1 Asesor Práctico Nueva Planilla Electrónica: T-REGISTRO y PLAME Asesor ERevista mpresarial de Asesoría Especializada
NUEVA PLANILLA ELECTRÓNICA: T-REGISTRO Y PLAME DERECHOS RESERVADOS CONFORME A LEY ENTRELÍNEAS S.R.L. Av. Petit Thouars Nº 1400 - Santa Beatriz 265-6895 / 471-3020 / 471-5592 Lima - Perú ASESOR EMPRESARIAL www.asesorempresarial.com ventas@asesorempresarial.com DISEÑO, DIAGRAMACIÓN, MONTAJE E IMPRESIÓN REAL TIME E.I.R.L. Av. Petit Thouars Nº 1440 - Santa Beatriz 265-6895 / Nextel: 98117*4316 Lima - Perú IMPRESO EN PERU / PRINTED IN PERU Queda terminantemente prohibida la reproducción total o parcial de esta obra por cualquier método o medio de carácter electrónico, óptico, mecánico o químico, incluyendo el sistema de fotocopiado, sin autorización escrita de ENTRELÍNEAS S.R.L., quedando protegidos los derechos de propiedad intelectual y de autoría por la Legislación Peruana, que sanciona penalmente la violación de los mismos.
Aspectos Generales 1. LA PLANILLA ELECTRÓNICA VIGENTE 1.1 Nociones preliminares En principio, la Planilla Electrónica es el documento llevado a través de los medios informáticos desarrollados por la SUNAT, en el que se encuentra la información de los empleadores, trabajadores, pensionistas, prestadores de servicios, personal en formación - modalidad formativa laboral y otros, personal de terceros y derechohabientes. La Nueva Planilla Electrónica se encuentra conformada por: La información del Registro de Información Laboral (T-REGISTRO); y, Planilla Mensual de Pagos (PLAME) que se elabora obligatoriamente a partir de la información consignada en dicho Registro. Ahora bien, de conformidad con lo señalado por el Decreto Supremo N 018-2007-TR y modificatorias, el MTPE en coordinación con la SUNAT, elaborará y aprobará, mediante resolución ministerial: La información de la Planilla Electrónica Las Tablas Paramétricas La estructura de los archivos de importación, así como los instrumentos que resulten necesarios para el uso de la Planilla Electrónica. La SUNAT podrá efectuar las modificaciones que considere conveniente a cualquiera de ellos mediante Resolución de Superintendencia, previa coordinación con el MTPE. En el caso de las tablas paramétricas, éstas podrán ser actualizadas y publicadas en los portales institucionales, previa comunicación a la Autoridad Administrativa de Trabajo. Ahora bien, con relación a la información que comprende la planilla electrónica, actualmente, ésta difiere de la que inicialmente fue aprobada. En efecto, en la actualidad, la Nueva Planilla Electrónica se encuentra conformada por los siguientes componentes: 1.2 El Registro de Información Laboral o T-REGISTRO El Registro de Información Laboral o T-REGISTRO es el componente en el cual el empleador debe registrar a: Aspectos Generales 3
Staff Laboral A sí mismo Trabajadores Pensionistas Prestadores de servicios que no generan rentas de 4ta. categoría Personal en formación - modalidad formativa laboral y otros Personal de terceros; y, Derechohabientes El uso del T-REGISTRO es obligatorio desde el 01 de agosto del año 2011. 1.3 La Planilla Mensual de Pagos o PLAME La Planilla Mensual de Pagos o PLAME es el aplicativo que los empleadores deberán elaborar mensualmente y que contendrá toda la declaración referida a la jornada laboral, ingresos y determinación de la deuda de aquellos trabajadores, entre otros, que previamente hayan sido declarados en el T-REGISTRO (a excepción de los prestadores de servicios que generan rentas de 4ta categoría). En efecto, la presentación de la PLAME que se realice ante la SUNAT deberá contener la información correspondiente al mes calendario precedente a aquél en que vence el plazo para dicha presentación, de acuerdo al cronograma que establezca la SUNAT para las obligaciones de carácter mensual. Las remuneraciones e ingresos declarados en la PLAME deberán ser: Los devengados y/o pagados al trabajador, pensionista, prestadores de servicios: - Que presta servicios a un empleador por los cuales obtenga rentas de quinta categoría a las que se refiere el inciso e) del artículo 34 de la Ley del Impuesto a la Renta. - Que se encuentra incorporado como asegurado regular al Régimen Contributivo de la Seguridad Social en Salud por mandato de una ley especial por las que existe obligación de realizar aportaciones de salud. Los efectivamente pagados al prestador de servicios que presta servicios a un empleador por los cuales obtenga rentas de cuarta categoría a las que se refiere el artículo 33 de la Ley del Impuesto a la Renta. Los efectivamente pagados al personal en formación - modalidad formativa laboral y otros. 4 www.asesorempresarial.com
Nueva Planilla Electrónica: T-REGISTRO y PLAME Los descuentos, tributos, aportes y contribuciones vinculados a los sujetos antes señalados. Tratándose del personal de terceros, contendrá la base de cálculo del aporte al Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo (SCTR )a cargo de ESSALUD. Si con respecto a la información correspondiente a estos supuestos, el empleador utiliza una fecha de inicio y cierre mensual distinta al primer y último día de dicho mes: La referida información será atribuida al mes calendario precedente a aquél en que vence el plazo para dicha presentación siempre que la fecha de cierre corresponda al mismo. El plazo entre la fecha de inicio y cierre mensual que utilice el empleador, no podrá exceder de 31 días calendario. 2. OBLIGADOS AL USO Conforme a lo prescrito por el Decreto Supremo N 018-2007-TR y modificatorias, los obligados al uso de la Nueva Planilla Electrónica son los siguientes: Toda persona natural, empresa unipersonal, persona jurídica, sociedad irregular o de hecho, cooperativa de trabajadores, institución privada, empresas del Estado, entidad del Sector Público Nacional inclusive a las que se refiere el Texto Único Actualizado de las Normas que rigen la obligación de determinadas entidades del Sector Público de proporcionar información sobre sus adquisiciones, aprobado por el Decreto Supremo Nº 027-2001-PCM y normas modificatorias, o cualquier otro ente colectivo, que remuneren a cambio de un servicio prestado bajo relación de subordinación. Se entenderá como trabajador a toda persona natural que preste servicios a un empleador bajo relación de subordinación, sujeto a cualquier régimen laboral, cualquiera sea la modalidad del contrato de trabajo. En el caso de sector público, abarca a todo trabajador, servidor o funcionario público, bajo cualquier régimen laboral. Adicionalmente, para efecto de la Planilla Electrónica, se entiende por empleador a aquel que: Pague pensiones de jubilación, cesantía, invalidez y sobrevivencia u otra pensión, cualquiera fuere el régimen legal al cual se encuentre sujeto. Se entenderá como pensionista a quien percibe pensión de jubilación, cesantía, invalidez y sobrevivencia, u otra pensión, cualquiera fuere el Aspectos Generales 5
Staff Laboral régimen legal al cual se encuentre sujeto, y sean asegurados regulares al Régimen Contributivo de la Seguridad Social en Salud (ESSALUD). Contrate a una persona natural que: i) Preste servicios a un empleador por los cuales obtenga rentas de cuarta categoría a las que se refiere el artículo 33 de la Ley del Impuesto a la Renta. ii) Preste servicios a un empleador por los cuales obtenga rentas de quinta categoría a las que se refiere el inciso e) del artículo 34 de la Ley del Impuesto a la Renta. iii) Se encuentre incorporado como asegurado regular al Régimen Contributivo de la Seguridad Social en Salud (ESSALUD) por mandato de una ley especial por las que existe obligación de realizar aportaciones de salud. Contrate a un personal en formación - modalidad formativa laboral y otros, persona natural que: - Que se encuentra bajo alguna de las Modalidades Formativas Laborales reguladas por la Ley Nº 28518 o cualquier otra ley especial. - Que se encuentra bajo la modalidad de SECIGRA Derecho, regulada por el Decreto Ley Nº 26113. Realice las aportaciones de salud, por las personas incorporadas como asegurados regulares al Régimen Contributivo de la Seguridad Social en Salud (ESSALUD), por mandato de una ley especial. Recibe, por destaque o desplazamiento, los servicios del personal de terceros. Se entenderá como este tipo de personal al trabajador o prestador de servicios, que sea destacado o desplazado para prestar servicios en los lugares o centros de trabajo, establecimientos, unidades productivas u organización laboral de otro empleador, independientemente del hecho de que ambos mantengan un vínculo jurídico. Se encuentre obligado por las Normas para la Organización y Funcionamiento de las Instituciones Educativas Fiscalizadas de Educación Básica (Decreto Supremo Nº 001-2010-ED) u otras normas de carácter especial, a abonar las remuneraciones, Compensación por Tiempo de Servicios, bonificaciones y demás beneficios del personal de la Administración Pública que le sea asignado. Se entiende por Administración Pública, aquellas que se encuentran definidas por el artículo I del Título Preliminar de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, con exclusión de las 6 www.asesorempresarial.com
Nueva Planilla Electrónica: T-REGISTRO y PLAME personas jurídicas bajo el régimen privado que prestan servicios públicos o ejercen función administrativa, en virtud de concesión, delegación o autorización del Estado, conforme a la normativa de la materia. Aquellos sujetos que de acuerdo a las normas vigentes puedan seguir utilizando el Formulario Nº 402 Retenciones y contribuciones sobre remuneraciones y opten por utilizar el T-REGISTRO y la PLAME. Aquellos sujetos que de acuerdo a las normas vigentes puedan seguir utilizando el Formulario Nº 402 Retenciones y contribuciones sobre remuneraciones y opten por registrar a los derechohabientes en el T-REGISTRO. De acuerdo al Código Civil, estos últimos son: - El (la) cónyuge - El (la) concubino (a) - El hijo menor de edad - El hijo mayor de edad incapacitado total y permanentemente No estarán obligados a utilizar el T-REGISTRO y la PLAME los siguientes empleadores: Aquellos que únicamente contraten a prestadores de servicios que obtengan rentas de cuarta categoría a las que se refiere el artículo 33 de la Ley del Impuesto a la Renta cuando no tengan la calidad de agentes de retención de acuerdo al inciso b) del artículo 71 del Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto a la Renta aprobado por el Decreto Supremo Nº 179-2004-EF y normas modificatorias. Que tengan a su cargo trabajadores del hogar, esto es, aquellos que efectúan las labores de aseo, cocina, lavado, asistencia, cuidado de niños y demás propios de la conservación de una residencia o casahabitación y del desenvolvimiento de la vida de un hogar, que no importen lucro o negocio para el empleador o sus familiares y siempre que laboren una jornada mínima de cuatro (4) horas diarias. Están excluidos los familiares del empleador o de su cónyuge hasta el cuarto grado de consanguinidad y hasta el segundo grado de afinidad, inclusive. Aquellas personas naturales, sucesiones indivisas y sociedades conyugales que ejerzan la opción prevista en el artículo 16 del Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto a la Renta aprobado por el Decreto Supremo N 179-2004-EF y normas modificatorias, que eventualmente contraten trabajadores de construcción civil para la construcción o refacción de edificaciones no relacionadas con su actividad comercial. Aspectos Generales 7
Staff Laboral 3. SUPUESTOS EN LOS CUALES SE DEBE UTILIZAR LA NUEVA PLANILLA ELECTRÓNICA Los empleadores obligados al uso de esta nueva planilla electrónica deberán utilizarla en los siguientes supuestos: a) Cuenten con uno (1) o más trabajadores, con excepción de aquellos empleadores que efectúen la inscripción ante el Seguro Social de Salud (ESSALUD) mediante la presentación del Formulario Nº 402 Retenciones y contribuciones sobre remuneraciones, siempre que estos últimos no tengan más de tres (3) trabajadores. b) Cuenten con uno (1) o más prestadores de servicios y/o personal de terceros. c) Cuenten con uno (1) o más trabajadores o pensionistas que sean asegurados obligatorios del Sistema Nacional de Pensiones. d) Cuando estén obligados a efectuar alguna retención del Impuesto a la Renta de cuarta o quinta categoría. e) Tengan a su cargo uno (1) o más artistas, de acuerdo con lo previsto en la Ley del Artista Intérprete y Ejecutante (Ley N 28131). f) Hubieran contratado los servicios de una Entidad Prestadora de Salud (EPS) u otorguen servicios propios de salud conforme lo dispuesto en la Ley Nº 26790, normas reglamentarias y complementarias. g) Hubieran suscrito con el Seguro Social de Salud (ESSALUD) un contrato por Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo (SCTR). h) Gocen de estabilidad jurídica y/o tributaria. i) Cuenten con uno (1) o más prestadores de servicios - modalidad formativa. 4. FORMULARIOS A UTILIZAR PARA EFECTOS DE REGISTRAR TODA LA INFORMACIÓN EN LA NUEVA PLANILLA ELECTRÓNICA En primer lugar, debemos dejar en claro que los nuevos componentes de la Planilla Electrónica funcionan coordinados entre sí; esto quiere decir, que para poder elaborar la PLAME que se presenta mensualmente, previamente, se debe cumplir con el llenado de la información en el T-REGISTRO. Para esto último, el empleador obligado cuenta con los siguientes formularios virtuales: 8 www.asesorempresarial.com
Nueva Planilla Electrónica: T-REGISTRO y PLAME FORMULARIO VIRTUAL Nº FUNCIÓN 1603 - Información del Empleador 1604 - Información del Trabajador, Pensionista, Personal en Formación Modalidad Formativa Laboral y otros, y Personal de Terceros Dar de alta (REGISTRAR). Dar de baja (ELIMINAR). Modificar y/o actualizar los datos. Dar de alta (REGISTRAR). Dar de baja (ELIMINAR). Modificar y/o actualizar los datos vinculados al: Trabajador Pensionista Prestador de servicios: - Que presta servicios a un empleador por los cuales obtenga rentas de quinta categoría a las que se refiere el inciso e) del artículo 34 de la Ley del Impuesto a la Renta. - Que se encuentra incorporado como asegurado regular al Régimen Contributivo de la Seguridad Social en Salud por mandato de una ley especial por las que existe obligación de realizar aportaciones de salud. Personal en formación-modalidad Formativa Laboral y otros. Personal de Terceros. Para efectos de la declaración de los derechohabientes, el empleador deberá utilizar el siguiente formulario virtual: FORMULARIO VIRTUAL Nº FUNCIÓN 1602 - Información del Derechohabiente Dar de alta (REGISTRAR) Dar de baja (ELIMINAR) Modificar y/o actualizar los datos de los derechohabientes. 5. MODIFICACIÓN DE OFICIO POR PARTE DE LA SUNAT DE LA INFORMACIÓN CONSIGNADA EN EL T-REGISTRO Conforme a lo señalado por el Decreto Supremo Nº 018-2007-TR y modificatorias, la información del T-REGISTRO podrá ser actualizada, modificada o dada de baja de oficio de manera automática, por parte de la SUNAT, cuando: Aspectos Generales 9
Staff Laboral a) Los sujetos inscritos en T-Registro hayan actualizado o modificado sus datos de identificación en el RENIEC, y la SUNAT disponga de dicha información. Asimismo, se procederá a la actualización o modificación de los datos del empleador, respecto del nombre o razón social y de los establecimientos, cuando esta información haya sido actualizada o modificada en el Registro Único de Contribuyentes de la SUNAT. b) En los casos de fallecimiento del sujeto inscrito en el T-Registro, cuya defunción se encuentre inscrita en RENIEC y hubiese sido informada a la SUNAT c) Tratándose de los derechohabientes, se procederá a la baja de oficio cuando se produzca alguna de las siguientes situaciones: Cuando el hijo menor de edad, adquiera la mayoría de edad y no se hubiera comunicado el vínculo como hijo mayor de edad incapacitado. Cuando culmine el período de gestación, en el caso de la gestante. Cuando el derechohabiente adquiera la condición de asegurado regular de ESSALUD. Cuando el empleador hubiera registrado la baja del trabajador, pensionista o prestador de servicios incorporado a ESSALUD por mandato legal. Cuando el trabajador, pensionista o prestador de servicios incorporado a ESSALUD por mandato legal, deja de tener la condición de asegurado regular de ESSALUD. Cuando el trabajador, pensionista o prestador de servicios incorporado a ESSALUD por mandato legal, no registre períodos de aportación a ESSALUD en los últimos doce (12) períodos. Las modificaciones posteriores de los casos señalados o la inclusión de nuevos casos, serán efectuadas por la SUNAT, a través de Resolución de Superintendencia, previa coordinación con el MTPE. 6. PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA EFECTOS DE PRESENTAR EL PDT PLANILLA ELECTRÓNICA - PLAME 6.1 Generalidades La forma y condiciones generales para la utilización y presentación del PDT Planilla Electrónica - PLAME se rigen por lo dispuesto en la resolución que aprobó las disposiciones para la declaración y pago de diversas 10 www.asesorempresarial.com
Nueva Planilla Electrónica: T-REGISTRO y PLAME obligaciones tributarias mediante Programas de Declaración Telemática PDT (Resolución de Superintendencia Nº 143-2000/SUNAT). El sujeto obligado debe cumplir con mantener actualizada la información en el T-REGISTRO, la misma que será utilizada para la elaboración de la PLAME y la declaración respectiva. Para tal efecto, el PDT Planilla Electrónica - PLAME contará con la funcionalidad respectiva que permita descargar del T-REGISTRO los datos del: Empleador Trabajador Pensionista Prestador de servicios que corresponda Personal en formación - Modalidad Formativa Laboral y otros y Personal de Terceros, según corresponda. Para acceder a lo señalado, el sujeto obligado deberá ingresar, en el citado PDT, su Código de Usuario y Clave SOL y seguir las instrucciones del sistema; no obstante, el aplicativo también presenta la opción de ingresar sin Clave SOL. Esta opción le permite registrar e ingresar al PDT con una clave de acceso personal generada para cada RUC, así como habilitar nuevas claves de usuarios y cambiar contraseñas. Sin embargo, con dicha opción no podrá descargar datos en línea o sincronizar con T-REGISTRO los datos del PDT Planilla Electrónica PLAME, debiendo efectuar la importación del archivo personalizado del T-REGISTRO actualizado para elaborar sus declaraciones. 6.2 Operatividad El PDT Planilla Electrónica - PLAME deberá ser utilizado por el sujeto obligado para cumplir con la presentación de la PLAME, con la declaración de las obligaciones respectivas así como efectuar el pago que corresponda, por los siguientes conceptos: a) PLAME, la que deberá contener la información de la planilla electrónica, las tablas paramétricas y la estructura de los archivos de importación. b) Retenciones del Impuesto a la Renta de Quinta Categoría. c) Retenciones del Impuesto a la Renta de Cuarta Categoría. d) Información de los sujetos perceptores de rentas de cuarta categoría pagadas o puestas a disposición aún cuando el empleador no tenga la obligación de efectuar retenciones por dichas rentas. Aspectos Generales 11
Staff Laboral e) Impuesto Extraordinario de Solidaridad respecto de las remuneraciones correspondientes a los trabajadores, en los casos que exista convenio de estabilidad. f) Contribuciones al ESSALUD, respecto de las remuneraciones que correspondan a los trabajadores o los ingresos que correspondan a los trabajadores independientes que sean incorporados por mandato de una ley especial al ESSALUD como asegurados regulares. g) Contribuciones al ESSALUD por concepto de pensiones. h) Contribuciones a la ONP bajo el régimen del Decreto Ley Nº 19990 y normas modificatorias. i) Prima por el concepto de + Vida Seguro de Accidentes respecto de los afiliados regulares al ESSALUD que contraten el mencionado seguro. j) Aportes al Fondo de Derechos Sociales del Artista. k) Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo (SCTR) contratado con el ESSALUD para dar cobertura a los afiliados regulares del ESSALUD. l) Contribución Solidaria para la Asistencia Previsional, creada por la Ley Nº 28046, Ley que crea el Fondo y la Contribución Solidaria para la Asistencia Previsional, precisada por el Decreto Legislativo Nº 948. m) Registro de Pensionistas del Régimen del Decreto Ley Nº 20530, a los que se hace referencia en la Ley Nº 28046, Ley que crea el Fondo y la Contribución Solidaria para la Asistencia Previsional, precisada por el Decreto Legislativo Nº 948. n) Prima por el concepto Asegura tu pensión, respecto de los afiliados obligatorios al Sistema Nacional de Pensiones que contraten el mencionado seguro. 6.3 Información del PDT Planilla Electrónica 0601 PLAME Dentro del PDT Planilla Electrónica 0601 PLAME encontraremos los siguientes módulos: 12 www.asesorempresarial.com
Nueva Planilla Electrónica: T-REGISTRO y PLAME OPCIONES DEL PROGRAMA EMPLEADOR Módulo del menú principal del programa que muestra los datos del empleador registrado en el PDT. Permite consultar, modificar o eliminar sus datos. DECLARACIONES JURADAS Módulo del menú principal del programa que permite elaborar una nueva declaración, administrar las declaraciones registradas y enviadas; asimismo, se cuenta con una opción para efectuar el envío de su declaración a través de SUNAT Virtual. REPORTES Permite seleccionar y generar reportes de sus declaraciones registradas; asimismo, en este módulo se muestran los reportes de error generados por la importación de archivos y la validación de datos de la declaración. PARÁMETROS Muestra los principales parámetros que utiliza el PDT. UTILITARIOS Módulo que cuenta con opciones para el uso del programa, configurar impresora, generar y restaurar copia de seguridad, mantenimiento de períodos y la importación del archivo personalizado del T-REGISTRO a ser utilizado por el PDT Planilla Electrónica PLAME. AYUDA Módulo que proporciona información sobre los datos y conceptos que son solicitados por el PDT, así como la funcionalidad del programa. Aspectos Generales 13
Staff Laboral EMPLEADOR NUEVO Si ingresa al PDT con clave SOL, podrá registrar el RUC del empleador en el PDT al pulsar el botón Validar, con lo cual se descargan automáticamente los datos del empleador desde el Registro de Información Laboral (T-REGISTRO); luego de ello proceda a completar los datos del empleador en el PDT. Si ingresa al PDT sin clave SOL, para registrar el RUC del empleador en el PDT ingrese al módulo Utilitarios, Opción Importación de Archivo personalizado T-REGISTRO y proceda a importar el archivo previamente generado en SUNAT Operaciones en Línea. Luego de ello, podrá completar los datos del empleador en el PDT. Para generar el Archivo Personalizado T-REGISTRO para el PLAME, ingrese a SUNAT Operaciones en Línea, Opción Mis declaraciones y pagos / Utilitarios para mis declaraciones y pagos, y genere su pedido de descarga. MODIFICAR Permite modificar los datos del empleador para elaborar las declaraciones. Respecto a los datos que provienen del T-REGISTRO, si ingresó al PDT con clave SOL, para actualizar dichos datos en el PDT deberá pulsar el botón validar, con lo cual se descargan automáticamente los datos desde el T-REGISTRO. De ingresar al PDT sin clave SOL, la modificación o actualización de los datos antes señalados se podrá realizar a través de la Importación del Archivo Personalizado T-REGISTRO, ubicada en la Opción Utilitarios del PDT. CONSULTAR Permite consultar los datos del empleador que se encuentran registrados en el PDT para elaborar las declaraciones. ELIMINAR Permite eliminar del PDT todos los datos del empleador. De tener declaraciones registradas y confirmar la eliminación, perderá los datos de sus declaraciones. Para generar una copia de seguridad de la información del RUC a eliminar, puede ingresar a la Opción Utilitarios, Opción Generar copia de seguridad. EMPLEADOR > IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEADOR IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEADOR Al ingresar el número de RUC y pulsar el botón Validar, se descargan automáticamente los datos del T-REGISTRO que utilizará el PDT para elaborar las declaraciones. Para ello, debe acceder al aplicativo con su clave SOL. Los datos a considerar son: Tipo de empleador. Indicador si se trata de una microempresa inscrita en el REMYPE. Indicador si realiza actividades por las que aporta al SENATI. Si los datos del empleador han sido modificados en el T-REGISTRO en SUNAT Operaciones en Línea, deberá pulsar la Opción validar para actualizar dichos datos en el PDT. Adicionalmente, el empleador debe indicar si tiene convenio de estabilidad y/o exoneración tributaria. 14 www.asesorempresarial.com
Nueva Planilla Electrónica: T-REGISTRO y PLAME DECLARACIONES JURADAS NUEVA DECLARACIÓN A través de esta opción el empleador podrá elaborar una nueva declaración mensual, indicando el período a declarar, y ejecutando las opciones que le permitan obtener del T-REGISTRO los datos de los trabajadores, pensionistas, personal en formación y personal de terceros que corresponden ser declarados en dicho período. Para elaborar la declaración, se debe completar la información en las 3 secciones: Identificación General, Detalle de la declaración y Determinación de deuda. DECLARACIONES REGISTRADAS Muestra las declaraciones registradas en el PDT, y permite ingresar a las mismas a fin de modificar, copiar, eliminar o generar el archivo de envío de las declaraciones. DECLARACIONES ENVIADAS Muestra las declaraciones por las que se ha generado archivo de envío y permite registrar el número de orden de la declaración presentada. Asimismo, cuenta con la Opción para recuperar archivo, a fin de consultar, modificar y/o presentar declaración rectificatoria o sustitutoria. Aspectos Generales 15
Staff Laboral Adicionalmente a esta información, esta opción comprende los siguientes módulos: INFORMACIÓN GENERAL DATOS BÁSICOS DE LA DECLARACIÓN Contiene los datos generales de la Declaración, los cuales son: RUC del empleador. Período de la declaración. Indicador si se trata de una declaración sustitutoria o rectificatoria. Al iniciar se muestra en NO, dato que será modificado por el empleador, cuando corresponda. Indicador de obtención de los datos del T-REGISTRO correspondientes a los trabajadores, pensionistas, personal en formación y personal de terceros a declarar. El aplicativo cuenta con 2 opciones: Sincronizar datos con el T-REGISTRO o Utilizar datos del T-REGISTRO al <fecha de la última actualización en el PDT>. Al ejecutar el proceso para determinar los trabajadores, pensionistas, personal en formación y personal de terceros a declarar, el aplicativo mostrará la fecha de inicio y fecha de fin del período a declarar; por defecto, éstas corresponden al primer y último día del mes calendario. Para consultar o hacer mantenimiento a dichas fechas, previamente a la generación de la declaración podrá ingresar al Módulo Utilitarios y la opción Mantenimiento de períodos. 16 www.asesorempresarial.com
Nueva Planilla Electrónica: T-REGISTRO y PLAME INFORMACIÓN GENERAL SINCRONIZAR DATOS CON EL T-REGISTRO Esta opción permite obtener en forma automática y en línea los datos del T-REGISTRO de los trabajadores, pensionistas, personal en formación y personal de terceros para la elaboración de la declaración. Dicha opción podrá ser utilizada por los usuarios que ingresen Con Clave SOL. Los datos que se obtienen para elaborar las declaraciones considerando las fechas de los vínculos registrados en el T-REGISTRO, según corresponda, son: Tipo y número de documento Apellidos y nombres Situación Tipo de trabajador o pensionista Régimen de salud Régimen pensionario Indicador de aportar al SCTR Si con posterioridad a la sincronización de datos ejecutada en el PDT, se realizan modificaciones o actualizaciones de los datos antes referidos que afecten al período a declarar, dichas modificaciones o actualizaciones deberán ser consideradas en el PDT, para lo cual el usuario deberá volver a ejecutar la opción Sincronizar datos con el T-REGISTRO en el PDT. La información de los prestadores de servicios que obtienen rentas de cuarta categoría a que se refiere el artículo 33 de la Ley del Impuesto a la Renta no es ingresada al T-REGISTRO, por lo que para su declaración debe ser ingresada directamente en la Sección Detalle de la Declaración. Aspectos Generales 17
Staff Laboral DETALLE DE LA DECLARACIÓN En esta sección se muestran los prestadores incorporados en la declaración, en cada una de las categorías: - Trabajadores - Pensionistas - Prestadores de Servicios 4ta Categoría - Prestadores de Servicios Modalidad Formativa - Personal de Terceros DATOS DEL TRABAJADOR Los datos del trabajador necesarios para la elaboración de la declaración son: - Datos de identificación del trabajador - Tipo de trabajador - Régimen de Aseguramiento de Salud - Régimen Pensionario - Indicador de aportar al SCTR Dichos datos deben corresponder a los registrados en el T-REGISTRO para el período de la declaración. Cualquier modificación en dichos datos deberá ser ingresada en dicho Registro y luego descargada al PDT, a través de la sincronización o importación del archivo personalizado del T-REGISTRO. 18 www.asesorempresarial.com
Nueva Planilla Electrónica: T-REGISTRO y PLAME DATOS DEL TRABAJADOR Adicionalmente, en la declaración mensual el empleador debe informar otras condiciones de aportes y tributos relacionadas con su trabajador, que corresponde a los siguientes datos: APORTE A +VIDA SEGURO DE ACCIDENTES Debe indicar si el trabajador aporta a dicho seguro privado contratado con el ESSALUD. De indicar SI, el programa registrará el monto del aporte correspondiente y el pago del mismo se efectuará con la presentación del PDT. El +Vida Seguro de Accidentes es un seguro del ESSALUD que otorga indemnización en caso de muerte o invalidez permanente total o parcial como consecuencia de un accidente. Para mayor información ingrese a la página web del ESSALUD (www.essalud.gob.pe). APORTE A ASEGURA TU PENSIÓN Debe indicar si el trabajador aporta a dicho seguro privado contratado con la ONP. De indicar SI, el programa registrará el monto del aporte correspondiente y el pago del mismo se efectuará con la presentación del PDT. Para mayor información sobre este seguro, ingrese a la página web de la ONP (www.onp.gob.pe). APORTE AL SCTR ESSALUD En caso el empleador haya contratado el Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo (SCTR) para coberturas de salud con el EsSalud para su trabajador, y dicha situación ha sido debidamente registrada en el T-REGISTRO a través de SOL, en el PDT se deberá registrar la tasa que le aplica al trabajador por la cobertura de salud del SCTR contratado que hubiera contratado con el EsSalud. La tasa del SCTR-EsSalud es la que ha sido acordada por el empleador en el convenio suscrito con el ESSALUD. Si el convenio fue suscrito con una EPS por la cobertura en salud, no debe ingresar información en este campo. En el PDT Planilla Electrónica PLAME sólo se recauda el SCTR ESSALUD por coberturas de salud. El SCTR contratado con ESSALUD es un seguro que brinda cobertura por accidentes de trabajo y enfermedad profesional a los trabajadores que realizan actividades de riesgo. Para mayor información respecto a la contratación de dicho seguro, ingrese a la página web de ESSALUD (www.essalud.gob.pe). OTRAS RENTAS DE QUINTA CATEGORÍA Si el trabajador adicionalmente percibe otras rentas de quinta categoría por la prestación de servicios a otro empleador, deberá indicarlo en esta sección. Asimismo, deberá registrar la información de las otras rentas percibidas que le haya informado su trabajador, en el concepto de renta de quinta categoría Retenciones (Concepto 0605) ubicada en la sección de Aportes y Tributos del trabajador. Tratándose de personas que presten servicios para más de un empleador, la retención del Impuesto a la Renta de quinta categoría la efectuará el empleador que abone la mayor renta. CONDICIÓN DE NO DOMICILIADO Marque en esta opción si el sujeto declarado es Domiciliado o No domiciliado para efectos de la Ley del Impuesto a la Renta en el período que se declara. Por defecto, el aplicativo estará como Domiciliado, debiendo el empleador modificarlo a No domiciliado, según la condición que le corresponda al trabajador en el período a declarar. Aspectos Generales 19
Staff Laboral DATOS DEL TRABAJADOR CONVENIO De tener convenio IES y corresponde efectuar el pago por el trabajador incorporado, deberá seleccionar la tasa IES aplicable al trabajador, la que previamente deberá haberse consignado en el módulo Empleadores. Sólo se habilita este dato cuando el empleador registró información en la Sección Convenios del módulo Empleadores del PDT. GRABAR Permite grabar los datos del trabajador a declarar, incluyendo aquellos que correspondan a jornada laboral, ingresos, descuentos, tributos y aportes. JORNADA LABORAL DEL TRABAJADOR DÍAS DE LA JORNADA Se deben ingresar los días de la jornada del trabajador, teniendo en cuenta lo siguiente: A) DÍAS EFECTIVAMENTE LABORADOS Se consideran como tales, los días efectivamente trabajados durante el período, así como los días feriados y los días de descanso semanal obligatorio. 20 www.asesorempresarial.com
Nueva Planilla Electrónica: T-REGISTRO y PLAME JORNADA LABORAL DEL TRABAJADOR B) DÍAS SUBSIDIADOS Se consignan los días subsidiados por el EsSalud, de acuerdo al motivo de suspensión de labores. Los tipos de suspensión que se habilitan son los tipos 21:S.I.Incapacidad Temporal (invalidez, enfermedad y accidentes) y 22:S.I.Maternidad durante el descanso Pre y Post Natal. C) DÍAS NO LABORADOS Y NO SUBSIDIADOS Se consigna la cantidad de días no trabajados y no subsidiados, de acuerdo al motivo de suspensión de labores descritos en la Tabla 21: Tipo de Suspensión de la relación laboral. El total de días (efectivamente laborados + subsidiados + días no laborados y no subsidiados) debe corresponder al total de días con vínculo laboral que tiene el trabajador en el período declarado. D) HORAS LABORADAS En esta sección, aparecen 2 opciones: horas ordinarias y sobretiempo. En la primera, el empleador debe registrar las horas de trabajo efectivas (por ejemplo, si la jornada es de 8 horas de lunes a viernes, Ud. deberá registrar 160 horas aproximadamente); con respecto a la segunda opción, Ud. debe ingresar las horas extras. INGRESOS, DESCUENTOS, TRIBUTOS Y APORTES Ingresar todos los pagos, descuentos, aportes, entre otros que se efectúen al trabajador. Aspectos Generales 21
Staff Laboral 22 www.asesorempresarial.com
Nueva Planilla Electrónica: T-REGISTRO y PLAME Aspectos Generales 23
Staff Laboral PERSONAL TERCEROS Ingresar el DNI, Apellidos y Nombres, y otros datos referidos al personal de terceros. 24 www.asesorempresarial.com
Nueva Planilla Electrónica: T-REGISTRO y PLAME PS 4TA CATEGORÍA Ingresar el DNI, Apellidos y Nombres, Importe de los Honorarios, Importe retenido referidos al prestador de servicios que genera rentas de cuarta categoría. Al finalizar el llenado de cualquiera de las pantallas antes indicadas, presionar el BOTÓN GUARDAR para almacenar toda la información ingresada. Aspectos Generales 25
Staff Laboral Se refleja como saldo a pagar la suma de los montos consignados en el detalle de la declaración, correspondiendo a los siguientes conceptos: DETERMINACIÓN DE LA DEUDA Concepto Código tributo o concepto Sistema Nacional de Pensiones - D.L. 19990. 5310 EsSalud Seguro Regular - Trabajador. 5210 EsSalud Seguro Agrario/Acuicultor. 5222 EsSalud CBSSP - Trabajador Pesquero. 5238 Fondo de Derechos Sociales del Artista. 5410 EsSalud + Vida (pago de la prima). 5214 Renta de 5ta Categoría - Retenciones. 3052 Contribución Solidaria para la Asistencia Previsional. 5612 EsSalud Seguro Regular - Pensionista. 5242 SCTR Salud - EsSalud. 5211 Renta de 4ta Categoría - Retenciones. 3042 Asegura tu pensión (pago de la prima). 5621 Impuesto Extraordinario de Solidaridad (tributo que sustituye al FONAVI y que aplica para quienes suscribieron 5081 convenio de estabilidad con el estado peruano). 26 www.asesorempresarial.com
Nueva Planilla Electrónica: T-REGISTRO y PLAME Aspectos Generales 27
Staff Laboral 6.4 Lugar y plazo de presentación del PDT La presentación del PDT Planilla Electrónica - PLAME, incluida sus sustitutorias y rectificatorias, se realizará dependiendo de si: TIPO DE CONTRIBUYENTE Se trata de Principales Contribuyentes (PRICOS) Se trata de Medianos y Pequeños Contribuyentes (MEPECOS) LUGAR En SUNAT Virtual o en los lugares fijados por la SUNAT para la declaración y pago de sus obligaciones tributarias, salvo cuando sea obligatoria la presentación a través de SUNAT Virtual. En SUNAT Virtual o en las sucursales y agencias bancarias autorizadas por la SUNAT, salvo cuando sea obligatoria la presentación a través de SUNAT Virtual. Para efecto de la presentación a través de SUNAT Virtual, el sujeto obligado deberá contar con su Código de Usuario y Clave SOL. El PDT Planilla Electrónica - PLAME deberá presentarse en los plazos señalados en el cronograma establecido por la SUNAT para la declaración y pago de las obligaciones de periodicidad mensual. Para el año 2015, este cronograma fue aprobado por la Resolución de Superintendencia N 376-2014/SUNAT (22.12.2014) la misma que presenta las siguientes fechas de vencimiento: VENCIMIENTOS 2015 PARA LAS OBLIGACIONES DE VENCIMIENTO MENSUAL CUYA RECAUDACIÓN EFECTÚA LA SUNAT PER. TRIB. ÚLTIMO DÍGITO DEL RUC 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Buenos Contribuyentes y UESP 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 y 9 ENE. 13.02.15 16.02.15 17.02.15 18.02.15 19.02.15 20.02.15 09.02.15 10.02.15 11.02.15 12.02.15 23.02.15 FEB. 13.03.15 16.03.15 17.03.15 18.03.15 19.03.15 20.03.15 09.03.15 10.03.15 11.03.15 12.03.15 23.03.15 MAR. 16.04.15 17.04.15 20.04.15 21.04.15 22.04.15 23.04.15 10.04.15 13.04.15 14.04.15 15.04.15 24.04.15 ABR. 15.05.15 18.05.15 19.05.15 20.05.15 21.05.15 22.05.15 11.05.15 12.05.15 13.05.15 14.05.15 25.05.15 MAY. 12.06.15 15.06.15 16.06.15 17.06.15 18.06.15 19.06.15 08.06.15 09.06.15 10.06.15 11.06.15 22.06.15 JUN. 14.07.15 15.07.15 16.07.15 17.07.15 20.07.15 21.07.15 08.07.15 09.07.15 10.07.15 13.07.15 22.07.15 JUL. 14.08.15 17.08.15 18.08.15 19.08.15 20.08.15 21.08.15 10.08.15 11.08.15 12.08.15 13.08.15 24.08.15 AGO. 14.09.15 15.09.15 16.09.15 17.09.15 18.09.15 21.09.15 08.09.15 09.09.15 10.09.15 11.09.15 22.09.15 SET. 15.10.15 16.10.15 19.10.15 20.10.15 21.10.15 22.10.15 09.10.15 12.10.15 13.10.15 14.10.15 23.10.15 OCT. 13.11.15 16.11.15 17.11.15 18.11.15 19.11.15 20.11.15 09.11.15 10.11.15 11.11.15 12.11.15 23.11.15 NOV. 15.12.15 16.12.15 17.12.15 18.12.15 21.12.15 22.12.15 09.12.15 10.12.15 11.12.15 14.12.15 23.12.15 DIC. 15.01.16 18.01.16 19.01.16 20.01.16 21.01.16 22.01.16 11.01.16 12.01.16 13.01.16 14.01.16 25.01.16 28 www.asesorempresarial.com
Nueva Planilla Electrónica: T-REGISTRO y PLAME 7. CORRECCIÓN DE DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PDT PLANILLA ELECTRÓNICA PLAME La actualización o modificación de los datos del tipo y número de documento de identidad y la fecha de nacimiento del Trabajador, Pensionista y Personal de Terceros consignados en el PDT Planilla Electrónica - PLAME se efectúa mediante el Formulario Virtual N 1601 Corrección y/o Actualización de Datos de Identificación, a través de SUNAT Operaciones en Línea. Previamente a la actualización o modificación a que se refiere el párrafo anterior, el empleador deberá realizar la correspondiente modificación o actualización de los citados datos en el T-REGISTRO; caso contrario, el sistema no permitirá la realización de la misma. 8. ENTRADA EN VIGENCIA PROGRESIVA DEL PDT PLANILLA ELECTRÓNICA 0601 PLAME El 20 de octubre de 2012, la SUNAT publicó la Resolución de Superintendencia N 241-2012/SUNAT, norma a través de la cual aprobó un cronograma de entrada en vigencia progresiva del PDT Planilla Electrónica 0601 PLAME, Versión 2.3 aprobada por la Resolución de Superintendencia N 181-2012/ SUNAT (04.08.2012) de la siguiente manera: a. Si en el período por el cual se deba presentar la declaración, el sujeto obligado que deba informar trabajadores, entre otros: Sector Público: USO OPCIONAL Desde el Período Noviembre 2011 hasta el Período Diciembre 2012 USO OBLIGATORIO A partir del Período Enero 2013 b. Si en el período por el cual se deba presentar la declaración, el sujeto obligado que deba informar trabajadores, entre otros: Sector Privado: NÚMERO DE TRABAJADORES ETAPA DE USO OPCIONAL DESDE EL PERÍODO HASTA EL PERÍODO ETAPA DE USO OBLIGATORIO Hasta 5 trabajadores Noviembre 2011 Setiembre 2012 Octubre 2012 Desde 6 hasta 50 trabajadores Noviembre 2011 Octubre 2012 Noviembre 2012 Aspectos Generales 29
Staff Laboral NÚMERO DE TRABAJADORES ETAPA DE USO OPCIONAL DESDE EL PERÍODO HASTA EL PERÍODO ETAPA DE USO OBLIGATORIO Desde 51 hasta 1000 trabajadores Noviembre 2011 Noviembre 2012 Diciembre 2012 Más de 1000 trabajadores Noviembre 2011 Diciembre 2012 Enero 2013 En la actualidad, la versión vigente del PDT Planilla Electrónica 0601 PLAME es la Versión 2.8 la cual fue aprobada por la Resolución de Superintendencia N 032-2015/SUNAT, publicada el 30 de enero de 2015, y cuyo uso es obligatorio desde el 01 de febrero de este mismo año 2015. 9. INFRACCIÓN EN LA QUE SE INCURRE CUANDO NO SE CUMPLE CON LAS DISPOSICIONES REFERIDAS AL T-REGISTRO Y LA PLAME De conformidad con lo señalado por el Reglamento de la Ley General de Inspección de Trabajo, (Decreto Supremo N 019-2006-TR), la infracción que se comete por la inobservancia de las disposiciones respectivas (T-REGISTRO y PLAME) es una infracción grave consistente en: "24.2 El incumplimiento de las siguientes obligaciones sobre planillas de pago, planillas electrónicas, o registro de trabajadores y prestadores de servicios: no encontrarse actualizado; no encontrarse debidamente autorizado de ser exigido; no consignar los datos completos; no presentarlo ante la Autoridad Administrativa de Trabajo; no presentarlo dentro del plazo o presentarlo incluyendo datos falsos o que no correspondan a la realidad; no efectuar el alta en el Registro, la modificación o actualización de datos, o la baja en el Registro, dentro del plazo correspondiente. Únicamente para el cálculo de la multa a imponer, se entiende por trabajadores afectados a los pensionistas, prestadores de servicios, personal en formación - Modalidad Formativa Laboral y otros, así como derechohabientes." 30 www.asesorempresarial.com
Procedimiento a seguir para efectos de dar de Alta a Empleadores y Trabajadores en el T-Registro 1. GENERALIDADES - PLAZOS El alta, modificación y/o actualización de datos o la baja en el T-REGISTRO será realizada por el sujeto obligado a través de SUNAT Operaciones en Línea, para lo cual deberá seguir los siguientes pasos en atención a los siguientes plazos: ACCIÓN TIPO DE PRESTADOR PLAZO ALTA MODIFICACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE DATOS BAJA Trabajador Personal en Formación Laboral Personal de Terceros Pensionista Todos los supuestos anteriores Todos los supuestos anteriores Dentro del día en que se produce el ingreso a prestar sus servicios, independientemente de la modalidad de contratación y de los días laborados. El primer día hábil del mes siguiente a aquel en que se pagó o puso a disposición la primera pensión afecta, sea provisional o definitiva. Dentro de los cinco (5) días hábiles de la fecha de ocurrencia del evento o de haber tomado conocimiento. Dentro del día hábil siguiente de la fecha de término de la prestación de servicios, la suspensión o fin de la condición de pensionista, el fin de la obligación de realizar aportaciones al ESSALUD, según corresponda. 2. PROCEDIMIENTO A SEGUIR A EFECTOS DE REGISTRAR AL EMPLEADOR PASO Nº 1 Dar click en SUNAT Operaciones en Línea e ingresar el Código de Usuario y la Clave SOL. Procedimiento para efectos de dar de Alta a Empleadores y Trabajadores en el T-REGISTRO 31
Staff Laboral PASO Nº 2 Ubicar en MI RUC Y OTROS REGISTROS, el T-REGISTRO y dentro de éste identificar el Formulario Virtual Nº 1603 - Información del Empleador, según corresponda. 32 www.asesorempresarial.com
Nueva Planilla Electrónica: T-REGISTRO y PLAME PASO Nº 3 Si se trata de dar de alta a un NUEVO EMPLEADOR, éste deberá seleccionar REGISTRO PASO Nº 4 Una vez en esta ventana, proceder con el llenado de toda la información que el formato requiere. Procedimiento para efectos de dar de Alta a Empleadores y Trabajadores en el T-REGISTRO 33
Staff Laboral PASO Nº 5 De entre toda la información a ingresar, existen tres categorías en las cuales se deberá precisar en el detalle adjunto. Nos referimos a las preguntas SI LA EMPRESA DESARROLLA ACTIVIDADES DE RIESGO SCTR?, SI LA EMPRESA DESTACA O DESPLAZA PERSONAL A OTROS EMPLEADORES? Y SI TERCEROS EMPLEADORES LE DESTACAN O DESPLAZAN PERSONAL? Con respecto a la primera pregunta, éstas son las opciones que el T-REGISTRO les presenta cuando el empleador responde con un SI: 34 www.asesorempresarial.com
Nueva Planilla Electrónica: T-REGISTRO y PLAME Con respecto a la segunda pregunta, éstas son las opciones que el T-REGISTRO les presenta cuando el empleador responde con un SI: Con respecto a la tercera pregunta, éstas son las opciones que el T-REGISTRO les presenta cuando el empleador responde con un SI: Una vez finalizado el ingreso de toda la información, procedemos con presionar el Botón GRABAR. Procedimiento para efectos de dar de Alta a Empleadores y Trabajadores en el T-REGISTRO 35
Staff Laboral 3. PROCEDIMIENTO A SEGUIR A EFECTOS DE REGISTRAR A LOS TRABAJADORES PASO Nº 1 Dar click en SUNAT Operaciones en Línea e ingresar el Código de Usuario y la Clave SOL. 36 www.asesorempresarial.com
Nueva Planilla Electrónica: T-REGISTRO y PLAME PASO Nº 2 Ubicar en MI RUC Y OTROS REGISTROS, el T-REGISTRO y dentro de éste identificar el Formulario Virtual Nº 1604 - Información del Trabajador, Pensionista, Personal en formación- Modalidad Formativa Laboral y otros y Personal de Terceros, según corresponda. Procedimiento para efectos de dar de Alta a Empleadores y Trabajadores en el T-REGISTRO 37
Staff Laboral PASO Nº 3 Si se trata de dar de alta a un NUEVO TRABAJADOR Y OTROS, éste deberá seleccionar, en principio, REGISTRO INDIVIDUAL y posteriormente NUEVO. PASO Nº 4 Ingresar a BÚSQUEDA DE PERSONAS, digitar el DNI del trabajador y otros a registrar y su fecha de nacimiento y finalmente BUSCAR. PASO Nº 5 Una vez obtenido todos los datos generales del trabajador a registrar así como el que Ud. mismo deberá ingresar, seleccionar la PESTAÑA TRABAJADOR ubicado en la SECCIÓN CATEGORÍA (parte inferior de la 38 www.asesorempresarial.com
Nueva Planilla Electrónica: T-REGISTRO y PLAME SECCIÓN DATOS DE IDENTIFICACIÓN). A continuación, aparecerá la SECCIÓN DATOS LABORALES en la cual deberá llenar la información respectiva. PASO Nº 6 Posteriormente, ingresar la información en la SECCIÓN DATOS DE SEGURIDAD SOCIAL. Procedimiento para efectos de dar de Alta a Empleadores y Trabajadores en el T-REGISTRO 39
Staff Laboral PASO Nº 7 Ahora bien, debemos precisar que, mediante Resolución Ministerial N 107-2014-TR (06.06.2014) se dispuso que los empleadores deberán incorporar en el T-REGISTRO los nuevos datos de la situación educativa del trabajador. Así, a partir del 01 de julio de 2014, el registro de los datos de la situación educativa del trabajador es obligatorio para todos los empleadores que registren nuevos trabajadores, así como para aquellos que efectúen la actualización o modificación de la situación educativa de sus trabajadores. Finalmente, los empleadores que con anterioridad hayan registrado a sus trabajadores con la situación educativa de los Tipos 11 y del 13 al 21 de la Tabla 9: Situación Educativa deben registrar los nuevos datos de la situación educativa del trabajador, aprobados mediante la presente resolución ministerial, hasta el 31 de octubre de 2014. No obstante, este plazo ha sido extendido por las Resoluciones Ministeriales N s 231-2014-TR (31.10.2014) y 019-2015-TR (31.01.2015) hasta el 31 de mayo del año 2015. 40 www.asesorempresarial.com
Nueva Planilla Electrónica: T-REGISTRO y PLAME En el rubro Datos de la Situación Educativa, el aplicativo permitirá seleccionar la situación educativa del trabajador y de corresponder se registra el estudio concluido pulsando el botón ADICIONAR INFORMACIÓN. Para registrar los datos del estudio concluido del trabajador, se debe indicar: La Formación Superior Completa a la que corresponde el estudio concluido: Educación Superior Completa o Educación Universitaria Completa (a partir de esta opción, se desplegará el menú que se presenta a continuación). Indicar si el estudio concluido se realizó en una institución educativa del Perú Régimen de la institución educativa (Pública o Privada) Indicar el tipo de institución educativa, para facilitar la identificación de la institución educativa y su carrera. Nombre de la institución educativa Nombre de la carrera Año de egreso Para ubicar el nombre de la institución educativa y carrera, debe ingresar los datos de búsqueda y pulsar el botón BUSCAR. Una vez obtenido el resultado, seleccione la institución educativa o la carrera.si el trabajador informa más de un estudio concluido, pulsar el botón ADICIONAR INFORMACIÓN para seguir registrando. Procedimiento para efectos de dar de Alta a Empleadores y Trabajadores en el T-REGISTRO 41
Staff Laboral En caso el trabajador cuente con información de estudios concluidos registrados anteriormente, se mostrará una pantalla asistente que permitirá seleccionar el estudio concluido que le ha informado su trabajador a fin de proceder al registro de tal información (institución educativa, carrera y año de egreso). La pantalla asistente se mostrará al registrar o modificar la Situación Educativa del trabajador, siempre que corresponda a Educación Superior Completa (Tipo 11), Educación Universitaria Completa (Tipo 13) o una situación educativa superior a las antes señaladas (Tipos 14 al 21 de la Tabla 9 del Anexo 2). La información mostrada en la pantalla asistente no podrá ser modificada o eliminada. En caso el empleador seleccione algún estudio concluido, los datos se mostrarán en la RELACIÓN DE ESTUDIOS CONCLUIDOS registrados por el empleador. 42 www.asesorempresarial.com
Nueva Planilla Electrónica: T-REGISTRO y PLAME Si no requiere utilizar la información de la pantalla asistente, el empleador podrá pulsar el botón CANCELAR para salir y podrá ingresar directamente el estudio concluido informado por su trabajador pulsando el botón ADICIONAR INFORMACIÓN. PASO Nº 8 Finalmente, ingresar la información en la SECCIÓN DATOS TRIBUTARIOS. PASO Nº 9 Si se trata de un PERSONAL EN FORMACIÓN LABORAL, seleccionar la PESTAÑA DEL MISMO NOMBRE. Procedimiento para efectos de dar de Alta a Empleadores y Trabajadores en el T-REGISTRO 43
Staff Laboral PASO Nº 10 Si se trata de un PERSONAL DE TERCEROS, seleccionar la PESTAÑA DEL MISMO NOMBRE. PASO Nº 11 Una vez finalizado con ingresar toda la información, procedemos con presionar el Botón GRABAR. 44 www.asesorempresarial.com
Nueva Planilla Electrónica: T-REGISTRO y PLAME PASO Nº 12 Una vez concluido el registro de la información en el T-REGISTRO, el sistema genera automáticamente el Comprobante de Información Registrada (CIR): Este CIR deberá ser entregado en atención a los siguientes plazos: ACCIÓN ALTA MODIFICACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE DATOS BAJA PLAZO PARA LA ENTREGA El día hábil siguiente del inicio de la prestación de servicios. Dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la fecha en que se produjo la modificación o actualización. Solo en aquellos casos que sea solicitado, se entregará la constancia en el término de dos (2) días calendario siguientes a la presentación de la solicitud. 4. PROCEDIMIENTO A SEGUIR A EFECTOS DE RETIRAR (DAR DE BAJA) A LOS EMPLEADORES PASO Nº 1 Para dar de baja a un empleador, dirigirse a REGISTRO DEL EMPLEADOR y posteriormente, REGISTRO; en ese momento, aparece al lado derecho, los datos del empleador y las siguientes opciones: MODIFICACIÓN BAJA CONSULTA. Seleccionar BAJA. Procedimiento para efectos de dar de Alta a Empleadores y Trabajadores en el T-REGISTRO 45
Staff Laboral PASO Nº 2 En esta nueva pantalla, ingresar la fecha de baja o fecha en la cual se retira a este empleador; posteriormente, seleccionar la opción DAR DE BAJA (dd/mm/aaaa). 5. PROCEDIMIENTO A SEGUIR A EFECTOS DE RETIRAR (DAR DE BAJA) A LOS TRABAJADORES PASO Nº 1 En lo que corresponde al trabajador, para dar de baja a uno de éstos, dirigirse a REGISTRO DEL TRABAJADOR y posteriormente seleccionar al 46 www.asesorempresarial.com
Nueva Planilla Electrónica: T-REGISTRO y PLAME trabajador que se pretender retirar de la lista de trabajadores (que aparece al lado derecho) haciendo click en la opción MODIFICAR. PASO Nº 2 A continuación, aparecerá una pantalla con los DATOS DE IDENTIFICACIÓN y la CATEGORÍA de éste. Seleccionar TRABAJADOR y posteriormente, DATOS LABORALES Procedimiento para efectos de dar de Alta a Empleadores y Trabajadores en el T-REGISTRO 47
Staff Laboral PASO Nº 3 Una vez en esta nueva pantalla, dirigirse al espacio FECHA DE FIN (dd/ mm/aaaa), ingresar la fecha respectiva así como el motivo del fin del vínculo laboral. PASO Nº 4 Posteriormente, dirigirse a los DATOS DE SEGURIDAD SOCIAL e ingresar en los espacios FECHA DE FIN (dd/mm/aaaa) DEL RÉGIMEN DE SALUD y FECHA DE FIN (dd/mm/aaaa) DEL RÉGIMEN PENSIONARIO. Una vez ingresado la fecha de finalización del vínculo laboral, hacer click en ACEPTAR y posteriormente en GRABAR. 48 www.asesorempresarial.com
Nueva Planilla Electrónica: T-REGISTRO y PLAME PASO Nº 5 A continuación, aparecerá la constancia de la baja la cual le permitiría imprimir el COMPROBANTE DE INFORMACIÓN REGISTRADA. Con esto, se da por finalizado el procedimiento de baja del trabajador. Procedimiento para efectos de dar de Alta a Empleadores y Trabajadores en el T-REGISTRO 49
Procedimiento a seguir para efectos de dar de Alta a los Derechohabientes en el T-Registro 1. PASOS A SEGUIR Para efecto del alta o baja de los derechohabientes y de la modificación y/o actualización de datos de los mismos en el T-REGISTRO, el empleador deberá utilizar el Formulario Virtual Nº 1602 - Información del Derechohabiente, el cual permite ingresar la información respectiva. Para ello, el empleador deberá seguir el procedimiento siguiente: PASO Nº 1 Dar click en SUNAT Operaciones en Línea e ingresar el Código de Usuario y la Clave SOL. 50 www.asesorempresarial.com
Nueva Planilla Electrónica: T-REGISTRO y PLAME PASO Nº 2 Ubicar en MI RUC Y OTROS REGISTROS, el T-REGISTRO y dentro de éste identificar el Formulario Virtual Nº 1602 - Información del Derechohabiente e ingresar el tipo y número de documento del trabajador, pensionista o prestador de servicios - asegurado regular al ESSALUD, respecto del cual efectuará el alta o baja de sus derechohabientes o modificación y/o actualización de los datos vinculados a los mismos, teniendo en cuenta los siguientes plazos: ACCIÓN ALTA MODIFICACIÓN O ACTUALIZACIÓN BAJA PLAZO Dentro del día hábil siguiente a la comunicación que efectúe el trabajador, pensionista y prestador de servicios que corresponda al empleador. Dentro de los 5 días hábiles de la fecha de ocurrencia del evento o de haber tomado conocimiento. Dentro del día hábil siguiente de la fecha de término de la prestación de servicios, la suspensión o fin de la condición de pensionista, el fin de la obligación de realizar aportaciones al ESSALUD o el fin de la condición de derechohabiente, según corresponda. Procedimiento para efectos de dar de Alta a los Derechohabientes en el T-REGISTRO 51
Staff Laboral PASO Nº 3 Una vez en esta pantalla, ingresar el documento oficial de identidad del trabajador titular respecto del cual se pretende registrar a sus derechohabientes y presionar el Botón BUSCAR. PASO Nº 4 Una vez en esta nueva pantalla en la cual aparecerá el nombre del trabajador titular, Ud. podrá ingresar, modificar, retirar, consultar respecto de todos los datos referidos al derechohabiente a registrar. 52 www.asesorempresarial.com
Nueva Planilla Electrónica: T-REGISTRO y PLAME 2. DOCUMENTOS A INGRESAR PARA EFECTOS DE ACREDITAR AL DERECHOHABIENTE SI SE TRATA DEL CÓNYUGE Para registrarlo(a) Para modificar Para retirarlo(a) Acta o partida de matrimonio civil Fotocopia de los documentos que sustentan la modificación de la información a realizar. Acta o partida de defunción Partida de matrimonio civil con anotación marginal de divorcio o disolución de vínculo matrimonial. Procedimiento para efectos de dar de Alta a los Derechohabientes en el T-REGISTRO 53