Elaborado MSc Sergio Rainold Quirós Analista Dpto. MBA Leda Vargas Camacho Jefe Dpto. Página 1 PORTADA PROCEDIMIENTO Macroproceso Proceso Subproceso Apoyo Gerencia de Adquisiciones y Finanzas Departamento de CÓDIGO v1 Preparación de asientos de ajustes contables o presupuestarios para de rige. Elaborado Revisores de procesos y procedimientos Revisores técnicos y legales Aprobación Aprobación de políticas operativas M. Sc. Sergio Rainold Quirós Analista Dpto. de Lic. Vinicio Rodríguez Cambronero Analista Dpto. Análisis Administrativo M. Sc. Jorge Vásquez Rodríguez Jefe Dpto. Análisis Administrativo MBA Leda Vargas Camacho Jefe Dpto. de MBA Carlos Solís Murillo Gerente de Adquisición y Finanzas MBA Carlos Solís Murillo Gerente de Adquisición y Finanzas Observaciones No hay observaciones
Elaborado MSc Sergio Rainold Quirós Analista Dpto. MBA Leda Vargas Camacho Jefe Dpto. Página 2 A- Objetivo del procedimiento Establecer los pasos a seguir para preparar y registrar los asientos de ajustes contables o presupuestarios por revisiones o conciliaciones para ajustar o reclasificar transacciones. B.1.- Políticas operativas generales del procedimiento 00.Políticas operativas generales 00.01 No hay políticas operativas generales B.2.- Políticas operativas específicas del procedimiento Políticas operativas específicas 01.01.01 El analista de deberá solicitar el aval del Departamento de Formulación Presupuestaria, previo a realizar un asiento de ajuste que incluya la afectación presupuestaria.
Elaborado MSc Sergio Rainold Quirós Analista Dpto. MBA Leda Vargas Camacho Jefe Dpto. Página 3 C- Narrativa del procedimiento N.º Descripción del procedimiento Responsable Destino 01 02 Determina si se requiere hacer algún ajuste contable, ya sea por una revisión, una conciliación o un asiento de reclasificación a realizar todos los meses, para ajustar algún registro. Documenta el asiento de ajuste a confeccionar, con copia de los documentos. 02 03 03 Analiza si el asiento de ajuste solamente debe afectar la parte contable o también la parte presupuestaria. Afecta la parte contable y la presupuestaria? Sí 05 o No 04 04 05 Si no afecta la parte presupuestaria, ingresa al Sifco 1 y confecciona el asiento contable 2. Si afecta la parte presupuestaria, valida con el Departamento de Formulación Presupuestaria la procedencia del ajuste. 06 06 Avala la modificación presupuestaria por medio de un correo electrónico. Jefatura de Formulación Presupuestaria 07 07 Confecciona el asiento contable de reclasificación o ajuste contable y presupuestario, y aplica el asiento 3. Imprime el asiento contable y le adjunta los documentos de soporte. 09 1 Sifco: Sistema integrado financiero contable, desarrollado por la empresa Soluciones Integrales. 2 Sifco: módulo de contabilidad>menú de operaciones>opción de documentos contable. Página 13 del Manual del usuario de contabilidad. 3 Sifco: módulo de contabilidad>menú de operaciones>opción de documentos contable. Página 13 del Manual del usuario de contabilidad.
Elaborado MSc Sergio Rainold Quirós Analista Dpto. MBA Leda Vargas Camacho Jefe Dpto. Página 4 N.º Descripción del procedimiento Responsable Destino 09 Verifica en el balance de comprobación 4, los saldos de las cuentas afectadas en los asientos contables, para corroborar que fueron corregidos. Hay que corregir o ajustar saldos? Sí 04 o 07 y No 10 10 Traslada el asiento contable con los documentos de soporte (copia de documentos, oficios, asientos contables, etc.) a la jefatura de para revisión y aprobación. 11 11 Recibe los asientos contables con los documentos de soporte; los revisa y los firma si los aprueba. Si no los aprueba, indica cuál es el asiento correcto, para que el analista lo confeccione y se los presente para que los revise y firme. Jefatura de 12 12 Devuelve los asientos y documentos al analista de contabilidad para que continúe con el proceso. 13 13 14 Recibe los asientos contables aprobados y firmados. Archiva los asientos contables en la carpeta (ampo) del mes correspondiente. 14 Fin 4 Sifco: módulo de contabilidad>menú de consultas>opción de balance de comprobación. Página 65 del manual del usuario de contabilidad.
Procedimiento Nº v1 Preparación de asientos de ajustes contables o presupuestarios para corregir errores o reclasificaciones de cuentas contables. Preparación de asientos de ajustes contables o presupuestarios para Elaborado MSc Sergio Rainold Quirós Analista Dpto. MBA Leda Vargas Camacho Jefe Dpto. Página 5 D - Flujograma Manual de Políticas y Procedimientos Contables Jefatura de Jefatura de Formulación Presupuestaria Inicio 1.Determina si tiene que realizar ajuste contable, ya sea por una revisión, conciliación o asiento de reclasificación. 2. Documenta el ajuste a realizar. 4. Confecciona el asiento de ajuste o reclasificación contable. No 3. Analiza si tiene que afectar la información contable, la presupuestaria o ambas. Afecta presupuesto? 7. Confecciona asiento de reclasificación o ajuste contable y presupuestario y aplica el mismo en el Sifco. Sí 5. Valida con Formulación Presupuestaria la procedencia del ajuste. 6. Avala modificación presupuestaria mediante correo electrónico. 8. Imprime el asiento contable y adjunta documentos soporte. Si 9. Verifica saldos en el balance de comprobación para constatar que quedó ajustado. Sí 11. Recibe asiento contable con documentos de soporte para revisión y aprobación. 10. Traslada asiento contable con los comprobantes de soporte a la jefatura de contabilidad. Hay que corregir? No 12. Una vez aprobado y firmado, lo devuelve al analista. 13. Recibe asiento firmado y aprobado. 14. Archiva los asientos contables en la carpeta (ampo) del mes. Fin