INSPECCIÓN Y CONTROL DE LA CALIDAD MANUAL WEB DE GESTIÓN DE LIMPIEZA INTRODUCCIÓN Como valor añadido al servicio de limpieza ofrecido, ponemos a su disposición nuestra propia Aplicación Web de Gestión (AWG) desarrollada en base a las necesidades de control, supervisión y gestión (incidencias, materiales, equipos, informes, documentación, satisfacción, ) requeridas tanto por el cliente como por Limcamar. Se trata de una herramienta de trabajo que contiene una completa base de datos sobre toda la información propia de los centros, así como del personal asignado, maquinaria, productos y del propio servicio de mantenimiento de limpieza establecido contractualmente. Esta aplicación será una herramienta de trabajo básica tanto para nuestros Responsables de Servicio (como encargados de Centros y, esta es nuestra propuesta, para los Responsables que el cliente establezca, para consultar información, notificar las actuaciones de trabajos no diarios, comunicar el estado de las órdenes de trabajo solicitadas, comunicar el suministro de materiales al centro y realizar controles de calidad por zonas, entre otras funcionalidades que se ofrecen. Es importante aclarar que se trata de una versión de demostración en la que hay determinados apartados con datos ficticios sobre el centro y su personal asignado, pero evidentemente una vez en conocimiento de toda la información ésta sería cargada en nuestra base de datos, estando la herramienta en perfecto estado de funcionamiento al inicio del servicio. También se destaca que toda la información que en la herramienta y en la aplicación se creen, establezcan, se graben, se generen, etc están dentro de la máxima confidencialidad al ser datos e informaciones exclusivamente propiedad del cliente.
ACCESO Para acceder a la Aplicación Web de Gestión (AWG) personalizada como Gestión de Limpieza solamente hay que disponer de un dispositivo capaz de acceder a internet mediante red local, red wifi o redes móviles. Al inicio del servicio, Limcamar le proporcionará las claves de usuario y contraseña para acceder La herramienta permite establecer una serie de perfiles de usuario y diferentes niveles de acceso a la aplicación, siendo posible configurar y/o limitar los permisos el acceso a determinados apartados, y permitir la visualización de la actividad por provincias, clases de centro, etc, para cada usuario o grupo de usuarios. Tanto los usuarios como los diferentes niveles de acceso para el personal Responsable del Servicio, así como los responsables de todos los niveles que se considere necesario autorizar, serán establecidos con la autorización de la dirección. Por defecto, al introducir correctamente el usuario y contraseña se accede al primero de los apartados, del listado de centros de trabajo que a continuación procedemos a explicar.
INFORMACIÓN DE CENTROS DE TRABAJO El primer de los apartados de la web, representado con un icono de un edificio, muestra una lista de los centros de trabajo identificados por provincia, clase, nombre de centro y referencia interna del mismo. En la parte superior de la lista es posible filtrar para ayudar a una rápida localización de un centro o grupo de centros deseados, y en la parte inferior es posible paginar los resultados pulsando sobre las flechas de cambio de página. Al clicar sobre el centro seleccionado inmediatamente se nos abrirá un nuevo menú que recopila toda la información relativa al centro en cuestión. Si nos fijamos, en la parte superior de esta pantalla se muestra un menú con los siguientes apartados: - Ficha Centro: Información del propio centro, incluyendo dirección, superficie y fotografía de fachada. Datos de contacto del personal responsable de Limcamar.
Frecuencias: Visualización del cuadro de frecuencias. Información sobre tratamientos especiales, por mes. Trabajadores Datos del personal de limpieza asignado al centro, con su horario y jornadas. Maquinaria Maquinaria ubicada en el centro, para la prestación del servicio de limpieza
Productos Productos de limpieza usados en el centro. Documentos Documentación relativa al centro, aportada por Limcamar o por el cliente.
ORDENES DE TRABAJO (OT) La función de este apartado es la de que el cliente notifique a Limcamar toda incidencia o solicitud relativa al servicio de limpieza, clasificando mediante una serie de desplegables el tipo de trabajo a realizar. No obstante, como procedimiento de trabajo interno de Limcamar, nosotros mismos podemos generarnos órdenes de trabajo para comunicar a nuestro encargado de zona la necesidad de solventar un problema o supervisar un servicio. De cada una de estar órdenes de trabajo se genera un registro para que permitir hacer un seguimiento sobre el estado de cada una de ellas, y también por la posibilidad de disponer de un histórico de actuaciones ya completadas. De este modo ofrecemos una información verídica y transparente sobre las solicitudes del cliente. Este apartado se encuentra representado por una campana en la parte superior de la web. Al acceder se muestra un listado de todas las ordenes de trabajo pendientes de atender y completadas. Mediante un sistema de búsqueda y filtros es posible localizar las órdenes de trabajo para las que se quiera conocer su situación. Al realizar click sobre el registro deseado se muestra en pantalla la ficha completa de datos de la orden de trabajo. Siendo posible en esta pantalla modificar su estado y añadir comentarios informativos sobre la realización del servicio.
Para generar una nueva orden de trabajo existe un icono a la derecha representado con el símbolo, en la pantalla de lista de órdenes de trabajo. Al acceder se muestra la pantalla de datos de OT vacía para rellenar los siguientes datos: Órden de trabajo (OT) lcm: numeración de referencia automática de la web. Órden de trabajo (OT) cliente: referencia propia de orden de trabajo interna del cliente, en caso de que exista y se quiera indicar para realizar seguimiento. Fecha de inicio y fecha de fin: fechas registradas automáticamente cuando se genera una incidencia y cuando se guarda como realizada. Provincia, Clase y Centro: selección del centro mediante listas desplegables. Tipo: para seleccionar si se trata de un trabajo de limpieza, DDD, materiales, etc. (personalizable) Prioridad: normal, urgente o muy urgente Estado: pendiente, en proceso, parada, esperando permiso o completada. Descripción de la OT: cuadro de texto para explicar el trabajo solicitado o reclamado Notas del operario: cuadro de texto para que el operario o encargado de limpieza comunique la actuación realizada. Fotografía del antes y del después: posibilidad de aportar una imagen como prueba del estado de las instalaciones, para que posteriormente Limcamar aporte la imagen del estado final.
SUMINISTRO DE MATERIALES El apartado de control de suministro de materiales higiénicos se representa mediante un icono de furgoneta de reparto, en la parte superior de la web. El hacer click sobre el icono se carga una lista de los suministros de material realizados en cada centro de trabajo, referenciados por fecha de entrega. Es posible realizar filtro por provincia, clase y nombre del centro de trabajo. Además de poder visualizar mediante un gráfico la evolución de consumo de un determinado material para un centro. Para ello previamente habrá que filtrar por un centro y por un tipo de material, y posteriormente pulsar sobre el icono de la derecha representado con un gráfico Al hacer click sobre un registro de suministro de material se nos muestra su ficha en la que se muestra cada material y las cantidades suministradas. La creación de cada nuevo registro de suministro de materiales será llevada a cabo por nuestros encargados.
CONTROLES DE CALIDAD El acceso al apartado de controles de calidad se ve representado en la parte superior por un icono de una estrella. Nuevamente, como en el resto de apartados, es posible localizar el registro deseado mediante el sistema de filtros disponible por provincia, clase y nombre del centro. Y habiendo seleccionado el centro de trabajo aparecerá un icono a la derecha para representar mediante un gráfico la evolución de la valoración del servicio.
Con la frecuencia estipulada dentro del contrato, el supervisor de zona en sus visitas periódicas realizará un análisis de la situación de cada una de las zonas del centro, recomendado que sea en presencia del responsable del Centro en cuestión, valorando de 1 al 5 puntos (representado por estrellas) los siguientes aspectos: estético: valor visual del estado del centro, zona, área evaluada objeto de la supervisión diario: estado de limpieza y cumplimiento de las tareas mínimas a realizar diariamente no diario: estado de limpieza de las zonas y/o áreas con tareas de frecuencia no diaria Existe también un espacio en el apartado observaciones para que el Responsable que acompaña a nuestro supervisor en la valoración, pueda solicitar que se anoten las recomendaciones de mejora que considere oportunas.
CONTROL DE PRESENCIA DE SERVICIOS NO DIARIOS Actualmente tenemos desarrollada una nueva funcionalidad para la Aplicación Web de Gestión (AWG) de limpieza, basada en la geo- localización del servicio ejecutado por nuestro personal especialista en Ruta por posicionamiento GPS. Por medio de este módulo, Limcamar ofrecerá el registro instantáneo de la localización del operario ubicándolo zona del centro en el que va a realizar el servicio y controlando los tiempos de actuación, guardando la hora de inicio y la hora de finalización. Una vez almacenados estos datos podremos ofrecer esta información al cliente para dar a conocer nuestras fechas de actuación y además nos serviría a nosotros mismos para hacer un seguimiento de nuestro propio servicio para la optimización de rutas y tiempos de actuación.