ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN GENERAL Y SOLICITUD DE CLAVE DE ACCESO Manual de Usuario Externo Versión: 05 Fecha de aprobación: 01/04/2015
ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN GENERAL Y SOLICITUD DE CLAVE DE ACCESO Versión 05 CONTROL DE CAMBIOS Versión Sección y/o página Descripción de la modificación Fecha de la Modificación 02 19 Cambio en la figura 21 Mensaje de confirmación Cancelar. 08/10/2012 02 20 Cambio en la figura 22 Mensaje de confirmación Guardar. 08/10/2012 02 22 Cambio en la figura 26 Mensaje de confirmación Guardar. 08/10/2012 02 23 Cambio en la figura 29 Mensaje de confirmación Guardar. 08/10/2012 02 24 Cambio en la figura 32 Correo electrónico para validación. 08/10/2012 02 25 Cambio en la figura 33 Pantalla para impresión de formulario y solicitud 08/10/2012 02 26 Se agrega la frase que puede estar a en el ítem 4 de los documentos de soporte para representante legal persona natural. 08/10/2012 2
02 27 Se agrega la frase que puede estar a en el ítem 6 de los documentos de soporte para representante legal persona jurídica. 08/10/2012 02 28 03 5 03 14 03 15 03 17 03 26 03 26 03 27 03 28 Se agrega figura 34 Correo electrónico con clave de acceso temporal. Se agrega en Requisitos Técnicos los navegadores de internet que pueden utilizarse para realizar el proceso de actualización. Cambio en la pantalla Actualización de Información General. Cambio en la figura 19 Pantalla Actualización de Información General Sección A. Se incluye campo para confirmar correo electrónico (numeral 26). Se incluye actividad 24 referente al rechazo de formularios. Se incluye figura 36 Pantalla de Actualización de Información General. Cambio en los ítems 4 y 6 de los requisitos para actualización de información si el representante legal es una persona natural. Cambio en los ítems 6 y 8 de los requisitos para actualización de información si el representante legal es una persona jurídica. 08/10/2012 05/12/2012 05/12/2012 05/12/2012 05/12/2012 05/12/2012 05/12/2012 05/12/2012 05/12/2012 04 7, 8, 9 y 10 Actualización de formas de ingreso. 18/06/2013 05 5-20 Actualización de manual por cambio en el procedimiento 06/04/2015 3
ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN GENERAL Y SOLICITUD DE CLAVE DE ACCESO Versión 05 ÍNDICE OBJETO... 5 ALCANCE... 5 REQUISITOS TÉCNICOS... 5 CONSIDERACIONES... 5 GLOSARIO... 6 INGRESO AL SISTEMA DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS... 7 4
ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN GENERAL Y SOLICITUD DE CLAVE DE ACCESO Versión 05 OBJETO El objeto del presente manual de usuario es facilitar a las compañías sujetas al control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías, la actualización de información general y la solicitud clave de usuario. ALCANCE El presente manual de usuario inicia con el ingreso al Sistema de Actualización de información general y culmina con la actualización de la información automática por parte del usuario. REQUISITOS TÉCNICOS Para poder acceder a la aplicación web se requiere cumplir con los siguientes requerimientos: Una computadora con acceso a internet. Un navegador de Internet actualizado, puede ser Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Netscape, Safari. Poseer usuario y contraseña para el acceso al portal web de la Superintendencia de Compañías. CONSIDERACIONES La actualización de información general y solicitud de clave de acceso será realizada a través del portal web institucional, por las compañías sujetas al control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías. Se deberá considerar las disposiciones establecidas en la Resolución No. SC.SG.DRS.G.12.014 del 25 de septiembre del 2012, que establece el Reglamento para la Actualización de información general, el registro y obtención de clave de acceso en línea al portal web institucional, de las sociedades sujetas al control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías. 5
GLOSARIO Actualización de Información General.- La actualización de información general incluye la actualización del domicilio, teléfonos y correo electrónico de las compañías y de sus representantes legales, así como, la actualización de información adicional relacionada con las actividades que realizan dichas compañías. 6
INGRESO AL SISTEMA DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS SI USTED DESEA REALIZAR UNA ACTUALIZACIÓN DE DATOS Y SOLICITUD DE CLAVE DE ACCESO POR PRIEMRA VEZ 1.- Ingrese al portal web de la superintendencia de compañías www.supercias.gob.ec (Ver figura 1) Figura 1 Portal web Superintendencia de Compañías 2.- Registre su usuario y clave de persona natural representante legal de la compañía. (Ver figura 2) Figura 2 Ingreso de Usuario y Calve de usuario 2.1. Presione el botón INGRESAR. 2.1.1. Si no cuenta con un Nombre de Usuario y Contraseña, debe seguir el procedimiento para registro de usuario en el portal web 7
de la Superintendencia de Compañías. Ver Manual para Registro de Usuario. 2.1.2. Si olvidó su Usuario y Contraseña, debe seguir el procedimiento para recuperar clave de acceso. Ver Manual para Recuperar Clave de acceso. 2.2. Seleccione la opción Su compañía ONLINE (Ver figura 3) Figura 3 Ingreso a su compañía Online 2.3. Seleccione la compañía a la cual realizará su actualización de datos (Ver figura 4) Figura 4 Ingreso a su compañía Online 2.1. El sistema mostrará la pantalla Opciones de la compañía, seleccione la opción ACTUALIZAR INFORMACIÓN GENERAL. (Ver figura 5) 8
Figura 5 Opciones Su Compañía Online 2.2. Actualice la información general de su compañía. (Ver figura 6) 9
Figura 6 Información general de la compañía 10
2.3. Actualice la información de su Representante Legal. (Ver figura 7) Figura 7 Información de Representante Legal 2.4. Si su compañía es proveedora de bienes y servicios del estado seleccione SI. 2.5. Si su compañía vende a crédito, presione SI. 2.6. Si su compañía ofrece servicios de pago de remesas, presiona SI. 2.7. Acepte la declaratoria de responsabilidad seleccionando la opción ACEPTO (Ver figura 8) 11
Figura 8 Declaración de Responsabilidad 2.7.1. Si su representación legal es conjunta, seleccione un representante legal adicional, como responsable de la información remitida a la Superintendencia de Compañías Valores y Seguros, mediante el uso de la clave de la compañía. (Ver figura 18). Figura 9 Selección de Responsabilidad Conjunta 2.7.2. Presione el botón ACEPTAR para enviar su formulario de actualización de datos. 2.8. Llegará al correo, registrado en el formulario, una notificación con el PDF de su formulario y una clave temporal, la misma que deberá cambiar y confirmar, a través del link indicado. (Ver figura 10) 12
Figura 10 Notificación electrónica 2.9. Ingrese al link adjunto en la notificación, e ingrese la clave temporal enviada. 2.10. Realice el cambio de clave y confírmela. (Ver figura 11) Figura 11 Confirmación de clave 2.11. Llegará a su correo la confirmación de la actualización y cambio de clave de su compañía. 13
SI USTED DESEA REALIZAR UNA ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES DE LA COMPAÑÍA 1.- Ingrese al portal web de la superintendencia de compañías www.supercias.gob.ec (Ver figura 12) Figura 22 Portal web Superintendencia de Compañías 2.- Registre el RUC y clave de la compañía objeto de la actualización. (Ver figura 13) Figura 13 Ingreso de Usuario y Calve de usuario 2.4. Presione el botón INGRESAR y escoja la opción Actualización de datos (Ver figura 14) 14
Figura 14 Actualización de Datos de compañías 2.12. Actualice la información general de su compañía. (Ver figura 15) 15
Figura 15 Información general de la compañía 16
2.13. Actualice la información de su Representante Legal. (Ver figura 16) Figura 16 Información de Representante Legal 2.13.1. Si su compañía es proveedora de bienes y servicios del estado seleccione SI. 2.13.2. Si su compañía vende a crédito, presione SI. 2.13.3. Si su compañía ofrece servicios de pago de remesas, presiona SI. 2.14. Acepte la declaratoria de responsabilidad seleccionando la opción ACEPTO (Ver figura 17) 17
Figura 17 Declaración de Responsabilidad 2.14.1. Si su representación legal es conjunta, seleccione un representante legal adicional, como responsable de la información remitida a la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, mediante el uso de la clave de la compañía. (Ver figura 18). Figura 18 Selección de Responsabilidad Conjunta 2.14.2. Presione el botón ACEPTAR para enviar su formulario de actualización de datos. 18
2.15. Llegará al correo registrado en el formulario una notificación con el formulario en PDF de la actualización realizada y un código de verificación, el mismo que deberá ingresar a través del link indicado. (Ver figura 19) 2.16. Ingrese al link adjunto en la notificación, e ingrese el código de verificación enviado y presione el botón ACEPTAR Figura 11 Confirmación de clave 19
2.17. Llegará a su correo la confirmación de la actualización de datos de su compañía. Fin del procedimiento 20