Pagina 1 de 31 INSTRUCTIVO USO DE BOOKING UNAB-SSUU-I-001 1.0 03-03-2016 Mariela Zuñiga E. Documento Inicial Versión Fecha Elaborado Descripción del Cambio EL PRESENTE DOCUMENTO HA SIDO DESARROLLADO PARA USO EXCLUSIVO DE LOS EMPLEADOS DE LA UNIVERSIDAD ANDRES BELLO QUIENES DEBERÁN MANTENER ESTRICTA RESERVA FRENTE A TERCEROS RESPECTO DEL CONTENIDO DEL DOCUMENTO, EN CONSECUENCIA, UNIVERSIDAD ANDRES BELLO, NO ASUME RESPONSABILIDADES RESPECTO DE SU USO INADECUADO y/o POR PERSONAS NO AUTORIZADAS.
Pagina 2 de 31 1. INTRODUCCIÓN El sistema Booking es una aplicación que permite gestionar y planificar los recursos físicos de la Universidad, permitiendo a los usuarios realizar solicitud de asignación de espacios, así como también facilitar la administración de los recursos a los encargados de esta tarea. 2. OBJETIVO El objetivo de este instructivo es documentar, conocer y mostrar el paso a paso del cómo se debe realizar una solicitud de espacio para una actividad, la asignación de los espacios físicos y cómo administrar la información visualizada en las pantallas rotativas, orientado a todos los campus de la universidad. 3. GLOSARIO Término Booking Definición Plataforma que gestiona la asignación de espacios físicos y a su vez visibiliza a los estudiantes/académicos a través de pantallas rotativas (LCD) la programación y localización diaria de las clases u actividades. 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE ASIGNACION DE RESERVAS DIARIAS La Finalidad de este instructivo es que el lector de este documento pueda adquirir las siguientes competencias: Solicitante: Realizar una solicitud de espacios físico para alguna actividad o clase en particular. Confirmador/Administrador: Revisar solicitud y gestionar la asignación de los espacios. Administrar de forma eficiente la información visualizada en las pantallas rotativas. Apoyar en el chequeo de realización o suspensión de actividades en el campus.
Pagina 3 de 31 4.1 SOLICITUD DE RESERVA DE ESPACIOS FÍSICOS. 4.1.1 INGRESO AL SISTEMA BOOKING. 1. El solicitante debe ingresar a la siguiente url desde su navegador: http://booking.unab.cl/ 2. Debe ingresar su nombre de usuario y contraseña, seleccionando Iniciar sesión. Fig. 1: ingreso al sistema Booking 4.1.2 INGRESO DE SOLICITUD DE RESERVA. 1. Una vez que se ingresa al sistema, se debe seleccionar la pestaña de Reservar. Aparecerá un formulario del ingreso de solicitud, el cual debe ser completado de la siguiente manera:
Pagina 4 de 31 Fig. 2: Seleccionar pestaña Reservar 2. Seleccionar el uso según el tipo de actividad a desarrollar. Fig. 3: Seleccionar uso Para todo lo referente a actividades académicas extracurriculares1, se debe seleccionar de la lista desplegable AYUD-DEPO-SEMI-LABO-TALL-TEOR-INDI-PRAC-CLIN-TERR. 1 Ayudantías, recuperación de clases, revisión de pruebas, etc.
Pagina 5 de 31 Para solicitar espacios para eventos extracurriculares no académicos2 se debe seleccionar el uso extraordinario. 3. Si selecciona algún uso referente a la parte académica, se desplegarán los siguientes campos para ser completados: Solicitante: va asociado a la cuenta con la que se realiza la solicitud. Docente: debe ingresar el nombre del profesor que realizará la actividad académica, se desplegará una lista automática sugerida de los académicos. Fig. 4: Ingresar nombre del docente Docente 2 (opcional): se puede ingresar el nombre de un segundo profesor asociado a la actividad académica. Período-Asignatura-sección: en esta sección se despliegan tres campos dependientes entre sí, lo primero es seleccionar el período académico en el cual se realizará la actividad académica. 2 Sólo para actividades extraordinarias que no tengan relación con actividades académicas, por ejemplo, charlas, seminarios, eventos deportivos, eventos de Sello Unab, etc.
Pagina 6 de 31 Fig. 5: Ingresar período académico Luego, se desplegará el campo Asignatura, en donde se debe ingresar el nombre de la asignatura asociada a la actividad académica. Fig. 6: Ingresar la asignatura Por último, se desplegará el campo Sección, en donde se debe seleccionar la sección de la asignatura relacionada a la actividad académica.
Pagina 7 de 31 Fig. 7: Ingresar sección de la asignatura 4. Si selecciona el uso Extraordinario, se desplegarán los siguientes campos para ser completados: Solicitante: va asociado a la cuenta con la que se realiza la solicitud. Responsable: debe ingresar el nombre del encargado de la actividad extracurricular. Fig. 9: Ingresar responsable del evento Responsable 2 (opcional): se puede ingresar el nombre de un segundo encargado de la actividad extracurricular.
Pagina 8 de 31 Nombre del evento: en este campo se debe ingresar el nombre de la actividad a realizar. Fig. 10: Ingresar nombre del evento Tanto para actividades académicas como para eventos extraordinarios se deben completar los campos: # Asistentes: Cantidad de asistentes al evento Descripción: debe ingresar el objetivo del uso del espacio solicitado. Fig. 11: Buscar recursos disponibles
Pagina 9 de 31 4.1.3 BUSCAR RECURSOS Y PERÍODOS Una vez completados los datos generales del requerimiento, el solicitante deberá buscar los recursos y períodos disponibles según su necesidad. Para esto debe presionar el botón Buscar, el cual desplegará un nuevo formulario que se detalla a continuación: Fig. 12: Buscar recursos disponibles 1. En el campo Comienza se debe colocar la fecha en la cual se ocupará el espacio solicitado. Fig. 13: Ingresar fecha de la actividad 2. Ingresar en el campo Hora el horario en el cual se ocupará el espacio solicitado. Si el espacio será utilizado durante todo el día escoger el cuadro Todo el día.
Pagina 10 de 31 Fig. 14: Ingresar hora de la actividad 3. Para seleccionar la ubicación del espacio físico solicitado, se desplegará una lista con los campus de la Universidad, seleccionar el campus en el cual se realizará la actividad y luego presionar el botón Seleccionar ubicación. Fig. 15: Seleccionar Ubicación Campus
Pagina 11 de 31 4. Posteriormente presionar el botón Buscar Recursos. Fig. 16: Seleccionar Buscar Recursos 5. Se desplegará una lista con las opciones disponibles según los requerimientos solicitados, en donde aparece el nombre del espacio físico, capacidad, disponibilidad. Seleccionar el espacio que se requiera y presionar el botón Seleccionar recursos. Fig. 17: Seleccionar Recursos
Pagina 12 de 31 6. Por último debe presionar el botón Finalizar solicitud y Finalizar solicitudes, para que esta sea enviada a los encargados de la aprobación y reserva de la sala de profesores respectiva. Fig. 18: Finalizar solicitud de espacios físicos 4.1.4 CONFIRMAR SOLICITUD DE RESERVA 1. Para realizar la confirmación de los espacios solicitados, el encargado de sala de profesores deberá buscar las solicitudes recibidas pendientes de confirmación. Para esto debe ir a la pestaña Confirmar y presionar el botón Ver.
Pagina 13 de 31 Fig. 19: Confirmar solicitud de reserva 2. Se desplegará el formulario con todos los campus de la Universidad, debe seleccionar el correspondiente a su gestión, presionar botón Seleccionar ubicación. Fig. 20: Seleccionar Campus 3. Volverá a la pantalla principal, presionar el botón Buscar y se desplegarán todas las solicitudes que se encuentran pendientes de confirmación.
Pagina 14 de 31 Fig. 21: Solicitudes pendientes de confirmación 4. Si presiona el Botón Detalle podrá visualizar el detalle de la solicitud de espacio. Fig. 22: Detalle de Solicitudes pendientes de confirmación 5. Si presiona el Botón Pendiente de solicitante, podrá realizar la confirmación del espacio solicitado seleccionando Si y presionando el botón Grabar, en caso contrario de rechazar la solicitud seleccionar No.
Pagina 15 de 31 Fig. 23: Confirmación/Rechazo de solicitud 6. El campo Pendiente por aparecerá con un visto bueno en color verde, presionar el botón Aplicar Resolución. Fig. 24: Aplicar resolución 7. Aparecerá un recuadro con la notificación de la resolución, seleccionar a quien se desee enviar la notificación de la resolución. Fig. 25: Notificación de resolución 4.1.5 CONFIRMAR SOLICITUD DE RESERVA CON CAMBIO DE ESPACIO FÍSICO 1. Si va a aprobar el evento pero se requiere cambiar la sala, presionar el botón Pendiente solicitante, copiar el código del evento, presionar Cancelar sin confirmar la solicitud.
Pagina 16 de 31 Fig. 26: Copiar código del evento 2. Ir a la pestaña Administración y seleccionar Cambio de Recursos. Fig. 27: Cambio de recursos 3. En el campo Código de solicitud pegar el código de solicitud del espacio e ingresar la fecha del uso del espacio solicitado.
Pagina 17 de 31 Fig. 28: Ingresar código de solicitud y fecha 4. En el recuadro de Recursos Candidatos dar click en el campo Mostrar sólo seleccionando Disponibles y escoger el campus correspondiente a su gestión presionando el botón Ver. Fig. 29: Seleccionar ubicación y mostrar sólo disponibles 5. Se desplegará una lista de recursos candidatos disponibles según la solicitud, seleccionar el recurso candidato que sea más conveniente según el tipo de solicitud, presionar botón Guardar.
Pagina 18 de 31 Fig. 30: Seleccionar recursos candidatos 6. Aparecerá la siguiente pantalla, presionar el botón Aceptar. Fig. 31: Aceptar cambio de espacio físico 7. Una vez que realice el cambio de espacio físico ir a la pestaña Confirmar, puede completar los datos del buscador para que se realicen más filtros al momento de buscar las solicitudes o simplemente presionar el botón Buscar.
Pagina 19 de 31 Fig. 32: Buscar evento o clase 8. Seleccionar Si y presionar el botón Grabar. En la primera línea de color azul aparecerá la ubicación actualizada con la modificación del espacio. Fig. 33: Confirmación de solicitud 9. El campo Pendiente por aparecerá con un visto bueno en color verde, presionar el botón Aplicar Resolución. Fig. 34: Aplicar resolución 10. Aparecerá un recuadro con la notificación de la resolución, seleccionar a quien se desee enviar la notificación de la resolución.
Pagina 20 de 31 Fig. 35: Notificación de Resolución 4.1.6 CANCELAR EVENTO O CLASES Para realizar la cancelación/suspensión de eventos o clases debe seguir los siguientes pasos: 1. Ir a la pestaña Administración y seleccionar la opción Eliminación masiva de eventos Fig. 36: Eliminación masiva de eventos 2. Aparecerá el recuadro Buscador, completar los campos obligatorios (* rojo) y presionar el botón Buscar.
Pagina 21 de 31 Fig. 37: Buscar eventos para suspender o eliminar Día de Inicio: seleccionar el día del evento o clase. Fig. 38: Ingresar día de inicio En el campo ubicación, dar click en el botón Ver, debe seleccionar el Campus correspondiente. Fig. 39: Buscar ubicación
Pagina 22 de 31 Fig. 40: Ingresar Campus correspondiente Ingresar el horario del evento o clase en el campo Módulo (sólo si se conoce, ya que no es campo obligatorio). Fig. 41: Ingresar los módulos correspondientes al evento o clase 3. Aparecerá la lista con los eventos según filtros ingresados, presionar el botón Deseleccionar todas y seleccionar con sólo las que desee eliminar.
Pagina 23 de 31 Fig. 42: Seleccionar los eventos a suspender o eliminar 4. En el recuadro Mostrar comentarios en pantalla desde hoy hasta podrá cambiar la cantidad de días que necesite que se refleje la información en las pantallas rotativas. Fig. 43: Cambiar los días reflejados en pantallas rotativas 5. Presionar botón Eliminar Seleccionadas. Fig. 44: Eliminar eventos o clases seleccionadas
Pagina 24 de 31 6. Aparecerá un recuadro donde se indica a quienes se desea notificar de la suspensión y si se quiere mostrar por pantalla. Fig. 45: Notificación de suspensión o eliminación de evento Para que sea mostrado el evento como suspendido por pantalla y quede guardado en el Marcador de Llegada, se debe hacer check en Mostrar Evento como Suspendido en el sistema. Para notificar al Solicitante del espacio u evento vía mail, check en Enviar E-Mail al Solicitante. Para notificar al Docente o Responsable vía mail, check en Enviar E-Mail al Docente o Responsable. Para notificar a los alumnos vía mail cuando se suspende una clase, check en Enviar E-Mail a los Alumnos de la Sección. 7. Después de haber realizado el paso anterior se visualizará el evento seleccionado como [Suspendido]. Fig. 46: Modificar evento como Suspendido
Pagina 25 de 31 8. Los siguientes pasos son adicionales para validar que el evento este registrado en el Marcador de Llegada. Ir a la pestaña Administración y luego click en Marcador de Llegada. Fig. 46: Marcador de llegada 9. En Marcador de Llegada para validar el evento suspendido, realizar los filtros Día de Inicio, Módulo Inicio y Módulo Fin, Ubicación. Fig. 46: Ingresar los filtros para buscar evento
Pagina 26 de 31 10. El evento queda como Clase Suspendida, lo que será visualizado en las pantallas rotativas. Fig. 47: Validación en marcador de llegada con estatus de evento suspendido 4.1.7 MARCADOR DE LLEGADA En esta sección se revisará cómo registrar en el sistema el horario de llegada los académicos a las clases respectivas o del responsable del evento, así como también dar aviso a los estudiantes cuando existe un retraso o reemplazo de alguna actividad o clase. 1. Ir a la pestaña Administración y luego seleccionar Marcador de Llegada. Fig. 48: Seleccionar marcador de llegada 2. Ingresar los datos de los campos obligatorios 3 y Seleccionar. 3 Puede ingresar los datos de los campos que no son obligatorios para aplicar mayor cantidad de filtros
Pagina 27 de 31 Fig. 49: Ingresar datos para búsqueda de evento Día de inicio Módulos de inicio y Módulo de fin Ubicación 3. Se desplegará la lista de eventos o clases en el periodo según filtros ingresados en el punto anterior. Fig. 50: Lista con los eventos según los datos ingresados en el punto anterior 4. Para realizar el registro de asistencia marcar en el campo Asistente con un Si o en caso contrario que el académico no asista marcar con un No.
Pagina 28 de 31 Fig. 51: Lista con los eventos según los datos ingresados en el punto anterior Si el académico asiste pero llega atrasado marcar en el campo Atraso con un Si, aparecerá automáticamente los minutos de atraso (desde el momento que realiza el registro) o puede registrar la cantidad de minutos del atraso. Fig. 52: Registrar atraso Si el académico realiza un retiro anticipado de la clase marcar el campo Retiro Anticipado con un Si, aparecerá automáticamente los minutos de retiro (desde el momento que realiza el registro) o puede registrar la cantidad de minutos del retiro anticipado.
Pagina 29 de 31 Fig. 53: Registrar retiro anticipado En el caso que el académico no asista al evento o clase y existe un reemplazo, seleccionar en el campo Reemplazo marcando el Si e ingresando el nombre del académico reemplazante. Fig. 54: Registrar reemplazo Para mostrar alguna información referente al evento o clase en el campo comentario Pantalla ingresar lo que se desea informar, esto será visualizado en las pantallas rotativas.
Pagina 30 de 31 Fig. 55: Mostrar comentario en pantalla rotativa Finalmente presionar el botón Guardar Fig. 56: Guardar modificaciones realizadas Ingresar a la url de las pantallas rotativas correspondiente a su campus para ir visualizando los cambios que vaya registrando en el sistema Booking. 5. RECOMENDACIÓN. La solicitud de reserva de espacios está sujeta a aprobación por parte del confirmador, siempre que no afecte a los procesos académicos diarios. 6. CONTACTOS Ante cualquier eventualidad comunicarse con el Jefe de proyectos la Srta. Alejandra Ahumada Gallardo y su correo de contacto es alejandra.ahumada@unab.cl, Anexo 5751.
Pagina 31 de 31 7. REFERENCIAS Codificación Documento / Registro Descripción UNAB-SU-POL-001 Política de Asignación de espacios para actividades extracurriculares 8. PROTOCOLIZACIÓN