Los subsistemas de la empresa. Un subsistema puede estar compuesto por diversos subsistemas, es decir, por partes que forman una unidad pero cuyo funcionamiento sólo tiene sentido como parte de un sistema más amplio, es decir, una empresa está formada por subsistemas o áreas: 1 Subsistema de aprovisionamiento: debe encargarse de las siguientes cuestiones: a) Previsión de las necesidades de materiales en el proceso productivo de la empresa. b) Contacto con los proveedores: estudio de ofertas, elección de las más adecuadas y establecimiento de acuerdos sobre precio y cualidad. c) Recepción de los materiales, inspección de la calidad y la cantidad y en su caso hacer reclamaciones. d) almacenaje y gestión de almacén. e) Suministrar los materiales a las diferentes secciones: el subsistema de aprovisionamiento se encarga de obtener los materiales y los servicios en el exterior de la empresa. Funciona de manera efectiva siempre y cuando los materiales que se emplean en el proceso productivo estén disponibles en el momento y lugar adecuados: 1 Una insuficiencia en el suministro de materias primas supone interrupciones en el proceso productivo, incapacidad para responder a la demanda, pérdida de ventas y pérdidas económicas. Exceso de suministros supone un volumen de recursos financiero importante para pagar a los proveedores y soportar los costes derivados de la gestión. 2 Subsistema de producción. El proceso de producción transforma las materias primas en productos acabados, mediante la aplicación de una tecnología. Algunos de los asuntos por los que se debe decidir son: tipo de proceso productivo a emplear, es decir, que tecnología debe utilizar la empresa. La mejor forma de utilizar el trabajo Cual es el nivel de calidad que se pretende conseguir. Existen dos tipos de producción empresarial según si el resultado final del proceso productivo es un bien o un servicio. Bien, por ejemplo un vehículo, servicio, un banco. En cualquier caso la calidad y la cantidad del producto obtenido dependen de: nº y calificación de los trabajadores. Tecnología y efectividad con que se combinan unos y otros. Tecnología es un factor primordial en el proceso productivo. El avance tecnológico permite incrementar la producción por encima de los costes, elaborar artículos con un grado de calidad cada vez mayor y ofrecer nuevos bienes y servicios. 1
En nuestros días se está desarrollando una gran revolución tecnológica que afecta a todos los ámbitos de la empresa ligada al museo de la informática y de la telemática. Subsistema de comercialización. En un contexto de competencia entre diversas empresas, el consumidor goza de libertad para elegir un bien determinado entre todos los que se ofrecen en el mercado. Este subsistema se encarga de que los nuevos productos sean conocidos por los usuarios potenciales y de facilitar su distribución, el departamento comercial es el que lleva a cabo esta tarea. Actividades ligadas a la comercialización: Estudio de necesidades o gustos del consumidor Diseño de los productos que puedan satisfacerles. Definición de medidas sobre producción en cuanta calidad y cantidad. Formulación del precio adecuado. Publicidad. Sistemas de distribuciones del producto, tipo de venta: por correspondencia, en establecimientos, a domicilio. El comprador valora el grado de adaptación del bien a sus necesidades o a sus gustos y compara con los que le ofrecen otras empresas de la competencia, por ello, un diseño adecuado, la calidad del producto y el precio son fundamentales, sin embargo, todo ello no garantiza el éxito en el mercado al menos a corto plazo. Si el producto es nuevo el consumidor tendrá que reconocer su existencia, por lo que puede confeccionarse una campaña publicitaria, que puede favorecer las ventas. Además es necesario que el producto esté a su alcance lo que supone que se encuentre en el lugar y momento adecuado, por ello habrá que planificar la forma de distribución. La comercialización influye de forma importante en los demás subsistemas que forman la empresa: el tipo y la cantidad de los materiales necesarios influyen en el aprovisionamiento. Pero las estrategias de comercialización pueden ser tan agresivas que acaban por condicionar el comportamiento del consumidor, con lo que éste se veía privado a escoger. Sin embargo la palabra final corresponde al comprador que es el que decide si el producto que se le ofrece satisface sus deseos. Subsistema financiero Se encarga de las actividades relacionadas con la obtención de recursos financieros, con los que ha de contar la empresa. De ello se ocupa el departamento de finanzas. Estos recursos pueden proceder de diversas fuentes: propietarios, venta de productos, subvenciones, préstamos, El objetivo de este subsistema es el incremento de la rentabilidad. Subsistema de recursos humanos 2
La actividad de la empresa depende fundamentalmente de las personas que trabajan en ella, desde los que dirigen hasta los trabajadores de producción, así la responsabilidad de la toma de decisiones corresponde a las personas. Pueden establecerse 3 grupos según su participación en la realidad de la empresa: trabajadores: obtienen a cambio de la aportación de su trabajo un salario. Directivos: asumen la responsabilidad de la gestión y de la administración. propietarios: en las empresas pequeñas coincide con los directivos. El éxito con el funcionamiento de la empresa depende por tanto del elemento humano que lo integra. El subsistema de recursos humanos lleva a cabo diversas funciones: Organización del personal Selección Administración de recursos humanos. Formación Control. Relación con los representantes de los trabajadores. Decide el número y la formación de sus integrantes lo que tendrá una importancia fundamental en la cantidad y en la calidad del producto que se lleva al mercado. Las necesidades del personal de las empresas son variables por varios motivos: preferencias de los consumidores. La competencia. El cambio técnico. Resulta extremadamente importante que la empresa organice los recursos humanos de que dispone de manera idónea a sus necesidades ya que una estructura organizativa inadecuada será una fuente constante de ineficacias e incluso de conflictos entre los miembros de la empresa lo que influirá sobre su producción. Subsistema de dirección y control. El funcionamiento de cualquier subsistema afecta al funcionamiento de la totalidad. Una empresa considerada en su conjunto no puede funcionar adecuadamente si por ejemplo no lo hacen el subsistema financiero o el de comercialización. De hecho, el funcionamiento de cualquier de estos subsistemas puede comprometer la misma existencia de la empresa. La complejidad de la actividad de cualquier empresa a partir de una cierta dimensión y de los diferentes subsistemas que la integran ponen de relieve la necesidad de contar con una dirección que organice de forma correcta los recursos disponibles de la empresa, por este motivo el subsistema de dirección reviste una importancia esencial. La tarea de dirección está estrechamente ligada a la definición de los objetivos que en su conjunto se propone la empresa y a aquellos que en particular debe alcanzar cada uno de los subsistemas que se produzca un 3
funcionamiento armónico. Una vez fijados los objetivos hay que organizar de forma adecuada el personal de que dispone la empresa, de manera que cada uno ocupe el lugar acorde con sus capacidades. Será también necesario definir los mecanismos para seguir día a día la marcha del conjunto y comprobar que cada persona cumple con corrección la función que tiene asignada y finalmente contrastar los resultados obtenidos con los objetivos definidos. Desde el subsistema de dirección se aplican los recursos con los que cuenta una empresa para que se consigan unos objetivos definidos. La dirección lleva a cabo las siguientes tareas: Se deciden los objetivos que se propone la empresa. Se efectúan los planes para alcanzar dichos objetivos. Se organizan los recursos humanos y los materiales con vistas a su consecución. Se comprueba que cada persona cumple con su responsabilidad. Se controla el resultado final para verificar que cumple las previsiones y en su casi tomar las decisiones adecuadas. Competitividad La lucha competitiva entre las empresas por aumentar su cuota de mercado es un fenómeno característico de la economía capitalista. El éxito es la lucha competitiva para cualquier empresa le permite asegurar su supervivencia ya que es el mercado quien decide que empresas son viables porque sus productos y servicios tienen la demanda suficiente y cuales deben desaparecer por falta de demanda. La competencia en la economía de mercado es un control de eficacia, solo las empresas eficientes son competitivas y pueden sobrevivir al largo plazo. 1) competitividad empresarial en el marco internacional. En los últimos años asistimos a un proceso de internalización de la economía. Existe una tendencia mundial a crear áreas de libre comercio e incluso de integración política. La situación de la economía global ha ampliado mucho los mercados de modo que las empresas tienen que ser competitivas en amplias áreas internacionales. Ya que otra forma quedan desplazadas por otras empresas situadas en zonas geográficas muy diferentes. 2) Estratégica, ventaja competitiva de las empresas según Michael Porter la estrategia competitiva de una empresa es la manera que tiene de competir. Esta forma de actuar guarda una íntima relación con el entorno donde se desenvuelve la empresa, y con las empresas del sector económico al que pertenece. Porter considera que en cualquier sector industrial se dan las siguientes fuerzas competitivas básicas: Amenaza de nuevos competidores. Rivalidad entre los competidores existentes. Amenaza de productos o servicios sustitutivos. Poder de negociación de los competidores. 4
Poder de negociación de los vendedores. Porte propone 3 líneas que deben adaptar las empresas que quieran tener éxito en la lucha competitiva. Ser líderes en costes, permite atraer a clientes mediante precios más reducidos. Conseguir una diferenciación del producto o servicio para ser así más atractivos que los de su competencia. Realizar una oferta dirigida o de alta segmentación, consisten en adaptar la oferta y el producto o el servicio a las necesidades de cada grupo homogéneo de clientes, una cuidadosa segmentación permite satisfacer mejor las necesidades de la clientela y mejora de la competitividad de la empresa. El concepto de ventaja competitiva es para Porter el valor que una empresa es capaz de crear para sus compradores. Valor significa desembolse que los compradores están dispuestos a realizar por los productos o servicios que una empresa proporciona. Tema 5 Gestión de inventarios La empresa necesita disponer de recursos almacenados por diversos motivos: Para evitar una ruptura de stocks, es decir, no quedarse sin productos si hay un incremento inesperado de la demanda, ya que esto podría provocar que algunos clientes se fueran a la competencia. Cuando hay una diferencia importante en los ritmos de producción y distribución, por que la demanda dependa de la época del año. Cuando la empresa obtiene importantes descuentos por la compra de materiales en gran cantidad. Esto contribuye a reducir los costes de los productos. Clasificación de las existencias. Costes de pedido. Son los costes generados por al realización de pedidos: los costes administrativos de gestionar y realizar los pedidos a los proveedores. Costes de mantenimiento de inventario. Son los costes que tiene la empresa por mantener un volumen de existencias concreto en sus almacenes. Estos costes pueden ser: Administrativos: costes del personal administrativo y del sistema de manipulación de administración. Operativos: costes del personal del almacén, de los equipos de manipulación y seguros de as existencias contra riesgos diversos. De espacio físico: costes de obsolescencia y depreciación de las existencias. Financieros: coste de los intereses pagados por la financiación de los capitales invertidos en mantener las existencias. Costes de ruptura de stocks. Son los costes que tiene la empresa cuando se queda sin existencias, es decir, cuando no puede hacer frente al pedido de un cliente por falta de producto. Administración de inventarios. 5
Para estudiar los elementos que caracteriza la administración de inventarios hay que considerar los siguientes indicadores: Stock máximo: la cantidad mayor de existencias de un material que se puede tener en el almacen. Stock mínimo o de seguridad: la cantidad menor de existencias de un material que se puede tener en el almacen bajo la cual la ruptura de Stocks es muy alto. Punto de pedido: nivel de existencias en el cual se ha de realizar el pedido para reaprovisionar el almacén. Cuando se hace el pedido se ha de tener en cuenta el tiempo que tarda el proveedor en servirlo, para no quedar por debajo del stock de seguridad. Concepto de producción Desde el punto de vista económico: elaboración de productos a partir de unos recursos productivos básicos por parte de las empresas con la finalidad de que sean adquiridos o consumidos por als familias y satisfagan así las necesidades que éstas presentan. Desde la perspectiva técnica: combinación de una serie de elementos, mano de obra, materias primas, maquinaria, energía, dirección técnica, etc siguiendo unos procedimientos definidos previamente y con la finalidad de obtener unos bienes y servicios. Desde la óptica funcional utilitaria: proceso mediante el cual se añade valor a las cosas, se crea utilidad a los bienes, es decir, se les aporta un valor añadido. Los factores de producción recursos naturales: son las materias primas, la energía y los suministros materiales diversos que conforman el producto. trabajo: es la mano de obra o el tiempo que dedican los trabajadores a la producción de un bien o un servicio. Capital: conjunto de bienes de inversión necesarios para la producción: maquinaria, herramientas, instalaciones productivas, locales y edificios. La combinación de los distintos factores de producción proporciona un producto. También se le añade como factor de producción la organización empresarial. Tecnología Forma específica o concreta de combinar unos factores de producción con la finalidad de producir un bien o un servicio. Cada bien o servicio producido tiene asociada una tecnología productiva. Consiste en un conjunto de procedimientos productivos y máquinas que combinan otros factores materiales, humanos y organizativos con la finalidad de producir un bien o un servicio. Se considera que si se combinan o utilizan estos factores de diferente forma se produce un cambio de tecnología. Al encontrarnos con dos tecnologías diferentes se usará una u otra dependiendo de las necesidades de la empresa. La función de producción 6
Relaciona los recursos utilizados en la producción con le producto total conseguido por el sistema productivo. Rendimientos de la producción. Productividad. El rendimiento de un proceso de producción o productividad total es la relación que hay entre la cantidad producida y la cantidad de los factores productivos empleados. Para cada nivel hay asociado un cierto rendimiento de los factores productivos. La productividad de un factor de producción mide el rendimiento de un factor de producción en la relación con la producción obtenida. La productividad es la relación entre el valor de la producción (cantidad producida por su precio de venta) y el coste total de los factores productivos utilizados. Eficiencia de la producción. Si consideramos que un producto concreto se puede producir con diferentes tecnologías se dice que hay eficiencia técnica cuando una tecnología A produce la misma cantidad de un producto que otra tecnología. La eficiencia económica consiste en seleccionar aquella tecnología que permite producir con el mínimo coste, es decir, de la forma mas barata. Costes fijos y costes variables. Coste fijo: costes independientes del nivel de producción, es decir, que no varían si cambia la cantidad producida. Coste variable: son aquellos proporcionales al nivel de producción, es decir, los costes de los factores que cambian con la producción. Umbral de rentabilidad o punto muerto Se puede definir el umbral de rentabilidad o punto muerto de la empresa como la cantidad de producción vendida a partir de la cual la empresa comienza a obtener beneficios. El beneficio de una empresa es la diferencia entre los ingresos y los costes totales. Los ingresos de la empresa son el importe de las ventas efectuadas (IT=p. Q) 7