2012 Criterios de asignación para material documental a través de canje en el Sistema Bibliotecario de la Universidad Autónoma de Chiapas, SIBI, UNACH. Desarrollo de Colecciones. Dirección de Desarrollo Bibliotecario Universidad Autónoma de Chiapas
Tabla de contenido Nombre... 2 Propósito... 2 Objetivo... 3 Alcance... 3 Responsabilidades... 4 Definiciones... 4 Insumos... 4 Partes del libro... 4 Criterios... 4 Procedimiento de la asignación de material documental... 6 Bibliografía consultada... 8 1
Criterios de asignación para material documental a través de canje en el Sistema Bibliotecario de la Universidad Autónoma de Chiapas, SIBI, UNACH. 1. Nombre: Asignación de material documental adquirido por canje. 2. Propósito: La Dirección de Desarrollo Bibliotecario reconoce su responsabilidad en el establecimiento de los principios que guiarán en la toma de decisiones de la composición más adecuada para el desarrollo de las bibliotecas que conforman el Sistema Bibliotecario de la Universidad Autónoma de Chiapas (SIBI, UNACH). De esta manera, el SIBI, UNACH está estructurado por una Biblioteca Central y las bibliotecas de las DES. Conformado por 1 Instituto, 16 Facultades, 10 Escuelas, 9 Centros, 1 Biblioteca en la Dirección General de Planeación, 1 en la Dirección General de Investigación y Posgrado, y 1 en la Unidad de Estudios de Posgrado. Con un total de 40 bibliotecas en el Sistema Bibliotecario. Describiéndose de la siguiente manera: Nº. CLAVE DE BIBLIOTECA BIBLIOTECA CAMPUS Lugar 1 BC Biblioteca Central Tuxtla Gtz. 2 EA Centro de Estudios Avanzados y Extensión 3 ME Facultad de Medicina Humana II Tuxtla Gtz. 4 DE Facultad de Derecho III Sclc. 5 SO Facultad de Ciencias Sociales III Sclc. 6 HU Facultad de Humanidades VI Tuxtla Gtz. 7 AN Facultad de Ciencias Agronómicas V Villaflores 8 AG Facultad de Ciencias Agrícolas Huehuetan 9 AR Facultad de Arquitectura I Tuxtla Gtz. 10 CA Facultad de Contaduría y Administración I Tuxtla Gtz. 11 IN Facultad de Ingeniería Civil I Tuxtla Gtz. 12 LE Escuela de Lenguas Tuxtla I Tuxtla Gtz. 13 VE Facultad de Medicina Veterinaria y Zootecnia II Tuxtla Gtz. 14 IF Facultad de Contaduría y Administración: Informática (Sistemas Computacionales) I Tuxtla Gtz. 15 CE Instituto de Estudios Indígenas 16 LS Escuela de Lenguas San Cristóbal 17 AD Facultad de Ciencias de la Administración 18 CO Facultad de Contaduría Publica 19 QU Facultad de Ciencias Químicas III III Sclc Sclc. 20 LLT Escuela de Lenguas Escuela de Ciencias Administrativas 21 AA Istmo-Costa IX Arriaga 2
22 CD Escuela de Ciencias Administrativas Istmo-Costa 23 PI Escuela de Contaduría y Administración IX VII Tonalá Pichucalco 24 CM Escuela de Ciencias Administrativas VIII Comitán 25 HT Humanidades VI 26 HP Humanidades VI Pijijiapan 27 PL Dirección General de Planeación Tuxtla Gtz. 28 CB Centro de Bioceánicas 29 FM Centro de Estudios en Física y Matemáticas Básica y Aplicadas Tuxtla Gtz. 30 MT Facultad de Medicina Humana Extensión II 31 AI Escuela de Ciencias Administrativas Istmo-Costa: Coordinación de la Arriaga Licenciatura en Agroindustrias IX 32 CP Centro Maya de Estudios Agropecuarios Palenque CS Centro de Estudios para el Desarrollo Tuxtla Gtz. 33 Municipal y Políticas Publicas 34 CZ Centro Mezcalapa de Estudios Mezcalapa Agropecuarios 35 MS Centro Mesoamericano de Salud Pública y Desastres CU Centro Universitario de Investigación y Teopisca 36 Transferencia de Tecnología 37 IP Dirección General de Investigación y Tuxtla Gtz. Posgrado 38 UP Unidad de Estudios de Posgrado Tuxtla Gtz 39 AC Centro de Estudios Tuxtla Gtz para el Arte y la Cultura 40 QO Facultad de Ciencias Químicas Extensión Ocozocoautla 3. Objetivo: Establecer el canje con universidades y otras instituciones de Educación Superior públicas o privadas, para recibir en forma regular a cambio de alguna o algunas publicaciones de la UNACH con otras Instituciones de Educación Superior y/o investigación. 4. Alcance: Aplica al personal bibliotecario del SIBI, UNACH. Esta política aplica a todo material documental que ingresan al SIBI, UNACH. 3
5. Responsabilidades: Jefe de departamento y/o responsable del área, coordinará todas las acciones para la ejecución de las actividades, supervisará el proceso e integrará los informes correspondientes. 6. Definiciones: Canje: Forma de adquirir materiales bibliográficos o documentales, a través de convenios de colaboración, entre las instituciones. 1 7. Insumos: Procedimiento de Desarrollo de Colecciones PO-521-01a del SGC-UNACH: Memorándum de entrega de material documental FO-521-015 Acuse de recibo por canje FO-521-023 Ficha técnica para asignación de material documental FO-521-025 8. Partes del libro: El personal bibliotecario, debe conocer las partes del material documental para facilitar las decisiones en el proceso de asignación. En la contraportada se coloca la ficha técnica para la asignación de material documental. 9. Criterios: 9.1 Para la selección del material documental remitido para canje: a) Acuerdos generales: El intercambio se realiza de todas las publicaciones que edita la UNACH, que podrían ser establecidos por las Facultades, Escuelas, Institutos, Centros o por las dependencias editoras, directamente con la institución con la que se haya realizado el acuerdo. b) Acuerdos ocasionales: El intercambio se produce título a título. La propuesta de establecer el intercambio puede provenir de organizaciones de la propia UNACH o de Instituciones externas. 1 Consejo Nacional para Asuntos Bibliotecarios de las Instituciones de Educación Superior; Normas para Bibliotecas de Instituciones de Educación Superior e Investigación. 2012. Pág. 36. 4
c) Obras nacionales sobre temas propios de la cultura del estado desarrollados con una mirada general del país o región (paisajes, deporte, geografía, arte, literatura, etc.) d) Establecer convenios de canje con universidades y otras instituciones para recibir en forma regular publicaciones, a cambio de alguna o algunas publicaciones de la UNACH. 9.2 Evaluación de los canjes para su incorporación en las colecciones de la biblioteca. Es importante considerar los criterios del apartado 9, para asignar los materiales documentales de canje (solicitados o no) a las colecciones de las bibliotecas del SIBI, UNACH. Se debe evaluar el tipo de información que debe reunirse para cada material documental recibido. Esto facilitará el proceso en la toma de decisiones cuando se trata de aceptar o no el canje. La decisión para no aceptar un ofrecimiento puede tomarse de manera sencilla y rápida; basada en elementos del alcance, formato, tema, nivel intelectual, condición física, duplicación de las colecciones existentes, entre otros. 9.3 Para la aceptación del material documental para canje: a) Identificar la institución quien realiza el canje, la selección debe ser con especial atención, ya que de lo objetiva que esta sea, dependerá que la obtención de documentos sea pertinente y relevante. b) El canje recibido, será evaluada por el Departamento de Desarrollo de Colecciones y/o en la biblioteca de la Unidad Académica con previo informe a la Dirección de Desarrollo Bibliotecario y/o en la Dirección de la Unidad Académica, a fin de determinar las posibilidades de intercambio. c) La Dirección de Desarrollo Bibliotecario y/o la Dirección de la Unidad Académica, se reserva el derecho de aceptar o rechazar los convenios de canje de las publicaciones ofrecidas, teniendo en cuenta la utilidad que representen y a la calidad académica de las mismas. d) La Dirección de Desarrollo Bibliotecario y/o la Dirección de la Unidad Académica, se compromete en realizar el procesamiento físico y técnico de las publicaciones obtenidas en canje. e) La Dirección de Desarrollo Bibliotecario y/o la Dirección de la Unidad Académica, podrá cancelar el acuerdo de canje con aquella institución que no cumpla con el envío y/o con los términos establecidos entre ambas instituciones. f) Las instituciones que ofrecen listados de materiales en canje, será analizado para considerar que no se puede necesitar o en su caso adquiera lo que buscamos. g) Es importante que las bibliotecas seleccionen y guarden material duplicado o de otras instituciones de su localidad y puedan ofrecerlo a otras instituciones 5
para mantener un buen canje. Así mismo, se debe considerar en tenerlos registrados en un listado para ser enviados y ofrecerlos a las instituciones. h) Se debe tener en cuenta la calidad y utilidad; no se debe confundirse con listados de materiales desechados o inútiles, sino duplicados de títulos consecuencias de adquisiciones por error, o donaciones múltiples, o publicaciones nuestras. 10. Procedimiento de la asignación de material documental. Una vez se haya seleccionado el material documental se procese a lo siguiente: a) Elaboración de acuse de recibo para la institución receptora. Véase formato de acuse de recibo por canje código FO-521-023. b) Dictaminar qué material es susceptible de pasar a la colección y cuál no. Véase apartado 9.3. c) Separar el material que no es para la colección. d) Enviar a las Instituciones de Educación Superior que soliciten canjes, el material no recibido o duplicado en la biblioteca del SIBI, UNACH. e) Identificar y asignar por medio de la ficha técnica para asignación de material documental código FO-521-025. f) En su caso lo requiera enviar a encuadernación el material canje sea para la colección. g) Se debe tener el acuerdo entre las dos instituciones donde se tienen determinados arreglos de entrega, recibido y envío de material documental. h) Detalle la cantidad y las características del material enviado, adicionalmente en el acuse de recibo FO-521-023 especifique las publicaciones en las cuales la UNACH tiene interés a fin de hacer efectivo el proceso de canje. Si el proceso no es efectivo la solicitud es archivada. i) Remitir al personal operativo para la captura por cada material documental que ingresa para el SIBI, UNACH en el sistema de administración existente en la biblioteca. j) Entrega por Memorándum FO-521-015 al Departamento de Análisis Documental, para el procesamiento técnico en su caso de la BCU. k) Entrega por memorándum de entrega de material documental FO-521-015 al área de procesos técnicos de la biblioteca de la Unidad Académica. 6
Para realizar el canje con otras instituciones se debe tener en cuenta: a) El canje se gestiona directamente desde el Departamento de Desarrollo de Colecciones y/o la biblioteca de la Unidad Academica. b) Para establecer el intercambio con otras instituciones se tienen en cuenta las instituciones de educación superior públicas o privadas que ofrezcan material bibliográfico que corresponda a los programas académicos similares a los ofrecidos por la UNACH, de tal forma que las publicaciones intercambiadas correspondan a las necesidades de los usuarios. c) El canje de publicaciones se realizará únicamente con aquellas instituciones que manejen programas académicos similares a los ofrecidos por la UNACH. d) Se da prioridad en el canje a las instituciones con las cuales se tiene convenio. e) Las publicaciones deben responder a criterios de calidad científica y académica. f) Las publicaciones deben ser pertinentes a los programas educativos ofrecidos por la UNACH, de lo contrario el comité de biblioteca determinará la pertinencia y tomará la decisión de aceptarla o no como canje. 7
Bibliografía consultada Consejo Nacional para Asuntos Bibliotecarios de las Instituciones de Educación Superior. Normas para Bibliotecas de Instituciones de Educación Superior. La Paz, Baja California Sur: El Consejo: 2012. 8
Mtra. Marcela Iturbe Vargas Secretaria Académica Dra. Rosa Elba Chacón Escobar Directora de Desarrollo Bibliotecario Realizado por: Mtra. D zoara Casandra Domínguez Ruiz Jefa del Departamento de Desarrollo de Colecciones Colaboración: Lb. Laura Pérez Domínguez Lic. Mirella Hernández Hernández 9