Escuela de Computación Empresarial Cuaderno de trabajo de NOI-Windows Objetivo general: Al término de esta sección el alumno podrá ejecutar los procesos principales que maneja NOI, como lo es la creación de periodos, la exportación de la nómina y el reparto de utilidades entre otros. Creación del siguiente periodo A través de esta opción se crean los archivos de datos que se utilizarán en la siguiente nómina. Debe especificar el directorio en donde grabará los mismos y escribir la fecha de la nómina a crear. Para que los archivos correspondientes sean creados debe considerar lo siguiente: 1. El subdirectorio que especifique ya debe existir. 2. La fecha debe ser válida y correspondiente a la fecha del siguiente pago de nómina. 3. El año del periodo a crear deberá ser el mismo que el del calendario del IMSS; cuando no corresponda, debe cambiar la fecha del calendario en Parámetros de la nómina. 4. Si la fecha del periodo a crear es igual a la de un periodo ya creado, entonces la información nueva se sobreescribe en la del periodo creado; asegúrese de no borrar información cuando no sea necesario. Anote las fechas que corresponden a cada uno de los periodos del año actual, según los días trabajados: JCL 80
Tema 10 Al ejecutar este proceso y si no existen errores, se muestra el porcentaje de avance en la creación de los archivos más importantes, como son: Catálogo de trabajadores Tablas del sistema Catálogo de percepciones y deducciones Ésta es la única manera de crear los archivos con información del periodo actual que se utilizará en nóminas siguientes. Esta opción es diferente a la de Creación de archivos (que crea los archivos vacíos) y que se localiza dentro de la ventana de Control de archivos del menú Utilerías. Si crea una nómina con fecha equivocada se pueden eliminar los archivos correspondientes del subdirectorio de trabajo y el sistema simplemente la eliminará. O bien, si no quiere perder los movimientos introducidos en la nómina, puede renombrar los archivos asignando la fecha correcta. Corte anual El proceso de corte anual tiene la finalidad de eliminar los montos de todos los acumulados del año y eliminar la información que ya no se utiliza en el nuevo año; como los trabajadores dados de baja o los datos de las vacaciones disfrutadas. Antes de realizar el corte anual le recomendamos: 1. Respaldar e imprimir la información del último periodo de trabajo del año. 2. Crear el primer periodo del año y cambiarse a él. 3. Ejecutar el proceso de Corte anual del menú. Este proceso debe realizarlo sólo en el primer periodo del ejercicio fiscal, puesto que borra los acumulados de la nómina (excepto el campo Monto acumulado de Movimientos a la nómina, por si un movimiento sigue vigente). 81
Escuela de Computación Empresarial Cuaderno de trabajo de NOI-Windows Cuando elija esta opción se reinicializan y depuran los archivos de: Catálogo de Trabajadores Catálogo de Percepciones y Deducciones Archivo de Tablas del sistema Archivo de Movimientos a la nómina Archivo de Acumulados de la empresa Borrado de acumulados Esta función elimina algún acumulado anual o periódico que afecte a todos o algunos trabajadores. Puede borrar el acumulado de varias percepciones o deducciones a la vez. Para el borrado de acumulados se consideran los siguientes puntos: Especifique la clasificación de los trabajadores a los que borrará el monto acumulado. El único acumulado que no se puede borrar de esta manera es el Monto acumulado de Movimientos a la nómina. No olvide respaldar la información antes de realizar este proceso (opción Respaldo de archivos ). Si por equivocación elimino acumulados, los puede recuperar reinstalando sus datos, o cambiándose al periodo de nómina anterior y volviendo a crear la nómina, para capturar los acumulados de cada trabajador. JCL 82
Tema 10 Traspaso de acumulados Utilice esta opción si, por alguna razón, los acumulados del sistema se generaron con algún dato que tiene que modificarse, como pueden ser las tablas de impuesto o el factor de subsidio acreditable. Esta opción actualiza los montos acumulados de la empresa. El sistema revisa los archivos que tengan montos acumulados y los envía a la nómina que especifique (debe ser una nómina creada y con fecha posterior a la nómina desde la cual envía la información). El traspaso recalcula los acumulados a partir de los parámetros y datos de la nómina de una manera similar a la función Creación del siguiente periodo. Antes de llevar a cabo este proceso, debe especificar los datos que se copiarán a la nómina siguiente en la ventana de Traspaso de acumulados. Si realiza este proceso, afectará en forma directa todos los cálculos de las nóminas siguientes, por lo que se recomienda que tenga mucho cuidado al realizarlo. Exportación de la nomina Convierte datos de los diferentes catálogos del sistema en archivos ASCII. Sólo podrá exportar los datos que estén en la consulta o que haya definido en la consulta. Campos de este proceso Formato de exportación Deberá elegir entre los formatos ASCII delimitado, Lotus 123 (formato WK1) y Excel (formato Biff 3). 83
Escuela de Computación Empresarial Cuaderno de trabajo de NOI-Windows Incluye Dentro de la información que va a exportar, puede elegir que incluya los Encabezados y/o los Totales presentados en la consulta que va a enviar. Delimitador / Separador La información se envía con separadores, los cuales puede cambiar para utilizarlos en otras aplicaciones. Ruta y nombre del archivo de salida Al hacer clic en el signo de interrogación, puede poner un nombre al archivo e indicar una ruta diferente a la que propone el sistema. El proceso de exportación de datos sólo puede ser efectuado para un solo archivo a la vez y los archivos a exportar corresponderán únicamente al periodo que está trabajando. Si desea procesar los archivos de otro periodo, efectúe un cambio de fecha de trabajo. Oprima el botón Aceptar para ejecutar el proceso de exportación. Fondo de ahorro A través de esta opción es posible calcular el monto de los intereses generados por la inversión del fondo de ahorro de los trabajadores, la fórmula empleada para el cálculo NO puede ser modificada. Si desea utilizar otra fórmula, debe darla de alta en Percepciones y deducciones y registrar los movimientos de manera individual. Los intereses calculados aparecerán en los recibos de los trabajadores en el periodo que realiza la operación. Reparto de utilidades Calcula el monto del Reparto de utilidades para cada trabajador, pero sin afectar la nómina. El reporte generado se utiliza para verificar que las cantidades que se aplicarán sean las correctas. Información que expide: Clave y nombre del Trabajador Fecha de alta Días trabajados Total de ingresos Porcentaje repartido del total por trabajador Utilidades por días trabajados y por ingresos Total a pagar JCL 84
Tema 10 Campos de este proceso Ruta y fecha del último ejercicio Utilice estos 2 campos para indicar de dónde tomará los datos el sistema, y hasta qué periodo considerará para el cálculo. Personal que NO participa en el reparto Use los signos de interrogación como comodines, a fin de seleccionar sólo a aquellos trabajadores a quienes no les corresponde el reparto de utilidades (si indica??a??, el sistema entenderá que excluirá a aquellos empleados quienes en su clasificación tienen una "A" en el 3er carácter). Días que van en el año Este valor lo propone el sistema, y corresponde a los días que estás incluyendo del año, dependiendo de la fecha del último ejercicio que indico en el segundo campo. Percepción PTU Debe anotar la clave de la percepción de Reparto de utilidades si está utilizando el catálogo estándar de percepciones y deducciones. De lo contrario, deberá dar de alta una percepción con las mismas características. Monto a repartir Anote la cantidad que se repartirá entre los trabajadores especificados. Si tiene trabajadores en diferentes nóminas, deberá dividir la cantidad total en partes proporcionales para cada una. El monto a repartir se afecta por el dato especificado en Redondeo a pesos de Parámetros de la nómina. 85
Escuela de Computación Empresarial Cuaderno de trabajo de NOI-Windows Tope Ingresos por año Es la cantidad límite de ingresos anuales para calcular el reparto. Si establece en este campo 35,000 y un trabajador tiene un ingreso anual de $48,530, sólo se tomarán en cuenta los 35,000 establecidos como tope para el cálculo del Reparto de utilidades. Descontar vacaciones disfrutadas Si activa esta casilla, se descontarán las vacaciones disfrutadas del monto a repartir, de acuerdo a la ley. Detallado Seleccione esta casilla si desea que el reporte contenga el porcentaje que le toca a cada trabajador con respecto a la cantidad total que va a repartir. Interfase Banco Utilice esta interfase para crear un archivo que ASPEL-BANCO usará para la emisión de cheques de los trabajadores que tengan definida esta forma de pago. El archivo que se generará contendrá el nombre de los trabajadores a los que se les paga con cheque, la fecha del periodo de la nómina y el monto al que asciende su pago, el cual corresponderá al campo de Total en Efectivo que aparece en la Consulta de Recibos, con base en esta información. ASPEL-BANCO puede emitir un cheque por cada trabajador contenido en el archivo así como un cheque por el pago total de los trabajadores que tienen definida la forma de pago Efectivo. Interfase COI Cuando utilice esta opción, el sistema crea una póliza que corresponde a la nómina del periodo y que puede ser utilizada en ASPEL-COI. Puede generar una póliza por Departamento, para lograr un mayor control. Para poder utilizar la información en ASPEL-COI Windows, ingrese en dicho sistema a la opción Pólizas modelo del menú Archivos. En todos los casos debe anotar el nombre del archivo y el subdirectorio en donde fue grabado, así como la fecha del movimiento. Las nóminas emitidas por NOI para Windows son pólizas de RESUMEN; NO es posible desglosarlas por trabajador o por puesto, pero sí por DEPARTAMENTO. En ellas se incluyen todos los movimientos efectuados dentro del periodo de la nómina. ASPEL-COI asume que en la contabilidad maneja únicamente cuentas de resumen y que en NOI para Windows se mantiene el detalle por cada trabajador. Describa brevemente la función de COI y la relación con NOI: JCL 86
Tema 10 Evaluación del tema 1. Cuál es la función del menú procesos? 2. Para que se realiza el corte anual? 3. Qué es el borrado de acumulados? 4. Cómo exportamos la nomina? 5. Qué función tienen las interfaces Banco y COI? PD: Rododendrum FC: 28VI00 RV: JCL 87