1. OBJETIVO La contratación en la Universidad del Atlántico siempre será directa, pero sujeta a los siguientes procedimientos según el Art 41, Acuerdo Superior 000006: A) cuando la cuantía sea igual o superior a veinticinco (25) salarios mínimos legales mensuales vigentes en el país. Se requerirá la elaboración de estudios previos de oportunidad y conveniencia, así como la obtención previa de por lo menos de tres (3) cotizaciones. La solicitud de cotización será escrita o en medio magnético y deberá contener la información básica sobre las características generales y particulares de los bienes, obras o servicios requeridos, las condiciones de pago, los términos para la presentación, y demás aspectos que se estime que den claridad al proponente sobre el contrato que se pretende. B) Cuando la cuantía del contrato sea inferior a la señalada en el literal anterior, el contrato se celebrará tomando en cuenta los precios del mercado, según lista oficial de la Universidad, sin que se requiera obtener previamente cotizaciones, pero dejando constancia escrita del procedimiento seguido. C) Para la celebración de los contratos cuya cuantía sea igual o superior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales vigentes, excepto en los de venta de bienes, además de dar cumplimiento a lo señalado en el literal A), previamente deberá ubicarse un aviso en un lugar visible de la Universidad y en la página Web de la institución www.uniatlantico.edu.co por un término no inferior de siete (07) días hábiles, la importancia y complejidad del objeto para contratar, publicar un aviso, con las características del fijado en la Universidad y en la página Web Institucional, en un periódico de amplia circulación en la ciudad, en radio, o en otro medio efectivo. 2. ALCANCE Aplica a todos a los procesos misionales y de apoyo de la Universidad del Atlántico, desde la solicitud de un bien o servicio hasta la comunicación al supervisor de la suscripción y legalización de la orden o contrato 3.1. JEFE DE BIENES Y SUMINISTROS 3. RESPONSABLES Es el responsable de que este procedimiento se cumpla y de asegurar el entrenamiento del personal para el conocimiento y aplicabilidad del mismo. Además, es quien evalúa las cotizaciones de los proveedores, revisa las órdenes de compra y soluciona con los proveedores cualquier eventualidad. 3.2. PROFESIONALES UNIVERSITARIOS DE BIENES Y SUMINISTROS Son los encargados de realizar toda la gestión operativa necesaria descrita en este procedimiento para cumplir con la entrega final de los bienes y/o servicios solicitados.
4. GLOSARIO Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes términos: CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: También conocido como CDP, es el documento utilizado en la Universidad del Atlántico para apartar del presupuesto el rubro y cantidad de dinero necesario para una compra o contratación. ORDEN DE COMPRA O CONTRATO: Es el documento legal que ordena al proveedor el despacho de un producto o prestación de un servicio. REGISTRO PRESUPUESTAL: También conocido como RP, es el documento que apropia el dinero apartado en el presupuesto con el CDP al proveedor escogido. ESTUDIOS PREVIOS: Es el conjunto de documentos que sirven de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como la distribución de riesgos que se propone, ordenando ponerlos a disposición de los interesados de manera simultánea con el proyecto de pliego de condiciones. PLIEGO DE CONDICIONES: Se trata de un acto jurídico prenegocial con carácter vinculante y obligatorio para los partícipes del proceso de licitación SUPERVISOR: Es la persona natural o jurídica en quien se ha delegado la representación de la Universidad, con el cargo expreso de velar y verificar que la ejecución se ajuste a todos y cada uno de los aspectos preestablecidos, tanto en los pliegos de condiciones como en el contrato. 5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN Para propósitos de este procedimiento, deberán cumplirse las siguientes condiciones: Todas las compras a tramitar deberán solicitarse teniendo en cuenta el instructivo de tiempos de las requisiciones INS-GB-001 ante el ordenador del gasto (Rector) para que este proceso pueda desarrollarse con tiempos normales de operación. Por ningún caso será legalizada una compra o prestación de servicio que se haya consumido sin antes realizar el proceso descrito a continuación (Hechos cumplidos).
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Descripción Responsables Documento/ Registros CONTRATACION CUANTIAS INFERIORES, IGUALES O SUPERIORES A VEINTICINCO (25) SALARIOS MINIMOS LEGALES VIGENTES a) Elaboración de los estudios previos, cuando sea necesario teniendo en cuenta la cuantía y naturaleza del contrato (Art 41, Acuerdo Superior 000006 literal A) Y B), en caso contrario, el diligenciamiento de la respectiva solicitud o requerimiento Vicerrectores, Decanos y Jefes de Oficina. Estudios Previos./Solicit ud aprobada b) Certificado de Disponibilidad Presupuestal Vigente. Financiera CDP. c) Solicitud de al menos tres (03) cotizaciones o propuestas en los casos que se requiera. (Art 41, Acuerdo Superior 000006 literal A) Y B) de Bienes y Cotizaciones/P ropuestas d) Elaboración de la, Servicio o Contrato de Bienes o /Oficina Jurídica /Orden de servicio/contra to. e) Registro Presupuestal. Financiera RP f) Legalización del Contrato. Contratista Contrato legalizado g) Elaboración del Acta de Inicio en los casos de contratación establecidos en el literal A) del artículo 41 del Estatuto de Contratación. En todo caso la Universidad podrá establecerla para los casos del literal B) del mismo Estatuto de Contratación Profesional Universitario Acta de Inicio CONTRATACION CUANTIAS, IGUALES O SUPERIORES A QUINIENTOS (500) SALARIOS MINIMOS LEGALES VIGENTES
a) Elaboración de los Estudios Previos de Oportunidad y Conveniencia respectivos: conveniencia, factibilidad y viabilidad, el objeto del contrato, la inversión, el gasto o proyecto a desarrollar, el cual debe estar incluido en el Plan Estratégico Institucional de la Universidad Dependencia solicitante Cotizaciones, Estatuto Contractual b) Presupuesto: Es un cálculo anticipado del valor del contrato a celebrar objeto de la invitación pública, que debe establecerse en los Estudios Previos de Oportunidad y Conveniencia. Dependencia solicitante Cotizaciones, Estatuto Contractual c) Una vez sean aprobados los Estudios Previos de Oportunidad y Conveniencia por el ordenador del gasto o quien haga sus veces, se procederá a la elaboración del respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Financiera d) Expedición del acto de apertura del proceso de Invitación Pública. Secretaria General CDP e) Elaboración del Pliego de Condiciones o Términos de Referencia: Son las condiciones o términos de referencia que materializaran el proceso contractual y que contienen las condiciones mediante las cuales se va a proceder a escoger la propuesta más favorable a la Universidad, así como para la adjudicación, elaboración y legalización del contrato. En la elaboración de los mismos se tendrán en cuenta el respeto al debido proceso, a los principios generales de la Función Administrativa estipulados en el Artículo 209 de la Constitución Política y a los principios establecidos en el Título II del Estatuto de Contratación de la Universidad Dependencia solicitante/oficina jurídica /Departamento de Bienes y f) Elaboración y publicación del Pliego de Condiciones o Términos de Referencia mediante aviso en un lugar visible de la Universidad y en la página Web de la Institución o en otro medio efectivo, atendiendo la complejidad del Objeto y lo establecido en el literal C) del Artículo 41 del Estatuto de Contratación de la Universidad. g) Audiencia de aclaración de los Pliegos o Términos de Referencia de acuerdo a lo establecido en su texto h) El término para la presentación de propuestas u ofertas será el que se estipule en cada caso.. Profesional Universitario
i) Apertura de ofertas en audiencia pública j) k) Evaluación de las propuestas por parte del Comité Evaluador. Traslado por cinco días hábiles de las evaluaciones a los oferentes, para la formulación de observaciones al Acta de Evaluación Comité Evaluador L) Adjudicación del contrato. Oficina Financiera RP m) Elaboración del contrato. Oficina Jurídica Remisiones n) Suscripción del contrato Ordenador del gasto/contratista Remisión o) Legalización del contrato. Contratista p) Suscripción del Acta de Inicio Contratista/Supervisor q) Archivar soportes de la compra o contratación. Profesional Universitario 7. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA Norma NTC GP 1000:2004 Procedimiento para la Elaboración y Control de Documentos PRO-GC-001 Estatuto contractual (Resolución 000006 de octubre 06 de 2009) Guía para solución de problemas 8. REGISTROS Carta de solicitud aprobada Base de datos de proveedores Estudios Previos Certificado de Disponibilidad Presupuestal Registro Presupuestal Contrato,, Servicio Pagos de Estampillas Pólizas aceptadas Actas suscritas
9. CONTROL DE CAMBIOS VER FECHA ELABORÓ DESCRIPCIÓN 0 Noviembre 24 de 2009 Ing. Maryorie Mantilla 1 Julio 26 de 2015 Sandra Yance VERSIÓN ORIGINAL Se modifica el nombre del procedimiento de compras por orden por formas de contratación ajustándolo a lo que establece el estatuto de contratación de la UA