GUÍA PARA NETWORKERS ASPRONET ESAL SOLICITUD Y ACTIVACIÓN DEL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO R.U.T

GUÍA PARA NETWORKERS ASPRONET ESAL SOLICITUD Y ACTIVACIÓN DEL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO R.U.T 1

SOLICITUD Y ACTIVACIÓN DEL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO R.U.T DEFINICIÓN El Registro Único Tributario -RUT- constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto de renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio, los responsables del régimen común, los pertenecientes al régimen simplificado, los agentes retenedores, los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros; y los demás sujetos de obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN. Permite contar con información veraz, actualizada, clasificada y confiable de todos los sujetos obligados a inscribirse en el mismo, para desarrollar una gestión efectiva en materia de recaudo, control y servicio que a su vez facilite el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias así como la simplificación de trámites y reducción de costos. OBLIGATORIEDAD Según el Artículo 5 del Decreto 2788 de 2004, están obligados a inscribirse en el Registro Único Tributario -RUT: Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta Las personas y entidades no contribuyentes, declarantes de ingresos y patrimonio Los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes a los regímenes común o simplificado Los agentes retenedores Los importadores y exportadores Las personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la expedición de NIT, cuando por disposiciones especiales estén obligadas a expedir factura 2

Los profesionales en compra y venta de divisas, y las demás personas naturales o jurídicas que participen en las operaciones de importación, exportación y tránsito aduanero; los agentes de carga internacional, los agentes marítimos, los depósitos habilitados públicos y privados, las comercializadoras internacionales (C.I.), los comerciantes de las zonas de régimen aduanero especial, los comerciantes del puerto libre de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, los intermediarios de tráfico postal y envíos urgentes, los operadores de transporte multimodal, las sociedades de intermediación aduanera, los titulares de puertos y muelles de servicio público o privado, los transportadores en el régimen de importación o exportación, los transportistas nacionales para operaciones del régimen de tránsito aduanero, los usuarios operadores de zonas francas, los usuarios de zonas francas industriales de bienes y servicios, los usuarios aduaneros permanentes, los usuarios altamente exportadores, los usuarios de zonas económicas especiales de exportación y demás usuarios aduaneros. También podrán inscribirse en el Registro Único Tributario aquellas personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la expedición de NIT, cuando por disposiciones especiales estén obligadas a expedir factura. REQUERIMIENTOS DE EXPEDICIÓN PARA NETWORKERS En su calidad de personas no contribuyentes, declarantes de ingresos y patrimonio, los networkers o distribuidores de empresas de Network Marketing tienen el deber legal de inscribirse o ser inscritos ante DIAN y que les sea expedido su RUT. El procedimiento común para un nuevo networker será la expedición del RUT como persona natural. Anotación: Puede suceder que durante su ejercicio como networker la persona decida por conveniencia constituir una S.A.S. (para ello se dispone guía anexa en el portal). 3

DOCUMENTACIÓN REQUERIDA El formulario de inscripción del Registro Único Tributario, debe presentarse con los siguientes documentos (Art. 4 Res. 1887 de 22 de febrero de 2007): El original del documento de identificación, cuando se trate de persona natural, que se exhibirá cuando el trámite lo realice directamente el interesado. Poder debidamente otorgado, cuando se actúe a través de apoderado. Documento con autenticación de firma del interesado o de quien ejerza la representación legal, cuando se actúe a través de terceros. Documento que acredite la constitución de la sociedad y/o representación legal con información vigente cuando se trate de personas jurídicas, o del documento de creación en el caso de entidades públicas. Documento de identificación del representante legal, cuando se trate de persona jurídica y el trámite lo realice directamente el representante. Tratándose de nuevos obligados, la inscripción deberá efectuarse: En forma previa al inicio de la actividad económica. Al cumplimiento de obligaciones administradas por la DIAN. A la realización de operaciones en calidad de importador, exportador o usuario aduanero. Las personas naturales que en el correspondiente año gravable adquieran la calidad de declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, tendrán plazo para inscribirse en el Registro Único Tributario hasta la fecha de vencimiento prevista para presentar la respectiva declaración. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación de registrarse por una calidad diferente. 4

SOLICITUD DE CITA Cualquier persona puede solicitar una cita ante la DIAN para iniciar su proceso de expedición del RUT. Los canales de atención que dicha entidad dispone para este fin son: Asistencia telefónica ver enlace: http://www.dian.gov.co/dian/12sobred.nsf/pages/atencion_asistencia_telefonica A través de este canal la DIAN dispondrá un funcionario que le asignará una fecha según sus requerimientos. Sistema de agendamiento virtual de citas de la DIAN ver enlace: http://www.emtelco.co/agendamientoweb/index.php/home/display) 5

No olvide que debe tener lista su cédula de ciudadanía (o documento de identidad vigente) y una fotocopia de la misma al momento de asistir a su cita en la fecha designada. Anotaciones Adicionales: Con exhibición del original. En caso de extravío de la Cédula, fotocopia del documento que expide la Registraduría Nacional del Estado Civil para el efecto. Si la persona es menor de edad debe presentar la tarjeta de identidad. ***Si se identifica con alguno de estos casos, adicionalmente debe tener: En caso de Inversionistas Extranjeros (Personas Jurídicas), sin domicilio en Colombia, obligados a cumplir deberes formales. - Cédula de ciudadanía : 1 Fotocopia(s) (Con exhibición del Original) Anotaciones Adicionales: Del apoderado del inversionista en Colombia. En caso de Inversionistas Extranjeros (Personas Naturales), sin domicilio en Colombia, obligados a cumplir deberes formales. - Poder otorgado por la persona natural en el exterior: 1 Fotocopia(s) Anotaciones Adicionales: En idioma español, debidamente apostillado o, si es el caso, autenticado ante el Cónsul o el funcionario autorizado. - Cédula de ciudadanía : 1 Fotocopia(s) (Con exhibición del Original) Anotaciones Adicionales: Del Representante en Colombia. En sucesiones ilíquidas. Cédula de ciudadanía : 1 Fotocopia(s), 1 Original(es) Anotaciones Adicionales: O en su defecto certificación expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil donde conste el tipo de documento, número de identificación, lugar y fecha de expedición. 7

- - - Registro de defunción del causante: 1 Fotocopia(s) Anotaciones Adicionales: Donde figure su número de identificación. Si el causante en vida no obtuvo documento de identificación, se debe presentar constancia expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil. Cédula de ciudadanía: 1 Fotocopia(s) (Con exhibición del Original) Anotaciones Adicionales: Del representante legal de la sucesión. Documento expedido por autoridad competente: 1 Copia(s) (Con exhibición del original) Anotaciones Adicionales: En el cual se haga constar la calidad con la cual se actúa en la sucesión, ya sea como albacea, heredero con administración de bienes, o curador de la herencia yacente. Cuando no se haya iniciado el proceso de sucesión ante notaría o juzgado, los herederos de común acuerdo podrán nombrar un representante de la sucesión, mediante documento autenticado ante notario o autoridad competente, en el cual manifiesten bajo la gravedad de juramento que el nombramiento es autorizado por los herederos conocidos. En caso de realizar el trámite a través de apoderado - - - - Cédula de ciudadanía: 1 Fotocopia(s) (Con exhibición del Original) Anotaciones Adicionales: Del apoderado. En caso de extravío de la Cédula, fotocopia del documento que expide la Registraduría Nacional del Estado Civil para el efecto. Poder general: 1 Copia(s) (con exhibición del original) Anotaciones Adicionales: Junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses. Cédula de ciudadanía: 1 Fotocopia(s) Anotaciones Adicionales: Del Poderdante. En caso de extravío de la Cédula, fotocopia del documento que expide la Registraduría Nacional del Estado Civil para el efecto. Poder Especial: 1 Copia(s) 8

Inversionistas de capital exterior de portafolio que inviertan a través de los sistemas de cotización de valores del extranjero mediante acuerdos o convenios de integración de bolsas de valores así como aquellos convenios que se suscriban. - - - Cédula de ciudadanía: 1 Fotocopia(s) (Con exhibición del original.) Anotaciones Adicionales: Del representante legal del depósito centralizado de valores local. Certificado de existencia y representación legal: 1 Copia(s) Anotaciones Adicionales: Expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia, del Depósito Centralizado de Valores Local. Certificación expedida por el representante legal del Depósito Centralizado de Valores Local: 1 Original(es) Anotaciones Adicionales: En el que conste la razón social del Depósito Centralizado de Valores del extranjero, su identificación para efectos tributarios en el exterior, la fecha de celebración del acuerdo de interconexión entre depósitos centralizados, el objeto de dicho acuerdo y el certificado de existencia y representación legal expedido por la autoridad competente del país de origen de la Entidad. Inversionistas no residentes ni domiciliados en Colombia titulares de inversiones de capital exterior de portafolio. Cédula de ciudadanía: 1 Fotocopia(s) (Con exhibición del original.) Anotaciones Adicionales: Del representante legal del administrador de la inversión en Colombia. Certificación expedida por el representante legal del administrador de la inversión en Colombia: 1 Original(es) Anotaciones Adicionales: Donde informe el número de identificación en el exterior, país de origen y nombres y apellidos o razón social del inversionista de portafolio, según sea el caso. 9

Personas naturales sin residencia en Colombia que realicen operaciones a través de Establecimientos Permanentes diferentes a sucursales. - Cédula de extranjería: 1 Copia(s) (Digital) Anotaciones Adicionales: O pasaporte. - Declaración: 1 Original(es) Anotaciones Adicionales: Que se entiende presentada bajo la gravedad del juramento, en donde consten las circunstancias que dan lugar a la existencia de un establecimiento permanente en Colombia, y copia de los documentos o actos que soporten dicha declaración, cuando a ello haya lugar. Personas Jurídicas y asimiladas - Rellenar formulario Número Identificación Tributaria Disponible para ser: Descargable Reclamar de forma presencial: En los puntos de atención indicados por la institución Anotación adicional: Se diligencia en el Sistema Muisca por el usuario al momento de inscribirse en línea o por el funcionario del punto de atención. Sociedades o entidades consideradas nacionales por tener su sede efectiva de administración en el territorio colombiano. - Cédula de ciudadanía: 1 Fotocopia(s) (Con exhibición del original) Anotaciones Adicionales: Del representante legal o del apoderado de la sociedad en Colombia. En caso de actuar a través de apoderado de la sociedad en Colombia se requiere presentar fotocopia del poder otorgado por el representante legal de la sociedad en el exterior en idioma español, debidamente apostillado o extendido ante el Cónsul o funcionario autorizado. Sociedades y entidades extranjeras que realicen operaciones a través de establecimientos Permanentes diferentes a sucursales. - Cédula de ciudadanía: 1 Fotocopia(s) (Con exhibición del original) Anotaciones Adicionales: Del representante legal o del apoderado de la sociedad en Colombia. En caso de actuar a través de apoderado de la sociedad en Colombia se requiere presentar fotocopia del poder otorgado por el representante legal de la sociedad en el exterior, en idioma español, debidamente apostillado, o si es del caso autenticado ante el Cónsul o el funcionario autorizado. 10

SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN RUT Los canales de comunicación dispuestos por DIAN para realizar la solicitud del RUT son: Presencial (dar clic en la pestaña Ver puntos de atención del siguiente enlace http://www.suit.gov.co/visorsuit/index.jsf?fi=159 11

Seleccione el tipo de inscripción realizar de acuerdo con las opciones presentadas. 13

También se puede acceder alternativamente al siguiente enlace https://muisca.dian.gov.co/webrutmuisca/definscripcionrutportal.faces 14

Inscripción virtual persona natural no obligado a registro en cámara de comercio Esta opción se debe seleccionar cuando se trate de la inscripción de: Persona natural del Régimen Simplificado del IVA no obligado a inscribirse en el registro mercantil. Persona Natural o Asimilada Esta opción se debe seleccionar cuando se trate de la inscripción de: Persona Natural que realiza actividades excluidas del IVA y no son consideradas mercantiles (Ej. Asalariados, Rentistas de Capital, actividades de la práctica médica u odontológica sin vinculación laboral, entre otros.) Persona Natural con NIT asignado antes del mes de septiembre del año 2004 y que aún no ha hecho la reinscripción. Sucesión Ilíquida. Por esta vía, se pueden diligenciar todas las hojas del formulario. Persona Jurídica o Asimilada Esta opción se debe seleccionar cuando se trate de la inscripción de: Nueva Persona Jurídica que no requiere registro mercantil o certificado de cámara de comercio. Persona Jurídica con NIT asignado antes del mes de septiembre del año 2004 y que aún no ha hecho la reinscripción. 15

En este caso, se puede diligenciar únicamente la hoja 1 (Datos de identificación, ubicación y clasificación) y la Hoja 3 (Datos de Representación). Clientes que requieren inscripción ante Cámara de Comercio Esta opción se debe seleccionar cuando se trate de la inscripción de: Persona Natural o Jurídica que aún no cuenta con NIT y requiere registro mercantil o certificado de cámara de comercio. Se permite diligenciar únicamente la primera hoja del formulario. Seleccionada la opción pulse el botón Continuar. Para continuar el proceso de inscripción tenga en cuenta: 1. Si la persona jurídica o natural que se va a inscribir ya tiene NIT, pero aún no se ha inscrito en el RUT, se debe ingresar el mismo número en el campo NIT y pulsar el botón de Continuar. 16

2. Si la persona jurídica o natural no cuenta con NIT y no se ha guardado un borrador de inscripción previamente, se pulsa el botón continuar. 18

3. Si ya se ha guardado un borrador de inscripción, en el campo Formulario se incluye el número de este y se pulsa el botón continuar. 19

Se puede navegar por páginas o secciones pulsando el botón ubicado en la margen superior izquierda, sin haber diligenciado las casillas obligatorias de acuerdo con el tipo de cliente. De esta forma no se puede generar el número de formulario. Por páginas se puede seleccionar la hoja a diligenciar y por secciones escoger una sección específica. 20

La barra flotante ubicada en la parte inferior izquierda permite seleccionar la acción que se requiera ejecutar así. 24

Borrador: Una vez diligenciado el documento, se selecciona esta opción para guardar temporalmente la información registrada en el formulario. Al momento de guardar, se muestra automáticamente el número de formulario asignado. Esta acción es necesaria para continuar con el proceso de inscripción. Enviar: permite remitir la información de solicitud de inscripción a la DIAN. El usuario siempre debe acercarse para formalizar la inscripción con el formulario impreso o el número de este. PDF: se puede generar el formulario de inscripción en formato PDF, e imprimirlo con la leyenda EN TRAMITE DOCUMENTO SIN COSTO. Salir: se cierra la sesión, por lo tanto la información registrada debe ser guardada antes, para evitar perderla. Diligenciamiento de casillas Al ubicar el cursor sobre cada casilla se presenta la opción de Ayuda. Haciendo clic sobre ésta se pueden visualizar las condiciones y requerimientos para su diligenciamiento, además de seleccionar o digitar su contenido. La ayuda permite realizar búsquedas de contenidos por código o por nombre dependiendo del campo que se diligencie. El procedimiento para diligenciar el contenido de cada casilla es el mismo. En algunos casos la información debe ser digitada por el usuario, como es el caso del documento de identificación. Ejemplo: Para seleccionar el tipo de contribuyente se despliega la ventana de ayuda, se pulsa el vínculo Elija un valor para tipo de contribuyente y se selecciona la opción requerida. 25

A continuación se presentan algunas particularidades en el diligenciamiento de la primera hoja del formulario de inscripción. Si se trata de la inscripción de una Persona Jurídica, las casillas 25 a 34 se deshabilitarán y únicamente se diligencia el formulario a partir de la casilla 35 (razón social). Para personas naturales o sucesiones ilíquidas ocurrirá lo contrario. Número de Identificación Una vez seleccionado el tipo de documento se registra el número de identificación y se presiona la ayuda de esta casilla. Luego se ingresa manualmente este dato. Fecha expedición Para ingresar la Fecha de expedición o cualquier otra fecha del formulario, se da doble clic en la casilla correspondiente para que se presente la ventana de edición de fechas. A través de ésta se puede seleccionar el año, mes y día en que fue expedido el documento de identificación. 27

Lugar de expedición Cuando el documento de identificación haya sido expedido en Colombia, automáticamente se registra el código y nombre en la casilla País. Si el documento de identificación fue expedido en lugar diferente a Colombia, pulsando la ayuda, se diligencia el lugar de expedición 28

La búsqueda de lugares se puede realizar por el código o por parte de su nombre. En la ventana de ayuda, en el campo Buscar se escribe el parámetro y se oprime Buscar. Enseguida se presenta el resultado de la búsqueda y la posibilidad de seleccionar la opción respectiva. 29

Para las casillas 29 Departamento y 30 Ciudad/Municipio, se realiza el mismo procedimiento. Si el documento de identificación fue expedido en un país diferente a Colombia, esta última casilla no se diligencia. Razón Social Si la inscripción es para una persona jurídica, sobre la casilla 35 Razón social se despliega la pestaña de ayuda y se pulsa la opción Elija un valor para persona fuente confiable. En el evento de no mostrarse información o no estar de acuerdo con lo presentado, se pulsa el vínculo Nuevo cliente y se habilita la casilla para su diligenciamiento. 30

Nombre Comercial y Sigla Cuando se realizan actividades mercantiles y se tiene nombre comercial y/o sigla, estas se deben registrar en las casillas 36 y 37 respectivamente. Ubicación En la sección Ubicación se registra la información correspondiente a las casillas 38 País, 39 Departamento y 40 Ciudad/municipio, para cada una se despliega la pestaña de ayuda y se pulsa la opción respectiva. Las dos últimas casillas estarán deshabilitadas al seleccionar un país diferente Colombia, siempre y cuando la inscripción sea para persona natural residente en el exterior. Para registrar la dirección, se pulsa doble clic en la casilla 41 Dirección y se muestra la ventana Generador de Direcciones. Si en la casilla 38 País, se selecciona una opción diferente a Colombia, se permite ingresar la dirección sin activar dicho generador. 31

El Generador de Direcciones es la herramienta que la DIAN ha diseñado para hacer más sencilla la inclusión de direcciones y reducir la probabilidad de error. Cada dirección reportada por los usuarios es convertida por la DIAN en un código que permite ser gestionado posteriormente. 32

Tal como lo muestra la siguiente imagen, se debe ir construyendo la dirección en el orden debido. Por ejemplo: para informar la dirección kilómetro 3 vereda la miranda se debe oprimir primero el botón Kilómetro, luego el dígito 3 y en seguida el botón Vereda. Mientras se van oprimiendo las diferentes nomenclaturas, en la parte superior (Dirección) se presenta la dirección como es incluida por el usuario, y en la parte inferior como es codificada por la DIAN. 33

Para el nombre de la vereda o de cualquier otra nomenclatura, el generador va presentando la opción de digitarlo. Es necesario, cuando se selecciona una nomenclatura, definir si tiene nombre o no para poder continuar. 34

Finalizada la inclusión de la dirección se pulsa el botón Dirección completa, y automáticamente se registra la información en la casilla Dirección. Actividad Económica Para la sección Actividad Económica del formulario se deben diligenciar los códigos correspondientes a la ocupación del networker como sigue: Actividad Principal Se buscan los códigos XXXX --- YYYY en la pestaña Ayuda de la casilla 46 como se muestra a continuación. 35

A continuación, se teclean los códigos XXXX en la barra Buscar y luego clic en el botón Buscar. Una vez aparezcan en pantalla, se da clic sobre este (estos). 36

Luego la casilla 47 Fecha inicio actividad se diligencia igual que las casillas de fecha anteriores. Posteriormente la sección Actividad secundaria se diligencia con los códigos YYYY de la misma forma que Actividad principal. La fecha se diligencia igual que antes. 37

La sección Otras actividades se diligencia con los códigos ZZZZ de la misma forma que Actividad secundaria. Responsabilidades Para la casilla 53 Responsabilidades se despliega la pestaña de ayuda en cada uno de los ítems y se pulsa la opción Elija un valor para Responsabilidades. De este modo se despliega el listado de responsabilidades para que se seleccione la opción respectiva. En el evento de tener la responsabilidad 10 de Usuario Aduanero, se habilita la casilla 54 Código, para registrar la calidad respectiva. 38

Registrada la información de la primera hoja, la inscripción se guarda pulsando la opción de Borrador. Automáticamente se asigna un número de formulario. 40

Para avanzar a las siguientes páginas se debe utilizar el botón de navegación de la barra flotante. Enviar la Solicitud de Inscripción Diligenciada la información necesaria en la solicitud de inscripción, se pulsa el botón Borrador para visualizar nuevamente el número de formulario asignado. Para que la información ingrese al a la base de datos de la DIAN, se pulsa el botón Enviar. Se debe confirmar el envío; si se pulsa la opción SI la información registrada queda enviada y no podrá ser modificada. En caso contrario podrá realizar cualquier otro cambio hasta que la solicitud sea enviada. 41

Si se acepta el envío de la inscripción, aparece mensaje informando que el documento ha sido enviado con éxito 42

Se puede generar la solicitud de inscripción en formato PDF pulsando el botón PDF. Se debe crear y confirmar una contraseña para posteriormente ver el documento. Esta contraseña es obligatoria para generar el documento en formato PDF, y su conformación es libre para el usuario. 43

En la imagen siguiente, se define si el formulario desea ser guardado en el PC o visualizado directamente. La solicitud de inscripción en formato PDF se genera con la leyenda en marca de agua: EN TRAMITE DOCUMENTO SIN COSTO. 45

Fuente: http://www.dian.gov.co/descargas/cartillas/rut_2008/cartilla_solicitud_inscripcion_rut.pdf 47

RADICACIÓN DE DOCUMENTOS PARA FORMALIZAR INSCRIPCIÓN La radicación de los documentos para finalizar el trámite de solicitud del RUT debe realizarse presencialmente en uno de los puntos de atención de la DIAN (ver puntos de atención en la pestaña Ver puntos de atención del siguiente enlace http://www.suit.gov.co/visorsuit/index.jsf?fi=159 48

Fuente: http://www.suit.gov.co/visorsuit/index.jsf?fi=159 http://www.dian.gov.co/descargas/ayuda/guia_rut/content/generalidades1.htm http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/conozca_rut.html Una vez se radiquen los documentos en la DIAN el RUT se genera inmediatamente y el usuario puede llevarlo impreso. 49