EL PROCESO DE COMPRAS

Transcripción

1 EL PROCESO DE COMPRAS Es un proceso esencial del aprovisionamiento. Comprar no es sino una operación, esencial, desde luego, entre la que componen el proceso de aprovisionamiento. También podría definirse como una serie de operaciones conducentes a procurar a los diferentes departamentos, servicios y elementos de la empresa; a partir de un mercado exterior en: los plazos fijados, cantidades pedidas, calidades exigidas, mejores condiciones del mercado en el momento de la compra (al mejor precio); los productos (materias primas, suministros, equipos, materiales auxiliares, instalaciones, etc.) y los servicios necesarios para la satisfacción de sus necesidades. Ronald Ballou y Porter clasifican las compras como una actividad de soporte, pero viendo con detenimiento este planteamiento, se concluye que ello no puede ser cierto, puesto que si una empresa se enfoca principalmente a sus clientes, transporte y gestión de inventarios, está olvidando que la operación de compra hace que se inicie esta cadena porque no se puede hablar de gestión de inventarios si no hay materias primas que procesar o productos terminados o en proceso para ser almacenados y mucho menos para ser vendidos y poder así satisfacer las necesidades de sus clientes por consiguiente no habrá que transportar en ninguna dirección. La actividad de compras consiste en adquirir las materias primas, suministros y componentes que necesita la organización. A pesar de que la compra afecta de forma directa al flujo de mercancías por el canal de suministro, no todas las actividades de adquisición son responsabilidad directa del logístico. Por lo tanto, el logístico puede actuar sobre diferentes aspectos de la compra con el ánimo de ayudar a reducir costos, de este modo se podrían formular

2 algunas preguntas claves que enfocarían la acción de la logística en cuanto a la compra así: Los requerimientos del proceso productivo dictan las cantidades que hay que comprar y cuándo, es decir que las compras son una consecuencia directa de los requerimientos de una organización. Una alternativa a esta estrategia son las compras adelantadas, la cual se puede emplear cuando se prevén alzas en los precios. Dónde y a quién comprar? Una vez que el Departamento de Compras ha decidido quiénes van a suministrar las mercancías, la decisión logística es seleccionar los puntos de origen de las mismas.

3 Dicha selección puede depender de varios factores como: la disponibilidad de los inventarios, los costos y el funcionamiento de los servicios de transporte empleados o los precios y la política seguida con los mismos. Por ejemplo, si los precios son en entrega o por adelantado, lo más probable es que la elección del transporte no sea un tema importante. Obviamente, si sólo es posible un punto de origen para servir un punto de destino, también la decisión es bastante sencilla. No obstante, si existen varios puntos de origen y varios de destino y se establece además restricciones sobre la cantidad que se puede enviar desde cada punto, el problema de decisión es un poco más complejo. LOGISTICA DE ABASTECIMIENTO Por otro lado la cadena de abastecimiento engloba los procesos de negocio, las personas, la organización, la tecnología y la infraestructura física que permite la transformación de materias primas en productos y servicios intermedios y terminados que son ofrecidos y distribuidos al consumidor para satisfacer su demanda. La cadena de abastecimiento de una organización incluye áreas funcionales, tanto externas como internas, desde los proveedores de materias primas hasta los consumidores finales. En una economía globalizada, las cadenas de abastecimiento están estrechamente ligadas entre los proveedores de materias primas, los transformadores y los distribuidores de producto con el fin de desarrollar los mercados. El éxito de una organización que reduce costos y que satisface las necesidades de sus clientes, depende de una cadena de

4 abastecimiento bien gestionada, integrada y flexible que es controlada en tiempo real y en la que fluye información eficientemente. La cadena de abastecimiento (Supply chain), es la red y estructura, física y virtual, en la que se desarrollan todas las prácticas comerciales, entre proveedores, productores, distribuidores y consumidores, con el objetivo de generar valor en cada transacción e integrar a los actores, los cuales, sólo mediante sistemas logísticos diseñados intencionalmente logran los objetivos económicos y perceptivos de tiempo, valor, modo y lugar, tanto para las organizaciones como para los individuos. Hopp y Spearman2 definen la cadena de abastecimiento como la red de fábricas y vendedores que suministran materias primas, componentes y servicios a otros. Johnson, Wood, Wardlow y Murphy definen la cadena como el aseguramiento del flujo continuo de suministros entre proveedores de proveedores y consumidores de consumidores, es decir entre proveedores, fabricantes, distribuidores mayoristas, distribuidores detallistas y clientes o consumidores. La logística se sitúa en el campo de las ciencias sociales y es un área reciente del conocimiento, muy importante en los terrenos de la economía, ingenierías y ciencias administrativas o empresariales. Se considera una disciplina y son muchas las justificaciones para su estudio, entre ellas el hecho de que muchas empresas con base en el desarrollo de sistemas logísticos o innovaciones en estas actividades en distintas condiciones, han alcanzado niveles de competitividad de excelencia. Para diferenciar la logística de otras disciplinas, basta hacer un paralelo entre el campo de la administración de empresas o de la ingeniería industrial y la misma logística. Aprovisionar es prever las necesidades de la empresa, planificarlas y satisfacerlas; asegurar el recibo con exactitud, almacenarlo y enviarlo a las áreas, que lo han de utilizar. En ese sentido, la logística de aprovisionamiento comprende la administración y gestión de compras, transportes, inventarios de materia prima, insumos y materiales, almacenaje y manejo de materiales. La logística de aprovisionamiento, en la última década ha tomado mucha fuerza, gracias a los programas de implementación de la ISO 9000 que conducen a la búsqueda de proveedores certificados.

5 La efectividad del sistema de logística radica en el nivel de integración, sinergia y comunicación entre las unidades, la alineación con la estrategia y el balanceo del flujo de las operaciones en el sentido de Goldratt. Igualmente se requiere de un modelo de planeación y gestión. PROVEEDORES Los proveedores y sus vendedores son la savia del Departamento de Compras. Ellos son los principales entrenadores de los compradores, ofrecen información vital al mercado y por supuesto, mantienen viva la organización abasteciéndola de todos los artículos que requiere. Por lo tanto es necesario realizar con el mayor cuidado la selección de todos los proveedores. Los medios para recoger o hacerse a un registro de proveedores es el siguiente: para satisfacer las exigencias tiene capacidad El procedimiento para seleccionar los proveedores puede ser el siguiente: Confeccionar una breve lista de posibles candidatos. Por lo general cuando se suele solicitar cotización para materiales usuales, se le pide a tres o cuatro; cuando se trata de artículos nuevos y si no se conoce con exactitud quien puede cumplir con los requerimientos se pueden llegar a contactar hasta diez proveedores. Solicitar a los posibles proveedores que oferten su material. Esta solicitud puede hacerse por medio de una carta normal. En algunas empresas emplean formatos especiales para que el proveedor los devuelva diligenciados y por lo general deben contener los siguientes datos: ición de oferta o cotización que encabezará el documento ellas

6 y de fax aterial solicitado BIBLIOGRAFIA VELASQUEZ Contreras Andrés (2008) Módulo Compras y Suministros- Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD -