III Seminario de preparación de propuestas a los Programas Marco Preparación de una Propuesta Partes B1 y B2 Eva Pérez Pulido Dpto. Programas Internacionales IAT - INSTITUTO ANDALUZ DE TECNOLOGÍA Antequera, 17 de noviembre de 2010
1. Parte B1 de una propuesta 2. Parte B2 de una propuesta
CONTENIDOS Aspectos generales Estructura de una propuesta a presentar al VII PM Parte B1 de la propuesta Parte B2 de la propuesta Recomendaciones
ASPECTOS GENERALES COOPERACIÓN (32.413 M ) Salud (6.100) Alimentos, agricultura y pesca y biotecnología (1.935) Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (9.050) Nanotecnologías (3.475) Energía (2.350) Medio ambiente (1.890) Transporte (4.160) Socioeconomía (623) Espacio (1.430) Seguridad (1.400) IDEAS: Consejo Europeo de Investigación (7.510 M ) PERSONAS: Acciones Marie Curie (4.750 M ) CAPACIDADES (4.097 M ) Infraestructura de Investigación (1.715) Investigación para Pymes (1.336) Regiones de Conocimiento (126) Potencial de Investigación (340) Ciencia en Sociedad (330) Desarrollo Coherente de las políticas de investigación (70) Cooperación Internacional (180) JRC: (1.751 M ) TOTAL PM: 50.521 M
ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA Parte A: Formularios Administrativos Parte B: Memoria técnica
GUÍA DEL SOLICITANTE Preparación de una propuesta al VII PM
ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA Parte B: Memoria técnica y de gestión del proyecto (parte evaluada) Índice (especificado en la Guía del solicitante) B1. Calidad científica y/o tecnológica; Relevancia para los objetivos del Tema(P. Cooperación) o del Área o Programa específico en cuestión. Concepto y objetivos; Progreso con respecto al estado del arte; Plan de trabajo B2. Implementación Procedimientos y estructura de gestión; Participantes; El consorcio; Recursos B3. Impacto Contribución al impacto esperado indicado en el Programa de Trabajo; Difusión y explotación de resultados; Gestión de la propiedad intelectual B4. Aspectos éticos B5. Consideración aspectos de género Longitud máxima indicada para cada sección!
ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA Parte B: Memoria técnica y de gestión del proyecto (parte evaluada) B1.Calidad científica y/o tecnológica; Relevancia para los objetivos del Tema (P. Cooperación) y topic o Programa específico en cuestión. Concepto y objetivos Describir en detalle los objetivos científicos y tecnológicos del proyecto propuesto Deben ser objetivos medibles y alcanzables en el proyecto( milestones) Están relacionados con los topics especificados en la convocatoria? Describir el concepto del proyecto Quéideaslellevaronaplantearelproyecto?
ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA Parte B: Memoria técnica y de gestión del proyecto (parte evaluada) B1.Calidad científica y/o tecnológica; Relevancia para los objetivos del Tema (P. Cooperación) o del Área o Programa específico en cuestión. Progreso conrespectoalestadodelarte Describir el estado del arte internacional en el área del proyecto y cómo este supondrá un avance. Incluir descripción de limitaciones de los productos/ procesos/ servicios existentes y las principales innovaciones propuestas demostrando que representa un avance respecto al actual estado del arte. Incluir los resultados de las búsquedas sobre patentes que haya realizado (si aplicable). Links útiles: http://es.espacenet.com http://www.oepm.es
ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA Parte B: Memoria técnica y de gestión del proyecto (parte evaluada) B1.Calidad científica y/o tecnológica; Relevancia para los objetivos del Tema (P. Cooperación) o del Área o Programa específico en cuestión. Plan de trabajo Describir detalladamente del plan de trabajo a lo largo del proyecto Describir cómo el plan de trabajo llevará a conseguir los objetivos del proyecto División del plan de trabajo en Paquetes de Trabajo (secuencia lógica) Describir cómo se va a realizar la gestión del consorcio y la evaluación del progreso del proyecto y los resultados obtenidos
ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA Parte B: Memoria técnica y de gestión del proyecto (parte evaluada) B1.Calidad científica y/o tecnológica; Relevancia para los objetivos del Tema (P. Cooperación) o del Área o Programa específico en cuestión. Plan de trabajo Estructura a seguir: Descripción de la estrategia general del Plan de trabajo Planificación del trabajo Diagrama Gantt o similar Descripción detallada del trabajo desglosado en Paquetes de trabajo: - Lista de Paquetes de Trabajo(formularios) - Lista de Deliverables (formulario) - Lista de hitos o milestones(formulario) - Descripción de cada Paquete de Trabajo(formularios). - Tabla de dedicación del personal involucrado(formulario) Representación gráfica de las tareas y su interdependencia Diagrama Pert o similar IMPORTANTE! : Plan de Contingencia. Previsión de Riesgos!
ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA Parte B: Memoria técnica y de gestión del proyecto (parte evaluada) B1.Calidad científica y/o tecnológica; Relevancia para los objetivos del Tema (P. Cooperación) o del Área o Programa específico en cuestión. Plan de trabajo Pasos a seguir: 1. Fijar los paquetes de trabajo (Workpackages: WP) principales en función de los objetivos concretos del proyecto DesglosarlosWPentareasyactividades 2. Ajustamos los WP y actividades para permitir una asignación de responsabilidades 3.EstimarladuracióndelosWP: Deducir el esfuerzo asociado persona/mes (Person/month) 5. Establecer una secuencia de las actividades de forma lógica según relaciones de precedencia/dependencia entre WP: Diagrama PERT y GANTT 6. Definir los resultados concretos: informes, documentos, prototipos, etc.. (deliverables) e hitos(milestones) del proyecto y asignarlos a los diferentes WP Fuente: Red pymera
ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA Parte B: Memoria técnica y de gestión del proyecto (parte evaluada) B1.Calidad científica y/o tecnológica; Relevancia para los objetivos del Tema (P. Cooperación) o del Área o Programa específico en cuestión. Plan de trabajo
ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA Parte B: Memoria técnica y de gestión del proyecto (parte evaluada) B1.Calidad científica y/o tecnológica; Relevancia para los objetivos del Tema (P. Cooperación) o del Área o Programa específico en cuestión. Plan de trabajo
ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA Preparación de una propuesta al VII PM Parte B: Memoria técnica y de gestión del proyecto (parte evaluada) Presupuesto Claros, alcanzables y medibles! Roles, responsabilidades Obligación contractual
ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA Parte B: Memoria técnica y de gestión del proyecto (parte evaluada) B1.Calidad científica y/o tecnológica; Relevancia para los objetivos del Tema (P. Cooperación) o del Área o Programa específico en cuestión. Plan de trabajo
ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA Parte B: Memoria técnica y de gestión del proyecto (parte evaluada) B1.Calidad científica y/o tecnológica; Relevancia para los objetivos del Tema (P. Cooperación) o del Área o Programa específico en cuestión. Plan de trabajo
ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA Parte B: Memoria técnica y de gestión del proyecto (parte evaluada) B1.Calidad científica y/o tecnológica; Relevancia para los objetivos del Tema (P. Cooperación) o del Área o Programa específico en cuestión. Plan de trabajo Diagrama de Gantt (ej.)
ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA Parte B: Memoria técnica y de gestión Preparación de una propuesta al VII PM WP7 GESTIÓN Y COORDINACIÓN WP1 (Diseño, requerimiento) WP2 Especificación WP3 DESARROLLO WP4 TESTING WP5 EXPLOTACIÓN M0 WP6 DIFUSIÓN M36 Deliverable D2 D3 D4 D5 D6,7 Diagrama Pert/Gantt (ej.) Fuente: Red pymera
1. Parte B1 de una propuesta 2. Parte B2 de una propuesta
ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA Parte B: Memoria técnica y de gestión del proyecto (parte evaluada) B2. Implementación Procedimientos y estructura de gestión Describir la estructura organizativa del consorcio y los mecanismos de toma de decisiones del proyecto Demostrar que son apropiados para el proyecto teniendo en cuenta la complejidad y el alcance del mismo
ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA Parte B: Memoria técnica y de gestión del proyecto (parte evaluada) B2. Implementación Participantes Describir a cada entidad socia del proyecto, las principales tareas que desempeñarán y su experiencia y conocimientos relacionados con dichas tareas La participación de todas las entidades debe ser necesaria y estar justificada Describir el perfil de cada una de las personas que llevarán a cabo el trabajo por parte de cada entidad participante Recordatorio. Composición del consorcio! Requisitos mínimos establecidos en las Normas de Participación Requisitos adicionales en: Convocatoria, Guía del solicitante y Programas de Trabajo
EL CONSORCIO Es muy importante... Considerar la distribución geográfica del consorcio y la participación de pymes Conocer bien con quién se va a trabajar (proyecto varios años y contrato con la CE) Observar la reacción y agilidad de los socios en fase de propuesta: normalmente da idea de cómo trabajarán Establecer un acuerdo de confidencialidad entre los participantes para la elaboración de la propuesta proteger idea y evitar posibles propuestas competidoras (esto depende del alcance del proyecto)
ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA Parte B: Memoria técnica y de gestión del proyecto (parte evaluada) El consorcio B2. Implementación Describir cómo los participantes en su conjunto constituyen un consorcio capaz de alcanzar los objetivos del proyecto La participación de todas las entidades debe ser necesaria y estar justificada Describir el interés de participación de cada socio y su compromiso con el proyecto Explicar el equilibrio de la composición del consorcio con relación a los objetivos del proyecto Describir la complementariedad entre los participantes Si fuera oportuno, describir la implicación industrial/comercial para asegurar la explotacióndelosresultadosycómosehatenidoencuentalaparticipacióndelaspymes
ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA Parte B: Memoria técnica y de gestión del proyecto (parte evaluada) El consorcio Si hay subcontratación: B2. Implementación Describir las tareas que llevará a cabo el subcontratista y por qué es necesaria la subcontratación Si hay socios de otros países que no sean países Candidatos, ni Asociados, ni de los ICPC: Describir en términos de los objetivos del proyecto por qué su participación (y subvención) es fundamental y esencial. Si se prevén socios adicionales: (proyectos de gran envergadura) Deben describirse las competencias esperadas, así como su rol y cómo se llevará a cabo su integración en el proyecto
ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA Parte B: Memoria técnica y de gestión del proyecto (parte evaluada) Recursos B2. Implementación Indicar/describir los costes relevantes del proyectoadicionales a los de personal (viajes, equipos, etc.) demostrar que son adecuados para el éxito del proyecto Describir la totalidad de los recursosque se emplearán para la ejecución del proyecto Incluir cualquier financiación externa que complemente la contribución financiera de la CE! Describir el plan financiero general y demostrar que es adecuado Consonancia entre los recursos comprometidos y los objetivos a alcanzar en el proyecto Cuidado! El presupuesto puede ser un requisito de elegibilidad!!!!
QUÉ EVALUARÁN LOS EXPERTOS RESPECTO A LAS SECCIONES B1 Y B2? Todos esquemas financiación Proyectos colaborativos Excelencia C. y/o T. (relación topics) - Relevancia implícita - Definición de objetivos y calidad del concepto - Progreso más allá del estado del arte - Calidad y efectividad de la metodología y plan de trabajo Implementación - Estructura de gestión y procedimientos - Calidad y relevancia de los socios individuales - Calidad del consorcio en su conjunto (complementariedad, equilibrio) - Asignación adecuada y justificación de recursos Redes de excelencia Acciones de coordinación y apoyo Investigación en beneficio de las PYME - Contribución a la integración a largo plazo de investigación de calidad - Calidad del programa conjunto de actividades (JPA) - Contribución a una coordinación de alta calidad - Calidad de los mecanismos propuestos y plan de trabajo asociado - Carácter innovador con relación al Estado del Arte - Contribución al avance del progreso tecnológico y el conocimiento - Calidad del consorcio en conjunto, habilidad para afrontar fragmentación - Experiencia y recursos para llevar a cabo la JPA - Calidad del consorcio en su conjunto (complementariedad, equilibrio) - Asignación adecuada y justificación de recursos. - Calidad del consorcio en su conjunto (complementariedad, equilibrio) - Asignación adecuada y justificación de recursos. - Calidad y efectividad de la metodología científico-tecnológica propuesta y plan de trabajo asociado
RECURSOS. EL PRESUPUESTO Costes elegibles Costes reales, económicos y necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto. Con arreglo a los principios de contabilidad habituales del participante. Deben haberse generado en el curso del proyecto(salvo informes finales). Deben estar registrados en las cuentas del participante. Deben excluir costes no subvencionables.
RECURSOS. EL PRESUPUESTO Costes NO elegibles Impuestos indirectos identificables (IVA, etc.) Derechos e intereses adeudados Provisiones (posibles pérdidas o cargas futuras) Pérdidas por cambio de moneda Costes sobre remuneración del capital Costes declarados, generados o reembolsados en relación con otro proyecto comunitario La deuda y el servicio de la deuda Gastos excesivos o irresponsable Cualquier otro que no sea coste subvencionable
RECURSOS. EL PRESUPUESTO El presupuesto del proyecto Presupuesto Costes directos Costes indirectos (Costes elegibles) Ejemplo: Personal (esfuerzos) Viajes y manutención Certificados de costes Subcontratación Material fungible Etc. Equipo? Ejemplo: Electricidad Agua Instalaciones Comunicaciones (Tel.; Fax, etc.) Etc. Equipo?
EL PRESUPUESTO El presupuesto del proyecto Costes directos Fácilmente identificables y medibles (de acuerdo con los principios contables y prácticas habituales del beneficiario) Costes indirectos 1) Costes indirectos reales Identificación de gastos indirectos reales Método simplificado 2) % Fijo: 20% costes directos excepto subcontratación 60% de los costes directos, excepto subcontratación, para PYME, organismos públicos sin ánimo de lucro, centros de enseñanza secundaria y superior y organizaciones de investigación si ánimo de lucro que por carecer de sistemas de contabilidad analítica, no puedan determinar con certeza sus costes indirectos reales en relación con el proyecto (Proyectos con actividades de I+DT y Demostración) Si proyectos sin I+DT y Demostración: 20%
RECURSOS. EL PRESUPUESTO El presupuesto del proyecto Ejemplo (Proy. Colab.) Activ. Socio Coste directo Coste indirecto Coste total Contribución financiera I+D Socio 1. Gran empresa Socio 2. PYME / Univ./ OPI 300 60 (20%) 360 180 (50%) 300 180 (60%) 480 360 (75%) Dem. Socio 1. Gran empresa Socio 2. PYME/Univ./OPI 150 30 (20%) 180 90 (50%) 150 90 (60%) 240 120 (50%) Gestión Socio 1. Gran empresa Socio 2. PYME/Univ./OPI 80 16 (20%) 96 96 (100%) 80 48 (60%) 128 128 (100%)
RECURSOS. EL PRESUPUESTO El presupuesto del proyecto Preparación de una propuesta al VII PM Ejemplo (Proy. Colab.) Activ. Socio Coste directo Coste indirecto Coste total Contribución financiera I+D Socio 1. Gran empresa Socio 2. PYME/Univ./OPI 300 60 (20%) 360 180 (50%) 300 180 (60%) 480 360 (75%) Dem. Socio 1. Gran empresa Socio 2. PYME/Univ./OPI 150 30 (20%) 180 90 (50%) 150 90 (60%) 240 120 (50%) Gestión Socio 1. Gran empresa Socio 2. PYME/Univ./OPI 80 16 (20%) 96 96 (100%) 80 48 (60%) 128 128 (100%) Socio 1 636 366
RECURSOS. EL PRESUPUESTO El presupuesto del proyecto Preparación de una propuesta al VII PM Ejemplo (Proy. Colab.) Activ. Socio Coste directo Coste indirecto Coste total Contribución financiera I+D Socio 1. Gran empresa Socio 2. PYME/Univ./OPI 300 60 (20%) 360 180 (50%) 300 180 (60%) 480 360 (75%) Dem. Socio 1. Gran empresa Socio 2. PYME/Univ./OPI 150 30 (20%) 180 90 (50%) 150 90 (60%) 240 120 (50%) Gestión Socio 1. Gran empresa Socio 2. PYME/Univ./OPI 80 16 (20%) 96 96 (100%) 80 48 (60%) 128 128 (100%) Socio 1 Socio 2 636 366 848 608
EL PRESUPUESTO Elaboración del presupuesto Bottom-up (socios) Top-down (coordinador) Distintos enfoques Combinación (coordinador + socios) Mayores discusiones y mayores diferencias entre socios: Personal ( person/month ) Proceso iterativo y negociación
EL PRESUPUESTO El presupuesto del proyecto Ejemplo (dedicación personal: person/month) WP1 WP2 WP3 WP4 WP5 Total person months Socio 1 3 5 6 3,5 3 20,5 Socio 2 1 0 7 2 1 11 Socio 3 1 0 6 4 2 13 Socio 4 1 4 5 3,5 3 16,5 Socio 5 1 5 0 3 1 10 Total 7 14 24 16 10 Coste del personal = Person/month x Coste/mes
EL PRESUPUESTO El presupuesto del proyecto Ejemplo 1 2 3 4 Partner Manag R&D Dem. Manag R&D Dem. Manag R&D Dem. Manag R&D Dem. EU Travel& Durable Consu REQUESTED Person/ Overhe Subcontr TOTAL COSTS Contri Personnel Subsiste Equipm mable Other month ads acting bution nce ent s TOTAL TOTAL % 0,00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 ###### 0 0
RECOMENDACIONES Leer y entender la documentación necesaria: la idea tiene que encajar Elegir el esquema de financiación adecuado y permitido en la convocatoria Asegurarse de cumplir todos los requisitos de elegibilidad!! Describir clara y detalladamente en el Plan de Trabajo cómo las actividades presentadas nos llevarán a alcanzar los objetivos planteados en el proyecto Cuidar el lenguaje: inglés correcto, incluir o hacer referencia a palabras clave del Programa de Trabajo, Convocatoria, otros documentos de referencia, etc. Fuente: CDTI e IAT
RECOMENDACIONES Redactarpensandoen quiénycómomevanaevaluar? Ponerseenellugardelevaluador(pocotiempoymuchoqueleer) Presentar la información claramente: Formato inteligible (lenguaje claro, contenidos bien estructurados, índice, figuras, tablas, etc.) Propuesta completa pero concisa: ajustarse a lo que piden( ir al grano ) No profundizar demasiado en la descripción de aspectos científico-técnicos muy específicos de un tema determinado. Evaluador: experto general sector. Elevaluadorevalúaloquelee,noasumirotracosa REPASO: No dejar contradicciones o incoherencias evidentes Solicitar a terceras personas que evalúe la propuesta previamente Participar como evaluador es la mejor escuela para aprender a redactarlas adecuadamente Fuente: CDTI e IAT
CORDIS(Servicio información I+D+i de la UE) Información general sobre VII PM: http://cordis.europa.eu/fp7/home.html CDTI(Centro para el Desarrollo Tecnológico Industrial) Representantes y Puntos de Contacto Nacional(NCP) http://www.cdti.es GUÍACDTIPARAELPARTICIPANTEENELVIIPM http://www.cdti.es; http://www.iat.es/7pm SOST(Oficina Española de Ciencia y Tecnología en Bruselas) http://www.sost.es Red pymera http://www.pymera.org pymera@pymera.org pymera@iat.es Red PI+D+i Red de información sobre I+D+i http://www.cdti.es/pidi CÓMO OBTENER INFORMACIÓN Y APOYO? CESEAND Centro de servicios europeos a empresas andaluzas http://www.ceseand.net
Gracias por su atención Eva Pérez Departamento de Programas Internacionales evaperez@iat.es Tfno: +34 954468010 Fax: +34 954460407 http://www.iat.es C/ Leonardo da Vinci, 2 Isla de La Cartuja E-41092 Sevilla, España