Contabilidad electrónica para contadores
CONTABILIDAD ELECTRÓNICA PARA CONTADORES 2 Índice Contabilidad tradicional y electrónica Radiografía de la contabilidad electrónica Información general Cómo cumplir con el catálogo de cuentas contable con código agrupador Cómo cumplir con la balanza de comprobación Pólizas y auxiliares de cuenta Preguntas frecuentes Tecnología y contabilidad 3 5 6 7 9 10 11 13
CONTABILIDAD ELECTRÓNICA PARA CONTADORES 3 Contabilidad tradicional y electrónica Con el avance de las actividades económicas como la agricultura y el comercio, el hombre se vio en la necesidad de registrar y controlar sus ingresos y propiedades, dándose así el nacimiento de la contabilidad. Hoy podemos decir que la contabilidad es un sistema que mide, regula y clasifica los hechos económicos-financieros que ocurren en un negocio generando datos que más tarde ayudarán a incrementar la productividad y mejorar el rendimiento económico de la empresa. Sin la contabilidad no se conocería la situación económica de una organización (o contribuyente), por lo que tampoco se podrían realizar proyecciones acertadas sobre el futuro del negocio. Además, la información aportada por la contabilidad es esencial para obtener información de carácter legal y estar al día con el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
CONTABILIDAD ELECTRÓNICA PARA CONTADORES 4 En México, desde el año 2014 el cumplimiento obligatorio de la contabilidad pasó de ser tradicional (con tinta y papel) a ser electrónica para las personas, tanto físicas como morales según las indicaciones del Reglamento del Código Fiscal de la Federación (RCFF) y de las disposiciones que emita el SAT. La contabilidad electrónica llegó para quedarse, es un cambio inevitable en el que todas las empresas y contribuyentes están obligados a llevar los registros que integran la contabilidad en medios electrónicos y a ingresar su información mensualmente a través de la página de Internet del SAT. Lo más importante en la contabilidad electrónica es la información que se enviará, ya que sin importar el régimen fiscal de los contribuyentes, éstos deberán enviar su catálogo de cuentas y balanza de comprobación cada mes, mientras que las pólizas de la operación sólo se enviarán cuando el SAT lo solicite.
CONTABILIDAD ELECTRÓNICA PARA CONTADORES 5 Radiografía de la contabilidad electrónica Cada mes, las empresas están obligadas a enviar el SAT su catálogo de cuentas balanza de comprobación y pólizas generadas en el periodo (cuando se solicite). Dichos documentos deben estar escritos en español y con la información expresada en pesos mexicanos; en cuanto al formato, el SAT requiere que estén comprimidos en un archivo «.ZIP» y que cada documento esté en formato «XML».
CONTABILIDAD ELECTRÓNICA PARA CONTADORES 6 CFDI Opciones para enviar la e-contabilidad Actualmente hay 2 maneras de enviar dichos documentos a través de la página de internet del SAT:! Nota: Para enviar dichos datos al SAT, el contribuyente debe contar con su Firma Electrónica (FIEL) activa y vigente. 1. Buzón Tributario : El contribuyente deberá autentificarse con su Firma Electrónica (FIEL), seleccionar el tipo de información a enviar, seleccionar el archivo y firmar su envío. 2. Sección «Trámites» Para utilizar este método basta con entrar a la página principal del SAT y elegir la opción «Trámites» para posteriormente seleccionar la opción de «Contabilidad electrónica- envío». A partir de ese momento el sistema solicitará el RFC del contribuyente.
CONTABILIDAD ELECTRÓNICA PARA CONTADORES 7 Cómo cumplir con el catálogo de cuentas contable? El catálogo de cuentas es una clasificación flexible, ordenada y pormenorizada de las cuentas de mayor, subcuentas y sub sub cuentas que se utilizarán para el registro contable de las operaciones de las empresas y es considerado como una de las herramientas más importantes para la captura de los registros contables. El catálogo se crea según las actividades que lleva a cabo cada empresa y están ordenados por niveles escalonados, los cuales dependerán directamente del tipo de operaciones que desarrolle la organización. Para cumplir con el requisito de la contabilidad electrónica, el envío deberá tener las cuentas de nivel mayor y subcuenta (niveles 1 y 2) pero cada vez que sea modificado en cualquier nivel deberá notificársele al SAT 3 días después como máximo.
CONTABILIDAD ELECTRÓNICA PARA CONTADORES 8 Cada empresa y contribuyente puede diseñar su catálogo de cuentas con el formato y nomenclatura que deseen; sin embargo, el SAT ha establecido un código agrupador donde sugiere un orden específico de las cuentas que conforman dicho catálogo. Esto no significa que se tendrán que re-codificar todas las cuentas de las empresas, sino que cuando se envié el catálogo de cuentas, la información debe venir agrupada como lo pide la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Si el envío es exitoso se recibirá un acuse de recepción; sin embargo, cuando los archivos tengan errores se recibirá un aviso a través del Buzón Tributario para que dentro de los 3 días hábiles siguientes, se corrija esa situación y se envíe nuevamente.
CONTABILIDAD ELECTRÓNICA PARA CONTADORES 9 Cómo cumplir con la balanza de comprobación? La balanza de comprobación es una lista de los saldos deudores y acreedores de todas las cuentas de mayor para comprobar la igualdad; esto es como consecuencia de que la partida doble deriva del registro de que toda operación requiere el asiento de débitos y créditos de una operación que suman importes iguales, resulta obvio que el total de débitos de todas las cuentas deben ser igual al total de los créditos. La función principal de la balanza de comprobación es detectar errores dentro de un período determinado. Es un listado de saldos para la elaboración de los Estados Financieros (Balance General y Estado de Resultados). La balanza de comprobación que se enviará al SAT como requisito de la contabilidad electrónica debe incluir saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos) y cuentas de orden. Tendrá que enviarse mensualmente al menos a nivel de cuenta de mayor y subcuenta a primer nivel. Es importante realizar el envío incluso si no se registró ningún movimiento durante el mes, ya que contiene los saldos iniciales y finales de ese mes.
CONTABILIDAD ELECTRÓNICA PARA CONTADORES 10 Pólizas del periodo, auxiliares de cuenta y folios fiscales Una póliza es un documento en el que se registran las operaciones desarrolladas en una empresa y se deben crear a más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización de la operación, acto o actividad. Los tipos de pólizas en contabilidad electrónica se clasifican en: diario, ingresos y egresos. Los contribuyentes deben ser capaces de generar la información electrónica de sus pólizas contables incluyendo el detalle de transacción, cuenta, subcuenta y partida, así como sus auxiliares para entregarla al SAT cuando: 1 2 El SAT ejerza facultades de comprobación directamente al contribuyente o a terceros relacionados (compulsas). El contribuyente solicite una devolución o realice una compensación. Para cumplir con los lineamientos de la contabilidad electrónica, las pólizas deben contener la siguiente información: Incluir el detalle por transacción, cuenta, subcuenta y partida, así como sus auxiliares. En cada póliza debe ser posible distinguir los CFDI que soporten la operación. Debe ser posible identificar los impuestos con las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto. En las operaciones relacionadas con un tercero deberá incluirse el Registro Federal de Contribuyente (RFC) de éste.
CONTABILIDAD ELECTRÓNICA PARA CONTADORES 11 4 Preguntas frecuentes sobre contabilidad electrónica 1 Qué procedimiento se debe hacer cuando no se pueda enviar la información contable por no contar con acceso a internet? Los contribuyentes acudirán a las administraciones locales de servicios al contribuyente y serán atendidos por un asesor fiscal para que los apoye en su envío en la salas de internet, debiendo llevar su Firma electrónica vigente. Fundamento legal: Regla 2.8.1.5. de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2015. 2 Es necesario llevar una contabilidad diferente a la financiera? No, la contabilidad es la que se lleva actualmente en las empresas bajo las normas de información financiera que hayan adoptado (NIF, IFRS, US GAAP, etcétera). Fundamento legal: Regla 2.8.1.4. de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2015.
CONTABILIDAD ELECTRÓNICA PARA CONTADORES 12 3 Qué plazo se tiene para enviar la balanza de comprobación derivado de un rechazo por errores informáticos? Las veces que sean necesarias hasta que éstos sean aceptados, a más tardar el último día del vencimiento de la obligación que corresponda. Fundamento legal: Regla 2.8.1.5. de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2015. 4 A las pólizas se deberá adjuntar los CFDI respectivos? No se adjuntan los CFDI a las pólizas, sólo debe identificarse el folio del CFDI.
CONTABILIDAD ELECTRÓNICA PARA CONTADORES 13 Tecnología y contabilidad En estos días, donde la tecnología es una parte importante de nuestras vidas, el trabajo del contador se ha visto beneficiado con la aparición de sistemas contables que mejoran su eficiencia y, en consecuencia, la de sus clientes. Sin un sistema contable, llevar la contabilidad electrónica requiere mucho tiempo de parte de los contadores, la información puede tener errores y es necesario ocupar grandes espacios en el resguardo de todos los libros y archivos contables para después digitalizarlos. Por lo tanto, se espera que con la ayuda de un sistema los contadores y sus colaboradores inviertan la mayoría de su tiempo en el análisis de los resultados obtenidos y así, mejorar las estrategias para alcanzar los objetivos de la empresa.
CONTABILIDAD ELECTRÓNICA PARA CONTADORES 14 ClickBalance es un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o en español un sistema de planeación de recursos empresariales que permite a los despachos contables manejar la contabilidad de sus clientes en un solo sistema y si ellos también controlan su negocio con ClickBalance la contabilidad se generará de manera automática al registrar sus ventas y compras; por lo tanto, tu despacho estará en posibilidades de darles una mejor asesoría. Podrás consultar la información de tus clientes desde cualquier dispositivo con internet las 24 horas del día, en un ambiente totalmente seguro, podrás minimizar tiempo y gastos de traslado al no tener que ir con tus clientes por la información, además, el sistema cuenta con actualizaciones conforme a los cambios en las disposiciones fiscales del SAT. Respecto a la contabilidad electrónica, con ClickBalance tendrás un sistema confiable que genera las pólizas y los archivos «XML» de todos tus asientos contables, además, el catálogo de cuentas se asocia con el código agrupador del SAT de manera automática, por lo que no tendrás que sacrificar tiempo ni tendrás que contratar más personal para lograr cumplir con la contabilidad electrónica. Membresía gratis Te invito a que asistas a una demostración en línea del sistema y compruebes por ti mismo todo lo que ClickBalance puede hacer por tu despacho y tus clientes.
CONTABILIDAD ELECTRÓNICA PARA CONTADORES 15 Autores ClickBalance Derechos reservados @ClickBalance Teresa Soto Redacción @TeresaAlejandra José Luis Arellano e-marketing @JLuisArellan0 Francisco Rochín Arte y diseño @FcoRochin Carolina Rojo Corrección @CaroRouu Indira Aréchiga Guías de contenido @IndiraArechiga Mariel Sauceda Experto en contabilidad @MarielSaucedaB Francisco Astorga-Paliza Gerencia ecommerce @FrankAstorga Alva Gaxiola Experto en contabilidad Versión 1.0 Fin de edición 19 mayo 2015
CONTABILIDAD ELECTRÓNICA PARA CONTADORES 16 Referencias Servicio de Administración Tributaria. (08 de Abril de 2015). PREGUNTAS FRE- CUENTES DE LA CONTABILIDAD ELECTRÓNICA. Retrieved 14 de Mayo de 2015 from Sitio web de SAT: http://www.sat.gob.mx/fichas_tematicas/buzon_tributario/paginas/ contabilidad_electronica_preguntas.aspx Soto, T. (17 de octubre de 2014). La contabilidad electrónica : el panorama general. Retrieved 13 de mayo de 2015 from Sitio web del blog de clickbalance: https://clickbalance/blog/la-contabilidad-electronica-el-panoramageneral/ Soyconta.mx. (25 de Agosto de 2014). REQUISITOS DE LAS PÓLIZAS CONTABLES ELECTRÓNICAS. Retrieved 13 de Mayo de 2015 from Sitio web de soyconta. com.mx: http://www.soyconta.mx/requisitos-de-las-polizas-contables-electronicas/ Gestiopolis. (24 de Enero de 2002). Qué es la balanza de comprobación? Retrieved 14 de Mayo de 2015 from Sitio web de gestiopolis: http://www.gestiopolis/que-es-la-balanza-de-comprobacion/ Gestiopolis. (01 de Septiembre de 2001). Conceptos básicos de sistemas de contabilidad. Retrieved 14 de Mayo de 2015 from Sitio web de gestiopolis: http://www.gestiopolis/conceptos-basicos-de-sistemas-de-contabilidad/ En ClickBalance se busca que la información sea verídica y actualizada conforme a la fecha de publicación. El contenido de este material es responsabilidad de los autores y del equipo de edición. Esta es una recopilación que ClickBalance prepara para la actualización de sus clientes, por lo que se indican las fuentes originales de información para ver más detalles en caso de requerirlo.
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