AGENCIA PÚBLICA ANDALUZA DE EDUCACIÓN

AGENCIA PÚBLICA ANDALUZA DE EDUCACIÓN CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN MANUAL USUARIO APLICACIÓN WEB PROVEEDORES Fecha de Última Actualización: 24/09/2015 11:40:00 Versión: V01

Hoja de Control de Documento Documento Versión Actual Elaborado por Formato Electrónico Manual Genérico Aplicación Proveedores V01 Agencia Pública Andaluza de Educación Manual_Generico_Aplicacion_Proveedores_V01.pdf Modifica a Fecha Elaboración 27/08/2015 Control de Modificaciones Versión Fecha Presentación Resumen de los cambios introducidos Elaborado por V01 Documento inicial La Agencia 2

Manual Usuario Nueva Aplicación Proveedores ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN... 4 2. ACCESO @FIRMA Y USUARIOS... 4 2.1 ACCESO A LA PLATAFORMA... 4 2.2 FUNCIONAMIENTO GENERAL DE LA APLICACIÓN... 5 2.3 USUARIOS... 9 3. FACTURACIÓN... 10 3.1 CONSULTA DE FACTURAS... 10 4. DATOS EMPRESA... 10 4.1 DATOS EMPRESAS... 10 4.2 GESTIÓN USUARIOS... 11 4.3 CONSULTA DE EXPEDIENTES... 12 4.4 CERTIFICADOS DE EMPRESAS... 13 3

1. INTRODUCCIÓN Este manual ha sido creado por la Agencia Pública Andaluza de Educación, a modo de resumen, con el fin de unificar en un manual los aspectos genéricos que se incluían en los manuales de los distintos servicios de la antigua aplicación de proveedores (aula matinal, comedores escolares, servicios complementarios de escuelas infantiles y actividades extraescolares). 2. ACCESO @FIRMA Y USUARIOS 2.1 Acceso a la plataforma El acceso a la plataforma se mantiene, se encuentra en la web de www.iseandalucia.es concretamente en el menú de Proveedores > Aplicación Proveedores > Acceso a las Aplicaciones de Proveedores. Dentro de estas opciones además del acceso a la aplicación encontraremos los distintos manuales. Para conocer cómo obtener el certificado digital @Firma y los posibles problemas que se pueden encontrar ver el documento Acceso Manual Certificado Digital. El acceso está diseñado para acceder con el certificado digital @Firma de cada usuario, pero cabe la posibilidad de acceder mediante usuario y contraseña cumplimentado el campo N.I.F/C.I.F y contraseña y pulsando el botón. Una vez que el usuario se identifique, si el usuario esta dado de alta en varias empresa en La Agencia, debido a la nueva funcionalidad de este curso (multiempresa), debe seleccionar la empresa con la que va a trabajar para acceder a la aplicación y se le mostrará las opciones de menú que tiene disponible para la empresa seleccionada. Si por el contrario el usuario sólo está dado de alta en una empresa en La Agencia accederá directamente a la aplicación con las opciones de menú que tiene disponible para su empresa.

2.2 Funcionamiento general de la aplicación El sistema se divide en 3 zonas diferenciadas: Cabecera: Parte superior de la aplicación. Contiene el logo, datos del usuario logado y empresa seleccionada. En esta nueva versión destacamos varias funcionalidades incluidas en la cabecera: Despliega el menú de opciones disponibles según el perfil del usuario. Permite realizar las siguientes acciones : : Permite al usuario en cualquier momento, sin necesidad de salirse de la aplicación, cambiar la empresa con la que está trabajando. : Modificar la contraseña de acceso del usuario para cuando no se identifique con certificado digital. : Cerrar la sesión y abandonar la aplicación. Píe: Parte inferior de la aplicación. Contiene la dirección y teléfono de los Servicios Centrales de Ia Agencia Pública Andaluza de Educación. Escritorio: Parte central de la aplicación. En esta parte de la aplicación se muestra la información con la que va a interactuar el usuario. En la parte izquierda aparecerá el menú o los datos relacionados con la opción de menú seleccionada y en la parte derecha, cuando no se esté en ninguna opción de menú concreta, aparecerán las notificaciones y documentación disponible para el proveedor. 5

En esta parte se encuentran los enlaces para acceder a todas las opciones de menú que nos permite el perfil de usuario logado. Se puede acceder desde aquí o directamente desde la cabecera pulsando el botón Los usuarios con perfil administrador tendrán la opción "Datos Empresas" para gestionar los usuarios y la información de la empresa (datos empresa, certificados, consulta de expedientes). Esta opción se explicará más adelante. Además de contar siempre con estas tres partes diferenciadas, se va a explicar brevemente el comportamiento genérico de algunas funcionalidades de la aplicación, como son el acceso a los listados, búsquedas, eliminar o crear elementos. Por norma general, cuando se accede a un elemento del menú se muestra una pantalla con un cuadro. En este cuadro aparecen una serie de campos relacionados con la información que se va a mostrar. Estos campos nos permiten establecer unos criterios de selección previos a mostrar los datos correspondientes a la opción de menú seleccionada. En algunas pantallas hay criterios que son obligatorios cumplimentar para poder consultar la información correspondiente, en tal caso se avisará al usuario o bien se mostrará el campo obligatorio en color rojo. Ejemplo de buscador : Limpiar o vaciar los criterios de búsqueda. Una vez seleccionado los criterios de selección pulsaremos el botón para mostrar un listado con los datos correspondientes a la opción de menú seleccionada. Si no se han establecidos criterios de selección se mostrará toda la información disponible siempre y cuando no sea algún criterio obligatorio, en tal caso se avisará al usuario de la obligatoriedad. 6

Si no se encuentran datos que cumplan con las condiciones establecidas aparece el siguiente mensaje justo debajo del listado. En caso contrario se mostrará un listado con los datos que cumplan con las condiciones establecidas. Ejemplo de listado Los listados se muestran ordenados por los campos que se indican en el manual. Este orden preestablecido puede modificarse y ordenarse por cualquier otro campo pulsando el botón situado en la cabecera del listado al lado del campo por el que se desee ordenar el listado. Al desplazarse con el ratón por los datos del listado el registro seleccionado o activo cambia de color, como se puede observar en la imagen el registro activo es el segundo. En la mayoría de los listados la información se permite exportar a una hoja de cálculo (fichero excel) y/o a un archivo pdf. Si en un listado pulsamos sobre cualquier campo del registro activo se mostrará una pantalla con los datos detallados del registro. En muchas de estas pantallas dependiendo de la funcionalidad se permitirá modificar datos, adjuntar documentación o consultar otros datos relacionados con el registro activo. Para crear un elemento, se debe pulsar el botón que indique que es un nuevo elemento, este botón aparecerá en la parte superior izquierda del buscador o cuando se accede al detalle de un registro activo del listado, siempre que por funcionalidad se permita. Cuando se haya pulsado, la aplicación navega hacia la pantalla del nuevo elemento. 7

Para editar el detalle de un registro de un listado, se debe pulsar con el ratón en cualquier campo del registro activo. Cuando se haya pulsado el registro activo, la aplicación navega hacia la pantalla con los datos del elemento. En ambos casos (crear o modificar) se debe pulsar el botón cambios y se realizarán las validaciones oportunas. para registrar los Al guardar la información si no se han rellenado campos considerados obligatorios o el contenido del campo por formato no es válido aparecerán en rojo como se muestra en la siguiente imagen. Si no hay incidencias se indicará que se han guardado los datos a través de un mensaje con el texto en color verde. Ejemplo de mensaje de registro guardado: Botones que nos podemos encontrar en la aplicación: : Regresar a la opción anterior. Si este botón está situado en el cuadro del buscador al pulsarlo se regresará al menú principal. : Crear un nuevo registro. Si este botón no aparece en la pantalla es porque no se permite crear registros en la opción de menú seleccionada. 8

: Editar la información del registro activo. Si este botón no aparece en la pantalla es porque no se permite la edición en la opción de menú seleccionada : Eliminar un registro. Si este botón no aparece en la pantalla es porque no se permite eliminar registros en la opción de menú seleccionada, en muchas pantallas no aparece porque no se permite eliminar registros cuyos datos afecten a facturas conformadas. : Guardar cambios realizados. Se muestra en las pantallas donde se permita crear o modificar un registro. : Visualizar o guardar un documento con extensión pdf. : Sustituir o reemplazar un archivo por otro nuevo. : Exportar los datos visualizados en un listado a una hoja de cálculo. : Exportar los datos visualizados en un listado a un documento no modificable con extensión pdf. 2.3 Usuarios El acceso a la aplicación como se ha comentado anteriormente se realiza mediante @Firma del usuario (certificado digital de la empresa) que validará dicho usuario con los previamente dados de alta en la Agencia. Inicialmente existirán los siguientes perfiles: - Administrador. Los administradores se corresponden con los representantes legales de la empresa y son dados de alta desde la Agencia. Tienen acceso a todas las opciones de menú del aplicativo. Estos usuarios tienen la posibilidad de crear a los usuarios Coordinadores o monitores a través de la opción de menú Datos Empresa / Gestión Usuarios" - Coordinador o Monitor. Los usuarios con este perfil tendrán sólo acceso al Control de Presencia de los Centros para los que se les ha otorgado acceso. A través de "Gestión Usuarios" el usuario administrador puede: Dar de alta un nuevo usuario Coordinador. Gestionar los datos y servicios/centros a los que tiene acceso el usuario Coordinador. Cambiar la contraseña de un usuario Coordinador. Eliminar un usuario Coordinador. 9

3. FACTURACIÓN 3.1 Consulta de Facturas Mediante la opción de menú Consulta de Facturas accederemos a la pantalla para consultar las facturas que la empresa tiene presentadas en la Agencia. Esta opción sólo estará disponible para los usuarios con perfil de administrador y no se permite realizar ninguna modificación, es una pantalla sólo de consulta. Lo primero que se mostrará será un filtro para la selección de las facturas. Ningún criterio es obligatorio. Una vez seleccionado un filtro se mostrarán los datos de las facturas que cumplan con esos requisitos: 4. DATOS EMPRESA 4.1 Datos Empresas Mediante la opción de menú Datos Empresas accederemos a la pantalla para consultar los datos de contacto relativos a la dirección de la empresa seleccionada registrados en la Agencia. Esta opción sólo estará disponible para los usuarios con perfil de administrador y no se permite realizar ninguna modificación, es una pantalla sólo de consulta. 10

4.2 Gestión Usuarios Mediante la opción de menú Gestión Usuarios accederemos a la pantalla para gestionar la información de los usuarios que pueden acceder a la empresa seleccionada. Esta opción sólo estará disponible para los usuarios con perfil de administrador. Lo primero que se mostrará será un filtro para la selección de los usuarios. Ningún criterio es obligatorio. Una vez seleccionado un filtro se mostrarán los datos de los usuarios que cumplan con esos requisitos: : Cambiar la contraseña del usuario seleccionado. : Centros asignados al usuario monitor. Al pulsar sobre cualquier campo del listado se abrirá una ventana para la edición de los datos del usuario, al igual que si se pulsase el botón para dar de alta un nuevo usuario. Para dar de alta un nuevo usuario pulsaremos el botón Se abrirá un cuadro editable con la información necesaria del nuevo usuario : 11

NIF/ CIF : Identificador para acceder a la aplicación. Debe ser un DNI válido. Contraseña: Clave para acceder a la aplicación con usuario (sin certificado digital). Repetir contraseña: Se debe teclear de nuevo la clave para acceder a la aplicación. Nombre: Nombre del usuario, será mostrado en la cabecera de la aplicación 1º Apellido : Primer apellido del usuario, será mostrado en la cabecera de la aplicación 2º Apellido : Segundo apellido del usuario, será mostrado en la cabecera de la aplicación Correo electrónico : Dirección de correo electrónico del usuario. Fecha de baja : Fecha a partir de la cual el usuario no podrá acceder a la aplicación. Roles : Permisos de acceso al usuario a los distintos servicios, marcando el indicativo correspondiente se le otorga acceso, si el indicativo no está marcado no tendrá acceso al servicio. Al grabar el usuario si el N.I.F/C.I.F ya estad dado de alta en la Agencia para otra empresa no se permite su creación, se avisa al usuario para que se ponga en contacto con la Agencia a través del gestor de incidencias. La Agencia procederá a su alta para que posteriormente la empresa pueda gestionarlo (asignarle roles, centros,etc). Para visualizar las nuevas pantallas por el cambio de rol, debe logarse de nuevo a la aplicación. 4.3 Consulta de Expedientes Mediante la opción de menú Consulta de Expedientes accederemos a la pantalla para consultar la información relativa a los expedientes que tiene registrados la empresa seleccionada en la Agencia Pública Andaluza de Educación. Esta opción sólo estará disponible para los usuarios con perfil de administrador. Lo primero que se mostrará será un filtro para la selección de los expedientes. Ningún criterio es obligatorio. 12

Una vez seleccionado un filtro se mostrarán los datos de los expedientes que cumplan los criterios establecidos. : Descargar el contrato realizado con la Agencia Pública Andaluza de Educación para el expediente seleccionado Esta opción aún no está disponible. 4.4 Certificados de Empresas Mediante la opción de menú Certificados de Empresas accederemos a la pantalla para gestionar los certificados que la empresa aporta a la Agencia Pública Andaluza de Educación y que tienen que ser validados por la Agencia. Esta opción sólo estará disponible para los usuarios con perfil de administrador. : Eliminar certificado. No se podrá eliminar un certificado validado por la Agencia, en tal caso el botón no se mostrará. : Aportar un nuevo certificado. Se abrirá un cuadro editable con la información necesaria para registrar el nuevo certificado: Fecha: Fecha en la que se registrará como subido el certificado de empresa. 13

Tipo: Tipo de certificado que se ha adjunta (agencia tributaria, hacienda autonómica o seguridad social). Documento: Adjuntar certificado pulsando el botón. 14