Práctica 04. Crear un registro de calificaciones Ejercicio 1. Crear una lista personalizada. Usar el controlador de relleno Hemos utilizado ya las listas que vienen predeterminadas en Excel, tirando del controlador de relleno, cuando rellenábamos celdas con meses, números,... Nosotros podemos también definir listas personalizadas, las que queramos. 1. Abre un nuevo documento de Excel. 2. Ve al menú Herramientas, entra en Opciones y pincha en la solapa Listas personalizadas. Haz clic en Nueva lista (en la caja de la izquierda). 3. Vamos a crear una lista de alumnos de una clase. Para ello sitúate en la caja en blanco de la derecha y teclea todos los nombres que aparecen debajo. Pulsa Intro para separar cada entrada de la lista. Cuando termines de meter todos los nombres, haz clic en Agregar y después pulsa Aceptar. La lista de nombres es la siguiente: Alberto, Belén, Carlos, Diana, Esther, Felipe, Gabriel, Helena, Isabel, Jacinto, Luis, María, Olga, Pilar. 4. Sitúate en la celda B2, escribe el primer nombre de la lista personalizada que has creado (Alberto) y luego sitúa el puntero en la esquina inferior derecha de la celda hasta que se convierta en una cruz, para poder utilizar el controlador de relleno. Haz clic y arrastra a lo largo de las celdas que quieras completar. Observa cómo se autocompleta la serie con el resto de los nombres. Ejercicio 2. Usar el formato condicional 1. Escribe Calificación examen 1 en la celda C1. Haz clic con el botón derecho sobre dicha celda y escoge la opción Formato de celdas. En la ventana emergente, marca la opción Ajustar texto en la solapa Alineación. 2. Sitúa el puntero en el controlador de relleno de la celda C1 hasta que el puntero se convierta en una cruz. Haz clic y arrastra a lo largo de las celdas D1, E1, F1 y G1. Se ha copiado Calificación examen 1 en todas estas celdas. Cambia el 1 por un 2, un 3, un 4 y un 5 respectivamente. 3. Ya tenemos un cuadro con nombres de alumnos y exámenes realizados. Rellena con números del 1 al 10 este cuadro, según te parezca, pero con variedad de notas. 4. Ahora vamos a hacer que las notas por debajo de 5 aparezcan en rojo y las notas por encima de 5 en azul, utilizando un formato condicional. Para ello selecciona todas las celdas que contengan notas
y en el menú Formato elige la opción Formato condicional. Completa las casillas del apartado Condición 1 de forma que el valor de la celda sea entre 1 y 4,99. En la misma ventana, haz clic en Formato y en la solapa Fuente elige el color rojo y acepta. Pulsa Agregar. 5. Repite la operación en Condición 2, con un valor de la celda entre 5 y 10 y color azul. Al final pulsa Aceptar. Así queda aplicado el formato condicional, de forma que los suspensos aparecen en rojo y los aprobados en azul. Ejercicio 3. Referencias relativas a las celdas. Ya hemos visto como se utilizan las fórmulas en Excel. Las fórmulas pueden contener referencias a una celda o a un rango. Estas referencias pueden ser relativas, cuando dentro de una fórmula hacen referencia a un valor relativo a una celda o varias. Para ello en la fórmula se pone el nombre de la celda (B2, G4...) en lugar de el dato que contiene la celda. 1. Vamos a calcular la nota media de cada alumno. Añade una columna a la derecha de la tabla anterior que se llame Nota media. 2. En la celda correspondiente al primer alumno vamos a introducir una fórmula que calcule su nota media, utilizando referencias relativas a las celdas. Para calcular la nota media habrá que sumar todas la notas y esta suma dividirla entre 5. Por lo tanto la fórmula que debemos introducir será =(C2+D2+E2+F2+G2)/5. Pulsa Intro y comprueba que se ha calculado la nota media. 3. Como hemos utilizado referencias relativas a celdas, si cambiamos algún dato de las celdas C2 hasta G2, automáticamente cambia el resultado de la nota media. Compruébalo. 4. Utiliza el controlador de relleno de la celda anterior para copiar la fórmula de la nota media para el resto de alumnos. Comprueba cómo es estas nuevas fórmulas cambian las referencias relativas a las celdas (donde antes ponía C2, pondrá ahora C3, C4, C5... dependiendo del alumno). Ejercicio 4. Representar resultados gráficamente. Los gráficos de una hoja de cálculo permiten representar y analizar rápidamente los datos que contiene una hoja de cálculo. Elementos del un gráfico La realización de estos gráficos cuenta con la ayuda de un asistente. Par usarlo, conviene conocer los siguientes elementos de un gráfico: Área del gráfico. Es el área que se encuentra definida por el marco del gráfico y que incluye todas sus partes. Título del gráfico. Texto descriptivo del gráfico que se coloca en la parte superior.
Series de datos. Son los datos relacionados entre sí trazados en un gráfico. Cada serie de datos tiene un color exclusivo. Un gráfico puede tener una o más series de datos a excepción de los gráficos circulares que solamente pueden tener una serie de datos. Ejes. Un eje es la línea que sirve como referencia de medida. El eje Y es conocido como el eje vertical y generalmente contiene datos. El eje X es conocido también como el eje horizontal y suele contener las categorías del gráfico. Líneas de división. Son líneas opcionales que extienden los valores de los ejes de manera que faciliten su lectura e interpretación. Título de eje: Texto descriptivo que se alinea automáticamente al eje correspondiente. Leyenda. Cuadro de texto que indica el significado de las distintas series. Crear un gráfico Las hojas de cálculo incorporan un asistente que guía paso a paso en la elaboración del gráfico. Para abrirlo, debemos ir a Insertar/Gráfico o bien hacer clic en el botón de la barra de herramientas. Siguiendo el asistente se puede elegir un gráfico estándar o bien personalizado. Posteriormente se podrá modificar cada uno de los elementos del gráfico en el menú contextual.
Tipos de gráficos Cuando se crea un gráfico, es necesario seleccionar el que más se adecue a la naturaleza de los datos representados o del análisis posterior que se quiera hacer. A grandes rasgos, los tipos de gráficos disponibles en una hoja de cálculo son los siguientes: Gráficos de columnas. Gráficos de barras. Gráficos de líneas Gráficos circulares. Gráficos de áreas. Gráficos de anillos. Gráficos de superficie, etc. 1. Vamos a crear un gráfico de columnas con las notas medias de los alumnos. Para ello lo primero que debemos seleccionar son los datos que utilizaremos en el gráfico, que son los nombres de los alumnos y sus notas medias. Selecciona los nombres de los alumnos, pulsa la tecla Ctrl y selecciona las notas medias (pulsar Ctrl nos permite seleccionar celdas no contiguas). 2. Pulsamos el icono de asistente para gráficos. Estamos en el paso 1 de 4. Elegimos Tipo de gráfico columnas y como subtipo de gráfico el primero que aparece. Pulsamos Siguiente. 3. En el paso 2 de 4 comprobamos que el gráfico es correcto y pulsamos Siguiente. 4. Estamos en el paso 3 de 4. En la pestaña Títulos le ponemos un título al gráfico, por ejemplo Notas medias. En Eje de categorías X escribimos Alumnos y en Eje de categorías Y escribimos Notas. Pulsamos Siguiente. 5. En el paso 4 de 4 elegimos la opción Colocar gráfico como objeto en la hoja 1, para que nos aparezca en la misma hoja donde tenemos la tabla de calificaciones y pulsamos Finalizar. 6. Ya tenemos el gráfico en la hoja. Posiblemente nos tape la tabla. Podemos situarnos dentro del gráfico y arrastrarlo a cualquier parte de la hoja. También podemos variar su tamaño situando el cursor en las esquinas hasta que nos salga una doble flecha. 7. Si nos situamos en cualquier parte del gráfico y pulsamos el botón derecho nos aparece un menú contextual y una de sus opciones siempre se refiere al formato. Utiliza estas opciones situándote en distintas partes del gráfico para mejorar el formato del mismo.
Ejercicio 5. Realizar un gráfico de líneas para todos los alumnos. Vamos a dibujar un gráfico de líneas en el que se vea la evolución que ha seguido cada alumno a lo largo de los 5 exámenes. En este tipo de gráfico es mejor no seleccionar primero los datos, sino ir indicando al asistente qué datos vamos a ir tomando, una vez elegido el tipo de gráfico. 1. Pulsa el icono de asistente para gráficos y en el paso 1 de 4 elige en Tipo de gráfico líneas y en subtipo de gráfico el primer tipo que aparece. 2. En el paso 2 de 4 elige la pestaña Serie, pulsa Agregar, colócate en el espacio Nombre y pincha en la celda de la tabla que contiene el nombre del primer alumno. Sitúate en el espacio Valores y selecciona las 5 notas que corresponden a este alumno (si aparecía algo previamente en esta casilla bórralo). 3. Vuelve a pulsar Agregar y haz lo mismo para el segundo alumno. 4. Continúa con el resto de alumnos y cuando hayas acabado con todos los pulsa Siguiente. 5. En el paso 3 de 4, en Título del gráfico pon Evolución de las notas, en Eje de categorías (X) pon Exámenes y en Eje de categorías (Y) pon Notas. Pulsa Siguiente. 6. En el paso 4 de 4 elige Colocar gráfico como objeto en la hoja 1 y pulsa finalizar. 7. Mejora el aspecto del gráfico utilizando la opción de Formato que encontramos en el menú contextual que aparece al pulsar el botón derecho dentro del gráfico.