ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN Centro Cultural Biblioteca Luis Echavarría Villegas Programa de Formación en Competencias Informacionales 2014 Esta obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 2.5 Colombia.
Contenido Introducción...3 1. Por qué es importante organizar la información? 4 2. Consejos prácticos para organizar las carpetas y archivos en tu computador.5 3. Aplicaciones y herramientas para organizar la información...12 4. Bibliografía.20
Introducción 3 Cada vez es posible acceder y utilizar más información, con lo cual se requiere que desarrolles habilidades para ordenarla y así poder encontrarla cuando la necesites. A continuación se presentan algunos consejos para ordenar la información y algunas aplicaciones o herramientas que te ayudan a realizar esta tarea.
1. Por qué es importante organizar la información? 4 Ordenar la información te permitirá acceder y recuperar lo que necesitas de forma fácil y rápida. Lo más importante es que te ahorrará tiempo, espacio de almacenamiento y malos momentos.
2. Consejos prácticos para organizar las carpetas y archivos en tu computador 5 Alguna vez te has hecho las siguientes preguntas Dónde guardé el archivo que me enviaron? En cuál carpeta lo guardé? Esta es la última versión?
Estas serán difíciles de localizar. Siempre deberás crear las carpetas en Documentos o Mis documentos 6 Consejo 1 No crear carpetas o archivos en el escritorio
Consejo 2 Si el nombre está compuesto por más de dos palabras se recomienda separar las palabras con guion bajo _ Adicionalmente, no se debe usar en el nombre de la carpeta o archivo acentos o caracteres extraños como = * ; Esto puede generar problemas para la recuperación de la información Fundamentos de administración Fundamentos_de _administracion 7
8 Consejo 3 Ponerle a la carpeta nombres completos, Puede ser difícil recordar cómo abreviaste una palabra. Para evitar confusiones escribe los nombres completos NO usar abreviaturas (esto también aplica para nombrar los archivos) Fund admon Fundamentos_de_administracion
9 Consejo 4 Usar nombres relacionados con el contenido Para que puedas ubicar fácilmente la información que requieres Fundamentos_de_administracion Trabajo_final
10 Consejo 5 Pensar en un orden lógico y jerárquico que te permita crear carpetas y sub-carpetas Para que puedas almacenar y recuperar la información Pregrado Administracion_de_negocios Semestre I Fundamentos_de_administracion Semestre II
Consejo 5 Utilizar como parte del nombre la versión del documento Esto te permitirá tener la certeza que se está trabajando sobre el documento más actualizado. En la numeración se recomienda utilizar el cero antes el número para que los archivos se mantengan ordenados Fundamentos_de_administracion Trabajo_final_V01 Trabajo_final_V2 Trabajo_final_V21 Fundamentos_de_administracion 11 Trabajo_final_V01 Trabajo_final_V02 Trabajo_final_V03
3. Aplicaciones y herramientas para organizar la información 12 En la web existen diferentes herramientas que te permiten organizar y almacenar información en diferentes formatos. Cada uno de ellos se especializan particularmente para: Tener la información siempre disponible, sincronizada y trabajar colaborativamente Etiquetar y seleccionar favoritos: marcadores sociales Recibir alertas sobre información de interés: lectores de RSS en línea
3. Aplicaciones y herramientas para organizar la información 13 Publicar, organizar y compartir fotos Guardar búsquedas, estrategias de búsqueda y alertas: espacio personalizado de las bases de datos bibliográficas Crear, almacenar, administrar, organizar y compartir referencias bibliográficas: gestores bibliográficos Donde encuentres este ícono podrás dar clic para conocer más acerca de la aplicación o herramienta
Para tener la información siempre disponible, sincronizada y trabajar colaborativamente 14 Aplicaciones o herramientas Características Almacenamiento en la nube Gratis - 15GB entre Google Drive, Gmail y Fotos de Google+ Gratis - 2GB Gratis - 7GB Compatibilidad con dispositivos móviles Iphone y Ipad Teléfonos y tabletas Android Otros dispositivos y navegadores para móviles Iphone y Ipad Android, Blackberry, Kindle Fire Windows Phone iphone, ipad o ipod Touch Android Trabajo colaborativo Simultáneo Descarga de archivos compartidos Descarga de archivos compartidos Simultáneo Descarga de archivos compartidos
Para etiquetar y almacenar favoritos 15 Los marcadores sociales te permitirán almacenar los enlaces web que sean de tu interés, clasificarlos por medio de etiquetas (tags) o carpetas. Igualmente, accederás a ellos desde cualquier lugar donde tengas conexión a internet. También podrás compartirlos por redes sociales o creando listas de marcadores públicos y consultar los enlaces que otros usuarios hayan compartido.
Para recibir alertas sobre información de interés 16 Los lectores de RSS en línea permiten recibir información nueva de las páginas o blogs en los cuales se ha hecho la alerta. Estos lectores te permitirán organizar tus novedades por medio de carpetas o categorías según tu necesidades. Reconocerás las páginas que cuentan con lectores de RSS por este ícono
Para organizar, publicar y compartir fotos 17 Estas herramientas te permiten organizar, publicar y compartir fotos y videos. Igualmente, te dan la posibilidad de crear álbumes o tableros y etiquetarlos, lo cual te permitirá mantenerlos ordenados y así poder buscar la información cuándo la necesites. Adicionalmente, te dan la posibilidad de editar y retocar las fotografías.
Para guardar búsquedas, estrategias de búsqueda y alertas 18 La mayoría de las bases de datos bibliografías tienen la posibilidad de crear un espacio personalizado, al cual puedes acceder haciendo un registro sencillo con tus datos personales. Estos espacios te permiten almacenar las estrategias de búsqueda que hayas realizado y los documentos que sean de tu interés. También podrás crear alertas para recibir notificaciones cuando una revista haya publicado su número mas reciente o cuando se publique algún documento sobre un tema de tu interés. También podrás crear tus propias carpetas y compartirlas.
Para crear, almacenar, administrar, organizar y compartir referencias bibliográficas 19 Los gestores bibliográficos son herramientas que permiten crear manualmente o importar automáticamente referencias bibliográficas desde las bases de datos o internet. Las referencias se pueden utilizar para crear citas y bibliografías en las diferentes normas o estilos de citación para lo cual es necesario instalar el plug-in que es compatible con el programa Word del paquete de Office. Adicionalmente, las referencias se pueden compartir con otros usuarios o investigadores.
Bibliografía 20 Capacitación y desarrollo empresarial.(s.f.). Recuperado de: http://www.aventurahumana.org/tips/organizar_computadora.html Sedano, G. (2013). Los 20 mejores marcadores sociales. Recuperado de: http://myspace.wihe.net/mejores-marcadores-sociales/