FORMACION ONLINE SOROLLA2 UNIDAD DIDACTICA B8

Transcripción

1 FORMACION ONLINE SOROLLA2 UNIDAD DIDACTICA B8 B8.1 - Captura de datos de la propuesta de comisión de servicio: generales, itinerario, específicos, económicos, apuntes de agencia de viajes y generación de la "Orden de comisión de servicio"

2 Contenido Introducción al Perfil del comisionado... 3 Enunciado del caso de uso... 3 Captura manual de una propuesta de Comisión de servicio... 4 Pasos a seguir:... 4 En la pantalla SOROLLA 2 - Menú principal... 4 En la pantalla de Alta - Datos Generales... 6 En la pantalla Alta - Datos específicos...12 En la pantalla Alta - Datos económicos...13 En la pantalla Alta Documentos...16 En la pantalla SOROLLA2 - Visor de documentos...20 Alta de una comisión utilizando una existente

3 Introducción al Perfil del comisionado Dentro de la gestión de comisiones de servicio que realiza SOROLLA2 se permite que determinados datos de la comisión sean aportados por el propio comisionado o por quien actúe en su nombre, como por ejemplo una unidad de secretariado de la unidad administrativa a la que pertenezca el comisionado, siendo necesario en cualquier caso estar dado de alta en SOROLLA2 y en la Unidad tramitadora del tipo Caja correspondiente con el perfil de comisionado. Con este perfil y tal y como veremos en este caso de uso, se podrán capturar los datos que se conocen antes de realizar la comisión de servicio. La orden de comisión de servicio quedará en estado de propuesta a la espera de que algún usuario con permisos de gestión en la Unidad tramitadora, mediante la captura del tipo de fondo y fecha de orden de comisión, la pase al estado comisión. En este documento encontrará las pantallas que permitirán realizar la gestión que nos ocupa así como los datos que para el caso de uso expuesto es necesario introducir, asímismo encontrará las explicaciones complementarias necesarias. Enunciado del caso de uso Capturaremos la propuesta comisión de servicio de María García García, quien viajará de Madrid a Sevilla los días 14 a 18 de enero, autorizándosele dietas, gastos de viaje, tren de alta velocidad en clase turista y gastos de taxi entre estaciones y lugar de destino o residencia. María García García solicitará un anticipo de 300 euros y los billetes de tren los proporcionará la agencia de viajes. Posteriormente daremos de alta una nueva propuesta de comisión como copia de una ya existente. 3.

4 Captura manual de una propuesta de Comisión de servicio Pasos a seguir: En la pantalla SOROLLA 2 - Menú principal SOROLLA 2 - Menú principal Para dar de alta la comisión: Posicione su ratón sobre Comisiones de servicio. Haga click sobre el enlace Gestión. 4.

5 Comisiones - Parámetros de selección Haga click sobre el botón - Alta. Existen dos posibilidades para dar de alta una comisión de servicio: - Alta manual. Paso a paso mediante el registro de todos sus datos. - Utilizando como modelo una comisión ya existente en la base de datos. Procedemos en primer lugar al alta manual. 5.

6 En la pantalla de Alta - Datos Generales Alta - Datos Generales En el campo Motivo, introduzca Asistencia a la Convención anual. Haga click sobre el botón Seleccionar NIF. El criterio NIF/CIF comisionado permite dos opciones: Teclear los datos en las casillas correspondientes Búsqueda: para seleccionar el tercero dentro de una lista preexistente. También se podrá utilizar el botón Limpiar para dejar en blanco los datos introducidos. 6.

7 Cuando se utiliza la búsqueda, es conveniente introducir parte de lo que se desea buscar como filtro en la casilla correspondiente, en este caso, bien en el NIF, bien en la descripción del comisionado. Al no haber utilizado ningún filtro en la selección del comisionado, el sistema devuelve hasta un máximo de 500 registros. Gestión de Terceros - Resultado de la consulta Haga click sobre el icono correspondiente al NIF ES Z. Se vuelca a la pantalla siguiente el NIF, nombre y grupo del comisionado seleccionado. 7.

8 Alta - Datos Generales La casilla Grabar datos específicos hay que marcarla para que se active la pestaña Datos Específicos Haga click sobre la casilla de selección Grabar datos específicos. Para rellenar el itinerario pulsamos en el icono de Agregar línea. Cada comisión de servicio requerirá al menos cuatro líneas de itinerario, que deberán reflejar respectivamente la salida y llegada de los trayectos de ida y vuelta con sus fechas y horas obligatoriamente. En el presente supuesto, se prevé que el viaje se inicie desde Madrid el día 14 de enero de 2013 a las 8h30, con llegada a Sevilla a las 10h30, y que el viaje de regreso comience el día 18 de enero de 2013 a las16h, con llegada a Madrid a las 18h30. Haga click sobre el botón Agregar línea. En el desplegable Provincia, seleccione MADRID. En el campo Fecha, introduzca

9 En el campo Hora, introduzca En el desplegable Provincia, seleccione SEVILLA. En el campo Fecha, introduzca En el campo Hora, introduzca Haga click sobre el botón Agregar línea. En el campo Fecha, introduzca En el campo Hora, introduzca En el desplegable Provincia, seleccione MADRID. En el campo Fecha, introduzca En el campo Hora, introduzca

10 En este momento, decidimos grabar los datos que hemos capturado hasta ahora. Comisiones - Alta Haga click sobre el enlace - Guardar. Obsérvese que la primera vez que se graban los datos el sistema asigna una numeración a la comisión de servicio y un estado, en este caso propuesta. 10.

11 Haga click sobre la pestaña Datos específicos. Alta - Datos Generales Esta pestaña no se mostrará habilitada si previamente no se ha marcado la casilla Grabar datos específicos de la pestaña Datos generales. 11.

12 En la pantalla Alta - Datos específicos Alta - Datos específicos En esta pestaña se marcarán cuantos gastos proceda autorizar, así como otros datos que figuran en el impreso de la orden de comisión de servicio. En este caso, por ser los autorizados: Marque la casilla Derecho Dietas. Marque la casilla Gastos Viaje. Despliegue Trenes de alta velocidad y seleccione Clase turista. Marque la casilla Taxi entre estaciones y lugar de destino o residencia. Haga click sobre el botón Datos económicos. 12.

13 En la pantalla Alta - Datos económicos En esta pestaña se pueden calcular los gastos de la comisión en base al itinerario introducido y a su vez añadir otros gastos. Alta - Datos económicos Haga click sobre el icono - Calcular tarifas de dietas según itinerario. El sistema envía un mensaje de aviso que indica que no será posible la modificación de los datos capturados hasta este momento sin eliminar previamente el cálculo que va a realizar. 13.

14 Aviso Haga click sobre el botón. Obsérvese que, en función del itinerario que se capturó en la pestaña de Datos generales, el sistema ha calculado los días por tipo de dieta. 14.

15 Datos económicos 15.

16 Pasamos a continuación a la pestaña Documentos, desde la cual se puede extraer la información almacenada con un determinado formato (apartado Documentos ) como almacenar información procedente de otras fuentes (apartado Ficheros externos ). Haga click sobre la pestaña Documentos. En la pantalla Alta Documentos Alta - Documentos (informe) Con el fin de actualizar cualquier cambio que hayamos podido realizar en pantalla, almacenamos de nuevo la comisión de servicio. Haga click sobre el botón - Guardar. 16.

17 Para generar la orden de comisión Haga click sobre el botón - Generar informes. Se abre una nueva pantalla desde la se pueden generar los informes que posibilita el sistema en función de los datos que se han almacenado. En nuestro caso, vamos a generar en primer lugar la orden de comisión. Haga click sobre Orden de la comisión. Alta - Documentos (informe) En el desplegable Provincia, seleccione MADRID. Este dato, como el siguiente, los proporciona el sistema, aunque es posible su modificación. En el desplegable Municipio, seleccione Madrid. En el campo Fecha firma Proponente, introduzca

18 Alta - Documentos (informe) Una vez introducidos los datos que afectan al informe (fechas y firmas): Haga click sobre el botón - Generar. 18.

19 Documentos El sistema genera un fichero que reflejará mediante un enlace en la pantalla. Para ver el informe generado así como para imprimirlo, debemos pinchar sobre este enlace Haga click sobre el enlace Orden de la comisión.. 19.

20 En la pantalla SOROLLA2 - Visor de documentos SOROLLA2 - Visor de documentos Para cerrar el visor, haga click sobre el enlace - Cerrar. A continuación generaremos el informe de solicitud de anticipo, también desde la pestaña Documentos 20.

21 Alta - Documentos Haga click sobre el enlace Generar informes. 21.

22 Alta - Documentos (informe) Haga click sobre Anticipo. En el campo Importe, introduzca 300. Haga click sobre el botón - Generar. 22.

23 Alta - Documentos El funcionamiento es el mismo que se ha visto para la orden de comisión. Ambos documentos se podrán eliminar marcando el aspa en color rojo que aparece a su derecha. Haga click sobre el enlace Anticipo. 23.

24 SOROLLA2 - Visor de documentos Haga click sobre el enlace - Cerrar. 24.

25 Vuelta a la pantalla Alta - Documentos Haga click sobre el enlace - Inicio. 25.

26 Alta de una comisión utilizando una existente A continuación generaremos una nueva propuesta de comisión basada en los datos introducidos en una anterior. Posicione el ratón sobre Comisiones de servicio. Haga click sobre el enlace Gestión. SOROLLA 2 - Menú principal 26.

27 Comisiones - Parámetros de selección Haga click sobre el enlace - Alta. 27.

28 Comisiones - Alta Haga click sobre el botón - Copiar. 28.

29 En esta pantalla se pueden filtrar las comisiones por unos o varios criterios. En nuestro caso, utilizaremos el del NIF del comisionado. Haga click sobre el enlace Seleccionar NIF. Comisiones - Parámetros de selección 29.

30 Gestión de Terceros - Resultado de la consulta Haga click sobre el icono correspondiente al NIF ES Z. para seleccionar el comisionado. 30.

31 Comisiones - Resultado de la consulta Haga click sobre el enlace - Buscar. El sistema devuelve todas las comisiones de servicio existentes para el NIF seleccionado Haga click sobre la comisión Año/Nº 2013/8 31.

32 Observe que se han volcado a la pantalla los datos de la comisión nº 2013/8 pero sin numeración. Vuelta a la pantalla Alta Haga click sobre el enlace - Guardar. Puesto que no ha habido modificación en el NIF del comisionado ni en las fechas del itinerario, el sistema advierte que ya existe una comisión para el comisionado en las mismas fechas. 32.

33 Aviso Haga click sobre el botón. Observe que se ha generado una nueva comisión con la numeración 2013/9 en estado Propuesta Comisiones Modificación y baja A partir de este punto, se modificarían los datos necesarios para gestionar una nueva comisión basada en la anterior. 33.