FICHA de EMPLEADO Guía de actualización y uso de Ficha de Empleado Manual de Gestión del Empleo del Organismo Ejecutivo Guatemala ONSEC-GE-Guía 06
Contenido Página Presentación 1 1. Objetivo 2 2. Ámbito de aplicación 2 3. Ficha de Empleado 3 4. Requerimientos técnicos de la herramienta 4 5. Pasos para ingresar al sistema 5 6. Pasos para ingreso de datos a Ficha de Empleado 10 7. Pasos para la actualización de Ficha de Empleado 30 8. Flujograma de actualización de Ficha de Empleado 35
Presentación La Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC- pone a disposición de las instituciones regidas por la Ley de Servicio Civil la Segunda Edición de la Guía del Proceso de Ficha de Empleado, instrumento técnico que conforma el Manual de Gestión del Empleo de las instituciones regidas por la Ley de Servicio Civil, autorizado mediante Acuerdo D-2015-104. El documento busca orientar al personal de recursos humanos de las instituciones, en cuanto al procedimiento de actualización de datos y uso de la aplicación del Sistema informático de Administración de Recursos Humanos - SiARH- denominada Ficha de Empleado. Está diseñada para que el personal responsable de los registros laborales pueda utilizarla para aclarar y apoyar el proceso de ingreso de datos al sistema que permita contar con información completa y actualizada de cada servidor público para generar los reportes necesarios para la efectiva toma de decisiones, en el marco de una gestión estratégica de recursos humanos. Su contenido fue sometido a un proceso de revisión y mejora a la luz de la funcionalidad del sistema, con el fin de que responda de mejor manera a las necesidades de la gestión. El procedimiento de actualización de datos tiene carácter de orientación, de ninguna manera es limitativo, el personal responsable del proceso de actualización de datos de los servidores públicos puede adaptarlos a la naturaleza de las instituciones, según sus disposiciones internas para obtener los mejores resultados en la adecuada administración de la información, siempre que se cumpla con las normas establecidas para contar con información actualizada y veraz. Con estas acciones se da continuidad al programa de modernización de la gestión de recursos humanos que la ONSEC impulsa, con el fin de desconcentrar los procesos de gestión, transfiriendo poder de decisión a las instituciones, en la medida que la Ley lo permite y con ello atender, en forma inmediata y eficiente, la demanda de recursos humanos para ocupar vacantes y así ofrecer un servicio oportuno y de calidad al usuario. Página 1 de 35
1. Objetivo Orientar al usuario en el uso y administración de la aplicación del SiARH Ficha de Empleado para su correcta utilización en todas las Instituciones del Organismo Ejecutivo. 2. Ámbito de Aplicación La presente Guía es aplicable para la administración de información de los Servidores Públicos de las Instituciones del Organismo Ejecutivo que se rigen por la Ley de Servicio Civil. Página 2 de 35
3. Ficha de Empleado Consolidación de información de los empleados de las Instituciones del Organismo Ejecutivo en el Sistema informático de Administración de Recursos Humanos, que conforman su expediente electrónico, actualmente se tiene la posibilidad de registrar información relacionada con lo siguiente: a) Datos personales b) Formación y capacitación c) Datos familiares d) Datos de salud e) Datos laborales y salariales f) Archivo Digital Página 3 de 35
4. Requerimientos Técnicos para el Uso de la Aplicación Para que el funcionamiento del Sistema informático de Administración de Recursos Humanos sea el adecuado para el usuario la computadora en donde se utilice debe contar como mínimo con lo siguiente: Con cualquier sistema operativo en el cual se pueda instalar Google Chrome. Como mínimo 1 Gigabyte de Ram. Acceso a Internet o Red privada de datos del Gobierno (Red Metro). Contar con mínimo de velocidad de 1 Megabyte por Segundo. Navegador de Internet Google Chrome. Página 4 de 35
5. Pasos para Ingresar al Sistema Para actualizar o ingresar los datos a la Ficha de Empleado, se recomienda seguir los siguientes pasos. 5.1 Ingresa a https://siarh.minfin.gob.gt 5.2 Ingresa tu usuario que es el Número de Identificación Tributaria -NIT- sin guión y la contraseña asignada por el administrador. 5.3 Selecciona la opción SiARH para ingresar al Sistema informático de Administración de Recursos Humanos y observa las opciones del mismo. Página 5 de 35
5.4 De las opciones que te aparecen selecciona la opción Ficha de Empleado para ingresar y poder observar información de los trabajadores de tú institución. 5.5 Al seleccionar la opción Ficha de Empleado, te aparecerá un buscador inteligente en el cual podrás ubicar a los empleados a través de código de empleado, NIT, nombre o DPI. 5.6 Para localizar al empleado se debe ingresar el dato por medio del cual se desea realizar la búsqueda, luego presiona la tecla Enter o selecciona el ícono. Página 6 de 35
5.7 Al realizar una búsqueda desplegará todas las coincidencias encontradas con el dato consultado. Entre los resultados resaltará aquellos que no han tenido una actualización en los últimos 6 meses. Para observar los datos de un trabajador se debe presionar el nombre para abrir la información. 5.8 En la parte superior izquierda del sistema te aparecerá el nombre de la Institución a la cual ha sido asignado tu usuario. Verifica que estés asignado a la institución correcta antes de continuar. Página 7 de 35
5.9 Luego de seleccionar el nombre del trabajador desplegará la información relacionada con el mismo. Inicialmente se contará con información que se obtiene del Sistema Guatenóminas. Dicha información deberá ser ACTUALIZADA con los datos proporcionados por los trabajadores. Los pasos a seguir son los siguientes: Página 8 de 35
Ingreso de datos a Ficha de Empleado Página 9 de 35
6. Pasos para el Ingreso de Datos a Ficha de Empleado 6.1 Descripción de Íconos Editar datos precargados en apartados generales. Agregar nuevos datos a la Ficha de empleado. Guardar Guardar datos ingresados al editar o agregar información. x Cerrar Cerrar ventana de edición o de creación de registro sin guardar cambios. Observar detalle de información agregada. Editar información agregada.. Eliminar registro de información agregada. Agregar una fotografía a la Ficha de Empleado. Página 10 de 35
6.2. Actualmente la Ficha de Empleado cuenta con opción para almacenar información de los trabajadores de la institución, relacionada con: a) Datos personales b) Formación y capacitación c) Datos familiares d) Datos de salud e) Datos laborales y salariales f) Archivo Digital Para ingresarlos debes seleccionar el ícono de color azul que se encuentra en la parte superior izquierda de los datos del trabajador. Página 11 de 35
6.3 Para modificar o agregar información que se requiera se debe ubicar los siguientes íconos.. 6.3 Al presionar los íconos desplegará una pantalla emergente en donde se podrá visualizar los datos actuales y al mismo tiempo se puedenmodificar. Página 12 de 35
6.4 Al presionar el ícono de edición que se encuentra al lado derecho de la información general, aparecerá una ventana emergente en donde se podrá modificar algunos datos personales del trabajador.. El nombre, NIT y el código de empleado no se pueden modificar en la herramienta, por el momento se debe modificar a través de Guatenóminas. Al finalizar con la edición debes presionar el ícono guardar y los datos que fueron modificados quedarán guardados. Guardar Página 13 de 35
6.5 La Ficha de Empleado cuenta con la opción de agregar la fotografía del trabajador para una mejor identificación. Para agregarla es necesario presionar el ícono que se encuentra al lado izquierdo de los datos personales en donde se abrirá una ventana emergente para ubicar el archivo en formato JPG O JPEG. Posteriormente la imagen estará cargada a la Ficha de Empleado del trabajador seleccionado, tanto al consultar los datos como en los resultados de búsqueda. Página 14 de 35
Guardar 6.6 Para modificar los datos de dirección y contacto se debe presionar el ícono ubicado en la parte superior derecha de los datos, para que aparezca la ventana emergente de modificación en donde se podrá modificar o agregar los datos que se requiera. Al finalizar con la edición debes presionar el ícono guardar y los datos que fueron modificados quedarán almacenados. Página 15 de 35
Íconos que se deben presionar para agregar información Guardar 6.7 En el apartado Identificación se puede modificar los datos del documento Personal de Identificación, Número de afiliación al IGSS, Pasaporte, Registro de perito contador, datos de Licencias de conducir y los datos de registro en la Contraloría General de Cuenta. Página 16 de 35
Guardar 6.8 Para modificar los datos de formación académica se presiona el ícono señalado, aparecerá una ventana emergente en donde es necesario completar los campos marcados con el asterisco rojo, los cuales son obligatorios por lo que no se pueden quedar en blanco. Al finalizar con la edición se debe presionar el botón guardar para almacenar la información agregada o modificada. Página 17 de 35
Descripción de íconos que. aparecen Ver detalle Modificar Eliminar 6.9 Para agregar o modificar los datos de las capacitaciones se presiona los íconos señalados, se desplegarán ventanas emergentes dependiendo del seleccionado, en donde se deben completar los datos marcados con asterisco rojo (*). Al finalizar con la edición o modificación se presiona el botón guardar para almacenar la información. Página 18 de 35
6.10 Dentro del apartado de formación y capacitación se encuentran la opción para registrar y controlar el colegiado activo de los profesionales, para ello se debe presionar el botón señalado. En ésta se deben agregar los datos señalados con (*) asterisco rojo, y al finalizar se presiona el botón guardar para almacenar la información agregada o modificada. Guardar Página 19 de 35
6.11 Al final del apartado de Formación y capacitación se encuentra la opción para agregar o modificar los datos del conocimiento de otros idiomas. Para completar este apartado se debe seleccionar el idioma a registrar y colocar el porcentaje en el que el trabajador habla, escribe y lee el mismo. Al concluir con el ingreso de la información se debe presionar el botón guardar para almacenar la información. Guardar Página 20 de 35
6.12 El tercer apartado de Ficha de empleado es Datos familiares, en donde se puede registrar información sobre los padres, conyugue, hijos y hermanos del trabajador. Al finalizar de agregar o modificar la información se debe presionar el botón guardar para almacenar la información. Guardar Es necesario resaltar la importancia que tiene el registro del DPI, debido que a través del mismo se podrán buscar coincidencias de parentescos y detectarlos oportunamente. Página 21 de 35
6.13 El cuarto apartado de Ficha de empleado es Datos salud, en donde se puede registrar información sobre el tipo de sangre, la tarjeta de salud y tarjeta de pulmones de los trabajadores. Adicional la Ficha de Empleado cuenta con la opción de registrar y controlar las suspensiones médicas de los trabajadores, permitiendo así contar con un histórico de las mismas. Guardar Página 22 de 35
6.14 El quinto apartado de Ficha de empleado es Datos laborales y salariales, en donde se pueden consultar la información nominal del puesto asignado al trabajador y ubicación presupuestaria. Adicional se puede tener un registro actualizado del puesto funcional desempeñado por el trabajador. Guardar En ésta opción también se puede tener un registro actualizado del salario devengado por los trabajadores, se muestra el detalle de ingresos y descuentos que dan como resultado el salario líquido. Página 23 de 35
6.15 La Ficha de Empleado muestra el detalle de bonos y descuentos aplicados al salario de los trabajadores. Se muestra un detalle de los puestos desempeñados por el trabajador en el Organismo Ejecutivo, éstos no se pueden modificar y solo muestran información ingresada desde la implementación del sistema informático Guatenóminas. Página 24 de 35
6.16 La Ficha de Empleado cuenta con la opción de tener un expediente digital de los documentos personales de los trabajadores. En ésta se puede registrar la información siguiente: a) Datos personales b) Datos Laborales c) Datos familiares d) Formación y Capacitación e) Relaciones Laborales f) Evaluaciones del Desempeño g) Datos de Salud Página 25 de 35
6.17 En la parte superior Derecha se encuentra la opción para cerrar el Archivo digital. Descripción de Íconos Este ícono te permite Agregar documentos digitalizados. Este ícono te permite Reordenar los documentos digitalizados. Este ícono te permite Descargar la página seleccionada de los documentos digitalizados. Este ícono te permite Descargar todos los documentos digitalizados guardados en la sección seleccionada. Este ícono te permite Eliminar las páginas seleccionadas que se encuentren guardados en la sección seleccionada. Conforme se van agregando documentos digitalizados irán apareciendo al lado izquierdo del expediente digital. Página 26 de 35
6.18 Al presionar el botón cargar páginas aparecerá una ventana para seleccionar el archivo digitalizado para agregarlo al expediente digital. Es necesario mencionar que solo se puedencargar archivos en formato PDF. Al presionar el botón Seleccionar archivo desplegará una ventana para buscar el archivo digitalizado a agregar. La opción Posición permite seleccionar el lugar en donde se desea ubicar el documento digitalizado. Al inicio del Archivo digital, al final o después de una página en específico. Al tener listo el archivo que se desea cargar al archivo digital se debe presionar el botón Guardar. Si en algún momento se desea cancelar el proceso se debe presionar el botón Cancelar para salir sin guardar. Una vez se cargue los documentos deseados aparecerá una vista previa al lado izquierdo del Archivo Digital. Página 27 de 35
6.19 Para salir de los datos consultados se presiona la opción Regresar, que le mostrará nuevamente la opción de búsqueda avanzada, para que se pueda consultar la información de otro trabajador. Página 28 de 35
Actualización Ficha de Empleado Página 29 de 35
7. Pasos para la Actualización de Ficha de Empleado 7.1 Para iniciar, busca los expedientes de los trabajadores. Esto puede ser por medio de registros físicos con los que cuente la Institución o bien alguna herramienta informática, para trasladar la información a la Ficha de Empleado. 7.2 Verifica y analiza la información con la que se cuenta para iniciar con la digitación de la misma a la Ficha de Empleado. Página 30 de 35
7.3 Inicia con la publicación de información relacionada con la actualización de datos y la importancia que tiene para la Institución el contar con registros actualizados en los lugares de mayor afluencia de personal. 7.4 Ingresa o actualiza los datos por defecto que se encuentran cargados a la Ficha de Empleado de acuerdo con los registros con los que se cuente. Página 31 de 35
7.5 Al finalizar con la digitación de la información, obtén un reporte de la información que fue almacenada en el sistema y trasládala al personal de tu Institución para que verifiquen la veracidad y actualización de información. Se recomienda imprimir en hojas recicladas. 7.6 Establece un período de tiempo y publícalo en los lugares de más afluencia de personal, para que se acerquen a tu unidad administrativa a modificar o agregar alguna información pendiente. Página 32 de 35
7.7 Recibe a los trabajadores con los documentos que respalden las modificaciones o actualizaciones que requiere su información e ingresa la información al sistema. 7.8 Obtén un nuevo reporte sobre la información que ha sido almacenada en la Ficha de empleado, y solicita al empleado o funcionario que firme como respaldo de la información que fue registrada. Página 33 de 35
7.9 Añade los nuevos documentos o los documentos actualizados al archivo físico del trabajador. 7.10 Una vez se tenga integrado el expediente completo se puede digitalizar para agregar los documentos al Archivo Digital en la Ficha de Empleado. 7.11 Al finalizar con la digitación de los documentos se puede regresar los expedientes a los archivos físicos de la Institución. Página 34 de 35
8. Flujograma de Procedimiento de Actualización de Ficha de Empleado Página 35 de 35