Supervisión y Fiscalización cooperativas de agua potable rural MINISTERIO DE ECONOMÍA Departamento de Cooperativas María Loreto Vivanco A.
Elementos centrales en las fiscalizaciones in situ a las cooperativas de agua potable de importancia económica
TEMAS A DESARROLLAR I. Datos estadísticos II. Requerimientos de información III. Cumplimiento IV. Problemas reiterados V. Plazos para la regularización VI. Documentación de remisión anual VII. Conclusiones
I. DATOS ESTADÍSTICOS Cooperativas de Agua Potable de Importancia Económica
DATOS ESTADÍSTICOS Cooperativas de Agua Potable de no Importancia Económica
POR QUÉ DE IMPORTANCIA ECONÓMICA? Artículo 109, Ley General de Cooperativas Corresponderá al Departamento de Cooperativas la supervisión del cumplimiento de las leyes aplicables a las cooperativas y de sus normas reglamentarias y especialmente fiscalizar el funcionamiento societario, administrativo, contable y financiero de las cooperativas de importancia económica. + de 500 socios ó + de 50.000 UF en activos
NÚMERO DE FISCALIZACIONES REALIZADAS EN LOS ÚLTIMOS DOS AÑOS AÑO 2008: 20 cooperativas de agua potable entre abril y diciembre. AÑO 2009: 30 cooperativas entre febrero y octubre. AÑO 2010: 1er. Semestre 11 2do. Semestre 24 35
II. REQUERIMIENTOS DE NFORMACIÓN Libros Sociales 1. Libro de Registro de Socios 2. Libro de Actas Junta General de Socios 3. Libro de Actas Sesiones Consejo de Administración 4. Libro de Actas Sesiones Junta de Vigilancia Memorias Informes Junta de Vigilancia Contabilidad al día Análisis de cuentas Conciliaciones bancarias Nóminas de socios vigentes Cuotas de participación de cada uno de los socios Participación de los socios en los excedentes Nóminas de deudores vigentes incluyendo cartera vencida y provisiones
REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN (continuación) Organigrama actualizado Informes de gestión de la gerencia al CAD Manuales de procedimientos Presupuestos de caja Cálculo y distribución de la revalorización del capital propio Estatuto actualizado Cálculo de la fluctuación de valores Distribución del remanente
III. CUMPLIMIENTO El 50% cumple con el 80% de los requerimientos de información del Departamento de Cooperativas. Los requerimientos se solicitan con una anticipación de, al menos, 15 días a la realización de la fiscalización.
IV. PROBLEMAS REITERADOS 1. LIBRO REGISTRO DE SOCIOS (Incompleto, faltantes de firmas, fechas de ingreso, datos personales, cédulas de identidad, enmendaduras, etc.). R.A.E. 2016, art. 5. 2. ACTAS JUNTA GENERAL DE SOCIOS (No consta aprobación o rechazo del balance y memoria. No hay distribución de remanentes, en algunos casos éstos se mantienen acumulados durante varios ejercicios, contraviniendo el art. 38 de la Ley General de Cooperativas (L.G.C.) Art. 23 letras a) y b) L.G.C. 3. FUNCIONES GERENTE (Gran concentración de funciones en el gerente de la cooperativa, entre otras, tesorería, recaudaciones, pagos, depósitos, etc. Art. 84 Reglamento de la L.G.C.). 4. CONTROL INTERNO (Debilidades de control interno importantes. Inexistencia de cuenta corriente, fondo fijo, manuales de procedimientos, depósitos en cuenta de ahorro una vez al mes, etc.).
PROBLEMAS REITERADOS 5. CONTABILIDAD ATRASADA (Balances anuales contraviniendo la R.A.E. 58, art. 2. Contabilidad actualizada: último registro debe corresponder a las operaciones efectuadas con una antigüedad no superior a los 30 días). 6. CUOTAS DE PARTICIPACIÓN (No incluyen las reservas voluntarias, pérdidas del ejercicio y/o acumuladas. Existencia de minutas con modelos en el sitio web). 7. LIBROS DIARIO, MAYOR E INVENTARIO Y BALANCE O TABULAR AMERICANO (Atrasados, enmendados y sin timbrar). 8. BOLETAS DE CONSUMO DE TERCEROS O USUARIOS (No gravadas con el impuesto al valor agregado). Artículo 5, inciso segundo, del Reglamento de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios, la que señala: Los servicios de suministro de agua potable que efectúen las Cooperativas de Agua Potable Rural a sus socios cooperados no se encuentran gravados con el Impuesto al Valor Agregado (no incluye a usuarios no socios o terceros).
PROBLEMAS REITERADOS 9. PRINCIPIO CONTABLE DEVENGADO (En general, no se está aplicando por las cooperativas. Avisos de cobro versus boletas por consumo). 10. ANÁLISIS DE CUENTAS (Forman parte integral del balance de la cooperativa). 11. NÓMINAS VIGENTES (Socios, deudores) 12. REVALORIZACIÓN CAPITAL PROPIO (Cálculo y distribución, incidencia en el patrimonio). 13. FLUCTUACIÓN VALORES 14. CARTERA VENCIDA Y PROVISIÓN DEUDORES INCOBRABLES
PROBLEMAS REITERADOS 15. CONTADORES (Gran desconocimiento de la normativa emanada del Decoop y de temas contables). 16. SISTEMA CONTABLE MANUAL (Tabular americano, errores, enmendaduras). 17. ALTA MOROSIDAD (Generada por problemas de gestión, fácilmente evitables, a diferencia de otros rubros económicos). 18. PÉRDIDAS ( Suministro es un bien básico con tarifa establecida por la misma Cooperativa, orientada a financiar costos, gastos, mantenciones y otros, otorgando sustentabilidad al sistema).
Plazos para cumplimiento Oficio de Normalización PROMEDIO: 60 días SE EVALÚA PRÓRROGA FUNDAMENTO
V. DOCUMENTACIÓN DE REMISIÓN ANUAL R.A.E. 58 Dicta Normas de Carácter Contable y Administrativas Fecha tope: 28 de febrero año siguiente al cierre del ejercicio Balance clasificado Balance 8 columnas Ficha Estadística Notas a los EE.FF. Estado de Flujo de Efectivo Informe de Auditoria Inscripción de los auditores
VI. PANORAMA ACTUAL Y FUTURO DECOOP continuará en la política de regularización de la gestión del sector de cooperativas de agua potable. Aplicación del nuevo Modelo de Supervisión. Plan único de cuentas a partir del año 2010. Periodicidad trimestral. Urgente necesidad de que las cooperativas de agua potable profesionalicen su administración para poder subsistir viablemente dentro del sector. Se evidencian serias falencias en ámbitos financiero-contables y legales.
Cooperativas de agua potable de importancia económica Situación financiera consolidada al 31 de diciembre 2009
CONSOLIDADO al 31.12.09 UNIVERSO 55 Cooperativas RESPUESTA 46 Registradas SIN RESPUESTA 9 Sin datos
CONSOLIDADO al 31.12.09 CUMPLIMIENTO: 84% remite 1. Balance 2. Estado de resultados 3. Conciliación bancaria INCUMPLIMIENTO: 16%
CONSOLIDADO al 31.12.09 OBSERVACIONES: 1. 76% presenta remanentes 2. 24% presenta pérdidas 3. 75% presenta inversiones (fondos mutuos y cuentas de ahorro). 4. Costo sobre ingresos se sitúa entre el 40% y 45%. 24 cooperativas exceden el 45% representando un 53% del total. 5. Excelentes clientes para el sistema financiero. Muy buena liquidez, solvencia y rentabilidad lo que conlleva a un nivel de riesgo financiero bajo. 6. Concentración del pasivo a largo plazo en 5 cooperativas
CONSOLIDADO al 31.12.09 CONCLUSIONES: 1. Las cifras presentan una validación del proceso efectuado por el Departamento de Cooperativas. 2. Decoop vela por una mayor transparencia 3. Riesgos al interior de las cooperativas de agua potable están dados por la forma de gobernar y gerenciar lo que se pueden anular por la vía de la capacitación. 4. Las cooperativas de agua potable tienen que estar orgullosos ya que están en condiciones de nivelar con otras cooperativas más riesgosas, creando con ello mejores emprendimientos.
Elementos centrales de la Resolución Administrativa Exenta N 2438
Modelo de Supervisión Disponer de información Controlar y mejorar la gestión Cumplir con la normativa que regula el sector. Establecer procedimientos que faciliten flujos de información transparentes. Credibilidad ante el ente fiscalizador y otros que se relacionen con la cooperativa en ámbitos financieros, operativos u otros.
Modelo de Supervisión 1. APLICACIÓN: Desde 01 enero 2010 A) MODULO JURIDICO B) MODULO FINANCIERO CONTABLE - Solvencia - Calidad de los activos - Liquidez - Gestión de recursos - Rentabilidad C) MODULO NIVEL DE GESTIÓN - Calificación de la gestión D) CONCLUCIÓN FINAL Y CALIFICACIÓN
Modelo de supervisión 2. Informes periódicos (trimestralmente): financieros, contables y societarios a) Cartera vencida socios b) Cartera vencida no socios c) Deudores socios d) Deudores no socios e) Balance f) Movimiento socios (activos, inactivos, totales) g) Número de empleados h) Cuenta capital (aportes de capital y número de cuotas de participación).
Modelo de Supervisión 3. Procesamiento y análisis de los informes remitidos trimestralmente. 4. Autocalificación de gestión y tecnología de la información (TI) anualmente. 5. Calificación de riesgo global (Evaluación): AA: Muy buena; A: Buena; C: Regular; D: Mala a) Autocalificación de gestión b) TI c) Matriz de riesgo 6. Oficio instrucciones incluye informe de supervisión 7. Plan y Manual de Cuentas
Modelo de Supervisión - Informes Períodos trimestrales Digitalizados a través de www.decoop.cl Primeros 10 días hábiles mes siguiente Primer envío: Enero-Marzo 2010 CALIFICACIÓN: Calidad privada: Consejo de Administración y gerente.
APLICACIÓN MODELO DE SUPERVISIÓN
Modelo de Supervisión 1ER. SEMESTRE: 7 Cooperativas fiscalizadas (11) 4 Cooperativas supervisadas CONCLUSIONES 1) 50% presenta pérdidas 2) Inexistencia de cartera vencida y provisiones 3) Inversiones en instituciones financieras (fondos mutuos, depósitos a plazo, libretas de ahorro) bajo % en cuenta corriente. 4) Incumplimiento RAE 2016 Libro Registro de Socios, Registro retiro de cuotas de participación y otros. 5) Alta morosidad, en algunos casos antigüedad año 2000. 6) Alta liquidez 7) Reunión de cierre: Desconocimiento de la normativa y de roles.
Modelo de Supervisión CONCLUSIONES 8) Gran concentración de funciones en el gerente (débiles en gestión y conocimiento). 9) 100% no posee manuales de procedimientos. 10) 20% posee un sistema contable al interior de la Cooperativa.
CUMPLIMIENTO TRIMESTRAL ENERO MARZO 2010
Cumplimiento Trimestral (Enero Marzo 2010) CONCLUSIONES 1. Al 20.06.10 el 56% de un total de 55 cooperativas de agua potable cumplió con el envío de los formularios trimestrales, los que incluyen nóminas de cartera vencida, deudores, balance y cuotas de participación. 2. En una primera etapa hay existencia de errores producto de la puesta en marcha. 3. Nueva evaluación: 13.07.10 Cumplimiento del 44,03% del total de archivos requeridos por normativa. 4. El sector agua potable es el mejor evaluado en cumplimiento respecto de los otros sectores.
ALGUNAS APRECIACIONES FINALES
DIFERENCIACIÓN 1. Fiscalizaciones in-situ 2. Auditoria a los Estados Financieros al cierre de un ejercicio. 3. Supervisión Auxiliar
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