento oportuno de esta obligación proporciona seguridad jurídica a la entidad, ya que al llevar un registro adecuado de los libros sociales se garantizará mayor control de las operaciones de la empresa. Es de precisar que aunque el Ccom y la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) no establezcan ninguna sanción por no llevar un control de libros sociales, es importante cumplir con dicha obligación. Registro de todos y cada uno de los socios accionistas que formen parte de la empresa en el libro de socios o accionistas. Art. 73 de la LGSM. El cumplimiento de esta obligación permitirá a la sociedad llevar un control pormenorizado de los datos personales de cada uno de los socios, así como de las partes sociales de los mismos. Inscribir en el libro de registro de aumento o disminución de capital, en el que se consigne todo aumento o disminución de capital social de la empresa, además de especificar la manera y proporción de este aumento o disminución. El cumplimiento de esta obligación es esencial para conocer con detalle los aumentos y disminuciones de capital, los cuales serán fundamentales para emprender nuevos proyectos. Arts. 36 del Ccom y 72 de la LGSM. 3
Celebración de asambleas La figura jurídica de mayor auge para constituir una empresa mercantil en el país es la sociedad anónima, que se compone exclusivamente de socios cuya obligación se limita al pago de sus acciones, y que existe bajo una denominación que se forma libremente, pero que tendrá que ser distinta de la de cualquier otra sociedad, y al emplearse irá siempre seguida de las palabras sociedad anónima o de su abreviatura SA. El órgano supremo de la sociedad anónima es la asamblea general de accionistas, que tiene la facultad de acordar y ratificar todos los actos y las operaciones de la misma, por lo que mencionamos las principales obligaciones relacionadas con la celebración de dichas asambleas: 4
Obligación relacionada con Importancia del cumplimiento de la obligación Celebración de la asamblea constitutiva, la cual se realiza únicamente al momento de constituir la sociedad; por lo que en caso de iniciar alguna sociedad durante 2014 se deberá atender esta obligación. Art. 100 de la LGSM. El cumplimiento de esta obligación es fundamental, pues en su desarrollo se nombran los administradores y comisarios, se establece la participación de los socios en las utilidades, se efectúa el avalúo de bienes que los socios se hayan obligado a aportar y sobre todo, se aprueban los estatutos sociales. Celebración de asambleas ordinarias, que deberán celebrarse por lo menos una vez al año dentro de los cuatro meses siguientes a la clausura del ejercicio social, es decir, a más tardar el 30 de abril de 2014. Art. 181 de la LGSM. En este tipo de asambleas se abordarán temas inherentes al funcionamiento de la sociedad, tales como proyectos existentes, políticas aplicables, situación económica de la empresa, nombramiento de gerentes y directores, del consejo de administración, comisarios de la organización, etcétera. Celebración de asambleas extraordinarias, las cuales se pueden realizar en cualquier tiempo. Art. 182 de la LGSM. Este tipo de asambleas se celebrarán cuando se trate de asuntos relativos a la duración, disolución anticipada, aumento o disminución de capital, cambio de objeto social de la sociedad, cambio de nacionalidad, fusión, emisión de acciones privilegiadas, emisión de bonos, amortización por la sociedad de sus propias acciones y emisión de acciones de goce. 5
Entrega de información financiera La información financiera expresa la posición y desempeño financiero de una entidad; su principal objetivo consiste en ser de utilidad al usuario en la toma de sus decisiones económicas. La LGSM establece ciertas obligaciones relacionadas con la información financiera, de acuerdo con lo siguiente: Obligación relacionada con Las sociedades anónimas, bajo la responsabilidad de sus administradores, presentarán a la asamblea de accionistas, anualmente, un informe que incluya por lo menos lo siguiente: Importancia del cumplimiento de la obligación 1. Un informe de los administradores sobre la marcha de la sociedad en el ejercicio, así como sobre las políticas seguidas por los administradores y, en su caso, sobre los principales proyectos existentes. 2. Un informe en que declaren y expliquen las principales políticas y criterios contables y de información seguidos en la preparación de la información financiera. 3. Un estado que deje ver la situación financiera de la sociedad a la fecha de cierre del ejercicio. 4. Un estado que muestre, debidamente explicados y clasificados, los resultados de la sociedad durante el ejercicio. 5. Un estado que deje ver los cambios en la situación financiera durante el ejercicio. 6. Un estado que muestre los cambios en las partidas que integran el patrimonio social, acaecidos durante el ejercicio. 7. Las notas que sean necesarias para completar o aclarar la información que suministren los estados anteriores. La información financiera debe proporcionar elementos de juicio confiable que permitan evaluar el comportamiento económicofinanciero de la empresa, de su capacidad para mantener y optimizar sus recursos, obtener financiamientos adecuados, retribuir a sus fuentes de financiamiento y determinar la viabilidad como negocio en marcha. Asimismo, es de importancia cumplir con la entrega de la información financiera a fin de que los accionistas se formen un juicio de cómo se ha manejado la empresa y evalúen la gestión de la administración. A la información anterior se agregará el informe de los comisarios. Arts. 166, fracción IV, y 172 de la LGSM. 6
Se deberán publicar los estados financieros incluidos en el apartado anterior, 15 días después de la fecha en que la asamblea general de accionistas haya aprobado el informe, conjuntamente con sus notas y el dictamen del comisario, en el periódico oficial de la entidad en donde tenga su domicilio la sociedad, o, si se trata de sociedades que tengan oficinas o dependencias en varias entidades, en el DOF. Sin duda, la publicación de los estados financieros es trascendental para dar cumplimiento a la ley de la materia, así como para dar certeza jurídica a la información financiera de la empresa. Art. 177 de la LGSM. Las sociedades extranjeras estarán obligadas a publicar anualmente un balance general de la negociación visado por un contador público titulado. Art. 251, último párrafo, de la LGSM. La publicación del balance general de las sociedades extranjeras da certeza jurídica de sus operaciones y credibilidad frente a las empresas nacionales. Inversión extranjera La inversión extranjera se puede definir como los capitales y las aportaciones provenientes del exterior que son propiedad de personas o entidades extranjeras, y que tiene por objeto contribuir al desarrollo nacional del país. En este sentido, la Ley de Inversión Extranjera (LIE) y su reglamento (RLIE) establecen las reglas para canalizar la inversión extranjera hacia el país y propiciar que contribuya al desarrollo nacional. Comentamos las principales obligaciones que deben cumplir las empresas con capital extranjero: 7
Obligación relacionada con Importancia del cumplimiento de la obligación Para obtener la inscripción y mantener actualizada la información presentada ante el Registro Nacional de Inversión Extranjera (RNIE), las personas físicas, las personas morales extranjeras y las sociedades mexicanas deben proporcionar datos para determinar el valor de los ingresos y egresos derivados de lo siguiente: 1. Nuevas aportaciones o retiros de éstas, que no afecten el capital social. 2. Retención de utilidades del último ejercicio fiscal y disposición de utilidades retenidas acumuladas. 3. Préstamos por pagar o por cobrar a subsidiarias residentes en el exterior, a la matriz en el exterior, a inversionistas extranjeros residentes en el exterior que participen como socios o accionistas, y a inversionistas extranjeros residentes en el exterior que sean parte del grupo corporativo. Según los artículos 38, fracción IV, de la LIE y 36, fracción V, del RLIE, en caso de omisión, cumplimiento extemporáneo, presentación de información incompleta o incorrecta de las obligaciones de inscripción, reporte o aviso al RNIE por parte de los sujetos obligados, se impondrá una multa de 30 a 100 veces el SMG vigente en el DF. Esta información deberá presentarse dentro de los 20 días hábiles siguientes al cierre de cada trimestre. Se entenderá que los trimestres por considerar son los siguientes: de enero a marzo, de abril a junio, de julio a septiembre, y de octubre a diciembre. Art. 38, fracción II, del RLIE. 8
Para obtener su inscripción y mantener actualizada la información presentada ante el RNIE, las personas físicas, personas morales extranjeras y las sociedades mexicanas deben proporcionar datos corporativos, contables, financieros, de empleo, de producción y relativos a la actividad económica de cada establecimiento de la persona sujeta a inscripción, así como datos de identificación de la persona que puede ser consultada para aclaraciones. Dicha información deberá presentarse como sigue: 1. Al entregar la solicitud de inscripción. En este caso, la información deberá corresponder a la fecha en que se estuvo obligado a inscribirse. Dentro de los siete primeros meses siguientes al día de cierre de cada ejercicio fiscal, de acuerdo con el artículo 43 del RLIE, mismo que establece un calendario que depende de la letra con la cual inicia el nombre, denominación o razón social de la persona que presentará el informe, según lo siguiente: Letra Mes de Presentacion 1 De la A a la D De la E a la J De la K a la P De la Q a la Z Abril Mayo Junio Julio *La información será del ejercicio fiscal del año inmediato anterior. Art. 38, fracción III, del RLIE. 9
Registro de actos mercantiles en el Registro Público de Comercio (RPC) Se entiende por operaciones mercantiles o de comercio a aquellos actos jurídicos en los que haya manifestación de las partes (personas físicas o morales) para llevar a cabo actividades de comercio. De esta manera, para otorgar seguridad jurídica a quienes intervienen en los actos mercantiles se creó el RPC, el cual es una institución de carácter público federal que tiene por objeto inscribir los actos de comercio, así como aquellos que tengan relación con los comerciantes. Al efecto, mencionamos la obligación que se tiene con el RPC de acuerdo con las disposiciones del Ccom: Obligación relacionada con Registro de actos mercantiles en el RPC, que conforme a la legislación lo requieran, como la enajenación de inmuebles; se realizará a través del Sistema integral de gestión registral o en la ventanilla del RPC. Antes de inscribir una operación en el RPC es importante identificar si realmente se trata de un acto mercantil; sin embargo, no todo acto mercantil debe inscribirse en este registro. Importancia del cumplimiento de la obligación Proporciona seguridad jurídica a quienes intervienen en los actos mercantiles. Arts. 18 y 75 del Ccom. Registro en el Sistema de Información Empresarial Mexicano (SIEM) El SIEM es un medio informativo para el público en general, ya que, por una parte, las personas en su carácter de consumidores pueden consultar la oferta y la demanda de los bienes y servicios de las distintas empresas registradas; mientras que para el empresario resulta ser el mejor medio para promover su negocio en el ámbito nacional e internacional. 10
Al respecto, indicamos las obligaciones que se deben cumplir con el SIEM: Obligación relacionada con Importancia del cumplimiento de la obligación 11
Los comerciantes e industriales están obligados a registrar y actualizar anualmente a cada uno de sus establecimientos ante el SIEM. De acuerdo con los plazos siguientes: 1. El registro de empresas de nueva creación, dentro de los dos meses siguientes a la fecha de registro ante la SHCP. 2. La renovación del registro y, en su caso, la actualización de datos, dentro del primer bimestre de cada año posterior al registro. 3. El cese parcial o total de actividades o el cambio de giro o domicilio, dentro de los dos meses contados a partir de la fecha en que estos hechos se produzcan y en la misma cámara en que se hayan registrado inicialmente. Arts. 30 y 31 de la Ley de Cámaras Empresariales y sus Confederaciones (LCEC), y 6 del Acuerdo por el que se establecen las reglas para la operación del SIEM, publicado en el DOF el 5 de diciembre de 2007. El SIEM considera el registro de todas las unidades económicas de comercio, industria y servicios del país para promover la realización de negocios entre empresarios nacionales y extranjeros y el fomento a la calidad en los procesos de producción y/o comercialización de los mismos, por medio de la difusión de datos empresariales del país. En términos del artículo 40 de la LCEC, la SE sancionará con multa de 200 a 600 salarios mínimos, según la capacidad económica del infractor, a aquellos comerciantes o industriales que incurran en las conductas siguientes: 1. No cumplan con la obligación de registrarse oportunamente en el SIEM, no registren a todos sus establecimientos, o proporcionen información incorrecta o incompleta en su registro. 2. No cumplan con la obligación de informar a la cámara empresarial correspondiente para efectos de su registro en el SIEM, cuando cesen parcial o totalmente en sus actividades, o cambie su giro o su domicilio. En caso de reincidencia, se podrá imponer multa de hasta por el doble de la sanción anterior. Obligaciones que protegen datos personales La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) tiene por objeto la protección de los datos 12
personales en posesión de los particulares y, con ello, regular su tratamiento legítimo, controlado e informado, a efecto de garantizar la privacidad y el derecho a la autodeterminación informativa de las personas. Al respecto, el artículo 15 de la LFPDPPP indica que el responsable de los datos personales tendrá obligación de informar a los titulares de los datos, la información que se recabe de ellos y con qué fines, a través del aviso de privacidad; por tanto, las empresas que utilicen datos personales deben poner a disposición de los titulares de los mismos el aviso de privacidad. De esta manera, los artículos 8o., 15, 16 y 36 de la LFPDPPP establecen los requisitos que debe contener el aviso de privacidad. Además de lo anterior, diversos artículos de la LFPDPPP disponen que el responsable de los datos personales debe cumplir con otras obligaciones; entre otras, destacan las siguientes: Obligaciones Establecer mecanismos y procedimientos en el aviso de privacidad para que, en cualquier momento, el titular pueda revocar el consentimiento para el tratamiento de sus datos personales. Limitar el tratamiento de los datos personales a las finalidades previstas en el aviso de privacidad. Si los datos se utilizan para un fin distinto que no sea compatible o análogo a los fines establecidos, se deberá solicitar de nuevo el consentimiento del titular. Fundamento (artículo de la LFPDPPP) 8o. 12 12 13
Cumplir los principios de protección de datos personales, aun cuando los datos sean tratados por un tercero a solicitud del responsable, por lo que este último deberá tomar las medidas necesarias y suficientes para garantizar que el aviso de privacidad dado a conocer al titular sea respetado en todo momento. Dar a conocer el aviso de privacidad en tiempo y forma. 14 17 y 18 Establecer y mantener medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas que permitan proteger los datos personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción o el uso, acceso o tratamiento no autorizado. Permitir que los titulares accedan a sus datos personales en posesión del responsable 19, primer párrafo 23 Designar a una persona o departamento de datos personales, quien dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos que establece la LFPDPPP. Comunicar el aviso de privacidad a terceros a quienes transfiera los datos personales. 30 36 ncluir una cláusula en el aviso de privacidad que indique si el titular acepta o no la transferencia de sus datos personales. 36 Obligaciones en materia de propiedad industrial Las empresas deben procurar el registro de sus marcas, nombre y aviso comercial, patentes y denominación de origen, entre otras, con la finalidad de que garanticen el uso exclusivo de las mismas, y evitar de esta manera que terceras personas hagan uso de ellas en forma indebida. El ordenamiento legal que protege la propiedad industrial en México es la Ley de la Propiedad 14
Industrial (LPI) y su reglamento, y la institución encargada de su aplicación es el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial (IMPI). Precisamos enseguida, las principales obligaciones que en materia de propiedad industrial deben cumplir las empresas: Obligación relacionada con Registro de marca. Los industriales, comerciantes o prestadores de servicios deberán registrar la marca de sus productos o servicios a fin de distinguirlos de otros productos que ofrezcan otras empresas. Importancia del cumplimiento de la obligación Con el cumplimiento de esta obligación el IMPI protege y regula el uso de las marcas. La marca es el signo visible que distingue a los productos o servicios de otros. Permite utilizar en forma exclusiva una marca por un periodo de 10 años. Arts. 87 y 95 de la LPI. Solicitud de publicación de nombre comercial. Los industriales, comerciantes o prestadores de servicios podrán solicitar la publicación de su nombre comercial en la Gaceta del IMPI. Arts. 105 y 106 de la LPI. Aun cuando no es una obligación, se recomienda como medida de seguridad, pues la solicitud de publicación en la Gaceta del IMPI del nombre comercial otorga el derecho a su uso exclusivo y, según el artículo 105 de la LPI, protege sin necesidad de registro. La protección abarcará la zona geográfica de la clientela efectiva de la empresa o el establecimiento al que se aplique el nombre comercial, y se extenderá a toda la República si existe difusión masiva y constante a nivel nacional del mismo. 15
Registro de aviso comercial, que consiste en frases u oraciones que tengan por objeto anunciar al público establecimientos o negociaciones comerciales, industriales o de servicios, productos o servicios, para distinguirlos de los de su especie. Así, los comerciantes, industriales o prestadores de servicios deberán solicitar al IMPI el derecho exclusivo para utilizar un aviso comercial. Con el registro del aviso comercial el IMPI otorga al interesado el uso exclusivo de este aviso comercial por un periodo de 10 años. Arts. 99 al 104 de la LPI. Registro de patentes. Los comerciantes, industriales o prestadores de servicios deberán solicitar por escrito el registro de una patente al IMPI. El registro de la patente proporciona el derecho o privilegio legal que concede el Estado a una persona física o moral para producir o utilizar en forma exclusiva, o a través de un tercero, una licencia. Art. 38 de la LPI. Registro de denominación de origen. Se podrá solicitar la protección de la denominación de origen, la cual servirá para designar un producto originario de una región específica por sus características, ya sea al medio natural o humano. Con la solicitud de protección de la denominación de origen se amparan los productos provenientes de las distintas regiones del país. Art. 156 de la LPI. 16
CONCLUSION La planeación es importante para las empresas, en especial, cuando se trata de prever el cumplimiento de las obligaciones en materia legal-empresarial, ya que al considerarlas con anticipación se puede hacer un plan Lo anterior debido a que las empresas adquieren ciertas obligaciones legales de vital trascendencia que es imprescindible observar no sólo para dar cumplimiento a las disposiciones establecidas en la normatividad, sino también porque algunas de ellas son de gran utilidad para la toma de decisiones. Incluimos a manera de guía las principales obligaciones en materia legal-empresarial que las empresas deben cumplir durante 2014. 17