Lic. Luis Antonio Hevia Jiménez, Oficial Mayor del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado de Yucatán, con las atribuciones y facultades que me confieren los artículos 27 fracción III, 31 fracciones II, VII, VIII y XII del Código de la Administración Pública de Yucatán; 11 apartado A fracción XVI y apartado B fracciones I y XV y 59 fracción III del Reglamento del Código de la Administración Pública de Yucatán, expido el siguiente documento: Manual de los Comités de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestaciones de Servicios Relacionados con Bienes Muebles de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública del Estado de Yucatán. Enero 2009
ÍNDICE 1. Glosario de Términos 3 2. Marco Legal 4 3. Propósito 6 4. Alcance 7 5. Disposiciones Generales 8 6. Formas e instructivo 13 7. Cumplimiento 21 8. Transitorios 22 9. Anexos 23 Pág. 2
1. Glosario de Términos: En los términos de este manual se entenderá por: Comité: El comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestaciones de Servicios relacionados con Bienes Muebles de la Dependencias o Entidades de la Administración Pública del Estado de Yucatán. Ley: La Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles. Oficialía: La Oficialía Mayor. IV Contraloría: La Secretaría de la Contraloría General del Estado. Planeación: La Secretaría de Planeación y Presupuesto. Hacienda: La Secretaría de Hacienda. Director Administrativo: Al titular del área responsable de la administración de los recursos materiales de la Dependencia o Entidad; Área Solicitante: Las Direcciones o Departamentos de cada una de las Dependencias y sus equivalentes en las Entidades que tengan el ejercicio de su gasto en la Dependencia o Entidad; Área Técnica: La que establezca y verifique las especificaciones y normas de carácter técnico de los bienes muebles o servicios a adjudicar. 3
2. Marco Legal Legislación Estatal Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios relacionados con Bienes Muebles. Ley de Bienes del Estado de Yucatán. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Yucatán. Ley de Acceso a la Información Pública para el Estado y los Municipios de Yucatán. Código Civil del Estado de Yucatán. Código de la Administración Pública de Yucatán. Reglamento del Código de la Administración Pública de Yucatán. Decreto número 684 publicado el 16 de junio de 2006 en el Diario Oficial del Gobierno del Estado de Yucatán. Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de Yucatán para el ejercicio fiscal vigente. Legislación Federal Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Ley de Coordinación Fiscal. Ley Federal sobre Metrología y Normalización. Ley General de Operaciones y Títulos de Crédito Ley sobre el Impuesto a la Renta Ley del Impuesto al Valor Agregado. Código de Comercio Código Fiscal de la Federación. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Presupuesto de egresos de la Federación para el ejercicio fiscal vigente. 4
Acuerdo para determinación del grado de integración nacional. 5
3. Propósito. El presente Manual tiene por objeto establecer, la integración, organización, funcionamiento y obligaciones de los Comités. A través de este manual, los servidores públicos encontrarán la información necesaria para conocer y conducirse en los Comités, unificar y homologar las acciones, terminología, solicitudes y gestiones que las áreas adquirientes deben considerar al momento de proceder a la adjudicación; establecer las medidas preventivas y correctivas necesarias que permiten ejercer un adecuado control de la aplicación de las leyes en vigor. 6
4. Alcance. El presente manual tendrá aplicación para las Dependencias y Entidades mencionadas en el artículo 22, 48 y 50 del Código de la Administración Pública de Yucatán. 7
5. De las disposiciones generales: 5.1 La Oficialía y la Contraloría, en el ámbito de sus respectivas competencias, estarán facultadas para interpretar y dictar las disposiciones administrativas que sean estrictamente necesarias para cumplir este Manual. 5.2 Hacienda, y Planeación, en el ámbito de sus respectivas competencias, estarán facultadas para vigilar el ejercicio del gasto público y coordinar los programas en materia de adquisiciones. 5.3 Las Direcciones Administrativas o equivalente en las Dependencias y Entidades serán los responsables de: I. El cumplimiento de lo establecido en el presente Manual; II. III. Proponer a la Oficialía y Contraloría los criterios que promuevan la modernización y desarrollo administrativo de los comités. Solicitar a la Contraloría la excepción de instalación del comité en las Entidades que por el monto de sus operaciones así lo justifique, dado el caso de obtener dicha excepción el director administrativo en la dependencia o entidad será el responsable de presentar a la Oficialía la información aludida en el numeral 12 de este apartado. 5.4 Las áreas solicitantes, áreas técnicas o invitados que presenten para opinión al comité dictámenes, información, documentación e intervenciones serán los responsables de los mismos según corresponda. 5.5 Los comités tendrán las siguientes funciones: I. Coadyuvar al cumplimiento de la Ley y demás disposiciones aplicable; 8
II. III. IV. Revisar y recomendar en la Primera sesión Ordinaria del ejercicio, la calendarización, el programa anual de adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios, y el programa de fomento al ahorro, así como establecer los montos máximos de adjudicación directa y mediante invitación a cuando menos tres proveedores de las adquisiciones, contenido en el presupuesto de egresos para el ejercicio correspondiente y formular las observaciones y recomendaciones convenientes. Analizar los casos no previstos en dichos programas y proponer los cambios o ajustes que crean pertinentes para el desempeño y asignaciones. Aprobar y Sancionar la procedencia de exceptuar licitación pública previa a la adquisición, arrendamiento o prestación de servicios las partidas que se sometan al comité en función de lo previsto en el artículo 25 de la Ley de lo marcado en el presupuesto de egresos para el ejercicio correspondiente. Proponer la unificación de partidas homologas a fin de adjudicarlas de manera conjunta y otras acciones que atiendan los criterios de racionalidad, austeridad, transparencia y ahorro. V. Analizar trimestralmente el informe de los procedimientos de adjudicación y resultados generales de las adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios y, en su caso, recomendar las medidas necesarias para evitar el probable incumplimiento de alguna disposición jurídica o administrativa; 5.6 El comité se integrará con los miembros siguientes: I. Con derecho a voz y voto en los asuntos que requiera tratarse: a) Presidente: El oficial mayor; b) Secretario Ejecutivo: El Director Administrativo o equivalente. c) Vocales: Los Directores de las áreas solicitantes, sus equivalentes en las entidades, contralores internos y/o comisarios. En todos los casos podrán asistir mediante sus representantes. II. Con derecho a voz en los asuntos que requiera tratarse, pero sin derecho a voto los siguientes: a) Asesores: El secretario de la Contraloría, El Secretario de Hacienda y el Secretario de Planeación y Presupuesto o en todos los casos sus representantes; b) Asesor Técnico: Área Técnica de la Dependencia o Entidad o área técnica externa; c) Invitados: Los Servidores públicos cuya intervención considere necesaria el secretario ejecutivo relacionados con los asuntos sometidos al comité. 9
5.7 La responsabilidad de cada integrante del comité quedará limitada al voto o comentario que emita u omita, en lo particular, respecto al asunto sometido a su consideración, con base en la documentación o intervención que le sea presentada. 5.8 Dado el caso de que El Director Administrativo deje su cargo bajo cualquier motivo, deberá de hacer formal entrega de la Secretaria ejecutiva a quien lo sustituya de todos archivos, documentos y asuntos pendientes de atención relativos al comité. 5.9 Los integrantes del comité tendrán las siguientes funciones particulares: I. El Presidente: II. a) Presidir, coordinar y dirigir las sesiones del comité; b) Revisar y Aprobar las convocatorias y el orden del día que remita el Secretario Ejecutivo de las reuniones ordinarias y extraordinarias; c) Ejercer su opinión y voto para cada asunto a tratar el orden del día; d) Convocar a los miembros del comité cuando sea necesario; y e) Cancelar previamente la sesión convocada. El Secretario ejecutivo: a) Determinar la procedencia de los asuntos a tratar en la sesión del comité, así como de los informes a presentar; b) Someter al Presidente para su aprobación la expedición del orden del día, incluyendo los soportes documentales necesarios sobre los asuntos a tratar. c) Una vez obtenida la autorización del presidente y revisada la convocatoria procederá a notificar a cada integrante del comité, enviando la documentación que a continuación se relaciona: 1. Orden del día de la sesión- 2. Documentación necesaria; requisiciones, justificaciones, dictámenes, autorizaciones presupuéstales, convenios, programas o fondos e informes entre otros; d) Elaborar el acta correspondiente a cada sesión y recabar las firmas de los asistentes; e) Mantener actualizado el archivo que contenga la documentación e información de cada sesión; 10
III. IV. f) Coordinar la presentación al comité de los programas anuales de adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios, del programa de fomento al ahorro, así como promover los cambios o ajustes que crean pertinentes para el desempeño y asignaciones; g) Informar de las adquisiciones Anexo II y III de manera mensual a la Oficialía y en forma Trimestral al Comité. Los vocales: a) Analizar el orden del día y los documentos sobre los asuntos a tratar; b) Pronunciar los comentarios que estimen pertinentes en las sesiones y; c) Enviar al Secretario Ejecutivo antes de cada reunión los asuntos que deban someterse al comité. Los Asesores: a) Proporcionar la orientación necesaria en torno a los asuntos que se traten, de acuerdo con las facultades que tenga conferidas el área que los haya designado. b) Contraloría: Vigilará la adecuación legal, recomendando los mecanismos necesarios para llevar los procedimientos de adquisición. c) Hacienda: Vigilará el adecuado ejercicio del gasto público de la dependencia o entidad. d) Planeación: Vigilará el adecuado ejercicio de la programación y presupuesto de la dependencia o entidad 5.10 Las sesiones del comité podrán ser: I. Ordinarias: serán programadas en la primera sesión para el ejercicio y por lo menos serán una vez al trimestre, se convocará cuando menos con 48 horas hábiles de anticipación; II. Extraordinarias: Solamente en casos justificados se realizarán reuniones extraordinarias y se convocará cuando menos con 24 horas hábiles de anticipación; 5.11 Para que las sesiones puedan llevarse a cabo y sean válidas, deberán cumplir con las siguientes condiciones: I. Deberán asistir como mínimo la mitad más uno de los miembros con derecho a voto. En caso de empate, quien presida tendrá voto de calidad para tomar la determinación correspondiente. II. La presencia del presidente o de su representante; 11
III. IV. Presentar los asuntos que se sometan a consideración del comité en el formato identificado como anexo I, el cual invariablemente deberá contener lo requisitado por cada asistente con derecho a voto, aun que este haya sido en contra; Elaborar y Firmar el acta correspondiente que incluirá: a) Orden del día, constancia de convocatorias; b) Documentación de asuntos sometidos a comités; c) Dictámenes, intervenciones y comentarios presentados al comité d) Información relacionada con seguimientos, reportes y asuntos generales. 5.12 El secretario ejecutivo elaborará y presentará al comité en sesión ordinaria un informe trimestral de los primeros quince días en los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año los resultados de las adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicio, debiendo presentar la información en los formatos anexos II y III en el que incluirá las adjudicaciones de Licitaciones Públicas y sus Excepciones efectuadas durante los periodos mencionados. 5.13 Las dependencias y entidades que cuenten con asignación de recursos Federales, deberá someter dicho ejercicio presupuestal en los términos de la Legislación Federal. Dado el caso de requerir constituir comités deberán considerar las siguientes funciones: I. Del Presidente: recaerá en el titular del área responsable de la administración de los recursos financieros. II. Del Secretario Ejecutivo: recaerá en el titular del área de Adquisiciones, de Recursos Materiales o del puesto homólogo. III. La Oficialía Mayor podrá formar parte de dicho comité como asesor. En todo caso deberá actuar por separado respecto al Comité Estatal, resolver y dictaminar como lo indica la Ley Federal en Vigor. 12
6. Formas e Instructivo. 6.1 Formas: Convocatoria Orden del día Asunto presentado al comité Informe de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios Relación de Proveedores de las Adjudicaciones, Mantenimientos y Servicios. Acta de la sesión del comité Las formas presentadas en este manual podrán adaptarse y/o actualizarse de acuerdo a las normas que le sean aplicables, así como a las necesidades que surjan en las áreas de adquisiciones, de tal manera que permitan su análisis y operación; sin embargo deberán contener como mínimo la información que los formatos e instrucciones de este manual contienen. 6.2 Convocatoria La convocatoria es el documento mediante el cual se notifica a los miembros del comité, motivos, fecha, hora y lugar de la sesión ordinaria o extraordinaria a efectuarse. Con la finalidad de realizarse las sesiones del comité en forma ordenada, el Secretario Ejecutivo deberá solicitar autorización del Presidente. Una vez autorizada, convocará a los miembros del comité mediante oficio, el cual deberá contener cuando menos lo siguiente: a) Nombre de la Dependencia o Entidad; b) Nombre del miembro del comité o del funcionario público para incorporarse; c) Mención del número progresivo de la sesión, ya sea ordinaria o extraordinaria. d) Lugar, fecha y hora contenida para la sesión e) Indicar los documentos anexos. Los plazos que se mencionan el numeral 6.10 fracciones I y II serán a partir del acuse de recibo del último miembro del comité notificado. 6.3 Orden del Día. 13
Es el documento que contiene el plan de trabajo de la sesión, deberá anexarse a la convocatoria y será expedido por el Secretario Ejecutivo. El orden del día incluirá cuando menos los siguientes conceptos: a) Nombre de la Dependencia o Entidad; b) Presentación de Invitados (si es el caso); c) Pase de lista de asistencia de los miembros del comité y verificación del quórum; d) Declaración de instalación del comité; e) Lectura del acta anterior (si existiere) f) Asuntos sometidos para su análisis y aprobación (enunciar cada uno); g) Informe al comité; h) Asuntos generales, i) Clausura de la sesión. La dependencia o entidad podrá optar por incorporar el orden del día al texto de la convocatoria (5.1). El orden del Día no podrá ser modificado una vez convocada la sesión. 6.4 Asunto presentado al comité Es el requerimiento a adquirir de alguna de las áreas de la Dependencia o entidad relacionada con adquisiciones, arrendamientos o servicios relacionados con bienes muebles y que su adjudicación deba ser sometida para autorización del comité. El secretario ejecutivo incluirá este documento en la convocatoria en igual número de asuntos a tratar; si el documento requiere dictámenes técnicos, comentarios, y otros deberán incluirse; de acuerdo al Anexo I. Mismo que deberá ser elaborado de la siguiente manera: 1. Sesión: Registrar el número consecutivo de la sesión e indicar si es ordinaria o extraordinaria. 2. Fecha: Pondrá la Fecha de la emisión del documento. (Recibida la requisición del área solicitante, el encargado de las adquisiciones, valorará si requiere autorización del comité y solicitará la sesión al Secretario Ejecutivo). 3. Cantidad: Número de unidades que son requeridas por el área solicitante. 4. Unidad de Medida: Es la unidad de medida en que son requeridos los bienes o servicios de que se trate. (pieza, litros, metros, servicio, flete, etc.) 5. Descripción y Justificación: Deberá anotar información resumida de los bienes genéricos u homólogos, arrendamientos o servicios, su uso, destino, programa o proyecto. 14
6. Fundamento Legal: Mencionará el número del artículo y fracción correspondiente de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios relacionado con Bienes Muebles, que fundamente su adjudicación. 7. Autorización Presupuestal: Anotará el número del oficio de autorización de los recursos destinados para la adjudicación. 8. Monto Autorizado: Anotará el importe total autorizado para la adjudicación. 9. Partida Presupuestal: Anotará el número de la cuenta de la partida correspondiente, pudiendo ser más de una. 10. Condiciones de pago: Anotará el plazo para el pago del bien o servicio adjudicar. 11. Fecha de Autorización Presupuestal: Anotará la fecha del oficio de autorización. 12. Existencias en inventario: Informará al comité si hay existencias de los bienes, y su importe. 13. Relación de Documentación soporte: Anotará que documentación agrega al documento para su análisis. 14. Áreas Solicitante: Nombre y firma del área que solicita, en caso de ser bienes de uso común, será firmado por el área encargada de las adquisiciones. 15. Secretario Ejecutivo: Nombre y firma del Director Administrativo o su equivalente. 16. Resolución: Anotar la resolución tomada por el comité al término de cada análisis. 17. Voto: indicar si esta A favor o En Contra cada miembro del comité con derecho a voz y voto. 18. Firmas: cada miembro del comité con derecho a voz y voto, firmará su decisión. 6.5 Informe de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios El Secretario Ejecutivo una vez terminado el periodo trimestral, presentará todas las adquisiciones, arrendamientos y prestaciones de servicios relacionado con bienes muebles de la dependencia o entidad de manera mensual a la Oficialía y en forma trimestral ante el Comité. 15
Incluirá el total de requisiciones recibidas de las áreas solicitantes, de otras dependencias o entidades y de otros solicitantes, de acuerdo al anexo II. Mismo que deberá ser elaborado de la siguiente manera: 1. Logo de la Dependencia o Entidad: Insertar el logotipo. 2. Periodo reportado: Indicar el periodo reportado de las adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios. 3. Sesión del Comité: Indicar el Número de la sesión ya sea ordinaria o extraordinaria. 4. Fecha: Indicar la fecha de la sesión. 5. Número de Contratos o Pedidos Adjudicados: Poner la cantidad según corresponda de los procedimientos efectuados para tal concepto (B= Adquisiciones; A= Arrendamientos y S= Servicios) 6. Importe Adjudicado: El importe de los contratos y pedidos que se reportarán serán aquellos que hayan concluido la fase de recepción y haya originado el procedimiento de cuentas por pagar. Para los contratos o pedidos que por su duración tengan vencimientos a futuro, será reportado el importe total, y a su vencimiento deberá reportar los ajustes. 7. Adjudicaciones Entre Dependencias: La dependencia o entidad reportará las adjudicaciones con otras dependencias o entidades en cualquiera de los niveles Federales, Estatales o Municipales. (Energía eléctrica, Agua, Tenencias) 8. Adjudicaciones al amparo del Artículo 25: La dependencia o entidad, reportará las adquisiciones, arrendamiento o prestación de servicios que haya realizado bajo el amparo al artículo 25 de la Ley en cualquiera de los supuestos que señala. Se reportará como adjudicaciones directas. 9. Número de Requisiciones Recibidas: (R) Poner la cantidad según corresponda de las requisiciones recibidas. 10. Número de Requisiciones Canceladas: (C) Poner la cantidad según corresponda de las requisiciones canceladas por el área solicitante. 11. Número de Requisiciones en Proceso de Atención: (PA) Poner la diferencia entre las requisiciones según corresponda. 12. Indicador de atención: (IA) Es el porcentaje de las requisiciones atendidas, tomando en cuenta las requisiciones canceladas o en proceso de atención. 16
13. Elaboró: Poner el nombre, puesto y firma del encargado de las adquisiciones. 14. Autorizó: Poner el nombre, puesto y firma del Secretario Ejecutivo. Si el Secretario Ejecutivo necesita presentar información adicional, lo hará mediante escrito libre. Entre los casos más comunes podremos encontrar los siguientes. 1. Contratos o pedidos que se encuentren con atrasos en las entregas de los bienes o servicios: a) Número específico del contrato o pedido con atrasos en las entregas. b) Importe de cada contrato o pedido. c) Nombre del Proveedor que está incumpliendo. d) Fecha de la entrega pactada. e) Fecha de recepción del bien o servicio. f) Ampliaciones de fechas autorizadas. g) Monto aplicado por Garantías o penas convencionales. 2.- Contratos o pedidos que se encuentren con impugnaciones, inconformidades o procesos legales. a) Fase en la que se encuentra el procedimiento de adquisición. b) Procedimiento afectado (número de la Licitación Pública o Invitación) c) Número específico del Contrato o Pedido (si fuera el caso) d) Importe de cada contrato o pedido o el techo presupuestal. e) Nombre del Proveedor. IA = 1 - PA X 100% f) Explicación breve del motivo de inconformidad. g) Estado actual que guarda la inconformidad. h) Explicación breve y fecha de la resolución. 3.- Aumento o disminución del presupuesto autorizado. R- C 17
Reportará si su presupuesto se vio afectado por aumento o disminución, informando su nuevo nivel de la tabla de monto máximos de adjudicación directa y de invitación a cuando menos tres proveedores. 6.6 Relación de los proveedores de las Adjudicaciones, Mantenimientos y Servicios. Documento que señala los proveedores que fueron adjudicados de manera mensual y trimestral de la Dependencia o entidad relacionada con Adquisiciones, Arrendamientos o Servicios de bienes muebles, mismo que deberá ser elaborado de la siguiente manera: 1. Logo de la Dependencia o Entidad: Insertar el logotipo. 2. Periodo reportado: Indicar el periodo reportado de las adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios. 3. Sesión del Comité: Indicar el Número de la sesión ya sea ordinaria o extraordinaria. 4. Fecha: Indicar la fecha de la sesión. 5. Proveedor: Nombre de la razón social o persona física adjudicada. 6. Procedimiento efectuado: Poner la clave correspondiente al proceso que se llevo a cabo (AD=Adjudicación Directa, AD25= Adjudicaciones al Amparo del artículo 25, ICTP= Invitación a cuando menos tres proveedores, LP= Licitación Pública, ADJ-DEP= Adjudicaciones entre Dependencias) 7. Importe Adjudicado: El importe de los contratos y pedidos que se reportarán serán aquellos que hayan concluido la fase de recepción y haya originado el procedimiento de cuentas por pagar. 8. Elaboró: Poner el nombre, puesto y firma del encargado de las adquisiciones. 9. Autorizó: Poner el nombre, puesto y firma del Secretario Ejecutivo 6.7 Acta de Sesión del Comité Es el Documento que contiene los análisis efectuados, autorizaciones, observaciones, comprobaciones, revisiones y recomendaciones que el propio comité hizo a la dependencia o Entidad. Hace constar que las excepciones de Licitación Pública fueron correctamente sancionadas. Contiene las opiniones para la correcta unificación de partidas homólogas que de manera conjunta y otras acciones atienden los criterios de racionalidad, austeridad, ahorro y transparencia. 18
Hace constar que fueron analizados los resultados de las adjudicaciones y sus observaciones al respecto, seguimiento y aplicación del programa de fomento al ahorro. Pueden ser: a. De instalación del comité: b. De actualización de los miembros del comité. c. De sesiones ordinarias y extraordinarias. Deberá considerar como mínimo los siguientes elementos: 1. Para las actas de instalación del comité Será tomada como ordinaria y programada con 48 horas hábiles de anticipación, en donde se le dará a conocer a cada uno de los integrantes del comité, sus funciones establecidas en el presente Manual de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios. a. Nombre de la dependencia o entidad. b. Enunciar que es sesión ordinaria y su número progresivo. (Los cortes de numeración serán anuales) c. Lugar, fecha y hora en donde se llevó a cabo la sesión. d. Orden del día de la sesión. e. En el cuerpo del acta registrar los nombres de los servidores públicos y sus cargos. f. Seguidamente se pasará lista de los convocados y se declarará o no el quórum. g. Registrar la facultad de voz y voto a la función que desempeñe cada miembro del comité. h. Clausura de la sesión. 2. Para las actas de integración y actualización del comité: a. Nombre de la dependencia o entidad. b. Enunciar si es sesión ordinaria o extraordinaria, y su número progresivo. 19
(Los cortes de numeración serán anuales) c. Lugar, fecha y hora en donde se llevó a cabo la sesión. d. Orden del día de la sesión. e. Para el caso de integración del comité, en el cuerpo del acta registrarlos nombres de los servidores públicos y sus cargos. f. Para el caso de actualización del comité, en el cuerpo del acta registrará los nombres de los servidores públicos que se incorporan al comité y sus cargos. g. Seguidamente se pasará lista de los convocados y se declarará o no el quórum. h. Registrar la facultad de voz y voto a la función que desempeñe cada miembro del comité. i. Registrará el análisis y aprobación de su manual de funcionamiento interno, debiendo en todos los casos ajustarse a este manual y las bases que expida la contraloría; j. Clausura de la sesión. 3. Para las actas de sesiones ordinarias y extraordinarias: a. Nombre de la dependencia o entidad. b. Enunciar si es sesión ordinaria o extraordinaria, así como su número progresivo (los cortes de numeración serán anuales) c. Lugar, fecha y hora en donde se llevo a cabo la sesión. d. Orden del día de la sesión. e. Presentación de invitados ( si asistieren) f. Seguidamente se pasará lista de los convocados y se declarará o no el quórum e instalación del comité; g. Lectura del acta anterior (en su caso) h. Atención de los asuntos sometidos para su análisis y aprobación (enunciarlos); i. Informes al comité; j. Asuntos generales, y k. Clausura de la sesión. 20
7. Cumplimiento El seguimiento y verificación del cumplimiento del presente manual está a cargo del Titular de la Dependencia o Entidad correspondiente o en quien se delegue dicha responsabilidad y de la Oficialía Mayor. 21
8. Transitorios I. El presente manual entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial del Gobierno del Estado de Yucatán. II. Quedan sin efecto todos los manuales, políticas, lineamientos y criterios administrativos que al respecto se hayan emitido con anterioridad o que se opongan a este manual. GOBIERNO DEL ESTADO DE YUCATÁN ( RÚBRICA ) LIC. LUIS ANTONIO HEVIA JIMÉNEZ OFICIAL MAYOR DEL PODER EJECUTIVO 22
9. Anexos 23
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