FACTURA ELECTRÓNICA Víctor Almonacid Lamelas Director del observatorio de administración electrónica Laura Almonacid Lamelas Interventora General del Ayuntamiento de Viladecans
ÍNDICE 1. DEFINICIONES 2. Ley de Impulso de la Factura Electrónica y creación del Registro Contable de Facturas en el 2.1. Aspectos generales 2.2. Formato 2.3. Registro Contable y Punto General de Entrada 2.4. Obligaciones de los órganos de control interno 3. FACE 3.1.Qué es? 3.2.Utilidades para proveedores y administración 4. El DIR 3 4.1.Qué es 4.2.Cómo funciona 4.3.Definiciones de Oficina Contable, Órgano Gestor y Unidad Tramitadora
1. DEFINICIONES DEFINICIÓN DE FRA ELECTRÓNICA: DIRECTIVA 2014/55/UE : factura emitida, transmitida y recibida en un formato electrónico estructurado que permita su tratamiento automatizado y electrónico PLATAFORMA DE FACTURA ELECTRÓNICA: sirve para generar y leer ficheros de intercambio seguros garantizando la autenticidad e integridad del contenido de los mismos, a los que aplicándole una firma digital avanzada darán lugar a una factura electrónica con plena validez jurídica. FACE O efact
2.1 Aspectos generales Impulsa el uso de la factura electrónica estableciéndola como obligatoria con carácter general a partir del 15/01/2015. Establece las obligaciones de los órganos de control interno (Cap V) Establece la obligación de todos los proveedores de presentación de las facturas en el Registro (art.3). En el Capítulo III establece las bases del formato de la factura electrónica, si bien queda pendiente de desarrollo normativo. Crea el registro contable, regulado en el Capítulo IV y desarrollado por Orden HAP/492/2014 de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el
2.2. Formato Art 5: pendiente de desarrollo normativo a través Orden de la Vicepresidenta del Gobierno i Ministra de Presidencia a propuesta del Ministro de Hacienda y AAPP y del Ministro de Industria. DA 2ª: en tanto no se apruebe la Orden ministerial prevista, las facturas electrónicas que se remitan a las Administraciones Públicas se ajustarán al formato estructurado de la factura electrónica Facturae, actualmente se admite la versión 3.2 y la versión 3.2.1., y de firma electrónica conforme a la especificación XMLAdvanced Electronic Signatures (XAdES).
2.2. Formato En todo caso: Deberá tratarse de un formato estructurado Las facturas deben estar firmadas con firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 10.1 a) del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. También se admitirá el sello electrónico avanzado basado en un certificado reconocido
2.3. REGISTRO CONTABLE REGULACIÓN: Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. Y Orden HAP 1074/2014, de 24 de junio por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas.
2.3. REGISTRO CONTABLE CÓMO FUNCIONA? En el caso de facturas en papel deberán ser emitidas desde el correspondiente registro administrativo para su anotación, la oficina contable generará un apunte por cada factura con la siguiente información: Fecha de expedición de la factura. Fecha de presentación de la factura en el registro administrativo. Número de Identificación Fiscal o número de identificación equivalente del expedidor de la factura. Nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir factura. Número de factura y, en su caso, serie. Importe de la operación, incluido IVA (o impuesto equivalente). Unidad monetaria en la que está expresado el importe, de acuerdo con la codificación ISO 4217 Alpha-3. Código de los órganos competentes en la tramitación de la factura, unidad tramitadora y oficina contable de acuerdo con el DIR 3
2.3. REGISTRO CONTABLE CÓMO FUNCIONA? En el caso de facturas electrónicas la información objeto de registro debe ser puesta a disposición por el punto general de entrada produciendo un asiento único común. La información objeto de registro será la propia de la factura electrónica, el número de asiento registral asignado en el registro asociado dicho punto y la fecha y hora de dicho asiento registral. ÓRGANO COMPETENTE PARA SU GESTIÓN El órgano o unidad administrativa que tenga atribuida la función de contabilidad.
2.3. REGISTRO CONTABLE PROCEDIMIENTO: 1. Las facturas anotadas serán distribuidas o puestas a disposición de los correspondientes órganos competentes para su tramitación, de acuerdo con la identificación de esos órganos o unidades que figure en la propia factura, a efectos de tramitar, si procede, el procedimiento de conformidad con la entrega del bien o la prestación del servicio realizada por quien expidió la factura y proceder al resto de actuaciones relativas al expediente de reconocimiento de la obligación, incluida, en su caso, la remisión al órgano de control competente a efectos de la preceptiva intervención previa. 2. En el caso de las facturas electrónicas, serán remitidas o puestas a disposición de los correspondientes órganos competentes para su tramitación, por los medios electrónicos que se habiliten, aquellas facturas anotadas en el registro contable de facturas que les correspondan. 3. Anotación en el registro contable de facturas de la aceptación o rechazo y devolución rechazo y devolución de las mismas por el órgano competente
2.3. REGISTRO CONTABLE PROCEDIMIENTO: 4. Por cada factura se dejará constancia en el sistema de información contable de la fecha en la que se inicia el cómputo del plazo de pago según establece el Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del. 5. Anotación en el registro contable de facturas de la propuesta de anulación de la factura por el presentador de la misma y, en su caso, de su devolución por el órgano competente. El proveedor tendrá derecho a conocer los siguientes estados de la factura: si ha sido registrada en el registro contable de facturas; si ha sido contabilizada la obligación reconocida; si ha sido pagada; anulada; y rechazada
2.3. PUNTO GENERAL DE ENTRADA REGULACIÓN: Orden HAP 1074/2014, de 24 de junio por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas Resolución de 10 de octubre de 2014, de la Secretaria de Estado de las Administraciones Públicas y de la Secretaria de Estado de Presupuestos y Gastos, establece las condiciones técnicas normalizadas del punto general de entrada de las facturas electrónicas. FACE es el punto general de entrada de la Administración General del Estado, ya que permite la remisión de facturas en formato electrónico a aquellos organismos de las administraciones que acepten la recepción de facturas en formato electrónico y que estén previamente dados de alta en el sistema.
2.3. PUNTO GENERAL DE ENTRADA CARACTERÍSTICAS: Proporcionará una solución de intermediación entre quien presenta la factura y la oficina contable competente para su registro. Permitirá el envío de facturas electrónicas en el formato que se determina en la Ley. El proveedor o quien haya presentado la factura podrá consultar el estado de la tramitación de la factura. Producirán una entrada automática en un registro electrónico de la Administración Pública gestora de dicho punto general de entrada, proporcionando un acuse de recibo electrónico con acreditación de la fecha y hora de presentación. Proporcionará un servicio automático de puesta a disposición o de remisión electrónica de las mismas a las oficinas contables competentes para su registro.
2.3. PUNTO GENERAL DE ENTRADA ESTADOS DE TRAMITACIÓN: Nombre público de estado Código público de estado Registrada......................... 1200 Registrada en RCF................... 1300 Contabilizada la obligación reconocida... 2400 Pagada............................ 2500 Rechazada......................... 2600 Anulada........................... 3100
2.3. PUNTO GENERAL DE ENTRADA ESTADOS DE TRAMITACIÓN DE LA SOLICITUD DE ANULACIÓN: Nombre estado No solicitada anulación...... 4100 Código de estado Solicitada anulación......... 4200 Aceptada anulación......... 4300 Rechazada anulación........ 4400
2. Respecto al órgano de control interno: Facultad de acceso a la documentación justificativa, a la información que conste en el registro contable de facturas, y a la contabilidad en cualquier momento. Elaboración anual, de un informe en el que evaluará el cumplimiento de la normativa en materia de morosidad. En el caso de las Entidades Locales, este informe será elevado al Pleno. 2.4. OBLIGACIONES DE LOS ÓRGANOS DE CONTROL INTERNO 1. Respecto de los órganos que tengan atribuida la función de contabilidad: Efectuarán requerimientos periódicos de actuación respecto a las facturas pendientes de reconocimiento de la obligación. Elaborarán un informe trimestral con la relación de las facturas con respecto a los cuales hayan transcurrido más de tres meses desde que fueron anotadas y no se haya efectuado el reconocimiento de la obligación por los órganos competentes. Este informe será remitido dentro de los quince días siguientes a cada trimestre natural del año al órgano de control interno.
3. FACE QUÉ ES? Es el Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado. Permite la remisión de facturas en formato electrónico a aquellos organismos de las administraciones que acepten la recepción de facturas en formato electrónico y que estén previamente dados de alta en el sistema. Además la plataforma FACE permite a proveedores la remisión de las facturas a aquellos órganos de la Administración que tienen la posibilidad de recibir facturas electrónicas y que están adheridos. El sistema remite la factura electrónica al órgano destinatario, simplificando a los proveedores el envío de las mismas, al centralizar en un único punto todos los organismos y al unificar el formato de factura electrónica
3. FACE PARA QUÉ SIRVE? Proporciona a los proveedores: un portal web donde pueden presentar sus facturas electrónicas en formato facturae 3.2. una interfaz de web services para el envío automático de las facturas desde sus sistemas de gestión económica. Y a las administraciones públicas: un portal de gestión accesible, donde los destinatarios pueden gestionar las facturas recibidas, descargarlas y notificar el estado de tramitación de las mismas al proveedor. interfaces de web services que permiten la recepción automática de las facturas en sus sistemas de gestión económica.
4. DIR 3 QUÉ ES? Se trata del Directorio de Unidades Orgánicas y Oficinas de Registro de las Administraciones Públicas, incluyendo sus codificaciones y datos de uso común para que FACe pueda redirigir adecuadamente las facturas al organismo correspondiente es necesario que los organismos tengan sus unidades dadas de alta en DIR3, como primer paso. CÓMO FUNCIONA? El Directorio tiene un modelo corresponsable de actualización de su información. Es decir, cada Entidad es responsable de mantener actualizados sus propios datos, que a su vez ofrece al resto de usuarios.
4. DIR 3 CÓMO FUNCIONA? Hay dos tipos de perfil de usuario: El perfil Consumidor es un usuario de consulta. Este usuario tendrá acceso al módulo de Gestión pero sólo podrá acceder al detalle de las unidades y oficinas que consulte, no tendrá permiso de edición de ninguna de éstas. El perfil de usuario Proveedor permite llevar a cabo la edición (alta, baja y modificación) de unidades y oficinas que dependan de la unidad asociada al usuario, y la consulta de todas las unidades y oficinas del Directorio Común.
4. DIR 3 DEFINICIÓN DE OFICINA CONTABLE Unidad o unidades que tienen atribuida la función de contabilidad en el organismo y que también son competentes para la gestión del registro contable de facturas. DEFINICIÓN DE ÓRGANO GESTOR Centro directivo, delegación, subdelegación territorial u organismo de la Administración General del Estado, Comunidad Autónoma o Entidad Local a que corresponda la competencia sobre la aprobación del expediente de gasto. DEFINICIÓN DE UNIDAD TRAMITADORA Órgano administrativo al que corresponda la tramitación de los expedientes, sin perjuicio de a quien competa su aprobación
GRACIAS Víctor Almonacid Lamelas @nuevadmon