Documento Manual Usuario PUA

Transcripción

1 Documento Manual Usuario PUA Versión: 0100 Fecha: 06/04/2016

2 HOJA DE CONTROL Autor Entregable Proyecto Guadaltel S.A. Manual Usuario PUA i-pobles Versión/Edición 0100 Fecha Versión 06/04/16 Aprobado por Fecha Aprobación 06/04/16 Nº Total de Páginas 55 REGISTRO DE CAMBIOS Versión Causa del Cambio Responsable del Cambio Fecha del Cambio 0100 Versión inicial 25/08/ Actualización 06/04/16 Página 2 de 55

3 ÍNDICE 1 Objeto Bienvenid@ CCP Cómo crear una nueva versión de un nuevo procedimiento? Crear familia Crear nuevo Tipo de Expediente y Versión Procedimientos No Reglados Editar Procedimiento Procedimientos Reglados Crear una nueva versión Opciones Organigrama de entidades locales Acciones de los Ayuntamientos u Organismos Nuevo: Borrar: Puestos de trabajo: Empleados: Acciones del nodo Puestos de Trabajo Puestos de trabajos Copiar Puestos de trabajo Crear una nueva entidad local Pestañas de un Ayuntamiento y Organismo Empleados Añadir empleados Editar empleado Crear administrador delegado Página 3 de 55

4 Administración de perfiles Catálogo de procedimientos Vista en áreas Vista en familias Añadir procedimientos Editar procedimiento Editar propiedades generales Organismo que tramita Organismo consulta Eliminar Expedientes Eliminar Procedimientos Datos entidad local Editar datos Cambiar organismo padre Contenidos de la sede Calendario Configuración del site Enlaces de interés Variables ficha Menú Accede a Firmantes Backoffice y aplicaciones horizontales Añadir componentes Editar componente Administradores delegados Empleados Datos entidad local Firmantes Contenidos Calendario Configuración del site...38 Página 4 de 55

5 Enlace de Interés Variables ficha Menú Accede a Usuario Añadir usuario Editar usuario Seleccionar Superadministrador Deseleccionar Superadministrador Pestaña Perfiles Añadir perfiles Copiar perfiles de otro usuario Pestaña Empleos Añadir empleos Copiar empleos de otro usuario Editar empleos Administración Gestión de tablas diccionario Gestión de componentes Añadir tipo de componente Añadir componentes Datos del Componente Gestión de variables Añadir Variable Eliminar Variables Asociar parámetros Trasladar Variables Definición de backoffice Nuevo Componente Editar Componente Gestión de documentos Página 5 de 55

6 6.5.1 Búsqueda avanzada Variables Página 6 de 55

7 1 Objeto La aplicación PUA se presenta como el Punto Único de Administración de la plataforma MOAD-H. Dando la posibilidad de una manera fácil y sencilla de poder configurar y administrar cada ayuntamiento del sistema. La finalidad del presente documento es la de facilitar una guía sencilla e intuitiva para el correcto funcionamiento del sistema. Página 7 de 55

8 2 a la herramienta de administración PUA, perteneciente a la plataforma MOAD-H. PUA es el portal por el cual podrá administrar completamente la plataforma MOAD-H, así como el CCP (Catalogo Común de Procedimientos), el Organigrama de entidades locales, Usuarios... Para acceder a la plataforma basta con ir GMENU ( introducir usuario y contraseña, y seleccionar la aplicación PUA. Página 8 de 55

9 3 CCP En el Catalogo Común de Procedimientos podemos organizar, administrar y tratar cada uno de los procedimiento definidos en la plataforma. Se podrán organizar por Familias, Tipos de expediente y Versiones. Para acceder a él, en el menú principal pulsamos Menú > Catálogo único de procedimientos. En el menú de la izquierda nos aparecen todos los procedimientos definidos, organizados por Familias y Tipos de expediente. Nos encontramos con un buscador rápido aplicado sobre la lista, incluyendo también Tipos de expediente, y un botón para crear una Nueva Familia. los tipos de expedientes que contiene, mostrando en color naranja el número de versiones que tiene cada uno. Página 9 de 55

10 Si pulsamos directamente sobre la Familia, en la parte principal de la aplicación, la parte de la izquierda, se cargara la lista de todos los tipos de expediente, pudiendo editar cualquiera de ellos, así como ver las versiones de estos, pulsando en el botón de expandir. Página 10 de 55

11 También podemos pulsar sobre un tipo de expediente directamente, así solo cargaremos este. 3.1 Cómo crear una nueva versión de un nuevo procedimiento?. En este punto, trataremos de explicar como desde cero, crear una nueva versión de un nuevo tipo de expediente, siendo este organizado en Familia, Tipo de Expediente y Versión Crear familia. Para crear una nueva Familia, pulsamos sobre Nuevo. Rellenamos los campos del panel que nos aparece, y pulsamos Guardar Crear nuevo Tipo de Expediente y Versión Un tipo de expediente, necesariamente debe contener al menos una versión. Si pulsamos en el menú opciones de la Familia seleccionada, y pulsamos sobre Nuevo procedimiento, Página 11 de 55

12 nos aparece el panel que debemos rellenar para crear el tipo de expediente y la versión del mismo. Existen dos tipos de procedimientos: Procedimientos No Reglados. Los procedimientos no reglados son aquellos que se construyen a raíz del procedimiento base en PUA. Estos procedimientos siguen un patrón básico de Inicios del Página 12 de 55

13 procedimiento (telemático, presencial y oficio) y una fase de Tramitación. Para crear uno de estos procedimientos, bastaría con seleccionar en el campo Reglado: la opción No. Este tipo de procedimientos permiten copiar un procedimiento No Reglado ya definido del CCP haciendo click en el campo Copiar procedimiento de..., pudiendo así copiar todas sus tareas, he inicios definidos. También permite copiar un formulario ya existente en el CCP, pulsando el campo de Copiar formulario de.... Dando la posibilidad de copiar un formulario ya existente en otro procedimiento y versión. Por defecto, el Área en la que se creará tendrá el mismo nombre que la Familia, aunque si pulsamos sobre el botón Editar Áreas se nos abrirá un panel completo en el que podremos administrar las áreas ya existentes, así como crear nuevas. Página 13 de 55

14 Editar Procedimiento Al crear un procedimiento, podremos editar las propiedades de este. La aplicación nos muestra las dos metafases principales Inicio y Tramitación, pudiendo editar ambas. Menú Opciones: Si pulsamos el botón opciones, nos aparecerán las distintas posibilidades. Editar inicio: Podemos marcar los inicios que tendrá la versión del procedimiento editado. Página 14 de 55

15 Editar ficha: Esta opción nos da la posibilidad de editar la ficha de la versión del procedimiento. Por defecto nos mostrará cargada la del procedimiento base pudiendo editar. Si queremos volver a la original, solo tendríamos que pulsar Restablecer Ficha Defecto. Gestión de plantillas: Podremos tener una gestión completa de las plantillas que acompañan al procedimiento. A la hora de crear una plantilla, si marcamos que es un formulario, la sede Página 15 de 55

16 electrónica permitirá su descarga en formato.pdf con los datos propios de la entidad u organismo. Con ello, para cada procedimiento, se permite tener su correspondiente solicitud descargable. Editar tareas: En cada una de las fases, podremos tener una administración de las tareas de las mismas. Añadir tareas y documentos: Esta opción nos da la posibilidad de copiar las tareas de otras versiones de procedimiento. Pudiendo filtrar por Familias, Tipos de procedimiento, Versiones, Documentos y Tareas, y Fases. Relacionar tareas: Existe la opción de relacionar tareas. Estas tareas solo podrán ser documentos(generados o incorporados) del mismo tipo Obligatorio: Esta opción solo aparecerá cuando tengamos tareas asociadas a una fase. Eliminar: Se eliminarán de la fase las tareas seleccionadas. Editar Perfil: Podremos seleccionar cada uno de los perfiles que podrán tratar las transiciones de las metafases presenciales. Estos perfiles los podremos ver Página 16 de 55

17 por Familias, Procedimientos y Perfiles, pudiendo filtrar por cada uno de ellos. También tenemos la posibilidad de crear nuevos perfiles que necesitemos. Estos perfiles se asociarán automáticamente Procedimientos Reglados Los procedimientos reglados son aquellos definidos con Model@. Para crear uno de estos procedimientos, bastaría con seleccionar en el campo Reglado: la opción Sí. Página 17 de 55

18 Los campos a rellenar serán los mismos que para un procedimiento No Reglado, excepto que debemos seleccionar un.zip o.xml con el contenido del procedimiento modelado. En este tipo de procedimiento no tendremos opción de editar las tareas de las fases Crear una nueva versión Para crear una nueva versión de un procedimiento, seleccionamos en el menú de la izquierda el tipo que queremos, y en el menú Opciones, seleccionamos Nueva Versión: Nos aparecerá un panel similar al de crear nuevo tipo de expediente, pero en este no Página 18 de 55

19 podremos editar los campos Nombre del procedimiento, Código de la versión y Versión, que se calculan del tipo de expediente que ya está creado. 3.2 Opciones Las opciones que nos aparecen a nivel de cada Versión son: Editar: Editar la versión de la versión del procedimiento. Exportar: Exportar la versión del procedimiento, y todos sus documentos y plantillas. Trasladar cambios a las entidades locales que tienen la versión en su catalogo. A la hora de actualizar. Se permite indicar los datos que se quieren conservar en las entidades. Página 19 de 55

20 4 Organigrama de entidades locales En esta pantalla, podremos administrar cada uno de los Ayuntamientos del sistema. Así como poder crear nuevos Ayuntamientos y eliminar los existentes. A la izquierda podemos ver el árbol de Ayuntamientos, estos tienen hijos. El primero de estos será siempre sus puestos de trabajo, los demás serán organismos del Ayuntamiento... Página 20 de 55

21 En cada uno de los Ayuntamientos, y organismos de este, cuando pasamos el cursor sobre el, aparecerá el siguiente icono. Si pulsamos este icono, nos muestra un panel de configuración del Ayuntamiento u Organismos de este en el que tenemos una serie de acciones que podemos realizar. 4.1 Acciones de los Ayuntamientos u Organismos Nuevo: Esta opción da la posibilidad de crear un nuevo Organismo hijo al que tengamos seleccionado. Página 21 de 55

22 Por defecto, el código DIR3, la provincia y el municipio se obtienen de su Ayuntamiento. También podemos añadir más datos a la entidad en la opción Otros datos entidad Borrar: Da la opción de borrar el Ayuntamiento u Organismo. Página 22 de 55

23 4.1.3 Puestos de trabajo: Se muestra una lista de todos los puestos de trabajos del sistema, estando marcados los ya relacionados. Podemos marcar y desmarcar para editar los puestos de trabajo de nuestro Ayuntamiento u Organismo. También podremos añadir un nuevo puesto de trabajo, en la parte inferior de la lista y pulsando. Página 23 de 55

24 4.1.4 Empleados: La acción empleados da la opción de añadir nuevos empleados al Ayuntamiento u Organismo. En la lista de la izquierda nos aparecerán todos los usuarios del sistema, pudiendo seleccionar más de uno. En la de la derecha, aparece cada uno de los puestos de trabajo. Al pulsar Aceptar, se creará el puesto de trabajo. 4.2 Acciones del nodo Puestos de Trabajo Si nos situamos sobre el nodo Puestos de Trabajo de uno de los ayuntamientos, podremos también entrar a una administración de estos, pulsando Puestos de trabajos. Al igual que en las acciones del Ayuntamiento u Organismo, podemos añadir y quitar puestos de trabajo al Ayuntamiento, así como también crearlo. Pero además, nos da la opción de editar estos. SUPER ADMINISTRADOR: Podrá editar y borrar los puestos de trabajo sin restricción alguna. ADMINISTRADOR DELEGADO: Solo podrá editar y borrar puestos de trabajo que únicamente están relacionados con su Ayuntamiento u Organismos competente. Página 24 de 55

25 4.2.2 Copiar Puestos de trabajo. Esta opción nos da la posibilidad de seleccionar uno o varios Ayuntamiento u Organismos y copiar sus puestos de trabajo. 4.3 Crear una nueva entidad local. La aplicación nos da la posibilidad de crear un nuevo Ayuntamiento (Nuevo organismo padre). Para ello pulsamos sobre el botón, y nos aparecerá un panel similar al de crear un nuevo organismo hijo. Página 25 de 55

26 Al pulsar Guardar, se mantiene la pantalla pudiendo agregar N Ayuntamientos. 4.4 Pestañas de un Ayuntamiento y Organismo Empleados. Esta pestaña muestra todos los empleados de un organismo, y de sus hijos. Así como la administración de los mismos Añadir empleados. Si pulamos Opciones > Añadir empleados, nos aparecerá un panel en el que seleccionado un usuario y puesto de trabajo, se creará un nuevo empleo. Este panel Página 26 de 55

27 también nos da la opción de crear un nuevo usuario en nuestro organismo Editar empleado. Si pulamos el botón de editar usuario, nos permite editar cada uno de los usuarios de los puestos de empleo definidos en el organismo Crear administrador delegado. Si seleccionamos un usuario, o varios, en el menú Opciones nos aparecen varias opciones. Si seleccionamos, Administradores Delegados, los usuarios seleccionados serán nuevos usuarios delegados del organismo seleccionado, o de algún hijo, marcando cada uno de los permisos que queramos ver Administración de perfiles. En el inferior de la pantalla, al seleccionar un empleo o varios, nos muestra los perfiles de estos usuarios, añadir y eliminar a los usuarios seleccionados. Página 27 de 55

28 Amarillo: Saldrán en amarillo los perfiles que solo tienen algunos de los usuarios seleccionados. Verde: Saldrán en verde los perfiles que tienen todos los usuarios seleccionados Catálogo de procedimientos. En esta pantalla, podemos administrar los procedimientos y versiones relacionados con nuestro Organismo. Página 28 de 55

29 Vista en áreas. Es una de las vistas que nos ofrece este apartado. Es la vista por defecto, y se muestran los procedimientos organizados en Familias Vista en familias. A esta vista accedemos pulsando Opciones > Ver en familias. Esta vista nos ofrece una organización de los procedimientos en familias y tipos de procedimientos Añadir procedimientos. Si pulsamos Opciones > Añadir Procedimientos, la aplicación nos muestra una lista de todos los procedimientos organizados por familias y tipos de procedimientos. En el podemos hacer un filtro rápido, así como mostrar todas las versiones, no solo las últimas que aparecen por defecto. Podemos seleccionar más de un procedimiento, así como familias o tipos completos, y estos se añadirán por completo en nuestro Organismo. Página 29 de 55

30 La aplicación nos ofrece copiar un catalogo completo de otro Ayuntamiento, pulsando, Opciones Copiar Catálogo Editar procedimiento. Si queremos editar uno de los procedimiento importados a nuestro organismo, bastará con pulsar uno de ellos. Se abrirá un panel en el que aparece toda la información que también podremos editar. Página 30 de 55

31 Editar Inicios: Una de las posibilidades que nos ofrece es poder Activar/Desactivar los inicios del procedimiento. Página 31 de 55

32 Editar propiedades generales. Si seleccionamos más de un procedimiento, podemos editar varias opciones generales de los seleccionados. Para ello pulsamos en Opciones > Editar propiedades generales Organismo que tramita. Si pulsamos Opciones > Organismo que Tramita, nos aparece el árbol del organismo que tenemos seleccionado y sus hijos, pudiendo seleccionar uno de ellos Organismo consulta. Si pulsamos Opciones > Organismo que Consulta, nos aparece el árbol del Página 32 de 55

33 organismo que tenemos seleccionado y sus hijos, pudiendo seleccionar uno o varios de ellos Eliminar Expedientes. Si seleccionamos un procedimiento, o varios, tenemos la opción de eliminar los expedientes creados. Para ello solo tenemos que pulsar Opciones > Eliminar expedientes Eliminar Procedimientos. Si seleccionamos un procedimiento, o varios, tenemos la opción de eliminar los expedientes creados. Para ello solo tenemos que pulsar Opciones > Eliminar procedimientos seleccionados Datos entidad local. Esta pantalla nos ofrece toda la información de la Entidad local. Página 33 de 55

34 Editar datos. Si pulsamos en Opciones > Editar datos, nos aparece un panel en el que podemos editar toda esta información Cambiar organismo padre. Si pulsamos en Opciones > Cambiar organismo padre, nos aparece un panel en el que podemos seleccionar el organismo padre de un organismo Contenidos de la sede Calendario. Esta pantalla nos permite configurar y administrar los festivos según Ayuntamiento. Página 34 de 55

35 Configuración del site. Esta opción nos permite editar cada una de las variables de cada Site. Si pulsamos Opciones > Editar datos nos muestra el panel Enlaces de interés. Esta opción nos permite administrar los enlaces de interés que aparecerán en nuestro site. Página 35 de 55

36 Nos ofrece la opción de poder copiar los enlaces de interés de otro Ayuntamiento Variables ficha Esta opción nos permite administrar las variables tipo ficha, que posteriormente se podrán usar en las fichas asociadas a los procedimientos. Nos ofrece la opción de poder copiar las variables de otro ayuntamiento Menú Accede a... Esta opción nos permite administrar el menú Accede a que aparecerán en nuestro site. Página 36 de 55

37 Nos ofrece la opción de poder copiar el Menú de otro Ayuntamiento Firmantes. La pestaña de firmantes ofrece la posibilidad de visionarlos en Documentos y Firmantes. Documentos : Se da la opción de asociar y eliminar firmantes a los documentos seleccionados. Firmantes: En la vista de firmantes, la vista se intercambia, pudiendo añadir documentos a los firmantes seleccionados. En esta parte, podemos ver cada uno de los empleados que contienen el firmante definido si pulsamos el icono BackoHice y aplicaciones horizontales. Esta pestaña nos muestra cada uno de los componentes que podemos asociar a nuestro sistema. Estos tendrán opciones definidas que podremos configurar según nuestro sistema. Página 37 de 55

38 Añadir componentes Si pulsamos sobre Opciones > Añadir Componente nos aparece un panel con todos los componentes definidos por el SUPERADMINISTRADOR Editar componente En la lista de componentes del sistema, nos da la opción de eliminar el componente o editarlo. Si pulsamos sobre editar, aparece: Página 38 de 55

39 Las Propiedades en rojo, son las definidas por el SUPERADMINISTRADOR que no podremos tocar, estas propiedades son genéricas para todos los Ayuntamientos Administradores delegados Los administradores delegados son aquellos administradores de un Ayuntamiento o Ayuntamientos. Solo tienen visibilidad en Organigrama de entidades locales, sus permisos son: Empleados Administración total sobre los usuarios del Ayuntamiento del que el usuario es Administrador Delegado Datos entidad local Editar datos de tu entidad local Firmantes Administración total sobre los Firmantes. Página 39 de 55

40 Contenidos Referencia al punto Calendario Referencia al punto Configuración del site Referencia al punto Enlace de Interés Referencia al punto Variables ficha Referencia al punto Menú Accede a... Referencia al punto 36 Página 40 de 55

41 5 Usuario. La pantalla de usuarios te muestra todos los usuarios de la plataforma, pudiendo editar sus Perfiles y Empleos. Estos usuarios también los podremos definir como SUPERADMINISTRADORES. 5.1 Añadir usuario. 5.2 Editar usuario. 5.3 Seleccionar Superadministrador. Si queremos definir uno o varios usuario SUPERADMINISTRADORES, bastaría con marcarlos, y pulsar en el menú Opciones > Seleccionar Superadministrador. Página 41 de 55

42 5.4 Deseleccionar Superadministrador. 5.5 Pestaña Perfiles. La pestaña perfiles nos muestra los perfiles de los usuarios seleccionados: Amarillo : Saldrán en amarillo los perfiles que solo tienen algunos de los usuarios seleccionados. Verde : Saldrán en verde los perfiles que tienen todos los usuarios seleccionados Añadir perfiles La opción de Asociar perfiles, accesible desde Opciones de la pestaña Perfiles, nos muestra un panel con varios filtros: Sistema. Familia. Procedimientos. Perfil. Página 42 de 55

43 5.5.2 Copiar perfiles de otro usuario. Otra de las opciones que tenemos es copiar perfiles de un usuario a otro, este panel está en Opciones de la pestaña Perfiles, y da la opción de asociar los perfiles de un usuario a otros. Página 43 de 55

44 5.6 Pestaña Empleos. La pestaña Empleos nos muestra los empleos de los usuarios seleccionados: Amarillo : Saldrán en amarillo los empleos que solo tienen algunos de los usuarios seleccionados. Verde : Saldrán en verde los empleos que tienen todos los usuarios seleccionados Añadir empleos. Al igual que con los perfiles, la aplicación da la posibilidad de añadir empleos a los usuarios marcados. Página 44 de 55

45 5.6.2 Copiar empleos de otro usuario. Al igual que con los perfiles, la aplicación da la posibilidad de copiar empleos a los usuarios marcados, de otro usuario Editar empleos. Si pulsamos sobre el icono editar de un Empleo, podremos definir la fecha de inicio y fecha fin de este. Página 45 de 55

46 6 Administración 6.1 Gestión de tablas diccionario. En esta pantalla, la aplicación nos muestra un seleccionable con las distintas tablas diccionario. Países Provincias y municipios Razón de interés Tipos de contacto Tipos de identificador Tipos de vías Tipos de organismos Tipos de organización Cada una de estas opciones, ofrece una administración completa. Editar, añadir y eliminar. 6.2 Gestión de componentes. Esta pantalla nos ofrece la posibilidad de la completa administración de los principales tipos de componentes de la plataforma. Página 46 de 55

47 DOCUMENTOS GFORMS MOAD NOTICES En cada uno de los componentes podemos Añadir tipo de componente. Pulsando Nuevo, nos aparece la opción de crear un nuevo tipo de componente, siempre añadiendo como prefijo el carácter #. Página 47 de 55

48 6.2.2 Añadir componentes. Si pulsamos Opciones > Nuevo Componente, se añadirá un nuevo componente al tipo seleccionado Datos del Componente. La tabla datos de componente muestra una lista con los datos definidos de cada uno, pudiendo editar, eliminar y añadir nuevos datos. Página 48 de 55

49 6.3 Gestión de variables. Esta pantalla muestra todas las variables que se encuentra en el CCP, asociadas a cada documento. Página 49 de 55

50 6.3.1 Añadir Variable. En Opciones > Añadir Variable nos aparece un panel con los valores necesarios para crear una nueva variable Eliminar Variables. En Opciones > Eliminar Variable se eliminarán las variables que estén seleccionadas Asociar parámetros. En la parte inferior al seleccionar una variable, nos aparecen las opciones de Eliminar/Asociar parámetros a las seleccionadas. Página 50 de 55

51 6.3.4 Trasladar Variables. En Opciones > Trasladar Variables tenemos la opción de las modificaciones que se hagan en las variables, trasladarlas a los sistemas en las que están relacionadas. 6.4 Definición de backohice. Esta pantalla, muestra cada uno de los componentes BackOffice definidos para la plataforma. Página 51 de 55

52 6.4.1 Nuevo Componente. En Opciones > Nuevo Componente se muestran las opciones generales. Página 52 de 55

53 6.4.2 Editar Componente. Si pulsamos uno de los componente, en la parte inferior se cargan cada uno de los datos de este. Aquí podemos definir nuevos datos de componente genéricos y específicos. Genérico: Si al crear un nuevo dato componente, pulsamos el check de genérico, este dato de componente no se podrá editar en ninguno de los Organismos que se haya trasladado. Específico: Estos datos de componentes, con el check desmarcado, son los datos que se podrán modificar en los ayuntamientos que se aplique. 6.5 Gestión de documentos. En la administración de documentos, similar a la de variables, podemos editar cada uno de los documentos y trasladar sus cambios a los procedimientos de cada Ayuntamiento Búsqueda avanzada. Si pulsamos Opciones > Búsqueda Avanzada nos aparece un desplegable con más criterios Página 53 de 55

54 de búsqueda Variables. En la parte inferior de la pantalla, aparece una lista de Variables relacionada al documento/os seleccionados. Amarillo : Saldrán en amarillo los perfiles que solo tienen algunos de los usuarios seleccionados. Verde : Saldrán en verde los perfiles que tienen todos los usuarios seleccionados. Página 54 de 55

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