REPÚBLICA DEL ECUADOR MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

ALCANCE AL INSTRUCTIVO DE ADMINISTRACIÓN DE FONDOS ENERO 2013 1

REPÚBLICA DEL ECUADOR MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL Alcance al Instructivo de Administración de Fondos Enero 2013 2

Alcance al Instructivo de Administración de Fondos Enero 2013 No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisión electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperación de información, sin autorización escrita del MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR. DERECHOS RESERVADOS Copyright 2012 primera edición MF y logotipo MF son marcas registradas Documento propiedad de: MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR. República del Ecuador. Edición: Cubierta: Composición y diagramación: Estructuración: Autor: Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ing. Luis Alberto Fiallos Pazmiño Analista de Estados Financieros Ing. Diana Carolina Morales Alarcón Analista de Innovación Conceptual y Normativa Aprobado: Dra. Sonia Proaño Directora Nacional de Estados Financieros Eco. Magdalena Vicuña Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental Fecha: 26/02/2013 3

ÍNDICE Contenido BASE LEGAL... 5 A.- PROCEDIMIENTO PARA LIQUIDACIÓN DE FONDOS SIN RENDIR AÑO ANTERIOR.... 6 B.- PROCEDIMIENTO PARA RENDICIÓN DE FONDOS AÑO ANTERIOR.... 12 4

Alcance al Instructivo de Administración de Fondos Enero 2013 Dirigido a: Entidades que conforman el PGE y que no se dio cumplimiento total al Acuerdo Ministerial 296 Directrices Cierre 2012 y Apertura 2013 BASE LEGAL La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, en concordancia con los artículos 152 y 158 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas que respectivamente señalan: Art. 152.- Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las máximas autoridades de cada entidad u organismo público, serán los responsables de velar por el debido funcionamiento del componente de contabilidad gubernamental y los servidores de las unidades financieras, de observar la normativa contable. Art. 158.- Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene la facultad privativa para expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas, manuales, procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no Financiero. Por lo expuesto, esta Subsecretaría emite las directrices, manuales e instructivos para que las entidades ejecuten en la herramienta informática e-sigef los registros contables de forma directa. 5

A.- PROCEDIMIENTO PARA LIQUIDACIÓN DE FONDOS SIN RENDIR AÑO ANTERIOR. Aquellas entidades que en el año anterior (2012), realizaron la liquidación de fondos sin seguir el proceso establecido (rendición y liquidación de fondos), deberán seguir el siguiente procedimiento: 1.- REVISIÓN DE SALDOS. Las entidades deben revisar el saldo que se encuentre en la cuenta 124.82.50 Recuperación de Fondos de Año Anterior. Una vez realizado el análisis respectivo deben determinar la información que se presenta en el auxiliar 2, la cual deberá ser igual al número de cédula de los responsables de los fondos (custodios) para proceder a la compensación con afectación al presupuesto del año vigente. 2. RECLASIFICACIÓN 124.82.50 RECUPERACIÓN DE FONDOS DEL AÑO ANTERIOR La entidad deberá reclasificar la cuenta 124.82.50 Recuperación de Fondos del Año Anterior a la cuenta 113.82.50 Recuperación de Fondos del Año Anterior, para lo cual utilizará la clase de registro CFRF 124.82.50 POR RECUPERACIÓN DE FONDOS DEL AÑO ANTERIOR ingresará por la siguiente ruta: CONTABILIDAD - REGISTRO DE OPERACIONES NO PRESUPUESTADAS - AJUSTES Y RECLASIFICACIONES -AJUSTES Y RECLASIFICACIONES CORRIENTES INVERSIÓN. 6

El sistema mostrará el código de la entidad a la cual el funcionario tiene acceso. El funcionario debe crear el registro con las características ingresadas, como se muestra a continuación: El tipo de transacción es 6 RECLASIFICACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR DE AÑOS ANTERIORES CORRIENTES. La clase de registro es CFRF 124.82.50 POR RECUPERACIÓN DE FONDOS DEL AÑO ANTERIOR, En el campo RUC/CI; el funcionario debe ingresar la información que consta en el campo del auxiliar 2, que se encuentra en el Asiento de Apertura Una vez creado el registro, el funcionario debe SOLICITAR y APROBAR el registro, el sistema en cada uno de los procesos emitirá el siguiente mensaje: 7

El detalle del asiento generado es el siguiente: 3. CUR DE REGULARIZACIÓN Se realizara el CUR de regularización para los valores ejecutados en el fondo del año anterior, con afectación al presupueste del año vigente. Una vez que se realizó la reclasificación de la cuenta contable, como siguiente paso la entidad ejecutará un CUR de Regularización, la cuenta de compensación para este proceso será: 113.82.50 RFD LIQUIDACIÓN DE FONDOS SIN RENDIR. En este proceso el funcionario debe ingresar por la ruta: EJECUCIÓN DE GASTOS REGISTRO DE EJECUCIÓN COMPROBANTES DE EJECUCIÓN DE GASTO, como se muestra en la siguiente pantalla: Nota: Para cada uno de estos procesos el funcionario seguirá los pasos que a continuación se detallan. 3.1 RENDICIÓN DE FONDOS SIN DETALLE DE FACTURAS Para realizar el proceso de rendición de fondos sin detalle de facturas el funcionario debe crear la cabecera del CUR de Regularización con los siguientes datos: Clase de Registro = REG Clase de Modificación = NOR Clases de Gasto = OGA Tipo Documento Respaldo = 06. Comprobante Administrativo de Gastos 8

Clase de Documentos Respaldo = 30. Rendición de Fondos sin Detalle de Facturas Ruc Beneficiario = No Cédula del custodio del fondo (AUXILIAR 2) Banco = 99 Cuentas Virtuales Cuenta Origen = 113.82.50 RFD LIQUIDACIÓN DE FONDOS SIN RENDIR Como se muestra en la siguiente pantalla: La entidad deberá realizar el CUR de Regularización con afectación al presupueste del año vigente. 9

Una vez creado el CUR con la afectación respectiva, el funcionario procederá a APROBAR, como se muestra en la siguiente pantalla: 4. RECAUDACIÓN CUENTA 113.82.50 RECUPERACIÓN DE FONDOS DE AÑO ANTERIOR En caso de existir sobrantes de dinero de fondos, estos deben ser depositados en la Cuenta de Recaudación de la Entidad, registrándolos por la opción de Recaudación de Fondos de Terceros con la clase de registro RFTV - RECAUDACIÓN 113.82.50 CUENTAS POR COBRAR AÑOS ANTERIORES POR RECUPERACIÓN DE FONDOS. Para este proceso el funcionario debe ingresar por la siguiente ruta: CONTABILIDAD - REGISTRO DE OPERACIONES NO PRESUPUESTARIAS RECAUDACIÓN Y PAGO DE CxC Y FONDOS DE TERCEROS RECAUDACIÓN 10

El funcionario debe crear el registro con las características ingresadas, como se muestra a continuación: El tipo de transacción es 63 RECAUDACIÓN AÑOS ANTERIORES La clase de registro es RFTV RECAUDACIÓN 113.82.50 CUENTAS POR COBRAR AÑOS ANTERIORES POR RECUPERAR En el campo RUC/CI, el funcionario debe ingresar la información que consta en el campo del auxiliar 2, que se encuentra en la reclasificación NOTA.- Como paso previo, la entidad deberá solicitar a la Subsecretaría del Tesoro de la Nación mediante Oficio la habilitación del depósito, para el registro de los mismos en su cuenta de recaudación. Si la entidad no posee cuenta de recaudación, realizara el depósito en el Banco de Fomento, en la cuenta perteneciente al Tesoro de La Nación, posteriormente se enviará un oficio confirmando el depósito para que la tesorería proceda con la transferencia a la cuenta de registro de la entidad en el Banco Central del Ecuador. Posteriormente se actualizará el control de ingresos en la herramienta informática esigef, donde la entidad procederá con los registros contables mencionados. 11

B.- PROCEDIMIENTO PARA RENDICIÓN DE FONDOS AÑO ANTERIOR. Aquellas entidades que en el año anterior (2012), no realizaron la rendición de fondos sin seguir el proceso establecido (rendición y liquidación de fondos) y lo estipulado en el Acuerdo Ministerial 296 Directrices Cierre 2012 y Apertura 2013, deberán seguir el siguiente procedimiento: 1.- REVISIÓN DE SALDOS. Las entidades deben revisar el saldo que se encuentre en las cuentas 112.13.XX Fondos de Reposición y 112.15.XX Fondos a Rendir Cuentas. Una vez realizado el análisis respectivo deben determinar la información que se presenta en el auxiliar 2, la cual deberá ser igual al número de cédula de los responsables de los fondos (custodios) para proceder a la compensación con afectación al presupuesto del año vigente, y el auxiliar 3, que corresponde al número del fondo. 2.- RECLASIFICACIÓN DE SALDOS. Para que la entidad pueda realizar la rendición de fondos de años anteriores, deberá reclasificar los saldos de las cuentas 112.13.XX Fondos de Reposición y 112.15.XX Fondos a Rendir Cuentas, a la cuenta 112.51 Recaudación de Fondos No Rendidos, utilizando al clase de registro ACFP AJUSTES PARA CERRAR FONDOS PENDIENTES DEL EJERCICIO 2012, a través de la siguiente ruta: CONTABILIDAD - REGISTRO CONTABLE REGISTRO CONTABLE UE, como se muestra en la siguiente pantalla: 12

En donde, el funcionario debe crear el registro para la reclasificación como se muestra en la siguiente pantalla: Clase de registro = ACFP AJUSTES PARA CERRAR FONDOS PENDIENTES DEL EJERCICIO 2012 RUC = Debe ser el número de cédula que se encuentra registrado en la cuenta contable Una vez creada la cabecera del registro contable, el funcionario debe ingresar el detalle del asiento verificando la información que se presenta en los saldos de las cuentas a ser reclasificadas. 13

Como se muestra en la pantalla anterior, en el momento de la reclasificación se transfiere el saldo a la cuenta 112.51.00 con el auxiliar 3 en cero para que las entidades puedan realizar la recaudación en el presente año. NOTA: Es responsabilidad de la entidades mantener esta cuenta sin saldo ya que se debe cerrar mediante recaudación o compensación. 3. RECAUDACIÓN DE FONDOS CUENTA 112.51.00 En los casos en los cuales, el responsable del fondo no ejecutó dicho fondos en su totalidad, debe hacer depósito de los valores sobrantes en este año deberá seguir el siguiente proceso. 3.1 RECLASIFICACIÓN DE SALDOS El funcionario debe realizar el proceso de reclasificación detallado en el numeral 2. 3.2 REGISTRO DE RECAUDACIÓN DE FONDOS El funcionario debe realizar el registro de la recaudación de fondos por la siguiente ruta: CONTABILIDAD - REGISTRO DE OPERACIONES NO PRESUPUESTADAS RECAUDACIÓN Y PAGO DE CxC Y FONDOS DE TERCEROS RECAUDACIÓN. 14

Una vez seleccionada la entidad el funcionario crea el registro como se muestra la siguiente pantalla: Tipo de Transacción = 203 Recaudación de Saldos de Fondos Institucionales Autogestión Clase de Registro = RFR1 Recaudación de Fondos no Rendidos el año Anterior Identificó. RUC/CI = Número de cédula del responsable del fondo Auxiliar 3 = Será cero. 4.- CUR DE REGULARIZACIÓN En los casos en que, el funcionario justifique el gasto de los fondos y que su afectación se la realice en el presupuesto vigente, el responsable de la rendición de fondos deberá realizar el proceso de reclasificación descrito en el numeral 2, y posteriormente realizará el CUR de Regularización. NOTA: La cuenta de compensación para este proceso será: 112.51 RFD RECAUDACION DE FONDOS NO RENDIDOS AA. 15

En este proceso el funcionario debe ingresar por la ruta: EJECUCIÓN DE GASTOS REGISTRO DE EJECUCIÓN COMPROBANTES DE EJECUCIÓN DE GASTO, como se muestra en la siguiente pantalla: El sistema mostrará en donde se debe crear el CUR de Regularización. Una vez que ha ingresado a esta pantalla, el funcionario debe crear el registro, para el proceso de rendición de fondos, podrá realizar el proceso de rendición de dos formas: Sin facturas Con Facturas Para cada uno de estos procesos el funcionario seguirá los pasos descritos a continuación. 3.1 RENDICIÓN DE FONDOS SIN DETALLE DE FACTURAS Para realizar el proceso de rendición de fondos sin detalle de facturas el funcionario debe crear la cabecera del CUR de Regularización con los siguientes datos: Clase de Registro = REG Clase de Modificación = NOR Clases de Gasto = OGA Tipo Documento Respaldo = 06. Comprobante Administrativo de Gastos Clase de Documentos Respaldo = 30. Rendición de Fondos sin Detalle de Facturas Ruc Beneficiario = No Cédula del custodio del fondo (AUXILIAR 2) Banco = 99 Cuentas Virtuales Cuenta Origen = 112.51 RFD RECAUDACION DE FONDOS NO RENDIDOS AA 16

La entidad deberá realizar el CUR de Regularización con afectación al presupueste del año vigente. Una vez creado el registro, el funcionario debe SOLICITAR y APROBAR el registro, el sistema en cada uno de los procesos emitirá el siguiente mensaje: 17

3.2 RENDICIÓN DE FONDOS CON DETALLE DE FACTURAS Para realizar el proceso de rendición de fondos con detalle de facturas el funcionario deberá realizar en el paso 2 la reclasificación del Auxiliar 2 a RUC de la entidad. Al crear la cabecera del CUR de Regularización registrar la siguiente información: Clase de Registro = REG Clase de Modificación = NOR Clases de Gasto = OGA Tipo Documento Respaldo = 06. Comprobante Administrativo de Gastos Clase de Documentos Respaldo = 31. Rendición de Fondos con Detalle de Facturas Ruc Beneficiario = RUC de la Entidad (AUXILIAR 2) Se habilita el campo correspondiente a REGULARIZAR PAGO IVA Banco = 99 Cuentas Virtuales Cuenta Origen = 112.51 RFD RECAUDACION DE FONDOS NO RENDIDOS AA 18

Una vez creado el registro, el funcionario debe DETALLAR e INGRESAR EL TIPO DE COMPROBANTE, CON RUC del proveedor: 19

Se procederá a bajar de nivel para ingresar los detalles del documento: Como paso siguiente la entidad realizará el registro de la RETENCIONES Y DESCUENTOS: Nota: El proceso antes descrito lo realizara con cada una de las facturas. 20

Una vez creado el registro, el funcionario debe SOLICITAR y APROBAR el registro, el sistema en cada uno de los procesos emitirá el siguiente mensaje: 21