POLITICAS DE PUBLICACION DEL REGISTRO MEXICANO DE HIPERTENSION PULMONAR (REMEHIP) A. INTRODUCCIÓN B. COMITÉ DE PUBLICACIONES Miembros Función del Comité de Publicaciones C. GRUPO DE APOYO PARA PUBLICACIONES Plan de gestión Gestión de publicaciones globales Gestión de propuestas de publicación D. NORMAS DE PUBLICACIÓN Origen de propuestas de publicación Normas para el desarrollo de resúmenes y manuscritos Fecha límite para redactar manuscritos Documentos de alta prioridad Propuestas en revistas Requisitos para autoría Regla de los 6 autores Aprobación de la publicación e información requerida para su inclusión en todos los documentos Comunicados de prensa E. REUNIONES DEL COMITÉ DE PUBLICACIONES F. PROPUESTAS DE PUBLICACIÓN Apéndice 1. Lista de autores para el uso de escritos médicos: Una herramienta práctica para mejorar la ética de los escritos médicos Apéndice 2. Lista STROBE para estudios observacionales Apéndice 3. Propuesta de Publicación Referencias
A. INTRODUCCIÓN Este documento define a los miembros, sus funciones y política de trabajo para el Comité de Publicaciones del REMEHIP, y plantea normas para publicaciones basadas en datos globales y regionales. El éxito del Registro se evaluará principalmente por el número y calidad de sus publicaciones y presentaciones científicas. El propósito de estas políticas es fomentar y facilitar el análisis y proporcionar lineamientos que aseguren el uso adecuado de los datos del Registro, así como la culminación oportuna de proyectos y la adherencia a los principios de autoría. B. COMITÉ DE PUBLICACIONES DEL REGISTRO Miembros El Comité de Publicaciones (CP) del REMEHIP está compuesto por los miembros del Comité Ejecutivo, representantes del patrocinador y Coordinadores de los Investigadores Principales (IP). Comité de Publicaciones: Julio Sandoval, Carlos Jerjes Sánchez, Mario Seoane, Alicia Ramírez, Tomás Pulido, Miguel Beltran, José Javier Elizalde, Pedro Gutiérrez, Francisco Moreno, Rodolfo Parra. Función del Comité de Publicaciones El CP es el responsable de supervisar todas las publicaciones. Sus principales funciones son: Desarrollar, en colaboración normas de publicaciones Definir, coordinar, crear y direccionar todas las publicaciones. Revisar, identificar proyectos de alta prioridad o rechazar (proyecto inviable o duplicado) Colaborar con los IP y participantes para facilitar publicaciones y presentaciones. El CP también es responsable de: Difundir los hallazgos científicos; Facilitar la producción oportuna de manuscritos, resúmenes, carteles y presentaciones; Mantener la más alta calidad y el más alto nivel científico; Asistir en el análisis y reporte de datos; Colaborar para asegurar la presentación de datos de alta calidad; Garantizar que todo miembro pueda presentar y / o publicar datos. El CP puede delegar responsabilidades a los IP u otros expertos, para proyectos específicos. C. GRUPO DE APOYO PARA PUBLICACIONES El CP será asistido por un grupo de apoyo para publicaciones quien ayudará en las tareas diarias de administración, y cuando sea necesario, en la redacción médica. El CP interactuará con los investigadores para identificar, consolidar y facilitar publicaciones y presentaciones nacionales e internacionales. Plan de gestión Las principales responsabilidades son: Crear un plan general de publicaciones, estado de los manuscritos, autores, revistas objetivo, resultado de las presentaciones, etc.; Atender reuniones, brindar órdenes del día, minutas y planes; Dar seguimiento junto con el CP a actividades diversas y planes de acción; Brindar actualizaciones frecuentes de las publicaciones por la web; Mantener un calendario de plazos para los congresos más importantes;
Generar materiales de presentación para reuniones y revistas importantes; Mantener una base de datos de afiliación, títulos, presentación de información, etc.; Conservar un registro del número de documentos en el que cada miembro del CP ha sido coautor; Asegurar que la terminología estándar acordada se use en todos los documentos; Facilitar la presentación oportuna de publicaciones de resultados globales. Proporcionar el material para el boletín y el sitio web del REMEHIP. Gestión de las publicaciones globales Para los manuscritos basados en datos globales, el CP será responsable de: Coincidir con el autor principal durante la fase de redacción y revisión; Ofrecer ayuda en la edición y redacción para evitar escritos duplicados (Apéndice 1); Coordinar la revisión, por los coautores y el CP, de todos los resúmenes y documentos. Gestión de propuestas de publicación El CP será responsable de: Recibir y mantener una lista original de todas las propuestas de publicaciones; Categorizar las propuestas de acuerdo con enfermedad, el área terapéutica y el estado; Identificar y advertir de cualquier posible duplicación de proyectos; Coordinar la revisión de todas las propuestas de publicación. D. NORMAS DE PUBLICACIÓN Origen de propuestas de publicación. El CP puede buscar, solicitar y proponer activamente propuestas de publicación y presentación. Las propuestas pueden ser presentadas por: Miembros del Comité Ejecutivo o por los Investigadores Principales; Cualquier investigador que haya inscrito pacientes con un miembro del CE; Cualquier médico que no haya participado en el REMEHIP puede trabajar en colaboración con el CE o un investigador por ejemplo: Experto en fármaco-economía Normas para el desarrollo de resúmenes y manuscritos Aprobación por el Comité de Publicaciones Todos los resúmenes y manuscritos deben concordar con el diseño del Registro o estar basado en los datos de uno o varios centros participantes; se requiere aprobación previa del CE. El Comité tiene el derecho a vetar un proyecto. La aprobación es necesaria para evitar: a) Publicaciones duplicadas; b) Poner en peligro otros proyectos aprobados o en proceso; c) Presentación de datos erróneos o inconclusos que pongan en riesgo la credibilidad. Todas las propuestas para sub estudios deben aprobarse por adelantado por el CP. Todos los análisis basados en este conjunto de datos, debe cumplir con las políticas para dar solidez al análisis científico. Si un médico/investigador participante planea usar los registros médicos de sus pacientes, sin ingresar ningún dato del REMEHIP, para publicaciones o presentaciones, deberán remitirse a los lineamientos de su Comité de Ética institucional.
La participación en el Registro no impedirá a los sitios el ingreso a la información que de otro modo estaría fácilmente disponible sin ingresar a los datos del Registro. Los autores principales deberán esperar la aprobación del CP antes de convertir un resumen en manuscrito. Todos los manuscritos basados en datos del registro deben ser acordes a la lista de STROBE (Apéndice 2). Los autores deberán aparecer en las normas de las revistas, para proporcionar una lista completa STROBE. Todas las publicaciones propuestas deberán presentarse al CP para su revisión por lo menos 60 días antes del envío impreso o electrónico para publicación. El CP entregará sus comentarios al autor principal dentro de 20 días hábiles. El autor principal entregará al CP una copia de la versión revisada, para su aprobación final, antes de su envío. El Comité enviará cualquier otro comentario o la aprobación final para su presentación en 7 días. Solo los manuscritos que hayan sido aprobados por el CE y los coautores pueden ser presentados a las revistas. Presentaciones en congresos Los resúmenes basados en datos globales deberán presentarse en las reuniones científicas más importantes. Cada investigador principal tiene el derecho a publicar datos de su propia población, después de la aprobación del CP. El CP del REMEHIP recomienda ampliamente el uso de un formato estructurado para resúmenes, incluso cuando las normas del congreso no lo especifiquen. Recomendamos que, como mínimo, cada resumen esté escrito en cuatro secciones, con los títulos: Antecedentes/Objetivos, Métodos, Resultados y Conclusiones. Todos los resúmenes y presentaciones propuestos deberán presentarse al CP para su revisión 30 días antes de su presentación. El CP tendrá 7 días para enviar sus comentarios al autor principal. Este entregará una copia de la versión final antes de su envío y presentación. Fecha límite para escribir manuscritos Una vez que una publicación ha sido presentada en una reunión científica y el autor haya recibido la aprobación para generar un manuscrito, el autor principal tiene 3 meses para la redacción y envió a revisión (suponiendo que todos los datos relevantes están disponibles). El encargado de publicaciones se pondrá en contacto con los autores principales de todos los documentos en curso por lo menos cuatro veces cada año, para solicitar una actualización del documento. Si un autor principal no responde a su petición, será nuevamente contactado en el siguiente mes, con una advertencia de que la falta de respuesta automáticamente clasifica al documento como inactivo. Si el autor principal de un documento inactivo no responde en el próximo contacto, el CP revisará la lista de autorías y reasignará el autor principal a cualquier otro miembro del CP y/o IP. El nuevo autor se comprometerá a generar el documento. Si esto no sucede el escrito se considerará abandonado. Esto significa que cualquier otro investigador del REMEHIP podrá utilizar estos datos para escribir un nuevo documento. Documentos de alta prioridad El CP revisará la lista de todos los manuscritos en curso por lo menos dos veces cada año, con atención especial a los de alta prioridad. Los criterios para clasificar un documento como de alta prioridad incluyen: 1) importancia científica por descubrimientos potenciales; 2) impacto potencial de la publicación en el futuro del Registro; 3) potencial publicación en revistas científicas de mayor circulación; y 4) urgencia de presentar datos a la comunidad científica para mejorar la calidad de la atención. Plazos para los documentos de alta prioridad Los autores principales de documentos de alta prioridad tendrán seguimiento frecuentemente para lograr cumplir con los plazos propuestos. Si el documento completo no se entrega en 3 meses a partir de la aprobación, el CP solicitará un
nuevo plazo al autor principal, el cual estará sujeto a aprobación. Si el autor principal y el CP no logran acordar un nuevo plazo, o si el nuevo plazo no se cumple, el CP pedirá al autor principal designar a otro autor principal, quien se comprometerá con un nuevo plazo aceptable. Si ningún miembro del grupo de autores está dispuesto a hacer este compromiso, el CP podrá elegir un nuevo autor para dirigir el documento hasta su finalización en un plazo oportuno. Un documento de alta prioridad será así considerado por todas las partes involucradas en la preparación del conjunto de datos y la verificación de los mismos. Propuestas en revistas Paralelamente a la presentación de un manuscrito a una revista (ya sea la primera, segunda, tercera, etc., presentación), el primer autor enviará una copia de la versión presentada así como una copia de la carta de presentación. Esto permitirá tener en archivo una copia final de todas las presentaciones, aceptadas, rechazadas o bajo revisión, y también recopilar datos sobre las repuestas de las revistas a los manuscritos. Todos los cambios esenciales a un documento aprobado antes de su publicación, deberán ser discutidos con los coautores. Los autores deben recibir el renvío de la propuestas por lo menos una semana antes de que sean presentadas de nuevo a la revista. Requisitos para autoría El diseño del estudio y la publicación primaria de los resultados del Registro serán dirigidos por el CP en representación de los investigadores. La autoría principal de las publicaciones clave (basadas en datos globales) estará con el CP; las excepciones serán acordadas por los miembros del Comité. La frase por el grupo de investigadores del Registro Mexicano de Hipertensión Pulmonar, REMEHIP estará incluida en los encabezados de todos los documentos que se generen del Registro. Las personas que inicialmente generaron propuestas de estudio y entregaron el resumen, dirigirán todas las demás publicaciones relacionadas con el Registro. Durante la propuesta, las personas en cada uno de los centros clínicos y el CP tienen la oportunidad de ser coautores. Si es necesario se estimulará al primer autor a involucrar personas con conocimientos específicos o experiencia. Cada manuscrito debe incluir por lo menos a un investigador. El autor principal determinará, en acuerdo con el CP, la autoría de los resúmenes y manuscritos. El CP puede decidir quién asumirá la responsabilidad principal para un documento si hay más de un candidato interesado. El Comité también puede reasignar la responsabilidad principal si el resumen o manuscrito no tiene un avance apropiado. Los criterios para la autoría serán los del Comité Internacional de Editores de Revistas Médicas (CIERM, Grupo Vancouver ). Estos criterios son similares a los de otras organizaciones concernientes a la autoría. A continuación, algunos extractos de estos criterios: Todas las personas designadas como autores, deben cumplir los requisitos para la autoría, y todos aquellos que los cumplen, deben ser incluidos. Cada autor debe haber participado lo suficiente en el trabajo para asumir responsabilidad pública del contenido. Uno o más autores deben asumir la responsabilidad de todo el trabajo. Sólo los que hayan contribuido de manera significativa pueden ser coautores. El crédito de autoría debe estar basado solo en: 1) contribuciones esenciales a la concepción y el diseño, o adquisición de datos, o análisis e interpretación de datos; 2) la redacción del artículo o la revisión crítica del contenido intelectual; y 3) la aprobación final de la versión para ser publicada. Las condiciones 1, 2 y 3 deben cumplirse en su totalidad. La adquisición de fondos, la recopilación de datos o la supervisión general del grupo de investigación, por si mismos no justifican la autoría. De acuerdo con las normas actuales, el CP garantizará la transparencia en lo que concierne a la colaboración en la redacción, con atribución entre los investigadores académicos y de la industria, y los escritos médicos. La contribución, función y financiamiento de escritores médicos profesionales y editores (si no están incluidos como coautores) será reconocida en todos los manuscritos. A criterio del CP, y si los criterios de autoría se cumplen, los escritores médicos pueden ser invitados para participar en los comités de redacción. El estadístico responsable del análisis de los datos será
incluido como coautor en todas las publicaciones. Los participantes (investigadores, coordinadores y otros) estarán incluidos en un apéndice (si la revista lo permite) o serán mencionados en un documento publicado en el sitio web del REMEHIP. El CP hará cumplir una estricta política de no a la escritura sustituta. Se anima a todos los autores principales a completar la Lista de Autores que Utilizan Escritores Médicos (ver Apéndice 1). Límite de documentos para primeros autores Los investigadores no tienen ninguna limitación a primeras autorías. Regla de los 6 autores Algunas revistas médicas, como El Journal of the American Medical Association, limita a 6 el número de autores de un manuscrito, y el servicio de consulta en línea de la Biblioteca Nacional de Medicina incluye solo seis nombres. Por otra parte, es difícil trabajar en un proyecto de redacción con más de seis personas. De este modo, el Registro ha establecido la política de intentar limitar el número de autores en un documento o presentación a no más de seis. Se permiten las excepciones a esta regla en el caso de documentos que legítimamente requieren conocimientos adicionales o documentos donde la mayoría de resultados requiere la aportación y el reconocimiento de muchos investigadores. El New England Journal of Medicine, permite 12 autores en un estudio multicéntrico, mientras el Annals of Internal Medicine, permite un máximo de 10 autores. Sugerimos que las propuestas de documentos no tengan más de cuatro autores en el momento en que se presente la propuesta al CP. Una vez más, el propósito es "dejar espacio" para que otros autores puedan unirse en el momento de aprobación de la propuesta, y así promover la colaboración entre los centros participantes. Aprobación de la publicación e información requerida para su inclusión en todos los documentos La siguiente información deberá estar incluida en todos los manuscritos, independientemente de las normas de la revista: Contribuciones del autor en: diseño del estudio; análisis estadístico; análisis e interpretación de los datos del estudio; revisión de literatura; redacción del primer borrador; revisión crítica; aprobación de la presentación final; responsabilidad personal por la exactitud de los datos. Contribuciones al artículo o presentación de las personas no incluidas como autores, incluyendo nombre, afiliación. La función del patrocinador en el estudio y su reporte serán explicados, incluyendo cómo participó en el diseño del estudio; recolección, análisis e interpretación de datos; redacción del reporte; y la decisión de presentar el reporte para su publicación. Fuentes de financiamiento. Participación, función y contribución de los escritores médicos y editores. Adicionalmente, se debe incluir una referencia a las publicaciones primarias del REMEHIP en todas las publicaciones posteriores. Todas las propuestas de publicación deben tener la aprobación del Comité de Publicaciones antes de iniciar el análisis de datos y antes de la entrega, presentación o publicación. Comunicados de Prensa Los comunicados de prensa deben presentarse al CP para su revisión 7 días hábiles antes de su presentación. Si no se ha recibido una respuesta en este lapso, el comunicado puede considerarse aprobado.
E. REUNIONES DEL COMITÉ DE PUBLICACIONES El Comité Ejecutivo sostendrá dos reuniones cada año. Durante estas, se garantizará que se destine tiempo suficiente para ambas funciones: CE y CP. F. PROPUESTAS DE PUBLICACIÓN Las propuestas de publicación deberán presentarse (en Inglés y usando el formato estándar del Apéndice 3 o a través del formato de propuesta electrónico unido al formato de informe de caso del sitio web al CP. Las propuestas deben comprender lo siguiente: objetivos del estudio, métodos y plan de análisis. El REMEHIP valora mucho la profesionalidad y las colaboraciones de varios centros. Por tanto, se recomienda fuertemente que los coautores de más de un centro estén incluidos en cada resumen o documento. También sugerimos que el número de autores se mantenga por debajo de cuatro al momento de presentar la propuesta al CP, con el fin de permitir a otros autores unirse al grupo redactor en el momento de que la propuesta sea aprobada por el CP. Ocasionalmente, puede que no sea posible el cumplir estas recomendaciones, en cuyo caso, por favor incluyan en la propuesta una explicación de por qué hay más de cuatro autores, o porqué todos los autores pertenecen al mismo centro. Después de ser revisados por todos los coautores inicialmente nombrados, las propuestas y los resúmenes deben ser presentados al CP. Las propuestas de publicación incompletas serán devueltas inmediatamente al autor principal y no serán revisadas por el CP, pero pueden renviarse para revisión posteriormente. Apéndice 1. Lista de autores para el uso de escritores médicos: Una herramienta práctica para desalentar la escritura sustituta. Los escritores médicos profesionales pueden contribuir legítimamente en manuscritos, pero la escritura sustituta es una práctica deshonesta inaceptable. Autores: si un escritor médico contribuyó en la preparación de su manuscrito, debe responder las preguntas de abajo. Pregunta Respuesta 1.- a) Cumplió el escritor médico con los tres criterios de autoría, tal y como los especifica el CIERM? B) si no, se ha identificado al escritor en los reconocimientos o según las indicaciones de la revista? 2.- Se ha identificado la fuente de financiamiento por los servicios del escritor médico en los reconocimientos o según las indicaciones de la revista? 3.- El autor (o autores) tomó la decisión final sobre los principales puntos que deben comunicarse en el manuscrito, particularmente en la conclusión? 4.- El autor (o autores) tomó la decisión final sobre los resultados primarios y secundarios y datos relevantes que se reportarían en el manuscrito? 5.- En caso de ser requerido por la revista, puede el escritor médico proporcionar evidencias de que el manuscrito se realizó de acuerdo con las normas internacionales para la redacción médica ética (por ejemplo: Requisitos Uniformes para Manuscritos Presentados a Revistas Biomédicas; Buenas Prácticas de Publicación para las Empresas Farmacéuticas; Declaraciones de las Asociaciones Europea o Americana de Escritores Médicos o la Sociedad Internacional para Profesionales de Publicaciones Médicas? No Si