FOCO GESTIÓN DE GRUPOS MANUAL DE USUARIO INICIO DE GRUPO
ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN... 3 2. BÚSQUEDA DE GRUPOS... 4 3. ALTA DE INICIO DE GRUPO... 7 3.1 CARGA DE ALUMNOS MEDIANTE UN FICHERO XML... 8 3.2 INCORPORAR ALUMNO MEDIANTE SOLICITUDES DE INSCRIPCIÓN... 9 3.3 INCORPORAR ALUMNO... 11 3.4 MODIFICACIÓN DE ALUMNO... 14 3.5 ELIMINAR ALUMNO... 15 3.6 GUARDAR ALTA DE INICIO DE GRUPO... 16 4. MODIFICACIÓN DE INICIO DE GRUPO... 17 5. BAJA DE INICIO DE GRUPO... 19 6. ENVIAR INICIO DE GRUPO... 19 7. CONSULTA DE INICIO DE GRUPO... 20 8. CREAR VERSIÓN DE INICIO DE GRUPO... 22 Página 2 de 22
1. INTRODUCCIÓN Desde este apartado, los usuarios con perfil Entidad podrán acceder para dar de Alta, Modificar, Consultar, Enviar, dar de Baja y Crear una Versión del inicio de un grupo de Modalidad II. En el inicio de grupo el usuario deberá definir los alumnos que formarán parte del grupo, indicando sus datos principales, para posteriormente cumplimentar todos sus datos desde el apartado de Base de datos de Alumnos. El acceso a este apartado de Inicio de grupo se realiza a través del menú lateral pulsando el enlace Inicio Grupo una vez se ha accedido al módulo de Gestión de Grupos. Se accederá a la pantalla principal del apartado de inicio de grupo, donde se puede realizar la búsqueda de grupos a partir de la cual se puede buscar el grupo con el que se quiere realizar la acción deseada de inicio de grupo. En la parte superior de la pantalla se muestra la siguiente cabecera: Figura 1. Cabecera. Pulsando sobre el enlace Inicio (o el icono situado a su lado) retorna a la pantalla de selección de módulo (donde aparecen los módulos disponibles para el usuario). Pulsando sobre el enlace Contacto (o el icono situado a su lado) se abre una ventana emergente para realizar el envío de una FAQ. Pulsando sobre el enlace Tablón (o el icono situado a su lado) se redirige al tablón de noticias de la aplicación. Pulsando sobre el enlace Ayuda (o el icono situado a su lado) muestra el manual de ayuda concerniente al apartado bajo el que se está trabajando. Pulsando sobre el enlace Cerrar (o el icono situado a su lado) cierra la sesión del usuario retornando a la pantalla de validación del mismo para el acceso a la aplicación. Página 3 de 22
BÚSQUEDA DE GRUPOS Desde la pantalla de búsqueda de Inicio Grupo se realiza la búsqueda de grupos que han sido dados de alta en el sistema según unos criterios de búsqueda y cuyo comunicado de inicio está validado. Para la realización de la búsqueda, accedemos a la pantalla pulsando en el enlace del lateral Inicio Grupo. La apariencia de la pantalla de búsqueda es la siguiente: Figura 1. Pantalla de Búsqueda de Grupos para el Inicio Grupo. Los criterios de búsqueda que forman la pantalla son los siguientes: - Entidad: Lista desplegable deshabilitada con la entidad a la que está asociado el usuario validado con perfil Entidad. - Num. Expediente: es un campo para introducir texto con el número de expediente concreto del grupo a buscar. - Año: lista desplegable donde seleccionar un año. Es el único criterio obligatorio, salvo que se introduzca un número de expediente en el criterio Num. Expediente. - Provincia: si el usuario tiene perfil entidad, puede seleccionar una provincia de esta lista. - Estado del Grupo: lista desplegable con los posibles estados en los que se puede encontrar un grupo. - Modalidad: Lista desplegable con las posibles modalidades del Grupo. - Tipo de Modalidad: Lista desplegable deshabilitada. Si se selecciona el tipo mixta en el filtro anterior (modalidad), se habilita con los tipos de modalidad mixta por los que se puede filtrar (presencial+distancia y presencial+teleformación). - Estado del Documento: Lista desplegable con los posibles estados en los que se puede encontrar el documento Inicio de Grupo. Salvo el criterio de Años o la introducción directa de un número de expediente en Num. Expediente el resto de criterios no son obligatorios siendo opcionales en la búsqueda. Bajo los criterios de búsqueda se localizan los botones Buscar y Limpiar. Pulsando el botón Limpiar se reinician los criterios de búsqueda que hubiesen sido introducidos por el usuario previamente (salvo aquellos deshabilitados que mantienen el valor, como el caso del criterio Entidad). Para el caso del criterio Años, si sólo existen grupos para un año determinado, automáticamente selecciona ese valor (por ejemplo, si solo existen grupos de Página 4 de 22
Modalidad II para el año 2009, al pulsar el botón Limpiar se reiniciarán todos los criterios y para el caso del criterio Año se marcará el valor 2009). Pulsando el botón Buscar se procede a realizar la búsqueda en el caso de que se haya introducido el criterio Años o Num. Expediente junto con los criterios opcionales que el usuario necesite (en el caso de no seleccionar uno de los criterios obligatorios la aplicación mostrará un mensaje avisando al usuario). Si en la búsqueda no se encuentran resultados, se mostrará un mensaje por pantalla avisando de ello al usuario. En caso contrario se mostrará bajo de los criterios de búsqueda un listado con aquellos grupos que cumplen los criterios introducidos por el usuario tal y como se refleja en la pantalla siguiente: Figura 2. Pantalla de Búsqueda de Grupos para el Inicio Grupo tras realizar una búsqueda. Por cada grupo obtenido en la búsqueda se muestra la siguiente información: - Sel: Columna donde se encuentra el radiobutton con el que seleccionar el grupo. - Nº Expediente: Número de expediente del Grupo. - Denominación: Denominación del Grupo. - Est. Grupo: Estado en el que se encuentra el Grupo. - Est. Doc: Estado en el que se encuentra el documento Inicio Grupo. - F.Envio: Fecha de envío del Inicio grupo (si se ha enviado, en caso contrario aparece un guión). - F.Valid: Fecha de validación del Inicio grupo (si se ha validado, en caso contraria aparece un guión). - Hist: Contiene el icono. Al pulsar sobre el icono aparece una ventana como la de la Figura 2 en la que se muestran las distintas acciones realizadas sobre el grupo y las fechas en las que se realizaron dichas acciones. Para cerrar la ventana de la Figura 3 se pulsará el botón cerrar de dicha ventana. Página 5 de 22
Figura 3 Pantalla de consulta del Histórico de fechas. Con el botón Imprimir se puede generar un PDF con el histórico de fechas del grupo y pulsando el botón Cerrar se cierra la ventana. Para el caso de obtener más de seis resultados en la búsqueda, estos se dividen en varias páginas, mostrándose inicialmente la primera página. La barra de paginación tiene el siguiente aspecto: Para poder navegar por las páginas con los resultados obtenidos lo realizamos a través de los siguientes elementos de la barra de paginación: - Pulsando el botón se carga la primera página de resultados. - Pulsando el botón se carga la página anterior a la que actualmente nos encontremos (en el caso de ser la primera se muestra un mensaje al usuario). - Pulsando el botón se carga la página siguiente a la que actualmente nos encontremos (en el caso de ser la última página se muestra un mensaje al usuario). - Pulsando el botón se carga la última página de resultados. - Introduciendo un número de página y pulsando el botón accedemos directamente a la página solicitada (siempre que se encuentre en el rango disponible). Una vez encontramos el grupo con el que queremos trabajar (para realizar la acción deseada de inicio de grupo), procedemos a seleccionarlo, esto se realiza pinchando sobre el radiobutton situado en la Columna Sel. y pulsando sobre el botón correspondiente a la acción que quiera realizar sobre el grupo. Pulsando el botón Volver se retorna a la pantalla de selección de módulos. Página 6 de 22
2. ALTA DE INICIO DE GRUPO Para realizar el alta del inicio de un grupo se tiene que realizar una búsqueda de grupos con resultados en la pantalla de la Figura 2 y seleccionar un grupo. Solamente podrán realizar el alta de inicio del grupo si ésta no ha sido realizada con anterioridad (encontrándose el estado del documento en estado Sin Crear ) y el estado del grupo es APROBADO DE INICIO. Además no se podrá dar de alta el inicio de grupo hasta la fecha de inicio del grupo definida en el comunicado de inicio. Una vez seleccionado un grupo con estas características se tiene que pulsar sobre el botón Alta. Si se permite dar de alta el inicio de grupo, se mostrará la pantalla de la Figura 4, en la que se presenta al usuario un formulario con los datos del grupo, y en la que podrá dar de alta la lista inicial de alumnos asociados al grupo. La apariencia de la pantalla de alta de inicio grupo es la siguiente: Figura 4 Pantalla de Alta de inicio de grupo. En la parte superior de la pantalla se muestran los datos correspondientes al número de expediente, la entidad y la acción formativa a los que está asociado el grupo, así como la información del centro de formación. Página 7 de 22
En la parte inferior se irá mostrando una lista con los alumnos que el usuario vaya asociando al grupo. Para asociar los alumnos, el usuario tiene que pulsar el botón Incorporar Alumno para obtener un alumno o para proceder a dar de alta uno nuevo. La funcionalidad para la carga con fichero, incorporación, modificación y eliminación de alumnos se muestra en los siguientes apartados: 3.1 CARGA DE ALUMNOS MEDIANTE UN FICHERO XML El botón Cargar Fichero, solo aparecerá cuando estemos dando de alta el F20, se empleará para realizar una carga masiva de alumnos cuyos datos se han cargado en una plantilla XML. La plantilla XML y el fichero de ayuda para cumplimentar dicha plantilla los podrá descargar desde la pantalla de la Figura 4 o desde la propia pantalla de Carga del fichero XML. Para iniciar la carga, pulse el botón Cargar Fichero, se mostrará una pantalla como la de la figura siguiente: Figura 5: Pantalla para la carga de un fichero XML Como ya se ha indicando anteriormente, desde esta pantalla podrá descargar tanto la plantilla como el manual para la cargar los datos en la plantilla. Para cargar el fichero solo tiene que pulsar el botón Examinar, buscar y seleccionar el fichero en formato XML generado a partir de la plantilla descargada. Una vez cargado el fichero debe pulsar el botón Guardar, en ese momento se comenzará la carga de los datos incluidos en el fichero XML. Si el fichero no tiene la extensión correcta o no está bien conformado, se mostrará un mensaje de aviso al usuario y se permanecerá en la pantalla de la Figura 5. Si todo esto está correcto, se cargan los datos del fichero XML. Una vez finalizada la carga, si todos los datos de los alumnos están correctos, se cierra la ventana de carga y los alumnos cargados se muestran en la pantalla de la Figura 4. Si por el contrario existe algún dato erróneo se mostrará un informe de carga de datos, tal y como se muestra en la figura siguiente: Página 8 de 22
Figura 6: Informe de carga de Fichero de Alumnos. Como puede observar en la figura anterior, para cada alumno, se muestra las causas por las que no ha podido cargarse o si hay algún dato que no ha podido cargarse. Un alumno no podrá cargarse si falta un dato obligatorio o el código no es correcto. Si todos los datos obligatorios son correctos, aparecerá un warning por cada dato no obligatorio que no esté correctamente cumplimentado. Todas las restricciones de la carga de alumnos están expuestas en el manual para la realización del fichero xml de carga. Una vez cerrado el informe de carga, podrá volver a consultarlo pulsando en el enlace Consultar Informe de Resultados de Carga que se muestra junto al apartado Alumnos del formulario de la pantalla de la Figura 4. Debe tener en cuenta que hasta que no pulse el botón Guardar en la pantalla de la Figura 4, los datos no estarán guardados en la Base de Datos. 3.2 INCORPORAR ALUMNO MEDIANTE SOLICITUDES DE INSCRIPCIÓN Pulsando el botón Incluir Solicitudes en la pantalla de la Figura 4, se le mostrará una pantalla en una nueva ventana como la que se puede ver en la Figura 7. Figura 8 Pantalla de incorporación de un alumno a través de una Solicitud de Inscripción. Para incluir un alumno en caso de que existan Solicitudes de Inscripción para el grupo seleccionado, se eligen los alumnos seleccionándolos de la ventana que se muestra en la Error! No se encuentra el origen de la referencia. y se pulsa Incluir. Una vez se ha dado de incluido la Página 9 de 22
solicitud, el alumno se añade al inicio de grupo, se actualizará la pantalla de la Error! No se encuentra el origen de la referencia., apareciendo en la lista de alumnos el nuevo alumno incorporado al grupo. La apariencia de la lista de alumnos será la siguiente: Figura 9. Aspecto de la sección de alumnos del formulario de inicio grupo tras incorporar un alumno. Se mostrara un listado ordenado numéricamente de los alumnos y para cada alumno se mostrará sus apellidos, nombre, NIF, Nº Documento, Teléfono, Fecha Nacimiento, sexo, Fecha de incorporación y situación laboral. En caso de que el grupo ya tuviese lleno el cupo de alumnos disponibles, al intentar incluir un alumno mediante una solicitud de Inscripción, aparecerá un mensaje avisando de ello y no se podrá continuar con dicha incorporación. Página 10 de 22
3.3 INCORPORAR ALUMNO Pulsando el botón Incorporar Alumno en la pantalla de la Figura 4, se le mostrará una pantalla en una nueva ventana como la que se puede ver en la Figura 10. Figura 10 Pantalla de Alta/Búsqueda de un alumno. Para proceder a realizar la Búsqueda o Alta de un alumno se introduce un N.I.F o N.I.E válido y se pulsa el icono. Si el alumno con el N.I.F o N.I.E introducido se encuentra ya dado de en el sistema, se carga la información asociada al alumno en la pantalla tal como se refleja en la siguiente pantalla: Página 11 de 22
Figura 11. Pantalla de Alta/Búsqueda de un alumno cuando se encuentra el N.I.F o N.I.E introducido en el sistema. Como se observa en la figura anterior se carga la información del alumno asociada pudiendo ser modificados o introducidos los siguientes campos: - F. Nacimiento - Tipo documento - Número documento - Colectivo Prioritario - Situación laboral - Sexo - Fecha de incorporación al grupo (inicialmente aparece vacía). - Se incorpora el alumno solo para hacer prácticas? Este campo solo aparecerá cuando se incorpora el alumno a un grupo con prácticas. Si no aparece este campo se da por supuesto que todos los alumnos NO son solo de prácticas. - Colectivo Prioritario. En el caso de introducir un N.I.F o N.I.E no registrado en la aplicación se procede a dar de Alta el alumno cargándose el formulario igual al anterior pero sin información. Si se introdujera un N.I.F o N.I.E que ya forme parte del inicio de grupo se mostrará un aviso al usuario indicando que ese alumno ya ha sido asociado al inicio de grupo. Página 12 de 22
Figura 12. Pantalla de Alta/Búsqueda de un alumno cuando NO se encuentra el N.I.F o N.I.E en el sistema. Todos los campos son obligatorios excepto el segundo apellido y el tipo y número de documento si el alumno no es ocupado, no permitiendo Guardar si no están previamente introducidos estos datos. La Fecha de incorporación al grupo es la fecha en la que el alumno se incorpora al grupo y debe ser igual o posterior a la fecha de inicio del grupo (por defecto aparece cargada la fecha de inicio del grupo). El campo Colectivo Prioritario es una lista desplegable que se habilita cuando se selecciona un valor en el campo Situación laboral. Contendrá diferentes opciones en función de la situación laboral seleccionada. A la hora de incorporar un alumno se tienen en cuenta una serie de condiciones que debe cumplir el alumno para poder ser incorporado al grupo: No se pueden incorporar alumnos al grupo que tengan edad inferior a 16 años y superior a 70. Si el alumno no es solo de prácticas, no podrá recibir más de 8 horas de formación presencial diarias, teniendo en cuenta que pueda estar incluido en otros grupos con formación presencial. Si el alumno no es solo de prácticas, no podrá ser dado de alta en un grupo, si sus fechas y sus horarios se solapan con los de otro grupo en el cual ya esté dado de alta. Para cursos de 2012 que impartan Certificados de Profesionalidad, la fecha de comienzo del alumno debe encontrarse entre los 5 primeros días del grupo. A partir de 2012, desde esta ventana sólo se pueden incorporar alumnos Ocupados. También se comprueba que no se supere un máximo de alumnos. De esta manera si se va a incorporar un alumno y se supera el máximo de alumnos se mostrará un mensaje de aviso al usuario indicando que no se pueden incorporar más alumnos al grupo. Para el cálculo de este número máximo de alumnos no se tienen en cuenta los alumnos en estado No Iniciado, Baja por colocación, Baja por finalizar CP, Baja por Otras causas, Exentos e Iniciados solo de prácticas (en el F20 puede aparece algún alumno en este estado si el grupo ha sufrido un cambio de estado). Página 13 de 22
Pulsando el botón Guardar de las Figura 11 y Figura 12, se asocia el Alumno al grupo actualizando el formulario del Inicio de Grupo incluyendo el nuevo alumno. En este momento se comprobará si se puede asociar el alumno al grupo de acuerdo a las condiciones descritas anteriormente y se comprobará que todos los datos obligatorios hayan sido introducidos. En caso de no poder incorporarse el alumno al grupo se mostrará un mensaje por pantalla informando al usuario de la causa por la que no se puede incorporar. Un ejemplo de mensaje al usuario indicando que no se puede incorporar un alumno es el de la figura siguiente: Figura 13 Mensaje mostrado al usuario tras tratar de incorporar un alumno que supera el máximo de horas diarias permitidas Si se pulsa el botón Cancelar, no se realiza operación alguna (ni asocia el alumno al grupo ni almacena el nuevo alumno o cambio que se haya realizado en un alumno recuperado). Pulsando sobre el icono borra el formulario por completo, el contenido del campo N.I.F y si se ha cargado un formulario con los datos del alumno (sea alta o modificación). Una vez se ha dado de alta el alumno en el inicio de grupo, se actualizará la pantalla de la Figura 4 apareciendo en la lista de alumno el nuevo alumno incorporado al grupo. La apariencia de la lista de alumnos será la siguiente: Figura 14. Aspecto de la sección de alumnos del formulario de inicio grupo tras incorporar un alumno. Se mostrara un listado ordenado numéricamente de los alumnos y para cada alumno se mostrará sus apellidos, nombre, NIF, NIS, Teléfono, Fecha Nacimiento, sexo, Fecha de incorporación, situación laboral, colectivo prioritario y estado del alumno. 3.4 MODIFICACIÓN DE ALUMNO Para modificar un alumno, el usuario deberá seleccionarlo previamente de la lista de alumnos que tenga asociados ya el grupo. Si el usuario solicita la modificación de un alumno, se le mostrará una pantalla en una nueva ventana como la que se puede ver en la Figura 15. Solo podrán modificarse alumnos que no estén en estado No Iniciado, Baja por Colocación, Baja por Finalizar CP o Baja por Otras causas (Puede aparecer alumnos en el F20 en estos estados si el grupo ha sufrido un cambio de estado). Página 14 de 22
Figura 15 Pantalla de Modificación de un alumno. Esta pantalla es similar a la mostrada anteriormente en el caso de introducir un N.I.F o N.I.E y comprobar que existe un alumno en la aplicación con la salvedad de que no se muestran los iconos de comprobación ( lupa ) y de borrar formulario ( goma de borrar ). En la pantalla de anterior el usuario podrá modificar los datos Tipo Documento, Número Documento, Teléfono, Sexo, Fecha Nacimiento (la edad del alumno debe estar entre 16 y 70 años), colectivo prioritario, situación laboral, fecha de incorporación al grupo y Se incorpora el alumno solo para hacer prácticas?, el resto de los datos no pueden ser modificados. Todos los campos se han de cumplimentar de manera obligatoria, excepto el tipo y número de documento si el alumno no es ocupado. El usuario no podrá modificar los datos relativos al nombre, apellidos y NIF del alumno. Una vez el usuario ha cumplimentado todos los campos, deberá pulsar sobre el botón Guardar. En este momento se realizarán las mismas comprobaciones descritas en el apartado de incorporación de alumnos. Si no se produce ningún inconveniente con las comprobaciones el sistema procederá a registrarlo temporalmente, ya que no se guardará definitivamente en la base de datos de la aplicación las modificaciones realizadas hasta que el usuario solicite la acción de Guardar en la pantalla de la Figura 15 (Inicio de Grupo). 3.5 ELIMINAR ALUMNO El usuario podrá eliminar un alumno de un grupo si lo considera necesario. Para ello, deberá seleccionarlo de la lista de alumnos asociados al grupo, y una vez hecho esto, solicitar su eliminación pulsando en el botón Eliminar Alumno. El sistema solicitará confirmación al usuario antes de proceder a la eliminación del alumno, y si este responde de manera afirmativa, se eliminará al alumno del grupo. A la hora de eliminar un alumno no dejará eliminar un alumno que está asociado a algún cuestionario en el módulo Evaluación de Cuestionarios, mostrando un mensaje al usuario para avisarle de que no se puede eliminar el alumno. Si el alumno se ha podido eliminar del listado de asistentes al grupo, esta eliminación no se hará efectiva en base de datos hasta que el usuario no ejecute la acción de guardar pulsando en el botón Guardar de la pantalla de la Figura 4. Página 15 de 22
3.6 GUARDAR ALTA DE INICIO DE GRUPO Una vez el usuario ha asociado al inicio de grupo todos los alumnos que ha considerado necesarios, deberá registrarlo de manera definitiva en la aplicación realizando la acción de guardado del inicio de grupo pulsando el botón Guardar. Para poder dar de alta el inicio de grupo, el usuario deberá haber asociado al menos un alumno al inicio de grupo. Si no se cumple esta condición no se podrá dar de alta el inicio de grupo y el sistema mostrará un aviso al usuario informándole del motivo. Si se cumple, se dará de alta el inicio de grupo. Página 16 de 22
3. MODIFICACIÓN DE INICIO DE GRUPO Desde la pantalla de la Figura 2, una vez se ha realizado una búsqueda, será necesario que el usuario seleccione el grupo para el que quiere modificar el inicio de grupo y pulse en el botón Modificar. Solamente se podrán modificar los grupos cuyo inicio de grupo haya sido dado de alta previamente y que aún no haya sido enviado para su validación, es decir que el estado del documento se encuentre EN ELABORACIÓN. Al solicitar la modificación se redirigirá al usuario a la pantalla de modificación de inicio de grupo (Figura 16). La diferencia con respecto al formulario de alta de inicio grupo será que en la modificación de inicio de grupo se mostrará inicialmente además de los datos del grupo la lista de alumnos que ya fueron asociados al inicio de grupo en el momento del alta. El usuario podrá realizar las mismas acciones que las descritas en el punto 3 de esta ayuda, es decir, dar de alta nuevos alumnos, modificarlos, eliminarlos y buscarlos. Se aplicarán las mismas restricciones que las definidas durante el proceso de alta del inicio de grupo. Para que las modificaciones realizadas por el usuario queden registradas, el usuario deberá realizar la acción de guardado, ya que las modificaciones que haya realizado se han registrado con carácter temporal y para que queden registradas de manera definitiva deberá solicitar el guardado de las mismas, pulsando el botón Guardar que se muestra en la pantalla de la Figura 5. Por otra parte si el inicio de grupo ha sido No validado por el gestor provincial, el estado del documento inicio de grupo pasa a EN ELABORACIÓN pudiendo ser modificado por la entidad. Al modificar el inicio de grupo aparecerá una columna nueva en la lista de alumnos que indica si el alumno ha sido validado por el gestor (Figura 17). En esta nueva columna se muestra el icono en las filas de los alumnos ocupados ya que estos se validan automáticamente y en el resto una lista desplegable en modo sólo lectura con SI, NO o si el gestor ha validado, no ha validado o no ha validado aún el alumno respectivamente. Figura 16 Pantalla de Modificación de inicio de grupo. Página 17 de 22
Figura 17 Listado de alumnos de la pantalla de Modificación de inicio de grupo cuando ha sido firmado por el gestor. Página 18 de 22
4. BAJA DE INICIO DE GRUPO Desde la pantalla de la Figura 2, una vez se ha realizado una búsqueda, será necesario que el usuario seleccione el grupo para el que quiere dar de baja el inicio de grupo y pulse en el botón Baja. Solamente se podrán dar de baja los inicio de grupo que hayan sido dados de alta previamente, que aún no hayan sido enviados para su validación y cuyos alumnos no estén relacionados con ningún cuestionario del módulo de Evaluación de Grupos. El sistema pedirá al usuario confirmación de la baja antes de proceder a realizarla, y si el usuario responde de manera afirmativa procederá a eliminar todos los alumnos que tuviera asociados el inicio de grupo y el estado del documento inicio de grupo pasará a SIN CREAR. De esta manera, el usuario podrá volver a dar de alta un inicio de grupo para ese mismo grupo. 5. ENVIAR INICIO DE GRUPO El usuario deberá enviar el inicio de grupo para que sea validado por parte del Gestor Provincial. Desde la pantalla de la Figura 2, una vez se ha realizado una búsqueda, será necesario que el usuario seleccione el grupo que desea enviar y pulse en el botón Enviar. Sólo se podrán enviar grupos si no han sido enviados anteriormente. Si no se pudiera enviar el inicio de grupo se mostrará un mensaje de aviso. Antes de enviar un inicio de grupo el sistema realizará las siguientes comprobaciones para determinar si se puede realizar el envío: - Si la duración del curso es mayor o igual de 5 días, entre la fecha actual y la de inicio del grupo debe de haber como mínimo 3 días hábiles. Se tomará como días hábiles, aquellos que definan el horario en el Comunicado de Inicio (en el detalle presencial). - Si la duración del grupo es inferior a 5 días, se comprobará no hayan transcurrido el 25% de las horas lectivas desde la fecha de inicio del grupo y la fecha de envío del inicio de grupo. - Todos los alumnos deben tener la fecha de incorporación al grupo introducida. - Se comprobará que el inicio grupo tenga asociado un número de alumnos y que se encuentre entre un mínimo y un máximo. Si no se cumplen alguna de las 2 primeras condiciones, se generará un incumplimiento de plazo y se le mostrará al usuario un mensaje avisándole (solamente en el primer envío del documento, es decir, si el Gestor Provincial no valida el documento la entidad volverá a enviarlo posteriormente, no generándose el incumplimiento nuevamente). Esta incidencia será incluida en el correo que se envíe a los gestores provinciales para que lo tengan en cuenta. En este caso se dejará enviar el inicio de grupo. Si no se cumple la tercera condición o la cuarta condición, se muestra un mensaje al usuario para indicar que para cada alumno debe especificar la fecha de incorporación al grupo, no dejando enviar el inicio de grupo hasta que no se rellenen las fechas de incorporación de los alumnos que falten o se hayan incorporado los alumnos que falten. Al enviar el grupo, se registrará la fecha de envío. El grupo continuará en el mismo estado en el que estuviera mientras que el estado del documento inicio de grupo pasará a ENVIADO y se enviará un correo a los gestores provinciales para notificarle que tiene un grupo pendiente de validar y otro a la entidad para confirmarle el envío. Página 19 de 22
6. CONSULTA DE INICIO DE GRUPO Con esta acción, los usuarios podrán consultar los datos de un inicio de grupo que haya sido dado de alta previamente, independientemente del estado en el que se encuentre en el momento de la consulta. Para consultar el inicio de grupo, el usuario deberá buscarlo previamente en la pantalla de búsqueda de grupos (Figura 2). Al pulsar el usuario el botón Consultar se le dirigirá a la pantalla de consulta (similar a la pantalla de la Figura 16 en la que todos los campos se mostrarán en modo de lectura. Si el inicio de grupo ha sido No validado por el gestor provincial, cuando se consulte, además se mostrarán en la parte inferior del formulario las causas por las que no ha sido validado (Figura 18 El usuario podrá imprimir el formulario de inicio de grupo desde este apartado. Para ello, deberá pulsar en el botón Imprimir ubicado en la parte inferior de la pantalla. Se abrirá entonces un fichero en formato PDF con el formulario de inicio de grupo. El usuario podrá guardar el fichero en disco si lo considera oportuno o imprimirlo sin necesidad de guardarlo. Si ha sido validado, se mostrará el campo Validado por el Técnico chequeado en la parte inferior del formulario y no aparecerán las causas de No validación. Figura 18 Parte inferior de la pantalla de Consulta de inicio de grupo de un grupo que no se ha validado. Por otra parte si el inicio de grupo ha sido firmado por el gestor provincial, al consultar el inicio de grupo aparecerá una columna nueva en la lista de alumnos que indica si el alumno ha sido validado por el gestor (Figura 19). Figura 19 Lista de alumnos de la pantalla de Consulta de inicio de grupo de un grupo que ha sido firmado por el gestor provincial. En esta nueva columna se muestra el icono en las filas de los alumnos ocupados ya que estos se validan automáticamente y en el resto una lista desplegable en modo sólo lectura con SI, NO o si el gestor ha validado, no ha validado aún el alumno respectivamente. Además de todo esto, en las consultas de los inicios de grupos a partir del estado ENVIADO, a continuación de la tabla de alumnos, podrá aparecer otra tabla con los mismos campos que la Página 20 de 22
anterior, con el nombre Alumnos Incluidos mediante Incidencias, en donde se mostrarán los alumnos incorporados al inicio de grupo mediante incidencias de incorporación de alumnos. En el caso de que el inicio de grupo ya se encuentre validado, para el campo Validado siempre aparecerá el valor, ya que los alumnos incorporados mediante incidencias han sido validados en la validación de la propia incidencia por el Gestor. Figura 20. Lista de alumnos incluidos mediante incidencias. Página 21 de 22
7. CREAR VERSIÓN DE INICIO DE GRUPO Para que un usuario pueda crear una versión del Inicio de Grupo, el estado del documento ha de encontrarse en estado ENVIADO o VALIDADO y no tener dado de alta la Notificación Fin de grupo. El estado del grupo no debe encontrarse en estado SUSPENDIDO TEMPORALMENTE o SUSPENDIDO DEFINITIVAMENTE. Además, no debe haber alumnos cuya fecha de comienzo sea igual o posterior a la fecha en la que se cumple el 25% de las horas lectivas. Para ello, una vez realizada una búsqueda (Figura 2) y seleccionado un grupo que cumpla las restricciones anteriormente citadas se pulsará el botón Crear Versión accediendo a la pantalla Crear Versión Inicio de Grupo idéntica a la pantalla del Alta/Modificación/Consulta del Inicio de Grupo salvo que en la creación de la versión para el Inicio de Grupo solo se pueden añadir alumnos nuevos y gestionar estos mismos ya que ningún otro dato previo puede ser modificado y/o eliminado, por lo tanto sólo aparecerán radiobutton para seleccionar el alumno en aquellos alumnos que se incorporen desde esta pantalla. Una vez finalizada la nueva versión del Inicio de Grupo pulsando el botón Guardar se almacena los cambios realizados regresando a la pantalla de Búsqueda Inicio de Grupo. De forma interna al realizar esta operación se realizarán las siguientes operaciones: - Se Procederá al envío del Inicio de Grupo pasando el estado a APROBADO INICIO y el estado del documento a ENVIADO. - Se enviará un correo de notificación al Gestor Provincial asociado al Grupo y otro de confirmación al usuario entidad que realizó la operación. - Se guardará en el histórico de fechas las operaciones realizadas, la creación de versión del Inicio de Grupo y el envío del Inicio de Grupo al Gestor Provincial. Desde la pantalla de Crear Versión Inicio de Grupo pulsando el botón Volver se retornara a la pantalla de Búsqueda de Inicio de Grupo sin realizar ninguna operación. Página 22 de 22