OFICINA DE INFORMÁTICA - OFIN. Sistema de Información de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa SIAGIE v.2.0.1

Transcripción

1 OFICINA DE INFORMÁTICA - OFIN Sistema de Información de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa SIAGIE v Manual del Administrador de Órganos Intermedios de Gestión Educativa

2 HISTORIAL DE REVISIONES Fecha Versión Descripción Autor 07/01/ Elaboración del manual. YC 13/01/ Actualización del manual de usuario. YC Autor(es): YC : Yajaira Canal Revisores: HZ : Hugo Zumaeta OFIN Página 2 de 14

3 Tabla de Contenidos 1. OBJETIVO DEL SISTEMA DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA Configuración Administrar Personal Administrar IE Administrar Red Seguridad Ayuda INGRESO AL SISTEMA GESTIÓN DE USUARIOS Agregar usuarios Agregar usuarios, cuando el usuario ya existe Modificar los datos de un usuario de institución educativa Eliminación de usuarios Impresión de la lista de usuarios Búsqueda de usuarios OFIN Página 3 de 14

4 1. OBJETIVO DEL SISTEMA El Sistema de Información de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa SIAGIE versión 2.0 (Sistema Web), ha sido desarrollado por la Oficina de Informática del Ministerio de Educación para ser utilizado por las Instituciones Educativas del ámbito nacional y en los órganos intermedios del sector. El SIAGIE versión 2.0 es un software de apoyo para la gestión de la administración en las Instituciones Educativas. Es de fácil manejo y administración. El sistema permite agilizar los procesos administrativos, generando información en formatos oficiales de estudiantes a partir de los cuales se podrán generar Fichas Únicas de Matrícula, Listas de Estudiantes, Reportes de Inasistencias, Registros de Evaluación, Boletas de Notas y Actas de Evaluación, entre otras. Esta versión del manual, que corresponde a los usuarios asignados de los órganos intermedios del Sector Educación del Perú. 2. DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA El sistema cuenta con los siguientes módulos: 2.1 CONFIGURACIÓN Módulo diseñado para configurar los diferentes parámetros y conceptos que se aplicarán a nivel de todas las instituciones educativas que usarán el sistema. Este módulo sólo es accesible por parte del equipo de administración central del MINEDU. 2.2 ADMINISTRAR PERSONAL Módulo diseñado para gestionar el registro de la información del personal que labora en la institución educativa (sea docente o administrativo): asistencia, asignación horaria, etc. 2.3 ADMINISTRAR IE Módulo diseñado para gestionar la información que se genera por cada estudiante, producto de su proceso de aprendizaje y en base al Diseño Curricular Nacional vigente o usado. Incluye el soporte a las funciones de Matrícula, Asistencia y Evaluación de estudiantes. 2.4 ADMINISTRAR RED Módulo diseñado para realizar la gestión de administración de las redes educativas, manteniendo el registro y control de los recursos necesarios para su infraestructura y soporte. 2.5 SEGURIDAD Módulo diseñado para realizar el mantenimiento y control de los usuarios que acceden al sistema, la asignación de roles y la administración de privilegios. OFIN Página 4 de 14

5 Adicionalmente, el sistema cuenta con las siguientes características: 2.6 AYUDA Son ventanas diseñadas para que el usuario tenga un mayor alcance sobre las funcionalidades del sistema. Se puede acceder a través del símbolo y en casi todos los casos muestran video-tutoriales donde se les enseña paso a paso a realizar las operaciones del sistema. 3. INGRESO AL SISTEMA Se puede ingresar al sistema a través de la página web del Ministerio de Educación y después ingresar al link Intranet, ubicado en la parte superior derecha de la ventana. Ingrese a la opción Intranet Después de ingresar al link Intranet se mostrará la siguiente ventana donde muestra los aplicativos con los que cuenta el Ministerio de Educación entre ellos el SIAGIE 2.0. Ingrese SIAGIE 2.0 al Después de pulsar la opción SIAGIE 2.0 mostrará la ventana principal del sistema: OFIN Página 5 de 14

6 Ingrese usuario y contraseña validos Una vez que el usuario y la clave de acceso son ingresados correctamente, el sistema muestra una ventana similar a la siguiente: Note que un usuario de órgano intermedio no está inicialmente asociado a una IE Menú principal del sistema. OFIN Página 6 de 14

7 4. GESTIÓN DE USUARIOS Una vez en el sistema, en el menú Seguridad, se encuentra la opción de Mantenimiento de Usuarios. Mediante esta opción es posible crear, modificar, eliminar y reportar usuarios principales de instituciones educativas. Aquí también se indica la palabra clave o contraseña para que el personal principal de las instituciones educativas pueda ingresar al sistema. Al ingresar a esta opción se muestra la siguiente ventana, que se constituye en la ventana principal de la opción: Pulse este botón para agregar nuevos usuarios. Es importante indicar que todas las operaciones que se realicen en esta opción son auditadas, es decir el sistema va registrándolas con el fin de poder conocer quién creó, modificó y eliminó usuarios. 4.1 AGREGAR USUARIOS Seleccionar la opción Agregar y mostrará la siguiente ventana en donde se podrá ingresar información de un nuevo usuario. Después de pulsar el botón Agregar se mostrará la siguiente ventana: OFIN Página 7 de 14

8 Los datos que de ingresan son: Usuario Tipo y número de documento Nombres Apellido Paterno Apellido Materno Correo Electrónico Institución Educativa Identificador con el cual va acceder al Sistema. Debe utilizar caracteres válidos: Sólo letras y números. La longitud el nombre de usuario no debe ser mayor de 15 caracteres. Se recomienda usar el número de DNI como usuario de las Instituciones educativas. Es el tipo y número del documento del usuario. Nombre completo del usuario Apellido paterno del usuario Apellido materno del usuario Correo electrónico del usuario Institución educativa a la cual se va a otorgar el acceso. Al presionar el botón se mostrará la ventana OFIN Página 8 de 14

9 Contraseña Confirmar Contraseña Cambiar password la primera vez Rol Esta ventana permite filtrar la lista por nombre, código modular o nivel educativo de la IE. La información que se muestra en esta ventana proviene del Padrón de Instituciones educativas del ESCALE. Contraseña con la cual podrá ingresar al sistema. Ingrese la misma contraseña para confirmar. Indica si el usuario deberá o no cambiar el password la primera vez que ingrese al sistema Viene a ser el rol del usuario que va a tener en la institución educativa. Corresponde al más alto nivel de permiso que se le puede otorgar a un usuario de la IE. Una vez ingresado los datos del usuario, se muestra la siguiente información: OFIN Página 9 de 14

10 Finalmente, pulse el botón Grabar mostrará la siguiente ventana indicando que la información del usuario se grabó correctamente. La ventana de registro de usuarios queda activa y en blanco para que se sigan ingresando más usuarios, en caso contrario, para salir de la ventana deberá pulsar el botón Cancelar. 4.2 AGREGAR USUARIOS, CUANDO EL USUARIO YA EXISTE. En algunos casos, se puede desear asignar el mismo usuario a otra institución educativa también. Esta operación se realiza mediante el procedimiento descrito en el acápite anterior. En la ventana principal, el usuario pulsa el botón Agregar. Si se ingresa el nombre del usuario y éste ya existe, el sistema avisa de ello y tras la confirmación correspondiente procede a bloquear todos los campos dejando libre únicamente el campo de Institución educativa. La pantalla sería similar a la siguiente: OFIN Página 10 de 14

11 Después de pulsar el botón Grabar, es posible ver en la ventana principal de la opción que el usuario aparece tantas veces como instituciones educativas tenga asignadas. 4.3 MODIFICAR LOS DATOS DE UN USUARIO DE INSTITUCIÓN EDUCATIVA En la ventana principal, se debe pulsar el link asociado al usuario de la institución educativa, tras lo cual se muestra una ventana similar a la que permite la creación de usuarios. Pulse este link para modificar los datos del usuario. Al contrario de la creación de usuarios de IE, cuando se modifican los datos de éste, se bloquea la modificación del nombre de usuario y de la IE asociada, el resto de datos pueden ser modificados. OFIN Página 11 de 14

12 Después de pulsar el botón Grabar, es posible ver las modificaciones en la ventana principal de la opción. 4.4 ELIMINACIÓN DE USUARIOS En la ventana principal, para eliminar un registro se debe pulsar el botón marcado como que aparece en el extremo derecho de la relación de usuarios IE. El sistema solicita la confirmación correspondiente. OFIN Página 12 de 14

13 Al confirmar, se procede a eliminar el registro. 4.5 IMPRESIÓN DE LA LISTA DE USUARIOS En la ventana principal, aparece el botón de impresión, el mismo que genera un listado de los usuarios creados para las instituciones educativas dentro de la jurisdicción del órgano intermedio del sector. Este listado se emite agrupando los usuarios en los distritos y dentro de este grupo los usuarios son ordenados ascendentemente por apellido paterno, apellido materno y nombres. 4.6 BÚSQUEDA DE USUARIOS En ocasiones se requerirá ubicar rápidamente un usuario en particular, ya sea para saber si la IE ya tiene asociado un usuario, conocer quién es el usuario, la cantidad de usuarios, etc. Para ello, el sistema tiene unos filtros de búsqueda que aparecen en la ventana principal del sistema. OFIN Página 13 de 14

14 Por ejemplo, una búsqueda de los usuarios asociados a la IE Santa Rosa muestra el siguiente resultado: Los módulos a los cuales tendrá acceso el usuario de IGEL serán los siguientes OFIN Página 14 de 14