Gestor de Contenidos Manual del Usuario
Gestor de Contenidos de Ayuntamiento Acceso al Gestor El acceso al Gestor de Contenidos se realiza a través de la página http://www.emanises.es/empresarialauthor el usuario y password inicialmente son los mismo que el nombre de la empresa que solicito. 1
Seguridad Una vez ya hemos accedido al Gestor de Contenidos, tenemos a la izquierda tres botones uno de ellos es Seguridad, al pulsar en él, se nos abrirá la opción Usuarios, donde encontraremos nuestro usuario y al pinchar encima de él se abrirá una ventana donde podremos modificar la contraseña nuestra. Cuando hayamos modificado la contraseña, simplemente tenemos que activar nuestro usuario. 2
Gestión de Documentos e Imágenes Si deseamos subir al sitio Web documentos e imágenes sobre productos o servicios de la empresa debemos seguir los siguientes pasos. Gestión de Documentos Desde este apartado o sección podremos subir a la Web aquellos documentos que consideremos oportunos para que puedan ser visualizados por nuestros clientes y/o proveedores e incluso descargarlos. Accederemos al apartado Documentos del Gestor de Contenidos, nos encontramos con la siguiente pantalla: En este apartado guardaremos todos aquellos documentos e imágenes que queramos incorporar a la Web. 3
Guardaremos todos aquellos documentos que queramos incorporar a la Web en formato pdf Guardaremos todas aquellas imágenes que queramos incorporar a la Web en formato pdf o jpg. Importante!!! Es conveniente que todos los documentos e imágenes que incorporemos a estas carpetas estén previamente en formato pdf. Para ello utilizaremos un conversor de textos a PDF que debemos tener instalado previamente en nuestro ordenador y debe ser visible en el panel de impresoras: por ejemplo el PrimoPDF o Adobe Acrobat Professional. 4
Dónde conseguir estos programas? Alguno de ellos o similares puedes encontrarlos y descargarlos de manera gratuita desde Internet. Ejemplo utilizando programa PrimoPDF? En primer lugar crearemos una carpeta en nuestro ordenador a la que denominaremos Carpeta Web destinada a ubicar toda la información que deseemos subir al Gestor de Contenidos. Una vez tengamos seleccionado el documento que queremos subir al gestor de contenidos, pincharemos sobre la opción: Archivo/Imprimir, seleccionando como impresora la opción de PrimoPDF. Este es un ejemplo: Una vez seleccionada la opción PrimoPDF de la ventana Impresoras pulsaremos Aceptar y nos aparecerá esta pantalla. Antes de pulsar OK para iniciar la conversión del documento a formato pdf, comprobaremos en el apartado Save la ruta que aparece, para asegurarnos que guardamos el documento en la carpeta Web de nuestro escritorio. 5
Almacenar documentos en el Gestor de Contenidos Una vez tengamos el documento guardado el documento en formato pdf en la carpeta WEB del escritorio o en otra que hallamos definido, es hora de subir dicho documento a la Web para ello realizaremos los siguientes pasos: En primer lugar podemos crear tantas carpetas y subcarpetas como consideremos necesario para la gestión correcta de nuestro espacio WEB teniendo en cuenta conceptos como el número de productos que queremos introducir, noticias, servicios así como el idioma (Valenciano-Castellano) u otro. Para crear una nueva carpeta debemos proceder de la siguiente manera. Nos posicionaremos sobre la carpeta en la que deseemos crear una subcarpeta, presionaremos el botón derecho del ratón y aparecerá la pantalla que vemos en la imagen. Pincharemos New fólder y crearemos una subcarpeta. 6
A continuación debemos asignar un nombre a dicha carpeta tanto en el apartado Title como en el apartado URL. Al crear una carpeta nueva en el apartado Status podemos observar que el estado de nuestra carpeta esta en rojo (recordad lo que explica el manual sobre este apartado) por lo que deberemos activar el nodo presionando sobre la flecha verde de la parte inferior para activar la carpeta. Se pueden crear tantas carpetas como se considere oportuno para una correcta organización del gestor de contenidos. Tened en cuenta que cuando se entra de nuevo al apartado documentos nos encontraremos con la pantalla inicial con un signo + que implica que debemos desplegar esta carpeta y así sucesivamente hasta encontrar la carpeta a la que queremos subir nuestro documento. 7
Ejemplo: 1º.- Iremos desplegando carpetas hasta llegar a la carpeta en la que nos interesa guardar nuestro documento. 2º.- Nos situaremos con el ratón sobre la subcarpeta en la que queramos guardar el documento que queremos subir a la Web y presionaremos sobre el botón derecho. Como ejemplo, vamos a introducir un nuevo documento en la subcarpeta de Producto A. Para ello: 1º.- Nos situamos sobre la subcarpeta Producto A 2º.- Presionaremos sobre el botón derecho del ratón, el cual desplegará el cuadro de diálogo que aparece en la imagen siguiente. 3º.- Elegiremos la opción Nuevo documento. 8
Al pulsar sobre la opción Nuevo documento se abrirá el cuadro de diálogo que vemos en la imagen anterior y a continuación debemos: 1º.- En Examinar y a la carpeta de origen del documento que queremos guardar, es decir, buscarlo en la carpeta Web de nuestro escritorio. 2º.- Una vez indicada la ruta para localizar el documento que queremos guardar en el Gestor de Contenidos cumplimentaremos los apartados Asunto y Descripción 3º.- Finalmente pulsar Archivar y ya tendremos el documento guardado. Importante!!!: Es muy probable que al archivar el documento aparezca una pantalla de error. Este error aparece en función del sistema operativo, de su versión y de otros aspectos. En cualquier caso si nos aparece un mensaje como este presionaremos el botón aceptar y a continuación el botón F5 para actualizar. 9
Una vez hayamos guardado un documento en el Gestor de contenidos comprobaremos que efectivamente figura en el listado de archivos que configura la subcarpeta en la cual queríamos almacenarlo. En esta pantalla podemos ver que, realizando los pasos anteriormente descritos, hemos almacenado en la subcarpeta Producto A del apartado Documentos del Gestor de Contenidos un nuevo documento: DOCUMENTO 1, que a continuación incorporaremos a la web para hacer pública su existencia y que cualquier usuario/a de nuestra página web pueda tener acceso al contenido. 10
A continuación debemos tener en cuenta: 1º.- El Status de cualquier documento de nueva incorporación aparecerá en rojo, señal de que no está activado y por lo tanto no puede ser pasado a la parte pública. 2º.- Antes de realizar ninguna otra operación con este documento, deberemos activarlo pulsando sobre el icono Activar que encontraremos al pie de la pantalla que tenemos abierta. 3º.- Una vez activado el documento, veremos como su Status cambia y pasa a estar en verde. A partir de ese momento, ya podemos operar con este documento y trasladarlo al lugar de la web donde queremos que aparezca en la parte pública. 11
Gestión de Imágenes Desde este apartado o sección podremos subir a la Web aquellas imágenes que previamente hayamos subido a la carpeta de imágenes usando el mismo procedimiento que para subir documentos. Importante!!!: Para que la Web sea lo más ágil posible es conveniente que antes de subir cualquier imagen a la carpeta Imagen que le demos un tratamiento previo como reducir el tamaño (no debe exceder de 300 Kb) y utilizar extensión jpg. En algunos apartados simplemente deberemos añadir imagen para iniciar la búsqueda tal y como explicamos para los documentos, modificar o quitar una imagen previamente subida. En otras ocasiones deberemos gestionar la imagen igual que lo hicimos para insertar la imagen del icono PDF para establecer un vínculo. En este caso debemos tened en cuenta el tamaño de la imagen para que no nos modifique la configuración de la página. 12
Modificar la página web de la empresa En esta sección será donde podemos modificar la página web, dicho de otro modo, lo que el cliente verá cuando ponga nuestra dirección en el navegador, para poder acceder pincharemos en Sitio Web, previamente ya habremos guardado en la sección Documentos del Gestor de Contenidos cualquier documento o imagen que queramos incorporar a la página web. Lo primero que encontramos al entrar en Sitio Web será una visión global de las páginas que tenemos en nuestra web: Si apreciamos bien, vemos que hay varios archivos con signo +, esto significa que esto tienen a su vez dentro más archivos, y si té fijas bien además te das cuenta que los archivos que encuentras en el primer nivel corresponden a todos los apartados que hay al entrar en la página, por lo tanto esto no solo nos sirve como repositorio de archivos web, sino que además también es el menú que aparece en la portada; Si abriéramos el archivo productos, de él desplegaría otros archivos correspondientes a cada uno de los productos que tenemos en nuestra web. Una vez ya vista la jerarquía, veamos cada una de las opciones que aparecen en la pantalla: Página: Este es el nombre que se le pone al archivo, y es el que aparece en la URL del navegador, aquí no podemos poner ni acentos, ni espacios, ni signos extraños, pues no los acepta. Título: Este es el título que le ponemos a la página y que además aparecerá en nuestro menú, por lo que aquí si debemos poner los acentos y espacios que corresponden, es importante no poner un título demasiado largo, solo algo representativo de lo que nos vamos a encontrar en el apartado. 13
Estado: Aquí es donde nos dirá el estado de nuestra página, hay 3, verde, amarillo y rojo, como si fuese un semáforo, el verde significaría que esta todo bien, el amarillo significa que la página que tenemos en el servidor privado tiene una modificación y es distinta a la que hay en el público y por tanto tenemos que activarla, y en rojo significa que la página solo está en el servidor privado y no en el público Plantilla: Es el tipo de plantilla que la página utiliza. Fecha de Modificación: Indica la fecha de la última modificación de ese archivo. Una vez visto esto, veamos cada una de las opciones que aparece cuando nos ponemos encima de un archivo y picamos en él con el botón derecho: Abrir página: Esta opción lo que hace es abrir la página para que podamos modificarla Nueva página: Crearía una página nueva, debajo justo de la que estamos, por ejemplo en la imagen anterior la crearía debajo de empresademo que nuestra principal y se convertiría en un apartado más de nuestra página. Eliminar página: Esta opción eliminaría la página tanto de nuestro servidor privado como del público. Mover página: Mueve la página de orden, ya que el orden en el que aparece aquí es el orden del menú, por lo que sí quiero que un apartado aparezca antes que otro, a página debe aparecer arriba de la otra. Copiar página: Esta opción copia la página y la deja donde le indiquemos. Versiones: En esta opción es un historial de la página, de manera que si nos hemos equivocado, al activar una página y vemos que esta mal hecha por alguna circunstancia, podemos recuperar la anterior activación realizada. 14
Activar página: Este es el último paso que hacemos para hacer que nuestra página sea visible en el servidor público. Activar página incluyendo..: Es lo mismo que el anterior apartado, pero además si de esta página cuelgan otras, las activa todas sin necesidad de ir una por una. Desactivar página: Esta opción lo que hace es desactivar la página del servido público, pero no la elimina del privado, de manera que la podemos tener ahí por si algún día deseo volver a activarla. Una vez ya visto todas las opciones, veamos como modificar las páginas: 15
Portada Esta es nuestra página principal, aquí es donde debemos incorporar todos los datos principales de nuestra empresa: A primera vista hay muchos apartados a modificar, veamos los botones más importantes que aparecen en esta página: Contactos: En este apartado tal y como aparece en la imagen pondremos los datos de la empresa. 16
Saludo: Aquí ponemos el saludo inicial que aparece en el centro de la página, tanto en castellano como en valenciano, además la pestaña Imagen nos permite cambiar la imagen que aparece encima del saludo, si es que se quiere colocar alguna. Color: En este apartado podemos cambiar la estética a nuestra web, eligiendo el color que queremos (rojo, azul o verde) y que elegimos al darnos de alta de este servicio. Info Pie: En este apartado podemos poner un texto que aparecerá en el pie de la página debajo de los enlaces de Privacidad, Nota Legal y Acerca de. Características: Aquí podemos encontrar las características principales de la página. 17
Las pestañas castellano y valenciano son iguales, en ellas aparecen tres campos título principal, navegación y contenido, en un principio en la sección castellano no hay que hacer nada, pero si queremos que nuestra página este en valenciano, en la de valenciano es tendremos que poner el título de esta sección en valenciano en los tres campos. En la pestaña características es donde pondremos la imagen del logo de la empresa que aparece arriba a la izquierda, esta se carga en el apartado Imagen de Cabecera, y en el campo Texto ALT cabecera, pondremos el texto que deseamos que aparezca cuando pasemos el ratón por encima de la imagen. Enlazar a, es para crear un enlace, por si queremos que al pinchar en la imagen abra alguna página. Dentro de Activación, lo que encontramos son dos campos de fecha, por si queremos que nuestra página no se pueda ver directamente al activar, sino que sea visible para el visitante a partir de una fecha en concreto y además también podemos decirle que a partir de la fecha fin desaparezca, ojo esto eliminaría la página, además también hay un check que pone no mostrar en el navegador, si activamos este check lo que le decimos es que esta página no aparezca en el menú. Vista Previa: Al pinchar aquí nos muestra la página como quedara cuando la vea un visitante, es como una última comprobación antes de activarla. Aparte de estos botones que aparecen en la parte superior, también podemos encontrar en la parte baja los botones: Nuevo Destacado: Este botón lo que hace es crear un nuevo destacado aparte de los tres que aparecen y dentro de cada uno de ellos los botones: Editar, Mover y Eliminar, los dos últimos son bastante obvios lo que hacen, y editar abre una ventana que permite poner el texto que aparece debajo de Destacado. El caso de la Plantilla 2, los apartados destacados no aparecen, pero aparece un botón de Nuevo contenido que básicamente es igual que Nuevo Destacado, crea apartados debajo, pero la diferencia es que aparece un editor distinto que más adelante explicaremos. El resto de paginas son iguales para los dos tipos de plantillas, la única diferencia entre una y otra esta en la portada. 18
Empresa En esta página definiríamos nuestra empresa, aquí a diferencia de la anterior página, solo tenemos un par de botones que definir estos son Introducción y la Edición del Nuevo Contenido, el resto de botones son iguales, o simplemente ya no están. Si pulsamos Introducción, aparece una ventana donde podemos poner el texto que aparece debajo del título verde que pone Empresa Y el botón Editar, editará el contenido de Introducción a la Empresa En esta ventana aparecen varias pestañas, castellano y valenciano, donde pondremos la información que deseamos que aparezca y la pestaña Imagen que podemos ir colocando varias imágenes de un tamaño pequeño de nuestra empresa. 19
Productos Esta es la página donde aparecen las categorías de los productos que nuestra empresa ofrece, básicamente es igual que las anteriores. Lo único a destacar sería en el botón Editar de una categoría, pues aparece una pestaña nueva llamada enlace, esta pestaña lo que hace es enlazar el texto que ponemos, con la página de esa categoría que ya previamente habremos creado en el Sitio Web. 20
Categoría Aquí encontramos todos los productos de la categoría que hemos seleccionado, la página es muy parecida a la que hemos definido anteriormente de empresa, podemos crear tantos productos como queramos y añadir tantas fotos en pequeñas a la derecha, como queramos. Servicios Esta sección es idéntica a la de Productos solo que en vez de hablar de productos, aquí lo que mostramos son servicios, la única diferencia es que además a la derecha tenemos una sección de destacados, y que cada servicio se van encolando. 21
Noticias En esta página colocaremos las noticias sobre nuestra empresa, en un principio solo muestra las 5 últimas noticias publicadas, pero si picamos en Mostrar todas, nos muestra un listado con todas las noticias, siempre mostrará el título y el resumen de la noticia, para ver la noticia al completo debemos pulsar sobre el título de esta. Es este apartado lo único más interesante a comentar es que dentro del botón Introducción nos permitirá colocar un texto de introducción como se ve en la imagen. 22
Formulario Contacto Por medio de esta página el usuario podrá enviarle alguna sugerencia o duda que tenga sobre la web, evidentemente tendremos que configurarla antes, rellenando cada uno de los apartados que aparecen arriba a la derecha. Introducción: En este apartado podemos rellenar algún tipo de información aclarativa que queramos poner debajo del título Formulario Contacto, como aparece en la imagen Información contacto: En este apartado hay que rellenar una serie de datos para que aparezcan en la pantalla y de esta manera aportéis al usuario más información, esta se coloca en la parte de abajo como podéis observar en la imagen. Propiedades e-mail: Esta opción es la más importante pues aquí es donde debéis poner el mail a donde queréis recibir la información del formulario, al abrir la ventana de propiedades e-mail aparecen tres campos, Para, De, Asunto, evidentemente en para es donde debéis poner vuestro mail, De y Asunto es opcional en principio, aunque es aconsejable rellenar Asunto, para que al recibirlo sepamos que es exactamente lo que recibimos. 23
Editor de Texto En algunas opciones de la web aparece un editor de texto cuando vamos a introducir información, este tiene el siguiente aspecto: Este editor nos permite hacer una página web, donde podemos colocar diversos objetos como imágenes o enlaces a documentos pdf's de nuestro repositorio, o fuera de nuestra web e incluso hacer listados, colocar algún tipo de tabla para ordenar información o incluso formatear nuestro texto, ya sea alineándolo o colocando estilos a estas. Cada uno de los iconos que aparecen en la barra de herramientas, permite hacer lo anteriormente comentado. Veamos a continuación un ejemplo de cómo introducir una imagen, un texto y enlazarlos con un documento nuestro previamente subido al repositorio. Escribimos el texto del documento que queremos que sea hipervínculo al documento pdf que tenemos guardado, a continuación nos colocamos delante del texto y pondremos una imagen característica del formato pdf (este paso es solo para saber como colocar una imagen, no es necesario que siempre que hagamos un enlace a un documento lo hagamos así), para esto debemos pulsar en el botón amarillo, de manera que se nos abrirá otra ventana en la que nos pide la URL o dirección de la imagen, en nuestro caso como esta en nuestro repositorio pulsaremos en el botón Ver Servidor, que nos abrirá otra ventana con nuestro repositorio, donde buscaremos la imagen que necesitamos. Una vez encontrada Autorizamos, y nos devuelve a la ventana anterior, con la URL ya rellenada, ahora solo queda poner el Texto Alternativo, este texto es una breve explicación de lo que aparece en la imagen y solo aparece cuando el ratón se pone encima, pero es necesario ponerlo, sobre todo en imágenes grandes, ya que es un requisito para cumplir la ley de Accesibilidad, cuando hayamos hecho todo lo anterior solo nos quedará alinear la imagen a la izquierda, esto se encuentra un poco más abajo del Texto Alternativo, y después pulsamos OK 24
En la imagen siguiente podéis observar todos los pasos realizados: 1 3 4 2 5 Importante!!!: Para que la Web sea lo más ágil posible es conveniente que antes de subir cualquier imagen a la carpeta Imagen que le demos un tratamiento previo como reducir el tamaño (no debe exceder de 300 Kb) y utilizar extensión jpg. Una vez hecho este paso solo quedará enlazar el texto y la imagen con el documento que tenemos en el repositorio, para conseguir hacer el hipervínculo, para ello picamos en el botón azul que hay en la barra de herramientas que aparece la bola del mundo. Ahora los pasos serán parecidos a los anteriores, tenemos una pantalla en la que nos pide la URL, y el botón Ver Servidor, como antes pulsamos el botón y nos abre otra pantalla en la que debemos buscar el documento en cuestión, si nos fijamos en esta pantalla aparece un desplegable en la que podemos ver Documentos o Sitio web, esto es por si en vez de hacer un hipervínculo a un documento queremos hacerlo a una página web que tengamos en nuestro servidor elegiremos la opción Sitio web y aparecerá la estructura de nuestra web donde podemos elegir la página a la que deseamos apuntar el enlace, como en este caso es un documento lo que necesitamos, elegimos la otra opción, buscamos el documento en cuestión y Autorizamos, ahora la URL se nos rellena, solo queda aceptar en esta pantalla y el enlace ya estará realizado. 25
En la imagen siguiente podéis observar todos los pasos realizados: 1 3 2 4 Con esto ya habríamos acabado de hacer todo (el resto de elementos que aparecen son muy parecidos a la barra de herramientas del Word con lo que es muy intuitivo averiguar cada uno de ellos lo que hace), solo nos queda ir a la pestaña Características, en esta pestaña aparecen 3 campos importantes, Fecha Inicio, Fin Fecha, y un check de Publicar al Activar Página, expliquemos cada uno de ellos: Fecha inicio: Este campo es donde colocamos la fecha que queremos que esta información sea visible para el resto del mundo, es decir, imaginemos que tenemos un producto que saldrá dentro de una semana, y ahora que tengo un momento decido poner la información en la web pero no queremos que aparezca en la web hasta dentro de una semana porque aun no lo tenemos, pues si ponemos la fecha de la semana que viene esto aunque lo publiquemos no aparecerá hasta la semana que viene. Fin Fecha: Este campo es justo lo contrario al anterior, ahora imaginemos que este producto anterior deja de venderse el mes que viene, con lo que ya no lo tendremos y no queremos que aparezca en la página más, pero se nos puede olvidar quitarlo, pues para que no ocurra esto, si ponemos aquí la fecha del mes que viene, esto automáticamente desaparecerá. OJO: Hay que tener en cuenta que desaparece todo el párrafo, tanto de la parte pública como de la privada, así que una vez pase la fecha, no cabe la posibilidad de recuperarlo 26
Publicar al Activar Página: Este check es muy importante, por norma general siempre lo activaremos, pero cabe la posibilidad de no activarlo, que conseguimos con esto, pues es algo parecido al ejemplo anterior, si no activara este check, al publicar la página este párrafo no aparecería en la parte pública, aunque si en la privada, de esta manera yo tendría el texto ya subido y pero el problema es que la semana que viene tendría que activar este check y publicar de nuevo para que los usuarios pudieran verlo, por norma esta opción viene muy bien para hacer la segunda parte del ejemplo, si queremos que este producto deje de estar en la web, pero no queremos deshacernos del párrafo porque en un futuro próximo puede que volvamos a tener el mismo producto, simplemente lo desactivamos y así no aparecerá en la parte pública, pero sí en la privada. Una vez acabado todo simplemente pulsaremos el botón Archivar y volveremos a la pantalla anterior donde veremos como ha quedado el párrafo. 27
Conclusión Para finalizar ya una vez tengamos toda la web hecha solo queda activar nuestra web para que en la parte pública se vea lo que hemos hecho, y así los usuarios finales puedan ver nuestra página, pulsaremos el botón Administración Central que hay en la parte superior, y volveremos a la pantalla inicial donde aparece nuestra estructura de la web, podemos pulsar el botón Actualizar, para que actualice toda la web en caso de que no se hayan actualizado los estados, y observaremos que ahora aparecen varios estado en amarillo, en el caso que antes hubieran estado en verde, son las página que hemos modificado, o en rojo si aun no las hemos publicado nunca. Así pues solo queda activar todas las páginas que aparecen en amarillo o rojo que deseamos que los usuarios vean, para actualizar la parte pública del servidor, para ello seleccionaremos las páginas y pulsaremos el botón Activar esta página, una a una o varias a la vez con la opción Activar incluyendo... Una vez hecho esto ya hemos acabado de actualizar nuestra web, solo cabe esperar que tengamos muchas visitas, suerte. 28