1. PROPIEDADES DE LOS ARCHIVOS V amos a seguir viendo cosas que puedes utilizar en las aplicaciones de Office 2010. Al crear un documento, además de añadir el contenido que debe tener, una posibilidad muy útil es el guardar junto a este documento información que indique el autor del documento, un título, una o más palabras clave, comentarios, etc. Toda esta información la puedes usar más adelante a la hora de localizar un determinado archivo, además de que te puede ayudar a saber quién ha creado el documento, el estado del mismo (por ejemplo, si es una versión inicial, está en proceso de creación o ya ha finalizado), etc. Puedes acceder a las propiedades del documento actual desde la sección Información de la vista Backstage (que recuerda que puedes mostrar desde la ficha Archivo). Para cambiar alguna de las propiedades editables, simplemente tienes que hacer clic sobre dicha propiedad y escribir el nuevo dato. Para ver el resto de propiedades del documento pulsa en el vínculo Mostrar todas las propiedades, que se encuentra en la parte inferior de la sección de las propiedades. Desde el menú del botón Propiedades puedes mostrar el panel de documentos o mostrar un cuadro de diálogo con las todas las propiedades. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1
El panel de documentos o panel de información del documento es una sección que aparece en la parte superior del documento, y desde ella también puedes introducir los datos relativos a las propiedades del documento. Si sitúas el cursor del ratón sobre algún campo del panel de documentos un momento, aparecerá una etiqueta con ayuda sobre dicho campo. En Palabras clave puedes indicar una o más palabras o etiquetas que identifiquen el tema o el contenido del documento. Esto te puede ser útil, por ejemplo, para buscar más adelante todos los archivos que tengan una determinada palabra clave. Puedes utilizar la propiedad Estado para indicar el estado o etapa en el que está el documento (por ejemplo, borrador, beta, por revisar, finalizado, etc.). Aparte de utilizar estas propiedades básicas, también existen más propiedades que puedes asignar al documento. Para acceder a ellas, pulsa en el botón Propiedades del documento, que está en la parte superior izquierda del panel de documentos, y selecciona la opción Propiedades avanzadas del menú de este botón. El cuadro de diálogo que aparece también muestra las propiedades del archivo, desde donde puedes establecer información adicional de la que proporciona el panel documentos, como la organización o empresa, la persona que hace de administrador del documento, etc. La ficha Estadísticas muestra información general sobre el documento y alguna información estadística (número de páginas, de líneas o de palabras, tiempo de edición del documento, etc.). 2 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO
También puedes acceder al cuadro con las propiedades de un archivo desde el botón Propiedades de la vista Backstage o directamente desde el Explorador de archivos de Windows, a través del menú contextual del archivo (el que aparece al pulsar con el botón derecho del ratón sobre él). La ficha General también muestra cuándo fue creado y modificado el documento, así como la fecha del último acceso al mismo, además del tamaño del archivo, ubicación y atributos. Desde la ficha Personalizar puedes crear tus propias propiedades para los documentos: puedes elegir la nueva propiedad desde la lista de nombres que aparece o escribir tu propio nombre, e indicar si en esa propiedad se guardarán textos, números, fechas o los valores sí o no. Una vez has acabado de ver o cambiar las propiedades de un documento, puedes cerrar el panel de documentos pulsando su botón Cerrar, que está en su esquina superior derecha. En Access, para acceder a las propiedades debes utilizar la opción Ver y editar propiedades de base de datos, dentro de la sección Información de la vista Backstage. De esta forma se abrirá el cuadro de diálogo con las propiedades del archivo de la base de datos, desde el que podrás ver y cambiar estas propiedades. Por otro lado, en Publisher tampoco existe el panel de documentos, por lo que, al igual que Access, puedes mostrar el cuadro de diálogo de las propiedades para establecer todas las propiedades del archivo. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3
2. BUSCAR ARCHIVOS R elacionado con el tema de las propiedades de los documentos, vamos a ver ahora cómo podemos buscar documentos. Si tienes muchos documentos, puede ser útil el utilizar el campo Buscar del cuadro de diálogo Abrir para encontrar más rápidamente el documento que quieres abrir. Al ir escribiendo un texto en este campo se van filtrando los archivos que aparecen en la lista, es decir, que únicamente se van mostrando los archivos que coincidan con el texto que vayas escribiendo. Cuanto más afines el texto, podrás filtrar más archivos y localizar mejor el archivo que quieres buscar. Además de lo que escribas, la búsqueda tiene en cuenta lo que esté seleccionado en la lista del tipo de documento (que está a la derecha del campo Nombre de archivo). Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver que en la lista del tipo de archivo está seleccionada la opción Todos los archivos (*.*), por lo que aparecen archivos de Word (con extensión docx) y de Excel (con extensión xlsx). Por otro lado, además de en el nombre del archivo, la búsqueda se basa también en su autor, las etiquetas o palabras clave y otras propiedades del mismo. 4 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO
La columna Etiquetas muestra las palabras clave o etiquetas asociadas a los archivos. Si te fijas en el ejemplo anterior, los tres archivos que se ven tienen el texto presupuesto entre sus palabras clave, y por eso han aparecido en los resultados de la búsqueda. Recuerda que desde el botón Vistas puedes indicar cómo se deben mostrar los archivos y carpetas en este cuadro: en forma de lista, en forma de icono, etc. Con la opción Detalles se mostrará, además del nombre del archivo, sus detalles (tamaño, tipo, fecha de modificación...). Puedes personalizar las columnas que aparecerán en el cuadro, eligiendo las que quieres ver o no, desde el menú que aparece al pulsar el botón derecho sobre el encabezado de alguna de estas columnas. Por otro lado, si pulsas en una columna se ordenarán los archivos según esa columna. Además, también puedes pulsar en la flecha que aparece en la parte derecha de una columna para desplegar el menú de dicha columna y realizar un filtrado. Hemos visto que, aunque básicamente el cuadro de Abrir sirve para abrir documentos, tiene funciones y características que lo hacen muy útil a la hora de buscar documentos. Recuerda que, para esto, es muy conveniente el establecer las propiedades adecuadas en los archivos. Otra manera de utilizar el campo Buscar para filtrar archivos es indicar la propiedad del archivo que quieres buscar. Por ejemplo, podemos indicar Nombre:presupuesto para ver únicamente los archivos que tienen esa palabra en su nombre (no en sus palabras clave ni el resto de sus propiedades). Otros ejemplos pueden ser Autor:María, Etiqueta:informe, Modificado:2010... Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5
También podemos combinar varios de estos filtros. Por ejemplo, indicar Nombre:presupuesto Modificado:20/03/2010 para ver los archivos que tengan ese nombre y fueron modificados en esa fecha. Otros filtros avanzados consisten en utilizar los signos de mayor que > y menor que <. Por ejemplo, Tamaño:>300 KB para ver los archivos con un tamaño mayor que 300 KB o Fecha:<=20/05/2010 para ver los archivos modificados en esa fecha o antes. Consulta la ayuda de Windows si deseas más información sobre las posibilidades de búsqueda de que dispone este sistema operativo. 3. CORTAR, COPIAR Y PEGAR C onforme vayas creando tus propios documentos, verás que algunas veces necesitas poner el mismo elemento (texto, imagen, etc.) en distintos sitios, repetir elementos o incluir un elemento procedente de otro programa. En estos casos, lo que se suele hacer es copiar o cortar el texto, imagen o elemento y después pegarlo en el documento. Para esto puedes utilizar los botones de la sección de la ficha Inicio de la Cinta de opciones. También es bastante normal el utilizar combinaciones de teclas para ejecutar estos comandos, en lugar de utilizar los botones de la Cinta de opciones: + para copiar, + para cortar y + para pegar. Con los comandos de Copiar y Cortar se sitúa en el de Windows una copia del elemento. La diferencia entre ellos está en que con Cortar, se borra el elemento original. Es decir, que al Cortar un texto, gráfico o cualquier otro objeto seleccionado, se elimina del documento y se sitúa en el de Windows, y se queda allí hasta que lo sustituya otro elemento (es decir, al utilizar otra vez el comando de Cortar o Copiar). Para copiar o cortar, lo primero es seleccionar el texto o elemento que queremos copiar o cortar. A continuación, utiliza el comando de Copiar o Cortar. De esta forma, si utilizas Copiar, el elemento seleccionado seguirá en el documento. Si usas el comando de Cortar, el texto o elemento seleccionado desaparecerá del documento. 6 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO
Al pegar un elemento en un documento, este elemento sigue estando en el portapapeles, por lo que puedes seguir pegándolo tantas veces como quieras en el mismo o en otro documento. En programas que no usan la Cinta de opciones como parte de su entorno, las opciones de Cortar, Copiar y Pegar se suelen encontrar en el menú Edición del programa. Después de copiar o cortar, con el comando de Pegar colocamos el contenido del portapapeles en el documento, en la posición donde se encuentre el cursor. Cuando pegas cualquier información, como un texto o una imagen en un documento, aparece el botón Opciones de pegado. Al pulsar en este botón (o pulsar la tecla, tal como se indica en el botón) se abre un menú, desde el que puedes elegir el tipo de formato con el que quieres que se pegue la información. Las opciones que se muestran en el menú dependerán del tipo de información que hayas pegado: texto, imágenes, etc. Por ejemplo, si copias y pegar un texto en Word, puedes mantener el formato de origen (que es la opción inicial), combinar el formato o mantener sólo el texto copiado. En otros programas o para otro tipo de información las opciones pueden ser distintas. El portapapeles es un elemento del sistema operativo, por lo que también lo podemos utilizar en otros programas, además de en Office. De esta forma incluso podemos copiar o cortar elementos de un programa a otro. Por ejemplo, podemos copiar una imagen desde el programa Paint (o desde otro programa de dibujo) a un documento de Word, a una hoja de cálculo de Excel o a una presentación de PowerPoint. Si pulsas en la flecha que está en la parte de abajo del botón de Pegar se abrirá un menú que tiene varias opciones para pegar el objeto que tienes en el portapapeles. Además de las distintas opciones que también aparecer en el botón de Opciones de pegado, en este menú también está la opción Pegado especial, que permite indicar opciones adicionales en el formato que se utilizará al pegar el elemento en el documento. Estas operaciones de copiar, cortar y pegar son muy frecuentes durante el trabajo con los programas de Office (así como en otros programas), por lo que es importante que entiendas bien su funcionamiento. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7
4. EL PORTAPAPELES DE OFFICE H emos dicho que el portapapeles es un elemento del sistema operativo y que solo puede guardar un único elemento, que estará allí hasta que sea sustituido por otro, al copiar o cortar otra vez. Las aplicaciones de Office tienen, además del de Windows, el de Office, que puede guardar hasta 24 elementos. Cuando el de Office está abierto, se muestra en la barra de tareas de Windows su icono, para indicarte esta circunstancia. Para mostrar el de Office, pulsa el botón Iniciador de cuadro de diálogo del grupo de comandos, en la Cinta de opciones. El de Office se muestra como un panel en el que hay una lista de los datos copiados, mostrando el contenido del texto o imagen que tiene almacenados para que puedas verlos fácilmente. Al copiar un elemento nuevo, éste se añade al de Office. Cada vez que copias un nuevo elemento, se muestra una etiqueta junto al icono del de Office, que se ve unos segundos, indicando cuántos elementos lleva recopilados de los 24 que puede guardar. Desde el botón de Opciones, que está en la parte inferior del panel del de Office, puedes controlar el comportamiento de este elemento de Office: Mostrar automáticamente el de Office: al copiar un elemento, aparece automáticamente el de Office. 8 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO
Mostrar de Office al presionar + dos veces: se muestra el de Office al pulsar dos veces esta combinación de teclas. Recopilar sin mostrar el de Office: se copian elementos en el portapapeles sin que éste se muestre en pantalla. Mostrar el icono del de Office en la barra de tareas: hace que se visualice el icono del portapapeles en la barra de tareas de Windows cuando está activo. Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar: cada vez que copias un elemento en el portapapeles, aparece una etiqueta informativa al lado del icono del portapapeles, que te indica el número de elementos que están guardados en este portapapeles. Al copiar varios elementos en el de Office, el último elemento copiado también se coloca en el de Windows. Por otro lado, dependiendo de la configuración de los iconos del área de notificación de la barra de tareas, es posible que el icono del portapapeles de Office no aparezca en esta área, sino que se muestre dentro del menú de Mostrar iconos ocultos. Puedes cambiar esta configuración desde la opción Personalizar del menú de este botón Mostrar iconos ocultos. Si tenemos abierto el de Office en un programa de Office, este elemento no aparece automáticamente al abrir o pasar a otro programa de Office. A pesar de esto, si copias o cortas algún objeto, este objeto sí que se pondrá en el de Office. Podemos pegar cualquiera de los elementos que tenemos en el de Office en cualquier documento de Office. Al utilizar el botón Pegar o la combinación de teclas correspondiente ( + ), se pega el contenido del de Windows, no el del de Office. Para esto, como siempre, lo primero es situar el cursor en el punto del documento donde vamos a pegar el objeto. A continuación, para pegar un elemento del de Office, simplemente debes hacer clic en él. Otra forma de pegar un elemento del de Office es utilizar el menú de este elemento, que se muestra al pulsar en la flecha que aparece a su derecha al situar el cursor del ratón sobre el mismo. Con la opción Pegar, el elemento se copiará en el documento, en la posición donde está el cursor. Para borrar este elemento del portapapeles, elige Eliminar. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 9
En el portapapeles podemos copiar textos, gráficos, tablas de Excel, diapositivas de PowerPoint, etc. Cada elemento tiene un icono que lo representa, además de verse una parte del texto copiado o una miniatura de la imagen. Al borrar el de Office, también se borra el de Windows. Para pegar todos los elementos guardados en el portapapeles al mismo tiempo, pulsa el botón. Para vaciar o borrar todos los elementos guardados en el de Office, pulsa el botón. Al cerrar el de Office (pulsando su botón Cerrar ), cuando realices más acciones de copiar o cortar los elementos no se añadirán al de Office, sino que únicamente trabajaremos con el de Windows, que solo guarda un elemento. 10 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO