AUDITORIA GENERAL INFORME AG 170-14 (03-09-2014) auditoria@cnp.go.cr Página 1 de 1
Revisión del pago de comisiones por la venta de licores finos
RESUMEN EJECUTIVO Qué examinamos? Se revisó que en todo lo relacionado con el pago de comisiones por la venta de licores finos, se cumpliera con lo acordado por la Junta Directiva. Por qué es importante? El tema es de relevancia debido a que mensualmente se cancelan montos importantes, por concepto de comisiones por las ventas de licores finos a funcionarios de la Dirección de Comercialización. Qué encontramos? Casos de errores en los cálculos efectuados para determinar el monto a cancelar, lo que originó, y se podría seguir dando, pagos mayores a los que corresponden e incumplimientos con lo acordado por la Junta Directiva. Qué sigue? Realizar un estudio para determinar las sumas canceladas de más y tomar las medidas correspondientes para lograr los reintegros respectivos; así como establecer los controles necesarios a fin de lograr que en lo sucesivo no se presente esta situación. auditoria@cnp.go.cr Página 1 de 12
Introducción El estudio se realizó en cumplimiento del programa de trabajo de la Auditoría General para el período 2014, y de conformidad con lo establecido en las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público y en el Manual de normas generales de auditoría para el Sector Público. Objetivo general Verificar que el pago de incentivos por la venta de licores finos a los empleados y funcionarios de FANAL se ajuste a lo aprobado por la Junta Directiva. Objetivos específicos 1. Verificar si los pagos efectuados a los distintos funcionarios por el incentivo en la venta de licores finos, se efectúa en virtud de haber alcanzado la cuota de ventas aprobada por la Junta Directiva para el mes respectivo. 2. Determinar la correcta aplicación de los porcentajes de comisiones establecidos para los distintos funcionarios. 3. Comprobar el adecuado registro y clasificación en las cuentas que conforman el estado de resultados de los productos sujetos al plan de incentivos. 4. Constatar que los pagos se efectúan sobre facturas debidamente canceladas. 5. Verificar que no se pagaran comisiones sobre facturas que fueron anuladas. 6. Constatar que no se cancelaran comisiones en más de una ocasión por una misma factura. 7. Revisar selectivamente las operaciones aritméticas efectuadas para determinar los montos pagados. Alcance La revisión efectuada abarcó el período comprendido entre el mes noviembre 2012 y abril 2014 1. Del pago de comisiones Antecedentes Mediante Acuerdo de Junta Directiva n.º22122, sesión 862, artículo n.º12 celebrada el 10-08-1977, se da inicio del pago de comisiones en la FANAL. La Junta Directiva del Consejo Nacional de Producción mediante Acuerdos adoptados en las Sesiones n.º1058 artículo n.º7 del 02-11-1981, Acuerdo de la Sesión n.º1102 artículo n.º8 celebrada el día 16-09-1982 y el Acuerdo de la auditoria@cnp.go.cr Página 2 de 12
Sesión.º1818, artículo n.º10 celebrada el día 09-05-1995, modificó el sistema de pago de Comisiones de funcionarios del Área de Mercadeo de FANAL. La Autoridad Presupuestaria mediante el Oficio STAP-0986-00 del 18-07-2000, indicó que el Acuerdo de la Sesión n.º1818 del 09-05-1995 se encontró viciado de nulidad por lo que sus efectos cubrían únicamente a los funcionarios: Mba Rodolfo Zúñiga Castro, Jorge Martín Sánchez Abarca, Róger Céspedes Portilla y Walter Miguel Brenes Coto, quienes ocupaban puestos con derecho al pago del incentivo por un plazo igual o superior a cuatro años. Posteriormente, con el STAP-0191-01 del 30-01-2001, la Autoridad Presupuestaria solicita la Administración resolver lo referente al caso de Jefe de Ventas: Juan Carlos Abarca Montero, por lo que en su defecto la Asesoría Legal de FANAL emite los oficios AL-N.º084-2001 y el AL-N.º114-2005 del 21-02-2005, de los que se desprende que el funcionario Abarca Montero, Jefe de la Sección Ventas, desempeñó su cargo con reconocimiento de comisiones por un espacio de 7 años y 9 meses, por lo que conforme al STAP-0986-00 del 18-07-2000, disfrutaría del beneficio al amparo de la modificación operada mediante Acuerdo de la Sesión n.º1818 del 09-05-1995. Actualmente a Roger Prendas Moya como Supervisor de Ventas, se le paga con base en el Acuerdo de la Sesión n.º1102 artículo n.º8, celebrada el día 16-09-1982 y a los Agentes de Ventas, Cesar Carit Ruiz y Carlos Ramírez Carmona, se les pagan comisiones con base en el Acuerdo n.º 22122, Sesión n.º862, artículo n.º12 del 10-08-1977, por cuanto ocuparon estos puestos por lapsos superiores a los cuatro años de ley, anteriores al STAP-1593 del 13-09-2010 que establece, que los funcionarios que ingresen a laborar de ahí en adelante, como Coordinador de Área, Jefe de Ventas, Supervisor de Ventas y agentes vendedores, no tienen derecho a este incentivo. 2. De los informes anteriores Oficio AI-0107-11 del 18 de julio de 2011, Revisión selectiva de la aplicación del plan de incentivos en la venta de licores finos, del período comprendido desde enero 2010 hasta abril 2011. Oficio AI-0001-13 del 04 de enero de 2013, Revisión selectiva de la aplicación del plan de incentivos en la venta de licores finos, de período comprendido desde mayo 2011 hasta octubre 2012. Observaciones 1. Del informe AI-0001-13 del 04-01-13, referente al pago de comisiones por la venta de licores finos, se encuentran pendientes de atención las recomendaciones nºs. 1, 2, 4, 5.1, 5.2 y 6. auditoria@cnp.go.cr Página 3 de 12
2. Las cuotas mensuales de ventas de licores finos que deben cumplir los funcionarios del Departamento de Mercadeo para hacerse acreedores al pago de comisiones, no están siendo aprobadas oportunamente por la Junta Directiva, según se evidencia en el siguiente detalle : 2.1. Las cuotas de ventas, correspondientes a los meses de enero a mayo 2013, fueron aprobadas por la Junta Directiva hasta el 22 de mayo 2013, en sesión n.º2871, art nº 5. En virtud de lo anterior, el Órgano Colegiado acordó que para los meses de enero a mayo 2013, se aplicaran las cuotas que rigieron en los meses de enero a mayo del 2012. 2.2. En el presente período se presentó una situación similar, esto debido a que hasta el 02-07-2014, mediante Acuerdo de Junta Directiva n.º38759, de la sesión n.º2900, art n.º5, fueron aprobadas las cuotas correspondientes al período 2014. En este mismo Acuerdo se evidencia que para enero a julio del año en curso, regirían las cuotas correspondientes a las aplicadas para esos mismos meses en el 2013. Esta situación originó que el personal del Departamento de Mercadeo que tiene derecho al pago de comisiones, en los primeros meses del año (enero-mayo), no requirieron realizar un mayor esfuerzo para lograr superar las ventas de los períodos anteriores para hacerse acreedores a este incentivo. Al respecto, es importante recordar que cuando se aprobó inicialmente el pago de comisiones por parte de la Junta Directiva en la sesión n.º862, art n.º12 del 10-08-77, se señaló que el motivo principal de este incentivo era la superación en las ventas. 3. Se determinó que la Junta Directiva en sesiones n.º2849 artículo n.º4 del 01-08-2012 y n.º2871, artículo n.º5 del 22-05-2013, aprobó las cuotas mensuales de ventas de licores finos correspondientes al segundo semestre de 2012 y de todo el período 2013, respectivamente, que debían cumplir los funcionarios: Jefe de Ventas, Supervisor y agentes de ventas, para acceder al pago de comisiones respectivamente. No obstante, sin contar con un acuerdo de dicho Órgano Colegiado en donde se hubiese aprobado la variación de los plazos establecidos, para cumplir con la cuota de venta de licores finos, el Ing. Max Carranza Arce, ex Subadministrador General, en distintas ocasiones autorizó modificar las fechas de cumplimiento de la cuota, de seguido el detalle: 3.1. Noviembre 2012, el plazo fue establecido del 06-11-2012 al 05-12-2012, según oficio FNL-SGG-0976-12 del 30-11-2012. Nótese que es hasta el último día de noviembre cuando se amplía el plazo al 5 de diciembre, en una clara acción de auditoria@cnp.go.cr Página 4 de 12
permitir el pago de comisiones, que de otra manera el derecho a las mismas ya se había perdido. La situación es similar en todos los demás casos que seguidamente se señalan. 3.2. Con el oficio FNL-SGG-0013-13 del 09-01-2013, se estableció el plazo para diciembre 2012, del 06-12-2012 al 09-01-2013. 3.3. Con el oficio FNL-SGG-0359-13 del 09-05-2013, el Subadministrador General de entonces, estableció que la fecha de cierre de ventas para cumplir la cuota de abril 2013, fuera el 10 de mayo 2013, por lo anterior el plazo que correspondía al mes de mayo era del 11 al 31 de mayo 2013, plazo en el que solamente se vendieron 4.809 cajas de licores finos, según lo indicado por la Unidad de Créditos y Cobros en su oficio UC-0085-13 del 12-08-2013, y la cuota establecida por la Junta Directiva para ese mes fue de 5.000 cajas, por lo que no procedía el pago de comisiones al personal que tiene derecho a ese incentivo. No obstante, con el oficio FNL-SGG-0683-13 del 28-08-2013, el ex Subadministrador General, en el último párrafo en lo que interesa señaló: deberá reconocerse las comisiones del mes de mayo 2013 en el tanto se hayan cumplido las cuotas de ventas para dicho mes, de acuerdo con los procedimientos establecidos y las directrices que en su oportunidad esta Subgerencia haya indicado anteriormente y deberá incluirse la totalidad de las compras efectuadas en el Canal de Supermercados desde el 03 de mayo 2013, después de las 12:00 mediodía (lo resaltado no es del original); decisión que permitió que las ventas de los días del 03 al 10 de mayo correspondientes al plazo para cumplir la cuota de abril 2013, se consideraran también para cumplir la cuota de mayo 2013 establecida por la Junta Directiva para ese mes, y por lo tanto se procedió a la cancelación de la comisiones correspondientes. 3.4. Mediante oficio FNL-SGG-0536-13 del 03-07-2013, se estableció del 03-07-2013 al 05-08-2013, como plazo para cumplir con la cuota de ventas del mes de julio 2013. 3.5. Para setiembre 2013, se estableció el plazo del 06-09-2013 al 07-10-2013 para cumplir con la cuota de ventas fijada para ese mes, esto según oficio FNL-SGG-0801-13 del 04 de octubre 2013. 3.6. Con oficio FNL-SGG-1005-13 del 09-12-2013, se aprobó que el plazo para cumplir la cuota de ventas de noviembre 2013, fuera del 09-11-2013 al 09-12-2013. 3.7. Para diciembre 2013, el plazo aprobado para cumplir con la cuota de ventas fue del 09-12-2013 al 10-01-2014, esto según oficio FNL-SGG-1053-13 del 27-12-2013. auditoria@cnp.go.cr Página 5 de 12
Es importante señalar, que sobre este asunto, mediante oficio AL-0400-07 del 28-09-2007, la Licda. Erika Lobo Matamoros, Asesora Legal en la FANAL, en atención a la solicitud verbal del Administrador General de entonces, Lic. Claudio Aguilar Alfaro, en lo que interesa indicó: respecto de la viabilidad de habilitar un día adicional al cierre mensual, para efectos de cuotas de los agentes vendedores, me permito manifestar lo siguiente: De conformidad con el Reglamento que Norma las actividades relacionadas con la Venta de Licores Finos, no se establece regulación alguna respecto de la posibilidad de ampliar el plazo para efectos de cuota de los agentes de ventas, sin embargo en criterio de esta Asesoría, la posibilidad de dicha ampliación corresponde a una decisión de índole administrativo, situación que es extensiva para aquellas cuotas que fije la Administración Superior en relación con las cuotas de Licores Corrientes. Es entendido que lo anterior en ninguna forma debe irrespetar las cuotas de cumplimiento que para tal efecto haya fijado la Junta directiva del Consejo Nacional de Producción. (el resaltado no es del original) Las modificaciones de las fechas antes citadas, permitieron el cumplimiento de las cuotas de ventas de licores finos establecidas por la Junta para los distintos meses, y como consecuencia se dio el pago de comisiones a los funcionarios del Departamento de Mercadeo que gozan de dicho incentivo. Esta situación ya había sido expuesta por la Auditoría en otros informes, siendo los más recientes, los nºs. AI-0107-11 del 18-07-2011 y AI-0001-13 del 04-01-2013, no obstante a la fecha, la situación no ha sido corregida. 4. En cuanto a los cálculos efectuados para el pago de comisiones del Jefe de Ventas de ese momento, señor Juan Carlos Abarca Montero, se determinó: 4.1. Uno de los requisitos para que a este funcionario le corresponda el pago de comisiones es que, en el mes respectivo se presente utilidad de operación en la venta de licores finos, según lo estableció la Junta Directiva en la sesión n.º1818, art n.º10 celebrada el 09-06-1995. En lo que respecta al mes de noviembre de 2012, se determinó que para el cumplimiento de la cuota establecida en dicho mes, se consideraron las ventas realizadas en el plazo del 06 de noviembre al 05 de diciembre, sin embargo en el cálculo efectuado para determinar el monto de comisiones canceladas a dicho funcionario, específicamente en la distribución de los gastos de mercadeo, administración y financieros, se contemplaron los gastos registrados del 01 a 30 de noviembre 2012, o sea el plazo de cumplimiento de la cuota de ventas es diferente al que se consideró para los gastos contemplados en la distribución. Lo antes citado origina una irregularidad en el pago de 179,181.00, por concepto de comisiones canceladas en noviembre 2012 al señor Abarca Montero. auditoria@cnp.go.cr Página 6 de 12
4.2. En diciembre 2012, el plazo aplicado para el cumplimiento de la cuota de venta de licores finos, fue del 06-12-2012 al 09-01-2013, sin embargo para determinar la utilidad de operación, en lo correspondiente a la distribución de los gastos generales y de administración, así como los financieros, se determinó: 4.2.1. Para obtener un promedio diario de gastos, se consideraron los gastos reales presentados del 01 al 06 de diciembre 2012, días no contemplados en el plazo para cumplir con la cuota de ventas, según lo dispuesto por la Subgerencia de FANAL. 4.2.2. En la obtención de un promedio de gastos en diciembre 2012, solamente se contemplaron 30 días, siendo lo correcto 31 días. 4.2.3. En los gastos considerados para los días del 01 a 09 de enero 2013, se utilizó el promedio obtenido en los 30 días de diciembre 2012, o sea no se aplicaron los gastos reales de los días del 01 a 09 de enero, sino que se aplicó el promedio obtenido en diciembre 2012. 4.2.4. Las situaciones antes citadas originaron que el monto de comisiones por 152,780.00, cancelado al Jefe de Ventas en este mes, no sea el correcto. 4.3. En setiembre 2013, el plazo utilizado para el cumplimiento de la cuota de venta de licores finos, fue del 06 de setiembre al 07 de octubre 2013, y se evidenció que para la distribución de los gastos generales y de administración, así como los financieros, para poder determinar la utilidad de operación, se utilizó un promedio diario de gastos obtenidos del 01 al 30 de setiembre 2013, y dicho promedio se multiplicó por los 32 días que contemplaba el plazo (06-09-2013 al 07-10-2013); para cumplir la cuota de venta. En este caso, también se utilizaron gastos promedios y no gastos reales para determinar la utilidad de operación, lo que origina que el monto de las comisiones canceladas al señor Abarca por 684,926.00, no sea el correcto. 4.4. Una situación similar se determinó en diciembre 2013, en donde se estableció como plazo para cumplir con la cuota del 10 de diciembre 2013 a 10 de enero de 2014, y para determinar la utilidad de operación por línea de productos se obtuvo un promedio de gastos diarios del 01 al 31 de diciembre 2013, el resultado se multiplicó por los 32 días contemplados en el plazo autorizado para cumplir con la cuota de ventas (10-12-2013 al 10-01-2014), o sea no se utilizaron gastos reales que es lo correcto. La situación antes citada, pudo haber originado que los cálculos efectuados no sean los correctos y por lo tanto las comisiones pagadas por 358.113,00 al Jefe de Ventas, no se hayan ajustado a la realidad. auditoria@cnp.go.cr Página 7 de 12
4.5. Por otra parte, el señor Abarca Montero, tenía su derecho de pago de comisiones realizando labores como Jefe de Ventas (puesto n.º 2569-1750), para lo que ocupaba un puesto de profesional 1, no obstante a partir del 30-10-2013, fue ascendido en propiedad como profesional 2 (Acción de Personal n.º16767, puesto n.º1500-1945), cuya titular realizaba labores publicitarias y atención de eventos, pasando él a ocupar otro puesto, por lo consiguiente el pago de comisiones efectuado en diciembre 2013 por 358.113,00, no correspondería. 5. En relación con el pago de comisiones efectuadas a los agentes de ventas señores Carlos Ramírez Carmona y César Carit Ruiz, se determinó lo siguiente: 5.1. De la cuota mensual de venta de licores finos, que oportunamente establece la Junta Directiva para tener derecho al pago de comisiones, no se asigna una cantidad de ventas que deba cumplir cada uno de los dos agentes de ventas. Al respecto es importante señalar que con base en el oficio SAG 043 del 23 de marzo de 1995, la Administración General de FANAL de entonces, presentó a Junta Directiva la Propuesta de la cuota de venta de licores finos para el primer semestre 1995, la que fue conocida y aprobada por dicho Órgano Colegiado en sesión n.º1818, art n.º10 del 09 de mayo de 1995, en lo que interesa señala. Punto 1. Cuotas mensuales de acuerdo al presupuesto El Jefe de Mercadeo las distribuirá por ruta (por agente), (el subrayado no es del original) Actualmente, las ventas efectuadas por cada agente se suman y se determina si se cumple o no con la cuota total establecida para el respectivo mes, esto sin importar la cantidad vendida por cada uno, luego del cálculo de comisiones por las ventas realizadas por cada agente de ventas, se suman los montos resultantes de comisiones y se dividen entre los dos agentes que tienen derecho a ese pago y se cancelan montos iguales a cada uno. El procedimiento en mención, además de incumplir con lo acordado por la Junta Directiva, no permite una sana competencia en donde el pago por comisiones se efectúe con base en el esfuerzo que cada uno realice, para lograr una mayor cantidad de ventas. 5.2. Se evidenció que por ventas de licores finos efectuadas por los funcionarios del Departamento de Mercadeo, señores Roger Prendas Moya, Arnoldo Rojas Morera y Ricardo Ballestero Campos, se cancelaron comisiones a los agentes de ventas, Carlos Ramírez Carmona y Cesar Carit Ruiz, de seguido el detalle: 5.2.1. Marzo 2013, sobre las ventas sustentadas en las facturas n.ºs 95253, 95255, 98873, 95993, 96085, 1621 y 1623 de fechas 18 y 28 febrero; 07, 12, 15 y 25 de marzo, ambos meses del 2013 respectivamente, se canceló a cada agente vendedor las suma de 127.656,05. auditoria@cnp.go.cr Página 8 de 12
5.2.2. Mayo 2013, sobre la ventas sustentadas en las facturas n.ºs 96677, 96727, 96795, 96906,1679 y 1681 de fechas 6, 8, 16, 24 y 31 de mayo 2013, se canceló comisiones a cada agente la suma de 80.249,78. 5.2.3. Julio 2013, por las ventas según facturas n.ºs 1682, 1683,1684 del 03 y 19 de julio, 01 y 07 de agosto de 2013, respectivamente, se pagó a cada agente vendedor la suma de 4.157,22. 5.2.4. Setiembre 2013, por ventas sustentadas en las facturas n.º 1692 del 06-09-13 y n.ºs 3052 y 1696 del 01 y 04 de octubre respectivamente, se canceló comisiones a cada agente, por la suma de 1.533,72. 5.2.5. Noviembre 2013, se pago la suma de 1.981,74 a cada agente por la venta según facturas n.ºs 1699 y 3102 del 22 y 29 de de noviembre del 2013, respectivamente. 5.2.6. Diciembre 2013, el monto cancelado a cada agente, fue por 6.788,11, esto con base en las facturas n.ºs 100207, de 28-11-13, 10428 06-12-13, 100492, 101395, 101398, 101400 y 1010492 todas estas del 10-12-13, n.ºs 3107 del 27-12-13 y 10352 del 06-01-14. 5.3. En éste proceso de revisión se determinó que con base en el oficio FNL-SGG-0461-13 del 11-06-2013, el ex Subgerente de FANAL instruyó al Departamento Financiero a: considerar la totalidad de las ventas de licores finos de los diferente agentes vendedores para efectos de cálculo de comisiones a los funcionarios con derecho a éste Siendo que según se evidencia en los apartes 5.2.1 y 5.2.2 era una práctica que se venía presentando desde antes de junio 2013. 6. En enero 2013, se cancelaron comisiones por la suma de 54.995,80, correspondientes a las facturas n.ºs 94902,94962 y 95004 de fechas 14, 21 y 25 de enero 2013, dicho pago no procedía, esto por cuanto en ese mes, no se alcanzó la cuota de venta de licores finos establecida. 7. En marzo 2013, erróneamente en el cálculo de comisiones sobre la factura n.º 1623 del 25 de marzo de 2013, por un monto de 355.308,00, emitida a favor del cliente Agencia Sergio Castro Calderón, se incluyeron los impuestos por 259.628,69 y los envases por 2.209,92, lo que originó un pago de más en las comisiones a los agentes de ventas por 6.545,96. 8. En setiembre 2013, se cancelaron comisiones por 30.525,95, correspondientes a la factura n.º 98406 del 05 de agosto 2013, sin embargo en el pago de comisiones efectuado en enero 2014, se incluyo también el pago de comisiones por 30.525,95 por la misma factura, o sea se dio un pago doble de comisiones por la factura citada. auditoria@cnp.go.cr Página 9 de 12
Normativa aplicable La Ley General de Control Interno establece en lo que interesa: Artículo 12.- Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno... c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan... (El resaltado no es del original) Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda. Artículo 37. Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente. Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas. La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no auditoria@cnp.go.cr Página 10 de 12
ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N 7428, de 7 de septiembre de 1994. Artículo 39. Causales de responsabilidad administrativa El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios......igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos también incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, por obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las potestades del auditor, el subauditor y los demás funcionarios de la auditoría interna, establecidas en esta Ley. Conclusiones 1. Se evidencian una serie de cambios autorizados por la Administración de la FANAL, de los plazos mensuales establecidos por la Junta Directiva, para alcanzar la cuota de ventas de licores finos que permite el pago de comisiones sustentados en el oficio AL-0400-07 fechado 28-09-07 emitido por la asesora de FANAL Licda. Erika Lobo, sin embargo, no se indica en el mismo la base legal que fundamente su postura pues es sólo su criterio de que la Administración tiene competencia, de variar el plazo para cumplir la cuota de ventas que fuera designada mediante Acuerdo de dicho Órgano Colegiado. 2. Todos los hallazgos señalados en las observaciones de este informe, evidencian que el reconocimiento de comisiones en la FANAL, presenta una serie de incongruencias y debilidades de control, que atentan contra los principios de una sana administración. A la Administración General de FANAL: Recomendaciones 1. Efectuar una valoración integral de todo lo relacionado con el reconocimiento de pago de comisiones por la venta de licores finos, para delimitar con claridad sus términos y condiciones. 2. Girar las instrucciones pertinentes para que se atiendan las recomendaciones n.ºs 1, 2, 4, 5.1, 5.2 y 6, del informe AI-0001-13 del 04 de enero de 2013, las que según nuestros registros aún están pendientes de atención. (observación n.º1). 3. Tomar las medidas para que se envíe oportunamente a Junta Directiva, la información que contenga las propuestas de las cuotas de ventas de licores finos, que auditoria@cnp.go.cr Página 11 de 12
mensualmente debe cumplir el personal del Departamento de Mercadeo, para hacerse acreedores al pago de comisiones, y lograr que dichas cuotas sean aprobadas por el Órgano Colegiado antes de iniciar los respectivos meses, evitando que la situación señalada en la observación n.º2, incisos n.ºs 2.1 y 2.2 continúe presentándose. 4. Llevar a cabo un estudio general de las situaciones expuestas en la observación n.º3 con la finalidad de que se determine si se efectuaron pagos de comisiones que no procedían, esto por no existir autorización por parte de la Junta Directiva para ampliar el plazo mensual para cumplir con la cuota de venta de licores finos establecida, y de proceder, gestionar el reintegro de los dineros cancelados que no correspondían. 5. Tomar las medidas para que se lleve a cabo una revisión general de las comisiones canceladas al Jefe de Ventas durante el período analizado (noviembre 2012-diciembre 2013), y en caso de determinar montos mayores a los que correspondían, gestionar el cobro de lo pagado de más, así mismo tomar las medidas necesarias para evitar que esta situación se continué presentando. (observación n.º4, incisos n.ºs 4.1, 4.2, 4.3, 4.4 y 4.5). 6. Aplicar las medidas correspondientes que permitan cumplir con lo establecido por la Junta Directiva en la sesión n.º1818, art n.º10 del 09 de mayo de 1995, en su punto n.º1., logrando que a cada agente de ventas, le sea asignada una cuota mensual de ventas de licores finos que deba cumplir para hacerse acreedor al beneficio del pago de comisiones, lo que además permitiría una sana competencia en donde el pago de dicho incentivo, se realice con base en el esfuerzo de cada uno, para lograr una mayor cantidad de ventas. (observación n.º5.1). 7. Tomar las medidas para que se lleve a cabo un análisis, sobre las comisiones canceladas a los agentes vendedores por ventas efectuadas por otros funcionarios del Departamento de Mercadeo, y en caso de no proceder dichos pagos, gestionar lo que corresponda para lograr el reintegro. Además se deben tomar las medidas necesarias, para evitar que esta situación se presente nuevamente. (observación n.º5.2, incisos n.ºs 5.2.1, 5.2.2, 5.2.3, 5.2.4, 5.2.5, 5.2.6, 5.2.7 y 5.3). 8. Analizar las situaciones expuestas en las observaciones n.ºs 6, 7 y 8 y en los próximos pagos de comisiones que se efectúen a favor de los agentes de ventas, instruir al Departamento Financiero, para que se rebajen los montos cancelados de más, esto por un total de 92.067,71, además se establezcan los controles necesarios para que estas situaciones no se repitan. Nota Este informe fue comentado el día miércoles 27 de agosto de 2014, con el Ing. Carlos Cruz Chang, Administrador General de la FAANL, quien estuvo anuente en atender las recomendaciones antes expuestas. auditoria@cnp.go.cr Página 12 de 12